Base de Dados Nacional. dos Elevadores. Manual do Utilizador do Portal Empresa de Manutenção de Elevadores

Transcrição

1 Base de Dados Nacional dos Elevadores Manual do Utilizador do Portal Empresa de Manutenção de Elevadores

2 Índice Acesso ao Portal... 3 O Portal... 4 Criação de utilizadores... 5 Alteração de utilizadores pelo Utilizador-Administrador... 5 Alteração de dados de Utilizador... 6 Inserção de equipamentos... 6 CPE... 7 Morada... 8 Localidade... 9 Código postal Aviso de acesso Coordenadas GPS Designação do elevador Legislação aplicável Tipo de elevador Tipo de edifício Código externo de EMA e Código de Município Proprietário Características técnicas Ascensores de Pessoas ou de Carga Escada mecânica Pequeno Montacargas: Plataforma, de Pessoas ou Carga: Tapete Rolante Campo Observações Data da última inspecção e validade do certificado Estado do elevador Data da instalação Instalador Verificação e confirmação dos dados Pesquisa de equipamentos Observações (do Município) Alterações/actualizações Desvinculação da EMA ou abate de elevador Migração de EMA Download Upload Histórico FAQ Contactos para questões: V Página 2/34

3 1. Acesso ao Portal O acesso à base de dados é feito através do Portal da Certiel em Para aceder às respectivas funcionalidades o utilizador deve inserir o seu Código de utilizador, a respectiva Palavra Passe e carregar em Entrar. V Página 3/34

4 2. O Portal Se o Nome de utilizador e a respectiva Palavra Passe estiverem correctos, deverá seleccionar na barra de ferramentas, Elevadores, para então aceder às referidas funcionalidades de Pesquisa, Inserção, Migração de EMA, Download, Upload e Histórico. V Página 4/34

5 3. Criação de utilizadores O Utilizador-Administrador será responsável por criar e desactivar os restantes utilizadores, relativos à EMA que administra; Todos os utilizadores serão individuais, sendo necessário o NIF, , nome e uma Palavra-Passe, para a sua criação; A inserção do NIF (número de identificação fiscal) é necessária de forma a identificar de uma forma inequívoca e única os utilizadores, impedindo que o mesmo utilizador seja registado no portal mais do que uma vez; Os acessos são individuais, sendo cada utilizador responsável pela consulta, inserção e alteração dos dados constantes da base de dados; 3.1. Alteração de utilizadores pelo Utilizador-Administrador Funcionalidade apenas disponível ao Utilizador-Administrador, onde poderá actualizar os dados relativos a cada utilizador, inclusive os seus. V Página 5/34

6 3.2. Alteração de dados de Utilizador Funcionalidade onde qualquer utilizador poderá alterar a sua palavra palavra-passe. 4. Inserção de equipamentos Cada elevador terá um número nacional, atribuído no final da inserção e de forma sequencial, com a seguinte estrutura: EL ANO XXXXXX. Todos os elevadores registados na base de dados até 2008 (informação disponível pela base de dados da DGEG), foram identificados com um número começado por: EL2008 XXXXXX. Para os novos registos, inseridos posteriormente, por exemplo, em 2009, a seguir ao identificador EL (elevador) virá o ano de registo: EL2009 XXXXXX. Esta informação é imutável, sendo independente da EMA responsável. V Página 6/34

7 4.1. CPE (Código de Ponto de Entrega) Código internacional da instalação eléctrica que alimenta o elevador. É imutável e está associado ao local onde se encontra instalado o equipamento. Consta da factura emitida pelo comercializador de energia eléctrica (ex: EDP) que alimenta o equipamento, deverá ser solicitado ao proprietário. V Página 7/34

8 Estrutura do CPE A associação deste código ao equipamento é fundamental para evitar e detectar elevadores com registos duplicados. A obrigatoriedade de inserção será gradual para os elevadores já registados, sendo a mesma obrigatória para os novos equipamentos. Através da introdução do CPE obtém-se a morada completa, se a mesma estiver criada na base de dados da CERTIEL Morada O sistema está preparado para verificar e identificar um grande número de moradas cruzando estas com as existentes. Após a confirmação dos elementos constituintes, da morada atrás seleccionados, Distrito, Concelho, Freguesia e Código Postal o sistema sugere diferentes moradas para os critérios indicados: V Página 8/34

9 Caso a morada pretendida seja apresentada e seleccionada, os campos Morada, Localidade e Código Postal serão preenchidos de uma forma automática. Caso a morada não conste do sistema numa primeira fase, a EMA terá de a inserir Localidade Atenção - Esta opção deverá ser utilizada, apenas, se a morada pretendida não constar na base de dados das instalações eléctricas certificadas pela Certiel. O utilizador começará por identificar o Distrito, depois o Concelho e por fim a Freguesia: Após confirmação dos dados, o sistema retornará todas as localidades que satisfaçam os critérios anteriormente seleccionados: V Página 9/34

10 Após confirmação da localidade o campo aparecerá preenchido: 4.4. Código postal Tal como a funcionalidade Pesquisar Localidade, o critério de pesquisa do código postal, através da Pesquisa Geográfica deverá ser utilizado apenas se a morada em questão, não constar na base de e após o campo Localidade estar preenchido. Ao carregar em Pesquisa Geográfica e depois de seleccionados os itens referentes ao Distrito, Concelho e Freguesia surgirá uma lista de todos os códigos postais disponíveis para a Localidade em questão. Após confirmar o código postal, este surgirá no campo respectivo: V Página 10/34

11 Caso não exista o Código Postal da instalação, a EMA deverá solicitar à Certiel que o crie. Deste modo evitar-se-ão incoerências, nomeadamente na identificação do município a que pertence o elevador em questão Aviso de acesso Esta funcionalidade, de preenchimento facultativo, permite auxiliar, junto com a morada, na localização do edifício onde se encontra instalado o equipamento em questão (Ex: Junto à padaria) Coordenadas GPS Esta funcionalidade embora de preenchimento facultativo poderá facilitar de forma significativa a localização da instalação Identificação do elevador no local Trata-se uma nota facultativa que auxilia apenas na identificação do elevador em questão, por exemplo Elevador 1, no caso de haver mais que um equipamento no mesmo local. V Página 11/34

12 4.8. Legislação aplicável O utilizador deverá seleccionar a legislação aplicável, reportada à data de instalação, à máquina em questão: 4.9. Tipo de elevador O utilizador deverá seleccionar o tipo de elevador: Tipo de edifício Selecção do tipo de edifício de acordo com o Decreto Lei n.º 320/2002: V Página 12/34

13 4.11. Código externo de EMA e Código de Município O Código externo de EMA é atribuído por cada EMA a cada elevador pelo qual é responsável, sendo alterável, por exemplo em caso de substituição de EMA. É um campo alfa numérico, com um máximo 20 caracteres sendo possível pesquisá-lo no portal, em Pesquisa de Equipamentos. O Código de Município é atribuído pelo Município ao elevador em questão. Está preparado para ser alfa numérico, comportando 20 caracteres sendo possível pesquisá-lo no portal, em Pesquisa de Equipamentos Proprietário No registo de todos os equipamentos, deverá estar associado um proprietário com os respectivos dados. V Página 13/34

14 Nos casos em que o proprietário é a própria Administração do Condomínio, dever-se-ão inserir os dados relativos à mesma no campo Nome e os dados relativos ao administrador/contacto, interno ou externo, no campo Nome Contacto e Telefone Contacto. Após finalizar a inserção de todos os dados, deverá carregar em Inserir Proprietário e caso esta inserção seja bem sucedida, o portal gerará a mensagem seguinte: 5. Características técnicas Para que exista coerência nos dados, e de forma a permitir o levantamento estatístico no futuro, será necessário que os dados técnicos sejam inseridos com as mesmas unidades e inclusivamente alguns valores padrão, quando aplicáveis: 5.1. Ascensores de Pessoas ou de Carga O preenchimento do Número de acessos à cabina, do Número de pisos servidos e do Número máximo de passageiros deverá ser em unidades. A Potência da tracção, em Cv, HP ou kw. V Página 14/34

15 Preenchimento da Carga, em kg: V Página 15/34

16 Preenchimento do Grupo: Preenchimento da Localização da maquinaria: V Página 16/34

17 Preenchimento do Pedido de socorro: Preenchimento do tipo de Porta (s) de cabina: V Página 17/34

18 Preenchimento do Tipo de caixa: Preenchimento do Tipo de portas de patamar: V Página 18/34

19 Preenchimento do Tipo de tracção: Preenchimento da Velocidade do ascensor, em m/s: V Página 19/34

20 Preenchimento Utilização do equipamento: 5.2. Escada mecânica Preenchimento da Potência da tracção, em Cv, HP ou Kw. V Página 20/34

21 Preenchimento da Inclinação das escadas, em graus: Preenchimento da Largura do degrau, em mm: Preenchimento da Localização: V Página 21/34

22 Preenchimento da Velocidade das escadas, em m/s: 5.3. Pequeno Montacargas: Os parâmetros de preenchimento são idênticos aos do equipamento ascensor, quando aplicáveis. V Página 22/34

23 5.4. Plataforma, de Pessoas ou Carga: Os parâmetros de preenchimento são idênticos aos do equipamento ascensor, quando aplicáveis. Há um parâmetro extra a preencher para este tipo de equipamento que é a Cabina/habitáculo Tapete Rolante Preenchimento da Largura das placas, em mm. Podem ter os seguintes valores: 600, 800, 1000, 1100, 1400 ou 1650 mm; 1400 ou 1650 só nos tapetes e com inclinação até 6º, inclusive. V Página 23/34

24 Após finalizar a inserção das características técnicas, carrega-se em Actualizar características, regressa-se assim à página principal da inserção, com a indicação do Portal de que as mesmas serão guardas na base de dados no momento da inserção do equipamento Campo Observações O campo de observações é livre, servindo para registar informações relativas a cada elevador, que a EMA entenda como pertinentes. No arranque da base de dados, constará neste campo um ID, atribuído a todos os elevadores que migraram da base de dados anterior. Este ID permitirá na funcionalidade Histórico, a consulta dos dados que existiam nos ficheiros da DGEG, para o elevador em questão Data da última inspecção e validade do certificado Estes campos servem para inserir, quando disponíveis, a data da última inspecção e a validade do certificado Estado do elevador Se a qualquer momento o elevador for selado, a EMA responsável, deverá mencioná-lo nesta opção. V Página 24/34

25 5.9. Data da instalação Entende-se como data de instalação, a data da declaração de conformidade passada pela entidade inspectora. 6. Instalador Campo a preencher com o nome da entidade que terá instalado o equipamento em questão. V Página 25/34

26 7. Verificação e confirmação dos dados Após a inserção com sucesso, o Portal confirma-a atribuindo ao equipamento o respectivo número nacional. Se alguns dos dados não estiverem correctos, o sistema irá informar, não deixando prosseguir com a inserção. Por exemplo, o CPE já em utilização na base de dados com informação de pertencer a outra entidade de manutenção, dá origem a uma mensagem/aviso. Neste caso poder-se-á continuar se o objectivo for migrar o elevador para a EMA em causa. V Página 26/34

27 8. Pesquisa de equipamentos Cada EMA tem acesso apenas aos dados dos equipamentos pelos quais é responsável pela manutenção. Desta forma, apenas poderão ser pesquisados os equipamentos previamente registados como pertencentes à EMA em questão. Esta funcionalidade permitirá, em função das permissões atribuídas pelo utilizador administrador, pesquisar e/ou alterar os dados relativos a um elevador. A pesquisa/acesso aos dados de um elevador poderá ser feita, através do Número Nacional de Equipamento, do CPE, do Código Externo de EMA ou do Código de Município (quando os mesmos constarem nos dados registados do elevador a pesquisar). Caso o Portal encontre o equipamento pesquisado, irá apresentar os respectivos dados. V Página 27/34

28 Em função das permissões do utilizador, este poderá apenas consultar ou consultar/alterar. Qualquer alteração ficará registada e será visível com o nome do utilizador e a data da alteração. Se pesquisar pelo Número de Equipamento, Código Externo de Ema ou Código de Município irão surgir apenas os dados relativos a esse elevador. Se pesquisar por CPE, poderá existir mais que um equipamento associado a cada CPE. Se assim for terá que seleccionar qual dos elevadores pretende consultar ou alterar. V Página 28/34

29 9. Observações (do Município) Este campo será preenchido pelo Município onde está inserido o equipamento em causa, somente, se houver necessidade de alterar e/ou actualizar dados do mesmo. 10. Alterações/actualizações Para alterar/actualizar os dados de um elevador, o utilizador terá de ter permissões para o efeito e após actualizar/alterar os dados pretendidos carregar em Confirmar Desvinculação da EMA ou abate de elevador Esta funcionalidade, disponível na Pesquisa/Alteração, servirá para a EMA informar o Portal que a manutenção do elevador em questão já não é da sua responsabilidade, tendo como opções: - Cessação do contrato de manutenção Por opção do proprietário ou por opção da EMA (incumprimento do proprietário) a manutenção do elevador em questão já não é da responsabilidade desta EMA. - Proprietário desactivou o elevador O elevador deixou de existir/funcionar. - Elevador registado com outro código O equipamento existe na base de dados com outro código V Página 29/34

30 A indicação ao sistema, por parte das diferentes EMA dos equipamentos pelos quais não são responsáveis permite a eliminação de duplicações existentes na base de dados. Após o registo da informação de desactivação do elevador no Portal, este continuará a aparecer como pertencente à EMA em questão (no entanto como desactivo). Só após a identificação por parte da Certiel da nova EMA responsável é que o mesmo deixará de constar como pertencente à EMA que o desactivou Migração de EMA Quando uma EMA pretende assumir/substituir a manutenção de um determinado elevador, deve inserir no portal o número de registo nacional ou o CPE da instalação eléctrica que o alimenta (dados a solicitar ao proprietário) no ecrã Migração de EMA. O sistema detecta que o elevador em questão não lhe pertence, dando início ao procedimento de substituição de EMA, onde a nova EMA terá de informar o sistema de que possui um contrato de manutenção em sua posse. V Página 30/34

31 A EMA que deixou de ser responsável pela manutenção (que foi substituída), será informada via que aquele elevador deixou de ser da sua responsabilidade em termos da sua manutenção. V Página 31/34

32 11. Download Dados dos elevadores Esta opção permite que cada EMA possa fazer, por tipo de equipamento e por data de inserção, o download, para ficheiro Excel, de todos os elevadores pelos quais é responsável. Ao seleccionar a opção dados com morada, o ficheiro será gerado com todos os dados técnicos e morada. Não sendo a opção seleccionada, o ficheiro apenas transferirá os dados que identificam cada elevador e respectivas características técnicas. Template morada e dados técnicos - Trata-se de um ficheiro formatado, vazio, que permitirá a cada EMA o preenchimento e posterior Upload via Portal. Template dados técnicos - O mesmo que o anterior mas sem o campo morada, recomendável quando se pretende apenas actualizar qualquer outro dado que não seja a morada. Esta opção elimina a probabilidade de alteração involuntária da morada. Ficha técnica Ficha técnica por tipo de elevador para auxílio à recolha no terreno dos dados necessários, ao registo/actualização do equipamento no Portal. Consulta de pedidos de Download Esta funcionalidade permite fazer a consulta dos ficheiros já pedidos. V Página 32/34

33 11.1. Actualização/preenchimento de ficheiros Após a efectivação do pedido de download o passo seguinte é proceder ao preenchimento do ficheiro. O ficheiro a carregar deverá cumprir um dos modelos (templates) existentes no Portal e ser do tipo ".xls" (Office 2003). Ficheiros do tipo ".xlsx" (Office 2007 e 2010) não serão tratados. Se possui o Office 2007 ou 2010, ao gravar, deverá seleccionar a opção Excel 2003, por forma a que o ficheiro seja gravado com a extensão ".xls" Upload A funcionalidade Upload permite devolver ao Portal o ficheiro, em Excel, com os dados dos elevadores que foram alterados. Após esse carregamento, o operador poderá visualizar em Consulta de Ficheiros, em que estado está o tratamento do ficheiro previamente carregado., Estes ficheiros serão tratados, diariamente no período nocturno V Página 33/34

34 Todos os campos de todos os ficheiros, serão testados, verificando-se a sua integridade, independentemente do tamanho que tiverem. Se mais de 50% dos elevadores desse ficheiro tiverem erro, este será rejeitado. Caso a percentagem de erro seja inferior a 50%, o Portal actualizará os elevadores que foram correctamente inseridos e gerará um ficheiro de erros. 12. Histórico Esta funcionalidade permite, via Id (existente no campo observações), Código externo de EMA ou Código Postal da zona, a consulta dos dados que constavam na base de dados antiga, da DGEG (antes da migração para o Portal da Certiel). 13. Contactos para elevadores@certiel.pt (contacto preferencial) Telefone: Dias úteis das 9:30 às 12:00 V Página 34/34