Importação de frações

Transcrição

1 1. Finalidade Permitir a introdução dos dados gerais das frações a partir de um ficheiro excel. 2. Descrição Quando se está a introduzir um novo condomínio na plataforma, usando o assistente de criação, é agora possível carregar a informação básica das frações de uma única vez a partir de um ficheiro em formato Excel preenchido, em alternativa à introdução manual. Essa operação pode ser efetuada a partir do separador Frações do assistente de criação do condomínio. A partir do botão Importar frações podemos carregar esse ficheiro. Existem duas formas de aceder ao ficheiro: Clicando no botão Procurar ficheiro local será aberta uma janela do Explorador do Windows que permitirá escolher o ficheiro a importar. Opcionalmente pode abrir o Explorador do Windows manualmente, navegar até a pasta em que se encontra o ficheiro e arrastá-lo para cima desta área. Poderá obter um modelo do ficheiro Excel usado para a importação clicando no link modelo do ficheiro de Excel que surge no quadro Importar frações de um ficheiro Excel (ver imagem anterior). Logo após o carregamento do ficheiro será imediatamente efetuada uma validação do seu conteúdo; se o seu conteúdo estiver de acordo com as regras de formatação serão automaticamente geradas as linhas das frações e serão também criados os registos dos proprietários referidos no ficheiro. Data: Pág. 1

2 Se alguma das regras de formatação ou validação de dados for desrespeitada serão geradas mensagens de erro a explicar a causa do erro e, sempre que faça sentido, serão também indicadas as linhas do ficheiro em que foram encontrados esses problemas. Poderá obter um modelo do ficheiro Excel usado para a importação clicando no link modelo do ficheiro de Excel que surge no quadro Importar frações de um ficheiro Excel (ver imagem anterior). 3. Estrutura do ficheiro Para que a importação seja efetuada com sucesso o ficheiro deverá ter a seguinte estrutura : Conteúdo Obrigatório Observações 1 Código Sim Letra da fração na propriedade horizontal. Este campo não pode estar vazio e não pode haver repetições (por exemplo, duas frações coma letra A ). 2 Complemento Sim Andar, nº de porta. Máximo de 30 caracteres 3 Permilagem Sim Permite permilagem ou percentagem. O separador decimal terá de ser a virgula,. 4 Área Não Área da fração em m2. O separador decimal terá de ser a virgula,. 5 Votos Não Caso não seja preenchido, o importador irá atribuir o inteiro da permilagem 6 Zona Sim, se existirem Código da zona. Apenas é obrigatório, caso o condomínio tenha zonas definidas. Deverá haver consistência entre o que o utilizador definiu no separador Zonas e o conteúdo deste campo. Assim: se o utilizador definiu que o condomínio não tem zonas este campo deverá estar vazio. Se o utilizador definiu zonas o conteúdo de cada linha deste campo deverá coincidir com o código de uma das zonas do condomínio. 7 Proprietário Sim Introduzir o nome do proprietário. É permitida a associação de um único proprietário à fração. Textos separados por barras, virgulas ou outro qualquer separador definido pelo utilizador, serão tratados como um único campo, não sendo processada a sua separação. Se existirem mais proprietários essa informação terá de ser introduzida após a importação. 8 Nº de contribuinte Não Apesar de não obrigatória, esta informação é muito importante. 9 Sim / Não (*) 10 Indicativo Não Indicativo telefónico do país que será associado ao telefone e telemóvel. Data: Pág. 2

3 Caso não seja preenchido, será assumido o código de Portugal (+351). 11 Telefone Sim / Não (*) 12 Telemóvel Sim / Não (*) 13 Cônjuge Não (*) - pelo menos uma das colunas , Telefone ou Telemóvel, deve ser preenchida. Para o correto preenchimento deverá ter em conta as seguintes regras: A primeira linha do ficheiro corresponde ao nome das colunas; o nome das colunas não é importante (por exemplo, é indiferente identificar a 3ª coluna como Permilagem ou Percentagem ). Esta primeira linha não será considerada como conteúdo de dados. A ordem das colunas tem de ser respeitada. Por exemplo, a primeira coluna será sempre interpretada como contendo o código ( letra ) da fração, indepentemente do seu título. O ficheiro deverá ter sempre as 13 colunas definidas anteriormente. Mesmo que uma coluna não tenha dados, deverá existir e ter um título. Assim, por exemplo, mesmo que não precise de registar nenhum Indicativo (coluna 10) não deverá suprimir essa coluna. Caso os votos não estejam preenchidos, será assumida a parte inteira da permilagem. 4. Mensagens de erro Logo após ser carregado o ficheiro este será analisado para verificar se a sua estrutura e os dados nele contidos respeitam as regras de formatação. Caso seja detetada alguma inconsistência será apresentada uma mensagem a explicar o erro, conforme se pode ver na imagem seguinte. As mensagens de erro foram pensadas de forma a serem suficientemente explicativas, mas encontrará logo abaixo mais detalhes sobre as mensagens de erro: Data: Pág. 3

4 O número de colunas não corresponde ao indicado nas regras de formatação. - O ficheiro deverá ter sempre as 13 colunas definidas anteriormente. O código não foi definido. indica que existe pelo menos uma linha em que o código da fração não foi definido. A mensagem de erro identifica as linhas com problema. Existem códigos repetidos, por favor altere. indica que existem frações que partilham o mesmo código. O código tem mais de 5 caracteres, por favor altere. o código de cada fração está limitado a um máximo de 5 caracteres. Existe no ficheiro pelo menos uma fração cujo código ultrapassa este limite. O complemento não foi definido. cada fração deve ter obrigatoriamente um complemente, que é uma descrição da fração (por exemplo, 1º Esquerdo ). Existe no ficheiro pelo menos uma fração cujo complemento não foi descrito. O complemento tem mais de 30 caracteres, por favor altere. o complemento de uma fração está limitado a um máximo de 30 caracteres. Existe no ficheiro pelo menos uma fração cujo complemento ultrapassa este limite. A permilagem não foi definida, ou contem informação que não é possível de ser convertida. O valor tem que ser <= 0 ou > 999,99. A permilagem de cada fração deve estar corretamente definida. É obrigatório o seu preenchimento e deve ser um valor numérico e compreendido no intervalo entre os 0 e 999,99. O somatório das permilagens das frações ultrapassa o valor 1000, por favor altere. o somatório das permilagens de todas as frações não pode ser superior a 1000, embora possa ser menor. O condomínio não tem zonas definidas, ou o código colocado no documento não coincide com os códigos definidos, por favor altere. Caso o condomínio tenha zonas, todas as frações definidas no ficheiro de importação deverão ter, na coluna correspondente às zonas, um código que coincida com um dos códigos das zonas definidas no passo 2 do assistente de criação do condomínio. Caso o condomínio não tenha zonas, esta coluna não deverá ter códigos de zonas em nenhuma fração. O nome do proprietário não foi definido. existe alguma fração em que o nome do proprietário não foi definido. Tem de ter preenchida pelo menos uma das colunas relativas ao , telefone ou telemóvel. - Um contacto é obrigatório. Tem de ter preenchida pelo menos uma das colunas relativas ao , telefone ou telemóvel Se o indicativo internacional não for definido, ou é o português (+351), então o telefone terá de ter 9 dígitos, sendo o primeiro o 2. - A coluna do Indicativo só é necessária para nºs de telefone estrangeiros. Caso não esteja preenchida a aplicação assumirá que o nº é nacional e restringirá os valores aceitáveis a números com 9 algarismos e começados por 2. Se o indicativo internacional não for definido ou é o português (+351), então o telemóvel terá de ter 9 dígitos, sendo o primeiro o 9 - A coluna do Indicativo só é necessária para nºs de telemóvel estrangeiros. Caso não esteja preenchida a aplicação assumirá que o nº é nacional e restringirá os valores aceitáveis a números com 9 algarismos e começados por 9. Data: Pág. 4

5 Tem de ter preenchida pelo menos uma das colunas relativas ao , telefone ou telemóvel. - Em todas as linhas do ficheiro deve existir pelo menos um contacto associado ao proprietário ( , nº de telefone ou telemóvel). Mesmo que um proprietário esteja ligado a mais que uma fração é obrigatório que todas as linhas tenham algum contacto definido. Para isso o ficheiro poderá repetir algum contacto: Código Proprietário Telefone Telemóvel A Diogo Santos B Diogo Santos ou cada linha poderá conter um contacto distinto: Código Proprietário Telefone Telemóvel A Diogo Santos B Diogo Santos Validação de informação dos proprietários Existem algumas especificidades na validação da informação de proprietários, pelo que trataremos desses casos aqui. O número de contribuinte e os contatos têm de ser únicos, ou seja, não é possível existirem dois proprietários, por exemplo com o mesmo . São feitas validações nesse sentido, a partir do nome do proprietário. Os contactos associados a um proprietário, têm de ser únicos no ficheiro, não podendo estar atribuídos a outro proprietário. Assim, por exemplo, um ficheiro com a informação abaixo exemplificada em duas linhas gerara a mensagem de alerta O valor tem de ser exclusivo de um único proprietário. Código Proprietário Telemóvel A Diogo Santos B Gonçalo Antunes Um mesmo proprietário poderá estar atribuído a mais que uma fração. O nome do proprietário é usado como agrupador dos contactos que lhe estejam associados nas várias frações das quais é proprietário. Por exemplo, podemos ter no ficheiro as seguintes linhas: Código Proprietário Telefone Telemóvel A Diogo Santos B Diogo Santos A entidade Diogo Santos será criada com os três contactos telefónicos registados. Data: Pág. 5

6 Após a validação do ficheiro é realizada uma confrontação da informação dos proprietários com a informação das entidades existentes no sistema, com o intuito de verificar a necessidade efetiva da criação do proprietário. A informação a pesquisar será o nif, o , o telefone e o telemóvel. Caso seja encontrada na base de dados, uma correspondência única com a informação do proprietário existente no ficheiro, então a fração ficará associada à entidade já existente na base de dados. Caso a correspondência não seja única então será devolvido um erro, alertando o utilizador para tal facto, tendo o mesmo de resolver essa situação. Exemplo: Ficheiro Fração Proprietário Telefone Telemóvel A José Dantas jdantas@gmail.com Base de dados Proprietário Telefone Telemóvel José Dantas jdantas@gmail.com Hélder Macedo hmacedo@gmail.com Como se pode verificar, o e o telemóvel fazem correspondência com uma entidade, mas o telefone faz com outra, não sendo assim possível descobrir qual a entidade a associar a fração. Data: Pág. 6

7 6. Exemplos Condomínio com 10 frações distribuídas por 3 zonas: Resultado após a importação: Condomínio com 6 frações sem zonas: Resultado após importação: Data: Pág. 7