Como partilhar conteúdos em segurança via uma uma plataforma de armazenamento (nuvem cloud) - Google drive ou Dropbox

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1 Como partilhar conteúdos em segurança via uma uma plataforma de armazenamento (nuvem cloud) - Google drive ou Dropbox De entre os vários serviços disponibilizados pela Internet, as plataformas de armazenamento e partilha de dados ("nuvem" em português "cloud" em inglês) são dos mais populares e úteis. Este serviço permite guardar ficheiros online e aceder-lhes a partir de qualquer lugar e de qualquer computador, desde que este esteja ligado à Internet. Também permite o acesso a aplicações gratuitas da Web que possibilitam a criação de documentos de diferentes tipos. Com este módulo aprenderá a aceder e a partilhar conteúdos via estes serviços que habitualmente fornecem uma dada quantidade de espaço de forma gratuita. Caso precise de armazenar documentação com dimensões superiores ao habitual, o serviço passará a ser sujeito a pagamento. Neste tutorial vamos dar-lhe a conhecer dois destes sistemas de armazenamento: o Google Drive e o Dropbox. Os pontos abordados neste módulo serão os seguintes: Como aceder ao Google Drive; Conhecer o ambiente do Google Drive; Como criar um documento novo no Google Drive; Como carregar e sincronizar documentos no Google Drive;

2 Como apagar um arquivo no Google Drive; Como trabalhar colaborativamente num ficheiro partilhado no Google Drive; Outro sistema de armazenamento de dados: o Dropbox; Como criar uma conta no Dropbox; Como colocar pastas e ficheiros no Dropbox e partilhá-los com outras pessoas. Como aceder ao Google Drive Para aceder ao Google Drive é preciso ter uma conta ou um perfil Google. Se tiver um endereço de correio eletrónico Gmail, tem automaticamente uma conta Google. Caso ainda não tenha, deverá criar uma - veja como no tutorial "Como criar uma conta de - Gmail". Quando se cria uma conta de correio eletrónico no Gmail está-se a criar também um perfil Google, o que lhe permite aceder às diferentes funcionalidades do Google+. Tendo o seu perfil ou conta já criado, pode aceder ao Google Drive de uma de duas maneiras possíveis: - ou escrevendo o endereço no seu navegador web, carregando de seguida na tecla Enter ( ) - ou a partir de qualquer página do Google (como o Gmail ou a pesquisa do Google), acedendo às opções dos serviços Google, onde deverá clicar sobre o ícone que tem uma grade e, de entre as opções que surgem escolher Drive (figura 1). Seria possível esta imagem (e as outras do Google Drive...) em português??

3 Figura 1 - Acesso ao Google Drive a partir de uma página Google Conhecer o ambiente do Google Drive É importante conhecer o ambiente do Google Drive para saber visualizar, gerir e organizar os arquivos que carregar para este espaço. A página de entrada do Google Drive onde já existem documentos diversos tem o aspeto que pode ver na figura 2. Ao centro, encontra a lista das pastas e dos documentos que carregou para o Google Drive (destaque 1 da figura 2). A barra lateral à esquerda apresenta os seguintes botões: - Novo - Clica neste botão para criar um novo documento (seja ele texto, folha de cálculo, apresentação ou outro). Este botão também é usado para criar novas pastas e para carregar para o Google Drive arguivos já existentes no seu computador. - diferentes pastas de arquivos que servem para organizar os documentos existentes no Google Drive. Quando seleciona uma pasta, a janela central do Google Drive apresentará a lista dos documentos que integram a pasta selecionada. - diferentes tipos de visualização. Por defeito, o painel central do Google Drive mostra-lhe todos os arquivos, por páginas. Mas pode optar por ver só os arquivos que outros partilharam consigo (Incoming), os mais recentes, ou os assinalados com estrela. - o caixote do lixo - para onde são deslocados os ficheiros que eliminar.

4 Figura 2 - Página inicial do Google Drive, onde se encontram os documentos carregados (destaque 1), a barra lateral esquerda (destaque 2) e a barra de pesquisa (destaque 3) Também se encontra na página inicial uma barra de pesquisa permite procurar arquivos específicos mediante a indicação de uma ou mais palavras que ocorram no arquivo que pretenda encontrar (termos de pesquisa) - destaque 3 da figura 1. Depois de escrever estas palavras, carrega na tecla enter ( ) e o Google Drive apresentará os arquivos onde ocorrem os termos que colocou na barra de pesquisa. Note que enquanto estiver a escrever na barra de pesquisa, o Google Drive pode apresentar sugestões de pesquisa mais afinadas e mesmo ficheiros em cujo título o termo de pesquisa ocorra. Caso alguma destas sugestões vá ao encontro do que pretende, basta que desloque o cursor até à opção pretendida e faça aí um clique com o botão esquerdo o rato.

5 Figura 2 - Inserção de um termo de pesquisa na barra de pesquisa do Google Drive e sugestões alternativas de pesquisa Como criar um documento novo no Google Drive O Google Drive dá-lhe acesso a um conjunto de ferramentas que lhe permitem criar e editar documentos de cinco tipos: Textos: para compor cartas, folhetos ou qualquer outro tipo de texto (semelhante ao Microsoft Word) Folhas de cálculo: para criar tabelas e realizar cálculos com os dados introduzidos (semelhante ao Microsoft Excel) Apresentações: para compor sequências de slides (semelhante ao Microsoft PowerPoint)

6 Formulários: para coligir e organizar dados (será semelhante ao Microsoft Access??) Desenhos: para criar gráficos ou diagramas (semelhante a????) O processo de criação de novos ficheiros é sempre idêntico para qualquer tipo de arquivo. Na página de entrada do Google Drive deve fazer um clique sobre o botão Novo e a seguir, de entre as opções apresentadas, escolher o tipo de documento que pretende criar (texto, folha de cálculo, ou outro) - ver figura 3. Figura 3 - Criação de um novo ficheiro (no caso, um documento de texto) O novo documento aparecerá num separador novo, como pode ver na figura 4.

7 Figura 4 - Novo documento (no caso, um documento de texto) Deve começar por dar um nome ao novo documento. Para tal deve dirigir o cursor para a caixa Renomear e fazer aí um clique para fixar o cursor. Em seguida, deve escrever o nome do arquivo e por fim deslocar o cursor do rato até ao OK e clicar - Ver figura 5.

8 Figura 5 - Dar um nome ao documento Estando o documento nomeado, pode aceder a esse documento a qualquer momento a partir da página de entrada do Google drive, mediante a aplicação de um duplo clique sobre o respetivo nome - ver figura 6.

9 Figura 6 - Página de entrada do Google drive onde já consta o documento recém-gravado Note que no Google Drive não existe o botão Salvar. Isto acontece porque o Google drive grava automaticamente os ficheiros quando estes são criados e sempre que são editados (isto é, abertos e modificados). Como carregar e sincronizar documentos no Google Drive Para além dos documentos criados no Google Drive, pode ainda carregar (upload em inglês) para este espaço documentos elaborados em programas como o Microsoft Word ou Excel ou outros, compatíveis com estes programas e editá-los no Google Drive. Pode carregar documentos e mesmo pastas de documentos. Tanto pode carregar arquivos editáveis (como documentos do Microsoft Office e outros semelhantes), como arquivos que não pode editar (como músicas, vídeos e arquivos compactados). Para carregar um arquivo, deve proceder do mesmo modo que como quer criar um ficheiro novo. Na página de entrada do Google Drive deve fazer um clique sobre o botão Novo e a seguir, escolhe Carregar ficheiro (ou carregar pasta, se for esse o caso) - ver figura 7.

10 Figura 6 - Opção carregar ficheiros e pastas Seguidamente deve localizar no seu computador o documento ou a pasta que deseja carregar, selecioná-lo com um clique e depois clicar em Abrir - ver figura 7. O ficheiro escolhido será automaticamente enviado para o seu Google Drive.

11 Figura 7 - Seleção do ficheiro que pretende carregar Se o seu navegador de Internet e o seu sistema operativo o permitirem, poderá também carregar ficheiros ou arquivos simplesmente clicando sobre o documento que quer carregar e arrastando-o para a janela central da página de entrada do Google Drive - ver figura 8.

12 Figura 7 - Carregar um ficheiro arrastando-o para o Google Drive Uma vez carregado um arquivo, poderá aceder-lhe em qualquer lugar, a partir de qualquer computador, desde que este esteja ligado à Internet. Além disso, como os arquivos no Google Drive são sincronizados, verá sempre a versão mais recente do seu documento. Como apagar um arquivo no Google Drive Pode também apagar arquivos no Google Drive. Poderá fazê-lo selecionando o arquivo que pretende eliminar, clicando em seguida no botão Lixo ou Reciclagem (Trash em inglês), cujo ícone se encontra na barra lateral esquerda - ver figura 8.

13 Figura 7 - Opção: eliminar ficheiro

14 Para eliminar definitivamente o(s) ficheiro(s) que enviou deverá "despejar o lixo". Para tal, deverá selecionar o ícone lixo ou reciclagem e seguidamente clicar no mesmo ícone no topo do ecrã central e escolher a opção "despejar o lixo" ("empty trash" em inglês) - ver figura 8. Figura 8 - Opção esvaziar o lixo Como partilhar um ficheiro no Google Drive

15 O Google Drive permite partilhar arquivos. Este procedimento permite que outros vejam e, caso assim o permita, possam mesmo editar o arquivo que for partilhado. Quando se partilha um arquivo com um grupo limitado de pessoas, essas pessoas têm de ter uma conta Google para ver ou editar o arquivo. Quando se partilha um documento com um grupo maior ou quando se torna o ficheiro público, as outras pessoas não precisam de ter uma conta do Google para aceder ao arquivo. Para partilhar um arquivo com um grupo limitado de pessoas tem de começar por localizar e selecionar o arquivo que pretende partilhar. Em seguida deverá clicar no botão Partilhar (ver figura 9) Figura 9 - Botão da opção Partilhar

16 Verá aparecer uma caixa de diálogo. Na caixa Pessoas deverá escrever os endereços eletrónicos das pessoas com quem pretende partilhar o arquivo. Querendo, pode ainda escrever uma mensagem que será enviada às pessoas com quem vai partilhar o arquivo. Na opção à direita deste campo, pode escolher o que vai permitir que as outras pessoas façam: só ver ou também editar (ver figura 10). Figura 10 - Ecrã onde se determina com quem partilhar o ficheiro, a mensagem que pode acompanhar a partilha e o que essas pessoas podem fazer com o ficheiro (editar ou só ver) Finalmente, clique no botão Enviar. O seu arquivo é partilhado nesse momento. Como trabalhar colaborativamente num ficheiro partilhado no Google Drive

17 O Google Drive além de permitir partilhar arquivos, permite ainda que várias pessoas possam editar o mesmo arquivo e trabalhar colaborativamente em tempo real. Para tal terá de, no momento de partilhar o documento, permitir que as pessoas com quem faz a partilha possam editar e alterar o arquivo partilhado (ver figura 10). O Google Drive permite ainda ver quem fez que alterações ao documento. Para qualquer dúvida que tenha, pode sempre consultar o centro de ajuda Google+ disponível em:

18 Outro sistema de armazenamento de dados: o Dropbox O Dropbox é um serviço de armazenamento de ficheiros que funciona na nuvem cloud, tal como o Google drive, e que também permite a sua partilha com várias pessoas. Como criar uma conta no Dropbox Para criar uma conta no Dropbox deve começar por entrar no site escrevendo este endereço na barra de pesquisa do seu servidor de Internet (ver figura 11). Figura 11 - Ecrã de entrada no Dropbox

19 Se for a primeira vez que visita esta página, é possível que ela esteja em inglês. Poderá alterar a língua de comunicação indo até ao final da página de entrada e clicando no botão que se encontra no canto inferior direito da página e que diz English, escolhendo aí a opção de língua que pretender (ver figura 12). Figura 12 - Opções para a escolha do idioma A seguir surgirá uma página onde encontrará o botão Registe-se. Clique nesse botão e aparecerá uma caixa de diálogo cujos campos de texto deverá preencher com os seus dados: nome, apelido, endereço de e palavra passe. Atenção: deverá memorizar a palavra passe pois esta ser-lhe-á solicitada sempre que quiser entrar na sua conta do Dropbox. Por fim, deverá colocar um visto na caixa que tem escrito ao lado Concordo com os Termos do Dropbox. Caso queira ler os Termos do Dropbox, poderá aceder-lhes clicando sobre "Termos do Dropbox". Depois de ter preenchido os vários campos e de ter concordado com os termos do Dropbox, carregue no botão Registe-se para finalizar o seu registo (ver figura 13).

20 Figura 13 - Ecrã de registo no Dropbox Seguidamente surgirá no ecrã uma página onde deverá escolher uma versão do Dropbox. É aconselhável optar pelo pacote Dropbox Básico, que é gratuito. Para tal, clique no botão Continuar, que se encontra por baixo desta opção (ver figura 14).

21 Figura 14 - Opções do Dropbox Feita esta escolha, aparecerá no seu computador a indicação de que o Dropbox está a ser instalado no seu computador. Terminada esta fase, surgirá no ecrã uma caixa idêntica à que se encontra na figura 15. Deverá clicar no botão Executar. Figura 14 - Opção Executar o Dropbox

22 Note que a instalação do Dropbox no seu computador poderá demorar alguns minutos. Saberá que a instalação foi bem sucedida quando lhe surgir no ecrã uma janela onde está escrito "Parabéns! Seu Dropbox foi instalado com sucesso" (ver figura 15). Figura 15 - Ecrã que confirma que o Dropbox foi instalado com sucesso no seu computador Uma vez instalado o Dropbox no seu computador, aparecerá um ícone de atalho para este programa no ambiente de trabalho do seu computador. Poderá entrar no programa sempre que quiser, clicando sobre este ícone. Quando estiver a usar outro computador, também pode aceder ao Dropbox, escrevendo o endereço do programa ( ) na barra de pesquisa da Internet e seguidamente registando-se com o seu nome de utilizador palavra passe (que escolheu quando se registou no Dropbox). Como colocar pastas e ficheiros no Dropbox e partilhá-los com outras pessoas Quando entrar no programa, comece por clicar no botão Abrir minha pasta do Dropbox. Abrir-se-á uma página de boas vindas onde encontrará um botão com o qual poderá aceder ao Guia do Dropbox (figura 16), um ficheiro chamado Introdução.pdf.

23 Figura 16 - Página de início do Dropbox e acesso ao respetivo Guia Neste ficheiro encontrará instruções precisas sobre como usar o Dropbox. Pode ser útil sempre que tenha dúvidas sobre como usar este programa (ver figura 17).

24 Figura 17 - Guia de Iniciação ao Dropbox Poderá colocar arquivos no Dropbox arrastando-os simplesmente para a pasta do Dropbox. Poderá colocar no Dropbox documentos de qualquer tipo (fotografias, textos, gráficos, bases de dados). Pode ainda criar diferentes pastas no Dropbox por forma a organizar os seus arquivos. Note que alguns arquivos mais pesados podem demorar algum tempo para serem carregados. Saberá que o processo de carregamento ainda não terminou sempre que o arquivo apresente um pequeno sinal azul no canto inferior esquerdo. Quando esse sinal passar a verde, então a transferência está concluída (destaque da figura 17). inserir imagem Figura 17 - Ficheiro transferido para o Dropbox (destaque para o sinal que indica que a transferência foi concluída)

25 Os arquivos colocados no dropbox são automaticamente sincronizados com o Dropbox e com o seu computador. Os seus arquivos permanecem no seu computador e pode trabalhar neles offline. O Dropbox sincronizará automaticamente todas as alterações realizadas assim que o seu computador estiver ligado à Internet. Sempre que entrar no Dropbox verá aí todas as pastas e documentos que carregou para o Dropbox. Estas pastas e documentos poderão ser partilhados com outras pessoas. Para tal só precisa de conhecer o endereço de correio eletrónico dessas pessoas. Para partilhar um documento ou pasta, deverá começar por selecionar o que deseja partilhar. Para tal, deverá deslocar o ponteiro do rato até esse ficheiro ou pasta e clicar. A partilha pode dar-se de uma de duas formas (de acordo com as duas opções que se encontram no destaque da figura 18): poderá limitar-se a partilhar uma ligação ao documento (link) - e nesse caso as pessoas com quem partilhar o ficheiro só o poderão visualizar -, ou poderá convidar as pessoas para colaborar. Neste último caso, as pessoas que convidar poderão editar os documentos e alterá-los. Note que as alterações que forem realizadas aos documentos partilhadas serão automaticamente sincronizadas pelo Dropbox e, consequentemente, serão visíveis por todas as pessoas que partilham o documento.

26 Figura 18 - Opções de partilha Qualquer que seja a opção de partilha que escolha (visualizar ou editar), verá sempre surgir um campo (designado "Enviar este link para" ou "partilhar com / convidar??") onde terá de introduzir as direções de correio eletrónico das pessoas com quem vai realizar a partilha (destaque 1 da figura 19). Querendo, pode ainda introduzir no campo seguinte uma mensagem que será enviada às pessoas com quem realizar a partilha (opcional). Figura 19 - Ecrã de partilha de documento (neste caso um link) do Dropbox onde se encontra a caixa onde são introduzidas as direções de correio eletrónico das pessoas com quem deseja realizar a partilha (destaque 1) e o botão "Enviar" (destaque 2). - será possível colocar uma imagem onde sejam destacados os itens referidos no texto??

27 Uma vez inseridas as direções de correio eletrónico de todas as pessoas com quem deseja efetuar a partilha, deve clicar no botão Enviar para que a partilha se realize. Não esqueça que pode ainda tirar eventuais dúvidas que surjam na Central de Ajuda do Dropbox: