Manual do Utilizador. Portal Folha de Remunerações

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1 Manual do Utilizador Portal Folha de Remunerações

2 ÍNDICE 1.INTRODUÇÃO 3 2. ACESSO À FOLHA DE REMUNERAÇÃO SERVIÇOS DISPONÍVEIS NO PORTAL ONLINE Digitação Folha de Remuneração Folha de Remunerações Complementar Consultas Guia de Pagamento Consultar Folha de Remuneração Consultar Trabalhadores vínculados Outras Funcionalidades Emitir Guias Cadastro de Vínculo Laboral Desvínculo de Trabalhador Envio de Ficheiro ANEXOS Descrição dos botões...25 Manual do Utilizador - Folha de Remuneração Página 2

3 1.INTRODUÇÃO O presente manual tem como objectivo dar suporte ao utilizador, no processo de acesso ao Portal do Contribuinte INSS Online bem como o acesso as suas funcionalidades, o mesmo descreve ainda os procedimentos a seguir para efectuar cada um dos serviços disponíveis no portal, tal como a descrição dos botões apresentados em cada uma das telas. O Portal do Contribuinte INSS Online tem como finalidade a geração da Folha de Remuneração e as suas respectivas Guias de Pagamento. Manual do Utilizador - Folha de Remuneração Página 3

4 2. ACESSO À FOLHA DE REMUNERAÇÃO Para ter acesso à Folha de Remuneração do contribuinte, é necessário ter o Número de Inscrição INSS do Contribuinte e também uma Palavra Passe. Para obter a palavra passe o contribuinte deve deslocar-se a agência mais próxima do INSS com a finalidade de obter os dados de acesso ao portal online do INSS. A figura abaixo é referente a tela de acesso ao portal online. Figura 1 Tela de Acesso ao Portal Online Tendo o utilizador o Número de Inscrição e a Palavra Passe, deverá inserir os dados e aposterior clicar no botão Acessar que de seguida o sistema irá apresentar a tela, Alterar a Palavra Passe. NOTA: O acesso ao Portal Online do INSS só poderá ser feito com a palavra passe que o contribuinte receber apartir de uma das agências do INSS, isto é, qualquer palavra passe que não for emitida pelo INSS, será tida como inválida. Após ser concedido o acesso ao portal online, o sistema permite alterar a palavra passe a critério do contribuinte como ilustra a figura 2- Tela para Alterar a palavra passe. Manual do Utilizador - Folha de Remuneração Página 4

5 Figura 2 Tela para Alterar a Palavra Passe 3. SERVIÇOS DISPONÍVEIS NO PORTAL ONLINE Os serviços disponíveis no Portal do Contribuinte INSS Online são referentes a Folha de Remuneração e a sua guia de pagamento. Uma vez concedido o acesso ao Portal Online, o utilizador terá acesso a todos os serviços disponíveis no portal online.. Figura 3 Funcionalidades dos Serviços Manual do Utilizador - Folha de Remuneração Página 5

6 3.1 Digitação O serviço de Digitação encontra-se no menu Serviços Online, e é nos serviços de digitação onde o utilizador poderá então gerar as Folhas de Remunerações Normal e Complementar. 1-Lançamento mensal dos salários de cada um dos funcionários. 2-Lançamento dos valores complementares aos salários em falta na folha de remuneração que já se encontra paga. Figura 4 Serviços de digitação Folha de Remuneração O acesso à Folha de Remuneração, é feito apartir do menu Serviços Online em Digitação utilizador deverá clicar em Folha de Remuneração, todos estes serviços encontram-se disponíveis na coluna à esquerda. Ao clicar na opção Folha de Remuneração o sistema apresenta a mensagem para actualização dos dados relativos a situação vinculativa dos funcionários como ilustra a figura 5. Se não houver problemas relativos aos dados dos funcionários clique em Fechar Mensagem. Acerca das operações Vincular e Desvincular funcionário, faleremos mais adiante. Figura 5 Acesso a Folha de Remuneração. Logo após o utilizador fechar a mensagem, o sistema apresentará três campos a citar: Número de registo por página; O Ano de referência; Mês de referência. Manual do Utilizador - Folha de Remuneração Página 6

7 Figura 6 Acesso a Folha de Remuneração. Nota: O número de registo por página poderá ser de 10 ou 20. Para processar a Folha de Remuneração filtra-se o Número de registo por página, Ano de referência e o Mês que se pretende processar e aposterior o utilizador deverá clicar no botão Confirmar, que de seguida o sistema irá carregar automaticamente os salários base de todos os funcionários que tenham o número de inscrição INSS vinculado a empresa, permitindo ao utilizador realizar o lançamento ou alteração dos valores manualmente. Manual do Utilizador - Folha de Remuneração Página 7

8 Figura 7 Folha de Remuneração Manual do Utilizador - Folha de Remuneração Página 8

9 Nota: Processo realizado para as empresas que têm a Folha de Remuneração online com o mês e ano em referência. O utilizador depois de lançar todos os valores na folha deverá clicar no botão Terminar, que ser-lhe-á apresentado uma mensagem de Aviso, conforme mostra a figura 8 a seguir. Figura 8 Mensagem de Aviso A mensagem de Aviso apresenta duas opções, se o utilizador clicar na opção Não o sistema cancela a actividade, e se o utlizador clicar na opção Sim o sistema apresentará uma nova mensagem de Aviso como mostra a figura que se segue. Figura 9 Folha com guia de pagamento Nesta nova mensagem, o utlizador deverá clicar no botão Confirmar para terminar de executar a actividade. Manual do Utilizador - Folha de Remuneração Página 9

10 Uma vez executada a actividade a tela da folha de remunerações apresentará na parte do cabeçalho a informação de que já existe uma guia de pagamento para o mês de referência como mostra a figura abaixo. Figura 10 Folha com guia de pagamento Nota: Após Terminar, a Folha de Remunerações não poderá mais ser alterada, neste contexto o utilizador deve certificar-se que tudo está conforme desejado Folha de Remunerações Complementar A Folha de Remunerações Complementar encontra-se igualmente no menu de Serviços Online em Digitação, a mesma só pode ser utilizada quando já existe uma Guia gerada através da Folha de Remuneração Normal, esta ( Folha de Remuneração Normal) deve estar totalmente paga e confirmada pelo Banco BPC com referência ao mesmo mês da Folha de Remunerações Complementar que pretende emitir. Seguindo os mesmos passos utilizados para aceder a Folha de Remunerações Normal, o utilizador poderá então aceder a Folha de Remunerações Complementar. 3.2.Consultas O serviço de Consultas é mais uma das funcionalidades encontradas nos Serviços Online, este serviço permite ao utilizador efectuar Consultas relacionadas as Guias de pagamento, Folhas de Remuneração, Trabalhadores Vínculados e o Histórico de Pagamentos (funcionalidade que ainda não se encontra disponivel). Segue-se a descrição dos serviços que já se encontram disponíveis ao utilizador. 3- Consulta de todas as guias, informação dos pagamentos efectuados; 4- Consulta e impressão das folhas de remunerações terminadas; 5- Lista de todos os trabalhadores que se encontram vinculados a empresa e os que já foram desvinculados. Figura 11 Serviço de consultas Manual do Utilizador - Folha de Remuneração Página 10

11 3.2.1 Guia de Pagamento A Guia de Pagamento encontra-se no menu de Serviços Online em Consultas, esta funcionalidade permite ao utilizador do sistema consultar informações dos pagamentos efectuados. Para consultar as datas de pagamentos, o utilizador deverá em Consultas clicar em Guias de Pagamento, a seguir o sistema abrirá a tela de Consulta de Guias de Pagamentos, onde o utilizador deverá seleccionar o Número de registo por página, o Ano e o Mês de referência da guia, de seguida o utilizador deverá clicar em Consultar e aguardar até que o sistema apresente a Guia correspondente aos dados inseridos. Figura 12 Consulta de guia de pagamento Figura 13 Resultado da consulta efectuada Nota: Quando não há o Mês e o Ano de referência, os campos ficam preenchidos com a opção Todos, estando preenchidos com esta opção, ao clicar em Consultar, o sistema apresentará todas as Guias de Pagamento referente ao contribuinte em sessão. Manual do Utilizador - Folha de Remuneração Página 11

12 3.2.2 Consultar Folha de Remuneração Para consultar a folha de remunerações o utilizador do sistema deverá em Consultas clicar em Folha de Remuneração que a seguir o sistema irá apresentar os campos com os dados preenchidos referente ao último pagamento conforme figura abaixo. Figura 14 Tela de consulta da Folha de Remuneração Na tela de Consulta de Folha de Remuneração, seleccione o Mês e o Ano que pretende consultar e clique no botão Confirmar que a seguir o sistema irá exibir a tela de Consulta da Folha de Remuneração, com os dados preenchidos como é ilustrado na figura abaixo (Figura 15 Resultado da consulta). Figura 15 Resultado da consulta Manual do Utilizador - Folha de Remuneração Página 12

13 3.2.3 Consultar Trabalhadores vínculados Para realizar a consulta de Trabalhadores vínculados, o utilizador em Consultas deverá clicar em Trabalhadores Vinculados, que de seguida o sistema irá apresentar a tela de Relatório de trabalhadores vinculados( Figura 16). Figura 16 Tela de Relatório de trabalhadores vinculados Na tela de Relatório de Trabalhadores Vínculados, o utilizador poderá consultar a relação de todos os trabalhadores com Vínculo Activos e Cessados. Para consultar a relação de Trabalhadores com vínculo Activo, o utilizador deverá clicar em Cessados para desabilitar esta opção, de seguida deverá clicar no botão Gerar Relatório que o sistema abrirá uma nova aba com a relação de todos os Trabalhadores Vínculados, o processo contrário verifica-se caso o utilizador queira consultar a relação de trabalhadores com o Vínculo Cessado. Para restringir a consulta a um único trabalhador, o utilizador deverá inserir o Nome do Trabalhador, ou o Número de Inscrição no INSS e aposterior clicar no botão Gerar Relatório que ser-lhe-á apresentado o relatório com os dados do trabalhador. Manual do Utilizador - Folha de Remuneração Página 13

14 3.3 Outras Funcionalidades Dentro dos Serviços Online encontramos ainda o menu de Outras Funcionalidades, nele (nas Outras funcionalidades) o utilizador poderá efectuar diversas operações como Envio de Ficheiro de Remuneração, vinculação e desvinculação de trabalhadores, Emissão e Cancelamento de Guias, entre outros. Segue-se a descrição dos serviços diponiveis neste Menu. 8- Visualizar e imprimir guia de pagamento; 9- Realizar o cancelamento de guia emitida/não paga; 10- Vinculação de um trabalhador que já tenha nº de inscrição no inss; 11- Realizar desvinculo de trabalhadores na empresa; 12- Realizar envio de ficheiros de remuneração da empresa. Figura 19 Serviço de Outras Funcionalidades Figura 17- Menu Outras Funcionalidades Manual do Utilizador - Folha de Remuneração Página 14

15 3.3.1 Emitir Guias Para emitir a Guia de Pagamento o utilizador deverá em Outras Funcionalidades clicar em Emitir Guias que de seguida o sistema irá exibir a Tela Emitir Guias de Pagamentos com todas as informações sobre as guias existentes, como mostra a Figura 18 Tela de Emissão de Guias. Figura 18- Tela de Emissão de Guia de Pagamento Nesta tela (Emissão de Guia de Pagamento) o utilizador deverá clicar sobre o Número da Guia correspondente ao mês em referência, que a seguir o sistema irá exibir uma nova aba com a Guia pronta a ser imprensa,a mesma Guia é emitida em três vias como mostra a Figura 19 Guia de pagamento. Manual do Utilizador - Folha de Remuneração Página 15

16 Figura 19 Guia de pagamento Nota: Cada uma das vias corresponde a um destinatário. Para efectuar as suas contribuições, é necessário que um representante da empresa desloque-se até a uma das agências do BPC com a guia a ser paga. A via correspondente a empresa será devolvida depois de ser autenticada. Manual do Utilizador - Folha de Remuneração Página 16

17 3.3.2 Cadastro de Vínculo Laboral Para fazer o cadastro de vínculo laboral o utilizador deverá clicar na opção Cadastro de Vínculo Laboral que a seguir ser-lhe-á apresentada a tela de Cadastro de Vinculo Laboral para a empresa em questão. Figura 20 Tela Cadastro de Vínculo Laboral. Nota: O Cadastro de Vínculo Laboral de trabalhadores apartir do Portal Online INSS só é permitido para trabalhadores que tenham Número de Inscrição no INSS. Na tela de Cadastro de Vínculo Laboral o utilizador deverá inserir o Número de Inscrição no INSS do trabalhador que deseja vincular e a seguir deverá clicar no botão Consultar que aposterior o sistema apresentará o resultado da consulta com o registo do trabalhador que deseja víncular. Manual do Utilizador - Folha de Remuneração Página 17

18 Figura 21 Tela de resultado de consulta Na tela acima exposta (figura 21- Tela de resultado de consulta), o utilizador deverá clicar sobre qualquer um dos registos do trabalhador (Nome, Inscrição no INSS ou BI) que a seguir, o sistema irá exibir a tela de cadastro de Vínculo Laboral com todos os dados do segurado. Figura 22 Tela de Cadastro de Vínculo Laboral Nesta tela (Cadastro de Vínculo Laboral), o utilizador deverá seleccionar a Categoria Profissional que o trabalhador irá desempenhar na empresa e de seguida inserir a Data de Início do Vínculo entre o trabalhador e a entidade empregadora, e finalmente clicar no botão Actualizar. Após o utilizador clicar no botão Actualizar, o sistema apresentará uma mensagem de confirmação como ilustra a figura que se segue( Figura 23- Mensagem de confirmação). Manual do Utilizador - Folha de Remuneração Página 18

19 Figura 23 Mensagem de confirmação Desvínculo de Trabalhador O processo de Desvínculo de Trabalhador segue os mesmos parâmetros que o processo de vinculação de trabalhadores, sendo que para desvincular um trabalhador o mesmo deve ter um vínculo contratual com a empresa. Neste contexto, para o utilizador desvincular um trabalhador deverá preencher os campos, Nome do Trabalhador ou Número de Inscrição no INSS e clicar no botão Consultar, conforme imagem abaixo: Figura 24 Tela de alteração do vínculo Manual do Utilizador - Folha de Remuneração Página 19

20 Após clicar no botão Consultar, o sistema apresentará o resultado da consulta como mostra a figura 25-Tela de dados do funcionário. Figura 25- Tela de Resultado da consulta Na tela de resultado da consulta, clique sobre qualquer registo que a seguir ser-lhe-á apresentada a tela de Actualização com os dados do trabalhador que pretende desvincular. Figura 26 Tela de Desvínculo de Trabalhadores Manual do Utilizador - Folha de Remuneração Página 20

21 Na tela Desvínculo de Trabalhadores, o utilizador deve verificar se os dados estão conforme o desejado, inserir a data do Fim do Vínculo contratual com a empresa e clicar no botão Actualizar, conforme a figura acima (Figura 26- Tela de Desvínculo de trabalhadores). Após clicar no botão Actualizar o sistema irá exibir uma mensagem a informar que o Trabalhador foi desvinculado com sucesso, conforme imagem abaixo. Figura 27 Mensagem de confirmação Manual do Utilizador - Folha de Remuneração Página 21

22 Envio de Ficheiro Para efectuar o Envio de ficheiro, o utilizador em Consultas deverá clicar em Outras Funcionalidades e de seguida clicar em Envio de Ficheiro, que o sistema abrirá a tela de Envio de Ficheiro de Remuneração. Figura 28 Tela de Envio de Ficheiro de Remuneração Nesta tela o utilizador, deverá informar, o Mês de referência, o Ano e o Tipo de ficheiro (Normal ou Complementar), e a seguir clicar no botão Confirmar para dar continuidade a operação. Após clicar no botão Confirmar o sistema, apresentará a tela para Envio de Ficheiro. Manual do Utilizador - Folha de Remuneração Página 22

23 Nesta tela (Envio de Ficheiro), para o utilizador continuar com o processo de envio de ficheiro de remunerações, deverá clicar no botão Escolher arquivo para carregar o ficheiro, como ilustra a figura abaixo( Figura 29- Tela de Envio de Ficheiro). Figura 29 Tela de Envio de Ficheiro Após clicar no botão Escolher arquivo, a pasta de arquivos dos meus documentos será automaticamente aberta,o utilizador deverá clicar sobre o arquivo a ser enviado, seguido de um novo clique sobre o botão Abrir para carregar o arquivo até o Portal de Remunerações Online. NOTA: O ficheiro importado deve conter única e exclusivamente os funcionários que tenham vínculo contratual activo com a empresa no mês em referência; É importante ainda realçar, que o utilizador tem por obrigação certificar-se que todos os funcionários que tenham o seu vínculo contratual activo com a empresa constam dentro do ficheiro, de igual modo deve verificar que dentro do ficheiro não constam funcionários que não estejam inscritos no INSS pela empresa, assim sendo, é importante que o processo de verificação seja feito página por página. Manual do Utilizador - Folha de Remuneração Página 23

24 Figura 30 Tela de Envio de Ficheiro de Remuneração Após carregar o arquivo, o sistema deve apresentar o nome do ficheiro em frente ao botão Escolher arquivo, a seguir o utilizador deverá clicar sobre o botão Enviar que a seguir o sistema apresentará uma mensagem a informar que o ficheiro foi importado com sucesso. Figura 31 Mensagem de Aviso Na tela do Aviso conforme figura acima, caso o utilizador clique na opção SIM, o sistema irá apresentar a Folha de Remunerações, caso o utilizador clique na opção Não, o sistema irá retornar a tela de Envio de Ficheiro. Manual do Utilizador - Folha de Remuneração Página 24

25 4.ANEXOS 4.1.Descrição dos botões Botão Descrição Permite o acesso ao Portal de Remunerações. Permite a alteração da palavra passe. Permite efectuar consultas diversas. Permite a actualização da situação vinculativa dos funcionários. Permite fazer a confirmação dos dados inseridos e avançar para a tela seguinte. Permite a submissão de Ficheiros. Permite pesquisar dados, a partir dos dados colocados no campo nomes iniciados por. Apresenta o resumo da actividade. Limpa os dados que foram colocados no campo nomes iniciados por. Permite terminar a actividade, gerando uma mensagem de aviso. Permite cancelar a actividade que estava a ser executada. Outras Descrições Representam os números de paginação << >> Sectas direccionais para primeira e última pagina da folha de remunerações. < > Sectas direccionais, para a página anterior e seguinte da folha de remunerações. Campo que permite filtrar a busca por nomes na folha de remunerações. Manual do Utilizador - Folha de Remuneração Página 25

26 HISTÓRICO DE DOCUMENTO Versão Data Descrição Autor V1.0 25/07/2016 Criação do Documento João dos Santos V1.1 17/08/2016 Revisão do Documento Edvânia Feijó Manual do Utilizador - Folha de Remuneração Página 26