ENTIDADE CONTABILÍSTICA ESTADO

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1 DIRECÇÃO GERAL DO ORÇAMENTO ENTIDADE CONTABILÍSTICA ESTADO PORTAL PARA SERVIÇOS E FUNDOS AUTÓNOMOS GESTÃO DE DOTAÇÕES DO ORÇAMENTO DO ESTADO MANUAL DE Instruções Janeiro de 2015

2 ECE A nova visão contabilística do Estado A DGO desenvolveu um sistema integrado de informação e gestão que assegura estes dois objectivos e dá corpo à entidade contabilística representativa do Estado a Entidade Contabilística Estado (ECE). Esta solução permite aos organismos autónomos efectuarem a respectiva solicitação de transferências de fundos (STF), por conta das dotações inscritas no Orçamento do Estado, cuja autorização pela DGO despoletará uma transferência de fundos para uma conta titulada pelo organismo no IGCP. Permite igualmente a submissão à DGO dos processos relativos à gestão dessas dotações, designadamente alterações orçamentais, descativações e reposições abatidas aos pagamentos, garantido o reflexo destas operações na dotação disponível, logo que autorizadas. Neste âmbito, apresenta se o Manual de utilização do Portal da DGO, direccionado aos Serviços e Fundos Autónomos beneficiários de transferências do OE. 2

3 1. Portal 1.1. Aceder ao portal Ao acederem ao Portal através do link e após autenticação com as credenciais SIGO do Serviço que transfere, os SFA têm acesso a um menu com as seguintes opções: 2. Registo de Alterações Orçamentais, Cativos e Descativos O Serviço deverá preencher o formulário detalhado com as alterações que pretende registar, anexando a documentação obrigatória e submeter a validação e posterior aprovação/rejeição da Delegação. Todas as alterações orçamentais devem vir acompanhadas, do Ofício que contem informação relativa ao Despacho favorável da entidade responsável pela autorização da alteração proposta. Deverá ser assinado com recurso a assinatura digital qualificada de elemento do Organismo, atribuída pelo CEGER, ou por outra entidade emissora de assinaturas digitais de valor legal equivalente. Devem ainda submeter a Informação que colheu o Despacho da entidade competente para autorizar a alteração orçamental, bem como outros elementos que considerem pertinentes para a análise do processo pela DGO. Estes documentos não carecem de assinatura digital qualificada devendo, no entanto, estar protegidos (por exemplo, em formato pdf protegido). 3

4 Após seleccionar a opção Alterações Orçamentais, Cativos e Descativos o utilizador é reencaminhado para o seguinte ecrã: Na barra azul escura, clicando sobre Alterações Orçamentais, escolher Nova Comunicação de Alteração. Ao entrar no formulário a primeira linha deste encontra se preenchida com o código e designação do Serviço. Escolher a orgânica através da lista de valores, bem como os restantes campos de forma sequencial, da esquerda para a direita e de cima para baixo. Serão apresentados apenas as chaves orçamentais que tiverem dotação, mesmo que já esteja esgotada. Para efectuar uma nova inscrição é necessário preencher primeiro os campos a Forma de Alterações e Especificação das Alterações, pois só é possível fazer inscrições de chaves orçamentais em AO de reforço. Depois premir o botão Inscrição e preencher os restantes campos. O botão Anular inscrição permite eliminar as inscrições. No caso de AO vertical de reforço e anulação e de AO Horizontal deverá ser registada primeiro a chave da anulação e só depois a chave do reforço. 4

5 Após preenchida, esta linha passa automaticamente para o quadro abaixo. Seleccionar o campo Reforços ou Anulações de acordo com a forma de alteração orçamental que está a efectuar, e por último colocar o montante no campo Valor. Para eliminar uma linha premir sobre a marca e para acrescentar linhas premir sobre. Só permite registar uma AO em cada formulário. De seguida, anexar o(s) ficheiro(s), premindo o botão Procurar e escolher o ficheiro. Os campos Comentário e Referência Emissor e Data de Emissão não são de preenchimento obrigatório. Para preencher a Data de emissão premir sobre o calendário. Os tipos de ficheiros permitidos são doc, docx, pdf, 7z e zip. O tamanho de cada ficheiro está limitado a 1,5MB. 5

6 Premir o botão Adicionar ficheiro, surgindo uma nova tabela em baixo. O botão Submeter no canto superior direito do ecrã fica agora disponível. Caso a submissão seja bem sucedida surgirá no canto superior do ecrã a mensagem: A Delegação da DGO é notificada que existe uma AO para aprovação. A AO fica com estado Formulário Registado, até ser aprovada pela Delegação. A Delegação pode aprovar com um valor diferente ao solicitado pelo Serviço ou rejeitar a AO. Se a AO for aprovada, o estado passa a Formulário Finalizado e o Serviço recebe uma notificação. Se a AO for rejeitada, o estado passa a Formulário Inválido e o Serviço recebe uma notificação. Não é possível editar o formulário invalidado para correção. 6

7 Para consultar o estado da AO premir o botão Histórico. A pesquisa do histórico pode ser efectuada ou por data ou por número de AO. Após aprovação por parte da Delegação e o Serviço pretenda corrigir essa operação, será necessário solicitar à Delegação da DGO o estorno da AO. 3. Registo de STF Permite a submissão de solicitação de transferência de fundos pelos organismos, no que respeita Orçamentos de Atividades e de Investimento, a qual, caso seja aprovada pela DGO, será efectivada com uma ordem de transferência para o NIB da conta detida pelo SFA no IGCP. 7

8 Após selecionar a opção Solicitação de Transferência de Fundos o utilizador é direcionado para o seguinte ecrã: Escolher a Classificação Orgânica para qual pretende fazer a STF e de seguida carregar em OK. Preencher o seguinte formulário com a fonte financiamento, programa, medida, projeto, subprojecto, atividade, funcional e económica. Após preenchida, esta linha passa automaticamente para o quadro abaixo. 8

9 Preencher o campo Montante Solicitado para a STF e premir no botão Calcular Total que calculará o montante total da STF. Poderá preencher outras linhas do orçamento no mesmo formulário/mesma STF. Premir o botão Submeter e de seguida confirmar no botão OK. Caso a submissão seja bem sucedida surgirá no canto superior do ecrã a mensagem A Delegação é notificada que existe uma STF para aprovação. A STF fica com estado Por Aprovar, até ser aprovada pela Delegação. As STFs poderão ser aprovadas total/parcialmente ou rejeitadas ficando com os estados Aprovada ou Rejeitada, respectivamente. 9

10 Para consultar o estado entrar no menu de registo da STF e premir o botão Mostrar Histórico. A notificação de aprovação será recebida pelo organismo após a confirmação da transferência por parte do IGCP. Uma STF aprovada não poderá ser estornada ou anulada. Caso se verifiquem erros, a situação será reposta com recurso a submissão de uma RAP. 10

11 4. Registo de Reposições Abatidas aos Pagamentos Estas operações abatem aos pagamentos realizados, libertando as dotações correspondentes. Trata-se da situação que ocorre com as entregas de fundos relativas a pagamentos em excesso ou indevidos, ocorridos no ano em curso. Apenas podem ser registadas após verificação de boa cobrança e sempre na rubrica onde ocorreu o pagamento indevido/devolvido. São submetidas à aprovação da Delegação, devendo anexar o respectivo comprovativo da guia de reposição averbada ao pagamento. Após seleccionar a opção Reposições Abatidas aos Pagamentos o utilizador é reencaminhado para o seguinte ecrã: Preencher todos os campos. A linha passa automaticamente para a linha de baixo. Nesta linha inserir o valor do montante a repor. 11

12 De seguida, anexar o ficheiro com o comprovativo da Guia de reposição, premindo o botão Procurar e escolher o ficheiro. Os campos Comentário e Referência Emissor e Data de Emissão não são de preenchimento obrigatório. Para preencher a Data de emissão premir sobre o calendário. Os tipos de ficheiros permitidos são doc, docx, pdf, 7z e zip. O tamanho de cada ficheiro está limitado a 1,5MB. Premir o botão Adicionar ficheiro, surgindo uma nova tabela em baixo. O botão Submeter no canto inferior direito do ecrã fica agora disponível. 12

13 Caso a submissão seja bem sucedida surgirá no canto superior do ecrã a mensagem: A Delegação é notificada que existe uma RAP para aprovação. A RAP fica com estado Formulário Registado, até ser aprovada pela Delegação. A Delegação pode aprovar ou rejeitar a RAP. Se a RAP for aprovada, o estado passa a Formulário Finalizado e a Entidade recebe uma notificação. Se a RAP for rejeitada, o estado passa a Formulário Inválido e a Entidade recebe uma notificação. Para consultar o estado do pedido efectuado premir o botão Histórico. A pesquisa do histórico pode ser efectuada ou por data ou por número de RAP. 13