Documento Geral Explicativo. GS1 Portugal

Transcrição

1 GS1 Portugal

2 Sumário Plataforma Registo Nacional de Códigos... 3 Enquadramento... 3 Aceder à plataforma... 4 Criar Produto... 5 Código Interno... 5 Escolher imagem... 5 Histórico... 5 Alterar Produto... 5 Apagar Produto... 6 Importação de Produtos... 6 Exportação de Produtos... 7 Gerar código de Barras

3 Plataforma Registo Nacional de Códigos Enquadramento A constante necessidade de centralizar toda a informação relativamente aos códigos utilizado pelas empresas, facilitando assim a gestão e controle da numeração de artigos registados com a utilização dos standards globais recomendados pela GS1 motivou a criação da plataforma RNC Registo Nacional de Códigos. Pretende-se assim com a criação deste documento mostrar que a correta implementação da ferramenta apresenta algumas mais-valias: Atributos dos seus produtos: permite a gestão da lista de produtos da empresa, adicionando imagens, informações de pesos e medidas e descrições específicas para etiquetas; Registo sempre atualizado: use a ferramenta como banco de informações de seus produtos, mantendo uma base única de dados, evitando duplicidade, desperdício de tempo na busca de dados e aumentando o controlo na utilização de prefixos GS1; Ferramenta dinâmica: pode ser acedida a partir de qualquer computador e a qualquer momento, permitindo o uso por diversas pessoas da mesma empresa; Segurança: o novo sistema proporciona mais segurança e backup das informações; Visibilidade no mercado: pode ser usado como uma montra para divulgar produtos das empresas para o mercado, através do compartilhamento das informações com outros serviços GS1, como o GEPIR (Global Electronic Party Information Registry); Facilidade para registar: é possível transferir listas já existentes com informações de produtos do Excel; Utilização gratuita. 3

4 Aceder à plataforma O acesso à plataforma de Registo Nacional de Códigos pode ser feito através do seguinte endereço: Usar as credenciais recebidas da GS1 Portugal com Utilizador e Password para aceder à área reservada Após a entrada no portal, são disponibilizadas as seguintes opções no menu principal: No menu Produtos: Criar Produto e Pesquisar produto Em Mais acções: Importar Produtos, Exportar Produtos e Gerar códigos de barras Na lista de Produtos é apresentada a seguinte informação: Imagem do produto (caso tenha uma associada) GTIN+Entidade 4

5 Nome Comercial Código Interno Tipo do Produto (Unidade, caixa, palette, etc) Data de criação Criar Produto Para criar um produto, deve preencher os campos de preenchimento obrigatório (marcados com *). Escolher o GCP/CEP da lista apresentada - Após a escolha é indicada a entidade relacionada com o GCP. Seleccionar a Tipologia do produto a criar: Unidade, Caixa Intermédia, Caixa ou Palete O GTIN é automaticamente preenchido com o primeiro GTINS disponível. A referência pode ser alterada, caso o seja o digito de controlo é recalculado. Se o GTIN já existir é emitido um aviso: Se o aviso for ignorado o registo não vai ser gravado. Inserir a restante informação obrigatória: Marca e Nome comercial. Código Interno Só é possível inserir um código interno, na plataforma SyncPT, este será sempre associado à tipificação Código de utilização Interna. Escolher imagem Atenção, apenas uma imagem por produto pode ser inserida. Para inserir uma imagem, carregar em Escolher imagem e seleccionar o ficheiro desejado. Este deverá ter uma extensão jpg, img, bmp ou png, caso contrário e apesar do ficheiro ficar associado ao produto, não vai ser possível visualizar o mesmo. Histórico Sempre que o produto passa para o estado Atribuído é gerado um registo no Histórico com os dados actuais. Para consultar toda a informação, carregar em Ver na secção Histórico. A lista de histórico é apresentada por ordem decrescente de data, ou seja, da última alteração para a primeira. Alterar Produto O produto pode ser sempre alterado desde que esteja no estado Activo. Após a primeira gravação não é possível alterar a Tipologia e o GTIN. 5

6 Apagar Produto Para podermos eliminar um produto este deverá estar no estado activo. Só é possível eliminar um produto a partir da lista carregando no icon na coluna de Acções. Importação de Produtos Esta possibilidade está apenas disponível no ecrã com a lista de produtos em Mais Acções: Ao entrar nesta opção, aparecerá o assistente de Importação de Produtos: Pode ser descarregado um Template de importação, em excel, que contém toda a informação necessária para efectuar o carregamento de produtos. Se já existir um ficheiro com a informação a ser carregada, carregar em Escolher arquivo e seleccionar o ficheiro pretendido. Neste momento é efectuado uma validação à informação a importar.se existirem erros, o ficheiro não será importado. Os erros são apresentados na janela de importação. Um relatório pode ser descarregado com a informação dos mesmos. 6

7 Caso não hajam erros os produtos aparecem na lista de produtos com o estado de Activo. Dependendo da indicação dada no ficheiro os produtos também podem passar a estar visíveis na plataforma SyncPT. Exportação de Produtos Esta possibilidade está apenas disponível no ecrã com a lista de produtos em Mais Acções: Ao entrar nesta opção, irá ser gerado um ficheiro em excel com todos os produtos que pode/consegue visualizar. Gerar código de Barras Os códigos de barras podem ser gerados de duas formas. 1. Marcar na lista o código ou códigos pretendido e em Mais acções seleccionar Gerar códigos de barras: 2. Carregar em na coluna Acções do código pretendido No assistente que permite Gerar o código de barras, podem ser alterados dois parâmetros: Magnitude e o formato do ficheiro com a imagem: 7

8 Para terminar o processo carregar em Gerar. Um ficheiro (zip) será gerado com o(s) ficheiro(s) da(s) imagem(ns). 8