Auxílio Estudantil Fase de análise

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1 UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ DIRETORIA DE GESTÃO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO ASSESSORIA DE AUXÍLIO ESTUDANTIL PR UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Auxílio Estudantil Fase de análise 2015 Edital 03/2015 PLANILHA DE AUXÍLIO ESTUDANTIL CAMPUS DANILO RENATO DE ASSIS Versão 2.0 Revisado em 08/07/2015 (ASPLAN/ASSAE) por Raquel Kolitski Stasiu e Eloisa Antunes

2 Instruções iniciais 1 Sumário Sumário Instruções iniciais Processo de concessão do auxílio completo Fase de análise detalhamento para o NUAPE Mapeando unidade de rede Atualizando a planilha de inscritos Abrindo a planilha Estrutura organizacional da planilha de inscritos Disponibilizando a planilha para consolidação... 8 Anexo 1 Processo de concessão do auxílio completo... 9

3 Instruções iniciais 2 1. Instruções iniciais A planilha foi desenvolvida com base no aplicativo Microsoft Excel É importante abrir a planilha com essa versão, ou compatível, pois poderá ocorrer problemas com outros aplicativos como Calc, no Linux. O Processo do Edital 03/2015 é composto por 4 fases: Inscrição, Análise, Consolidação e Implementação. Este manual orienta o uso da planilha Campus_Inscritos, simbolizada com o artefato InscritosCampus.xls na figura abaixo, que deve ser utilizada pelo NUAPE na fase de análise sócio econômica dos alunos inscritos para este edital. Figura 1 Detalhamento da fase de Análise, realizada pelo NUAPE.

4 Processo de concessão do auxílio completo 3 A planilha utiliza o código do aluno para localizar e identificar o aluno entre as abas. Portanto, os códigos devem estar corretos e consistentes. As inscrições duplicadas na mesma modalidade, com o nome exatamente igual já foram removidas, considerando válida a ultima inscrição realizada, conforme edital. É importante lembrar que, caso ainda tenha inscrição duplicada, deve ser selecionada a linha toda e apenas limpar conteúdo. Não excluir a linha. 2. Processo de concessão do auxílio completo O processo de concessão do auxílio foi revisado e os artefatos relacionados foram reestruturados. Os papéis foram descritos com suas respectivas atividades definidas ou redefinidas para tornar o processo mais efetivo e adequado para a realidade da UTFPR. O processo de concessão de auxílio, apresentado no Anexo 1 deste documento, foi definido de acordo com as regras estabelecidas no Edital 03/2015, contemplando as seguintes etapas: a) Edital/Inscrição do aluno: Após a aprovação do edital, os formulários são criados e disponibilizados no Portal Institucional, de acordo com o cronograma, com a liberação dos link de cada formulário por câmpus e por modalidade. As planilhas são preparadas com os dados dos inscritos e com o índice de vulnerabilidade aproveitado do semestre anterior. b) Análise (inscrição/recurso): Cada câmpus terá acesso à sua respectiva planilha com os dados dos inscritos importados e já formatados. A análise contempla o deferimento ou não da inscrição, a liberação da lista preliminar e a atualização dos dados após o recurso. Terminada a fase de análise, cada NUAPE disponibiliza a planilha para a fase de consolidação. c) Consolidação: Corresponde à etapa de composição da lista única de alunos inscritos deferidos, integrando as duas modalidades de inscrição, para gerar o ranking único de pontuação. De acordo com os recursos disponíveis, os alunos que tiveram as inscrições deferidas serão contemplados, ou permanecerão em lista de espera. d) Implementação: Após a divulgação oficial dos contemplados de acordo com os recursos disponíveis, pode ser providenciada a implementação dos auxílios através do encaminhamento dos contemplados para a DIRPLAD.

5 Fase de análise detalhamento para o NUAPE 4 3. Fase de análise detalhamento para o NUAPE A planilha de inscritos em cada campus será disponibilizada pela ASSAE, já com as inscrições duplicadas removidas, contendo os inscritos tanto na Modalidade 1 como na Modalidade 2. Para modalidade 1 (formulário resumido), tendo os dados dos inscritos já pode ser iniciada a fase de análise da documentação e a atualização da planilha, conforme apresentado na Figura 1. Os inscritos da modalidade 2 (formulário completo) estará na mesma planilha, na respectiva aba, além dos dados de aproveitamento do Índice de Vulnerabilidade do semestre anterior. Para acessar a planilha de inscritos, os seguintes passos são necessários: a) Mapear a unidade de rede. b) Atualizar a planilha de inscritos que está na pasta do drive de rede, que corresponde à etapa de análise. Nesta etapa pode ser copiada para o computador local, pois o acesso pela rede pode ficar lento. c) Disponibilizar a planilha analisada para consolidação pela ASSAE. Os passos acima estão detalhados nas seções seguintes Mapeando unidade de rede a) Na área de trabalho do seu computador, clique na opção b) Do lado esquerdo da janela, clique com botão direito do mouse em Meu Computador. c) Clique no item d) Configure as opções conforme a figura abaixo. 1 e) Clique no botão 2 1. Unidade: É a letra que a pasta de rede terá. Pode escolher qualquer letra dentre as disponíveis. É recomendado escolher uma letra inferior, por exemplo, letra W. 2. Pasta: É o endereço da rede. Preencha o campo conforme o endereço da figura. 3. Reconectar na Entrada: Permite que unidade seja montada quando computador for iniciado. f) Será aberta uma janela com todas 3 as pastas criadas nesse diretório. g) O lado esquerdo da janela mostra o mapeamento executado, conforme a

6 Atualizando a planilha de inscritos 5 figura abaixo. h) O mapeamento já está disponível. Cada câmpus terá acesso a sua respectiva pasta. Dentro da pasta do Campus aparecem as subpastas para cada edital, contendo as respectivas planilhas. i) Cada pasta terá um arquivo, Campus_Inscritos.xls, onde a palavra campus será substituída pela sigla do Campus. Caso existam diferenças no cronograma para calouro e veterano, a planilha terá a palavra veterano ou calouro acrescentado no nome do arquivo. j) Com a planilha disponível com os dados é possível iniciar a análise e atualização da planilha Atualizando a planilha de inscritos Abrindo a planilha a) Abra o Microsoft Excel 2013 (ou superior). b) Clique no botão Arquivo como indicado na figura c) Clique no botão Abrir d) Clique no item Computador e) Clique no botão Procurar f) No lado esquerdo da janela, clique no mapeamento de rede. g) Clique duplo na pasta com a sigla do seu campus. h) Dentro da pasta, abra com clique duplo a pasta de trabalho com a sigla do seu campus. i) Ao abrir a planilha, em alguns casos, será apresentada a barra abaixo. Caso apareça, clique no botão: Habilitar Conteúdo.

7 Estrutura organizacional da planilha de inscritos Estrutura organizacional da planilha de inscritos Nesta edição, a planilha de inscritos apresenta cores para facilitar a separação das etapas e das modalidades, como a Figura 2. As abas em verde correspondem à modalidade 1, as abas em azul correspondem à modalidade 2 e as abas em laranja correspondem à listagens que devem ser usadas para divulgação da listagem preliminar, conforme a Figura 2. Figura 2 Abas das planilhas de inscritos. Importante: Atualizar os dados somente na aba Dados do Plone. Modalidade 2 é que devem ser atualizados os dados de acordo com a documentação entregue pelo aluno, caso necessário. a) A aba Dados do Plone Resumido contém os dados que foram importados dos formulários da modalidade 1. Não deve ser alterada a ordem das colunas. É importante lembrar que, caso ainda tenha inscrição duplicada, deve ser selecionada a linha toda e apenas limpar conteúdo. Não excluir a linha. b) A aba Alunos Resumido, não permite edição, apresenta os dados de inscrição para Modalidade 1 e os dados de aproveitamento do Índice de Vulnerabilidade do semestre anterior. Nesta aba, deve ser preenchido o Parecer Final do Avaliador. Parecer Final do Avaliador: i. Deve ser justificado o motivo do indeferimento, de acordo com o edital na coluna que será publicada no portal e detalhes na justificativa interna. ii. Na coluna Inscrito nas duas modalidades, caso positivo, irá aparecer o código do aluno. Observar que o aluno pode ser deferido em somente uma delas. c) A aba IV Sem Anterior aparecem os dados de aproveitamento do índice de vulnerabilidade (IV) de acordo com os auxílios concedidos. As colunas de critério de desempate, código e nome de aluno, que estão em branco, podem ter os dados corrigidos, se necessário. As demais estão bloqueadas.

8 Estrutura organizacional da planilha de inscritos 7 d) A aba Dados do Plone Completo contém os dados que foram importados dos formulários da modalidade 2. Não deve ser alterada a ordem das colunas. Devem ser atualizados os dados que estiverem inconsistentes com a documentação entregue pelo aluno. Não deve ser alterada a ordem das colunas. É importante lembrar que, caso ainda tenha inscrição duplicada, deve ser selecionada a linha toda e apenas limpar conteúdo. Não excluir a linha. Caso necessário alterar ou completar dados que correspondem aos critérios de pontuação, deve ser informado o código correspondente na coluna ID disponível na aba Critérios. e) A aba Alunos Completo, não permite edição, apresenta os dados de inscrição para Modalidade 2 e é onde, de fato, será feita a análise: Análise sócio econômica do estudante: i. As validações devem ser feitas, usando 0 ou 1 nas colunas destacadas em amarelo. ii. A avaliação dos critérios subjetivos deve ser preenchida de acordo com a pontuação do edital nas colunas em azul. Somente utilizar números. Auxílios solicitados pelo aluno: o avaliador deve selecionar 0 ou 1 na coluna em vermelho claro para conceder o auxílio solicitado pelo aluno. Parecer Final do Avaliador: i. Deve ser justificado o motivo do indeferimento, de acordo com o edital na coluna que será publicada no portal e detalhes na justificativa interna. ii. Na coluna Inscrito nas duas modalidades, caso positivo, irá aparecer o código do aluno. Observar que o aluno deve ser deferido em somente uma delas. f) As abas Lista Deferidos Mod 1 e Lista Deferidos Mod 2 contêm a lista preliminar da análise realizada. O formato já está preparado para impressão e divulgação durante o período dos recursos.

9 Disponibilizando a planilha para consolidação 8 A lista está bloqueada. Caso precise reordenar, entrar em contato com a ASSAE. É importante manter o padrão definido para divulgação. Após os recursos, atualizações necessárias devem ser feitas nas respectivas abas de Dados do Plone de acordo com a modalidade. g) A aba Critérios contém os parâmetros da pontuação que foram estabelecidos pelo edital com a devida indicação de pesos Disponibilizando a planilha para consolidação Após a finalização da etapa de análise, cada Câmpus deve disponibilizar a planilha analisada para a etapa de consolidação. Alguns pontos devem ser observados: a) O nome da planilha deve ser mantido e deve ser acrescentado OK ao final. Portanto, Campus_Inscritos.xls, onde campus é a sigla do campus, deverá ser Campus_Inscritos_OK.xls. b) A planilha nomeada conforme o padrão acima deve conter a versão final da respectiva planilha analisada pelo campus, disponibilizada na unidade de rede. c) Após disponibilizar a planilha na unidade de rede, enviar para ASSAE (eloisa@utfpr.edu.br) informando que a planilha está disponível para a etapa de consolidação. d) Não deve ser enviada a planilha por . Sempre deixar a versão atual no drive de rede por questões de segurança e organização. e) Somente uma versão final deve ser disponibilizada na unidade de rede com o nome padronizado conforme item a). A etapa de consolidação, realizada pela ASSAE, irá utilizar somente a planilha que estiver na unidade de rede.

10 Anexo 1 Processo de concessão do auxílio completo 9 Anexo 1 Processo de concessão do auxílio completo