Manual Requisições Sonaecom M de Outubro de 2007

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1 Manual Requisições Sonaecom M de Outubro de 2007

2 Índice 1 Personificação do Utilizador 2 Criar Requisição 3 Criar por Upload 4 Documentos Modelo 5 6 Gerir Requisições Relatórios 2

3 Personificação do Utilizador Personificar Esta funcionalidade foi especificamente desenvolvida para os utilizadores que possuem vários logins das diferentes organizações que representam, possam assim usufruir dos diferentes privilégios que cada um destes logins possui, sem ter de sair e reentrar no sistema com outro login, podendo assim personificar esse utilizador de outra organização que também representam Acedendo-se a opção de Personificação do Utilizador, na barra de opções no topo da página (lado direito) 3

4 Personificação do Utilizador Utilizador a personificar Aqui nesta página, o utilizador pode escolher, de entre as opções disponíveis, o utilizador (de uma outra organização diferente daquela com que se autenticou inicialmente na aplicação) que pretende personificar 4

5 Personificação do Utilizador Sair da personificação Para sair da personificação e voltar ao utilizador, com o qual se iniciou a sessão basta clicar em Sair da personificação, que está presente em todas as páginas que constituem esta aplicação 5

7 Criar Requisição Inicio da requisição A Bizdirect Clique em Criar, no menu de Requisições no lado direito da página 7

8 Criar Requisição 1. Adicionar Título Adicionar título, de carácter não obrigatório (mas que permite uma melhor identificação das requisições) Para que o título fique associado à requisição é necessário clicar em Guardar antes de prosseguir aos restantes passos 8

9 Criar Requisição 2. Adicionar Itens Existem dois métodos diferentes para este efeito Adição de itens por pesquisa avançada no Catálogo Corporativo Acedendo a este método, terá de pesquisar o respectivo item por fornecedor 9

10 Criar Requisição 2. Adicionar Itens Adicionar Itens, existem dois métodos diferentes para este efeito Adição de itens não catalogados Existem alguns campos de preenchimento obrigatório ( Designação do Produto, Quantidade, Tipo, Fornecedor ) e outros que são preenchidos por defeito ( IVA, Data de Entrega, Unidade de Medida ) Campo limitado a 40 caracteres Campos obrigatórios A data de entrega terá de ser uma data expectável para a entrega dos itens da requisição 10

11 Criar Requisição 2. Adicionar Itens Para adicionar novos itens existem um botão Adic. Itens, e volta-se a repetir os passos atrás descritos Existe o botão de Editar, que permite corrigir individualmente cada linha que compõe a requisição e botão de Eliminar para retirar alguma linha que não deverá constar da requisição em causa 11

12 Criar Requisição 3. Detalhes contabilísticos Aqui pode-se alterar a informação relativa aos Centros de Custos, Ordens e PEP Na página de detalhe de cada item da requisição pode-se alterar o centro de custo, efectuando uma pesquisa e escolhendo um, a partir da lista de resultados 12

13 Criar Requisição 3. Detalhes contabilísticos Uma requisição pode ter um ou mais Centro de Custos associados, clicando no botão de Adicionar Divisão Nesta página define-se quantos e as percentagens pela quais a requisição vai ser suportada (financeiramente) 13

14 Criar Requisição 4. Detalhes da Entrega A morada de entrega da requisição fica automaticamente associada ao utilizador que cria a requisição, mas pode ser alterada clicando no botão de Editar Surge uma nova página, onde se pode escolher uma nova morada para entrega da encomenda 14

15 Criar Requisição 5. Detalhes da Facturação Aqui pode-se confirmar ou alterar onde vai ser facturada esta requisição Ao clicar no botão Editar, acede-se a uma nova pagina que permite escolher para onde será facturada a actual requisição 15

16 Criar Requisição 6. Adicionar comentários e anexos Permite adicionar comentários ou documentos Os comentários (para o validador, ou para o fornecedor, mas em ambos os casos o validador consegue visualizar os 2 tipos de comentários), é possível também anexar documentos a requisição Caso seja necessário, também é possível associar os comentários e documentos individualmente a cada uma das linhas que compõe a requisição (neste caso os anexos podem ser só para consulta interna, ou seja, os fornecedores não terão acesso a este documento, ou então para o fornecedor, para que este o possa consultar) 16

17 Criar Requisição 7. Fluxo de Aprovação Mostra e permite modificar o fluxo de aprovação a que estará sujeita a requisição logo que seja submetida Na mesma requisição podem estar associados mais que um fluxo de aprovação (cada fluxo de aprovação provem de um centro de custo, logo a escolha de 2 centros de custos obriga a associar 2 fluxos de aprovação) 17

18 Criar Requisição 8. Resumo Mostra um conjunto de informações que foram preenchidas ao longo da criação, permite confirmar e editar a grande maioria destas informações, antes de submeter esta requisição para aprovação 18

19 Criar Requisição Submeter Depois de completa e correctamente verificada pelo seu criador, a requisição pode finalmente ser submetida para aprovação No caso de ser uma requisição periódica pode ser guardada, para ser reutilizada novamente evitando ter de percorrer todos os passos anteriores para a sua criação (este passo irá ser abordado com mais detalhe mais à frente neste documento) 19

20 Índice 1 Personificação do Utilizador 2 Criar Requisição 4 3 Criar por Upload Documentos Modelo 5 6 Gerir Requisições Relatórios 20

21 Criar por Upload Obter ficheiro de upload Esta disponível na página de entrada um ficheiro exemplo, que deverá ser usado para criar requisições por upload Para isso basta clicar com o botão direito do rato no link, fazer Guardar como e guarda-lo no computador Depois este ficheiro deve ser editado na ferramenta Microsoft Excel 21

22 Criar por Upload Inicio da requisição Depois de obter o ficheiro de upload exemplificativo (disponível na página inicial), este deve ser preenchido Os campos de Quantidade, Código de Fornecedor, Data de entrega, Taxa de IVA, Preço Unitário, Tipo, Centro de Custo, PEP, Ordem e Não Catalogado (terá de ser 1) são de preenchimento obrigatório Caso alguma campo esteja por preencher ou incorrectamente preenchimento, surge uma mensagem de aviso (quando este é submetido no sistema) 22

23 Criar por Upload Inicio da requisição A Bizdirect Clique em Criar Upload, no menu de Requisições no lado direito da página 23

24 Criar por Upload Upload do ficheiro Clique em Browse, seleccione o ficheiro e submeta É necessário confirmar, antes de submeter o ficheiro de upload se o formato é o correcto, Text (Tab delimited) 24

25 Criar por Upload Upload do ficheiro Se o ficheiro for correctamente preenchido, aparecerá este ecrã, senão os erros detectados no ficheiro serão listados neste ecrã Esta requisição passará automaticamente para em composição, é apenas necessário ao utilizador submete-la para validação 25

26 Criar por Upload Submeter Acedendo pelo menu das requisições no estado em composição, a requisição criada por upload pode ser submetida 26

28 Documentos Modelo Criar Documento Modelo Os documentos modelo, são criados quando se submetem as requisições Caso seja desejado basta preencher o campo com o nome para guardar a requisição 28

29 Documentos Modelo Consultar Documento Modelo Acedendo pelo Menu dos Documentos Modelo, Requisições Na lista dos documentos pode-se escolher uma requisição, para editar ou utilizar 29

30 Documentos Modelo Documento Modelo A partir de um documento modelo, é possível edita-lo, criar um novo documento modelo baseado neste ou criar uma requisição 30

31 Documentos Modelo Editar Documento Modelo Pode-se editar os documentos modelos, adequando qualquer informação contida nas requisições às necessidades actuais Ao fazer guardar, sem alterar o nome do documento, actualiza o documento de origem Se ao guardar, for alterado nome do documento modelo é criado um novo documento modelo (mantendo o original intacto) 31

32 Documentos modelo Utilizar Documento Modelo Permite criar uma requisição, baseada num documento modelo clicando no botão Utilizar Esta requisição passa imediatamente para o estado Em Composição, podendo ainda assim ser alterada (adicionar ou eliminar Itens, alterar ou adicionar Centros de Custo, entre outros) antes de ser submetida 32

34 Gerir Requisições Gerir Requisições O criador da requisição, pode ainda editar ou eliminar as suas requisições enquanto estas estiverem nos estados Em Composição Se uma requisição estiver Submetida, o seu criador pode apenas recusar, editar ou cancelar ou itens incluídos na requisição mas já não pode neste estado adicionar novos itens a encomenda 34

35 Gerir Requisições Estado Em Composição Acedendo a lista de requisições neste estado, é ainda possível antes de submeter para aprovação editar, eliminar e adicionar itens, alterar os detalhes de facturação, morada de entrega, fluxos de aprovação Para proceder a qualquer uma desta alterações, basta seleccionar a requisição pretendida e clicar num dos botões Editar disponíveis ao longo da página, ou no link para Adicionar Itens 35

36 Gerir Requisições Estado Submetidas O utilizador para requisições neste estado, pode editar ou eliminar as linhas que constituem a requisição, não pode adicionar novos itens Pode ainda introduzir algum comentário (ou até mesmo anexar um documento a requisição) que considere relevante quer para o aprovador ou para o fornecedor (isto é feito em campos diferentes mas o aprovador consegue visualizar ambos) 36 Caso deseje que esta requisição não seja aprovada pode ainda clicar em Recusar, onde obrigatoriamente terá de especificar a razão de tal intenção (passando a requisição a constar no Histórico )

37 Índice 1 Personificação do Utilizador 2 Criar Requisição 3 Criar por Upload 4 5 Documentos Modelo Gerir Requisições 6 Relatórios 37

38 Relatórios Relatórios Os relatórios, permitem obter um registo das actividades realizadas na aplicação Acedendo ao menu de Relatórios, clicando em Relatórios de Actividade Depois selecciona-se, o tipo de relatório, é mostrada uma ligeira descrição de acordo com a selecção anterior e depois para visualizar o relatório clica-se em Executar Relatório 38

39 Relatórios Detalhes do Relatório É necessário introduzir alguns dados referentes ao utilizador e o período de tempo que o relatório deverá reportar Campos obrigatórios Como o volume de informação é normalmente bastante elevado, surge um ecrã de espera, enquanto o relatório é gerado 39

40 Relatórios Relatórios Depois de carregado, o relatório encontra-se pronto para exportar O ficheiro do relatório é aberto em Microsoft Excel e aqui pode-se consultar o relatório gerado com base nos dados anteriormente submetidos 40

41 Contactos Em caso de dúvida, ou sugestão: Contacte-nos por: Telefone:

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