Versão 1.1. DEEP Departamento de Estudos, Estatística e Planeamento Rua Castilho, Nº Lisboa Internet :

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1 Versão 1.1 DEEP Departamento de Estudos, Estatística e Planeamento Rua Castilho, Nº Lisboa Internet :

2 Índice Folha 2 ÍNDICE Folha 1 - Requisitos Instalação Botões Gerais Menu Inicial Criar Empresa / Estabelecimentos / Trabalhadores Alterar Empresa / Estabelecimentos / Trabalhadores Validar e Enviar Ficheiro Certificação de Ficheiros Mapa de Quadros de Pessoal Importação dos dados do ano anterior Créditos do programa QP-Recolha

3 Requisitos e Instalação Folha Requisitos O Programa para proceder à recolha e validação dos Quadros de Pessoal relativos a 2003 (QP-Recolha) pode ser instalado em qualquer computador com os seguintes Sistemas Operativos: Windows 95 Windows 98 Windows Millenium Windows NT4 Windows 2000 Windows XP Requisitos Mínimos na Instalação: - 15 MB de espaço disponível em disco. - Internet Explorer 4.0 ou superior. O Programa está optimizado para uma resolução de 800x600 2 Instalação Depois de ter efectuado o download na Internet, execute o ficheiro Setup-M1vx.x.exe para efectuar a instalação do programa. O programa, após a instalação, ficará na pasta: - C:\[Pasta de Programas do Windows]\Etnaga\QP-Recolha Será criado um atalho no Ambiente de Trabalho e nos Programas do Menu Inicial do Windows com o nome QP Recolha. Nota: Para instalar uma nova versão deverá primeiro remover a anterior. Basta executar o Setup-M1vx.x.exe e escolher a opção remover.

4 Botões Gerais Folha 4 3 Botões Gerais Em todas as opções da aplicação, os botões que se apresentam nesta folha têm sempre a mesma função: Fechar a Janela seleccionada Adicionar Registo Alterar Dados ao Registo Anular Registo Cancelar a Operação Gravar os Dados Visualizar Mapa Imprimir Mapa Abre esta caixa para seleccionar o ficheiro a tratar Marca o ficheiro a tratar Abre o ficheiro seleccionado Cancela a escolha de ficheiro

5 Menu Inicial Folha 5 4 Menu Inicial A partir do menu inicial terá acesso a sete opções de tratamento que a seguir se descriminam: - Criar Empresa; - Alterar Empresa; - Validar ficheiros TXT e Gravar/Enviar ficheiros ETN; - Certificar Ficheiros ETN; - Imprimir Mapa de Quadros Pessoal; - Importar os Dados do Ano Anterior; - Visualizar Créditos do Software QP-Recolha. Criar Empresa Validar e Enviar Ficheiros Imprimir Mapa Quadros Pessoal Ver Créditos do Software Sair do Programa Alterar Empresa 4.2 Certificar Ficheiros ETN 4.4 Importar Dados do ano anterior 4.6

6 Criar Empresa / Estabelecimentos / Trabalhadores Folha Criar Empresa / Estabelecimentos / Trabalhadores Ao premir o botão Criar Empresa, o programa abre a janela que se segue para preenchimento da informação referente aos Contactos da Empresa. Os campos aparecerão vazios e deverão ser completados correctamente. Só após a criação de, pelo menos, um registo de cada tipo (Contactos; Empresa; Estabelecimento; Estabelecimento/IRCT e Trabalhadores) pode ser efectuada a gravação da informação em ficheiro TXT. Nota: Os campos assinalados com esta imagem são obrigatórios Valida previamente a informação introduzida Grava Informação num ficheiro com o nome NIF_2003.txt Fecha a janela sem gravar a informação A partir desta janela tem acesso a outras para preenchimento da informação referente à Empresa, respectivos Estabelecimentos, IRCT s e Trabalhadores.

7 Criar Empresa / Estabelecimentos / Trabalhadores Folha 7 EMPRESA Na janela anterior, ao premir na pasta EMPRESA abre-se a janela que se segue: Os campos aparecerão vazios e deverão ser completados correctamente. Nota: Os campos assinalados com esta imagem são

8 Criar Empresa / Estabelecimentos / Trabalhadores Folha 8 ESTABELECIMENTOS S Após o preenchimento da janela anterior, ao premir na pasta ESTABELECIMENTOS, pela primeira vez, abre-se o quadro que se segue, informando a criação automática do Estabelecimento Sede Para continuar a actualização referente aos Estabelecimentos da Empresa o QP 2003 apresenta a janela que se segue. Nota: O estabelecimento SEDE é criado com informação já preenchida de localização (que não pode ser alterada) e C.A.E. (que pode ser alterada) igual à da empresa. A restante informação deverá ser completada utilizando o botão que permite alterar o estabelecimento marcado. Grava a actualização efectuada Valida previamente a informação Fecha a janela sem efectuar actualização Insere um novo Estabelecimento Elimina o Estabelecimento marcado Permite alterar o Estabelecimento marcado

9 Criar Empresa / Estabelecimentos / Trabalhadores Folha 9 ESTABELECIMENTOS S A janela para actualizar a informação de um Estabelecimento é obtida a partir da janela anterior através de qualquer um dos procedimentos seguintes: P1 - Duplo clique no estabelecimento pretendido P2 - Marcar o estabelecimento pretendido e em seguida premir o Botão Alterar Estabelecimento P3 - Premir o botão Adicionar Estabelecimento Para alterar informação num estabelecimento já existente deverá usar a opção 1 ou 2. Para adicionar um estabelecimento com a respectiva Informação deverá usar a opção 3. A janela que se segue é obtida sempre que se efectuar qualquer destas opções. Para preenchimento da mesma deverá previamente obter a informação sobre o(s) código(s) (5 dígitos) do IRCT correspondente aos Estabelecimentos da Empresa consultando o sítio do DEEP

10 Criar Empresa / Estabelecimentos / Trabalhadores Folha 10 IRCT Na janela anterior, ao premir na pasta IRCT s abre-se o quadro que se segue, possibilitando actualizar os IRCT s referentes ao Estabelecimento que se está a tratar. O estabelecimento 0000 (SEDE), criado automaticamente, é o único que pode não ter IRCT s / Trabalhadores. Se é uma sede sem pessoal o número de Pessoas ao Serviço no Estabelecimento na última semana de Outubro tem de ser preenchido com 0 e, não tem informação de IRCT. Gravar a alteração Sair sem actualizar Adicionar IRCT Alterar IRCT Anular IRCT Esta janela permite Adicionar, Alterar e Anular IRCT s. Ao premir no botão Adicionar IRCT aparecerá a janela que se segue com todos os campos para preenchimento. Ao pressionar no botão Alterar IRCT aparecerá a janela que se segue, mostrando a informação do IRCT anteriormente seleccionado para alterar.

11 Criar Empresa / Estabelecimentos / Trabalhadores Folha 11 TRABALHADORES R B Na janela apresentada nas folhas 7 e 8, ao premir na pasta TRABALHADORES abre-se uma nova janela visando a recolha da informação referente aos Trabalhadores de cada IRCT em cada Estabelecimento. O estabelecimento 0000 (SEDE) é o único que pode não ter IRCT s / Trabalhadores. Gravar a alteração Validar previamente a informação Sair sem actualizar Inserir Trabalhador Alterar Trabalhador Anular Trabalhador Esta janela permite Adicionar, Alterar e Anular Trabalhadores. Anular trabalhador - para eliminar a informação respeitante a um trabalhador deverá fazer : - Marcar o registo pretendido; - Pressionar o botão Anular Trabalhador. Inserir trabalhador - basta pressionar no botão Adicionar Trabalhador e aparecerá a janela apresentada na folha seguinte com todos os campos para preenchimento referente ao Trabalhador do IRCT e Estabelecimento já seleccionados anteriormente. Visualizar / Alterar trabalhador - para visualizar / alterar a informação referente a um trabalhador basta marcar o registo pretendido e seguidamente premir no botão Alterar Trabalhador. Aparecerá a janela apresentada na folha seguinte, mostrando a informação do Trabalhador seleccionado para alterar.

12 Criar Empresa / Estabelecimentos / Trabalhadores Folha 12 TRABALHADORES R B Gravar a alteração Sair sem actualizar

13 Alterar Empresa/ Estabelecimentos/ Trabalhadores Folha Alterar Empresa/ Estabelecimentos/ Trabalhadores Ao premir o botão Alterar Empresa do Menu Inicial, o QP 2003 abre a janela que se segue, a partir da qual dá acesso a outras janelas que lhe permitem visualizar / alterar a informação dos Quadros de Pessoal préviamente gravada em ficheiro.txt. Aparece aqui uma lista do(s) ficheiro(s) / Empresa(s) a visualizar / alterar Abre o ficheiro marcado Fecha a janela Nesta janela, deverá seleccionar o ficheiro.txt gravado anteriormente, sendo necessário efectuar os seguintes procedimentos: - Marcar a empresa que se pretende tratar. - Premir o botão Abrir Após esta operação ter sido bem sucedida tem acesso a todas as janelas / quadros referidos no ponto 4.1

14 Validar e Enviar Ficheiro Folha Validar e Enviar Ficheiro Ao premir o botão Validar e Enviar Ficheiro do Menu Inicial, o programa abre a janela que se segue. Abre janela para seleccionar o ficheiro / empresa que pretende validar Ao premir o botão assinalado nesta janela abre-se a que se segue, permitindo seleccionar o ficheiro.txt relativo à empresa que pretende validar. Aparece aqui uma lista do(s) ficheiro(s) / Empresa(s) a validar Abre o ficheiro marcado Fecha a janela

15 Validar e Enviar Ficheiro Folha 15 Nesta janela, deverá seleccionar o respectivo ficheiro.txt, sendo necessário efectuar os seguintes procedimentos: - Marcar a empresa que se pretende tratar. - Premir o botão Abrir Se esta operação for bem sucedida, inicia-se de imediato o processo de validação automática. Esta opção executa uma validação física e de coerência de toda a informação dos Quadros de Pessoal da Empresa. Poderão existir casos em que a informação de estabelecimentos / trabalhadores não está completa (só deverá faltar relativamente a localização diferente daquela que entrega. Ex: se está a entregar relativamente ao Continente, poderá faltar relativamente à RAA e/ou RAM). É necessário indicar onde será (ou já foi) entregue a informação restante e continuar. Após a validação poderá aparecer o relatório com a indicação dos problemas encontrados. Aparecem aqui descritos os erros encontrados e / ou avisos

16 Validar e Enviar Ficheiro Folha 16 Caso existam erros e/ou avisos aparece a janela -1-. A existência de avisos não impede a aceitação, é um alerta de situações aparentemente incoerentes ou inválidas. Caso não existam erros e/ou avisos, a informação é considerada válida e, o programa passa automaticamente para a janela Neste caso a validação foi efectuada com sucesso, sendo gerado um ficheiro *.ETN e guardado em disco (C:\[Pasta de programas do Windows]\ETNAGA\QP-Recolha\Empresas\NIF_2003.ETN). Sempre que Validar e Enviar ficheiro.txt, será gerada uma NOVA Chave de Entrega. Só o deverá fazer se efectuou alterações ou correções à informação -2- anteriormente validada, caso contrário utilize o ficheiro.etn já gerado Esta janela possibilita enviar, por , o ficheiro para o DEEP, pressionando o ícone

17 Validar e Enviar Ficheiro Folha 17 que faz o envio do ficheiro *.ETN central. para o DEEP proceder à validação e certificação Após pressionar no ícone aparece uma janela com um endereçado à conta de correio electrónico do DEEP, destinada exclusivamente à recepção de ficheiros de resposta aos Quadros de Pessoal de 2003, com a identificação da empresa e com o ficheiro NIF_2003.ETN em anexo. Terá que carregar no botão ENVIAR para que o seja enviado. Poderá tambem (se preferir ou tiver problemas na activação automática via programa ou tiver conta de correio electrónico através de sítio na Internet) elaborar manualmente um , endereçado a qpessoal2003@deep.msst.gov.pt, com o(s) respectivo(s) ficheiro(s) em anexo, para proceder ao seu envio para o DEEP. O programa de que utiliza tem de ser o predefinido no sistema e ter uma conta de correio electrónico válida. Certifique-se de que o endereço de resposta está correctamente configurado (é para este endereço que será enviado, pelo DEEP, o com a indicação da recepção e, caso a informação seja considerada correcta, a chave de certificação Após a recepção e processamento, no DEEP, do enviado será remetido pelo DEEP com a indicação da recepção e, caso a informação seja considerada correcta, a chave de certificação de entrega, para poder imprimir o Mapa dos Quadros de Pessoal com a indicação de Certificado. O processo de certificação da cópia do ficheiro enviado pela entidade é descrito no ponto 4.4. Caso opte por entregar a informação dos Quadros de Pessoal por suporte informático (disquete ou CD-ROM) deverá copiar o ficheiro (NIF_2003.ETN), da pasta onde foi gerado, para o respectivo suporte informático e proceder à sua entrega nos respectivos serviços de oficiais de recepção (Delegação / Subdelegação do IDICT-IGT ou respectivo Serviço Regional da Região Autónoma da Madeira).

18 Certificação de Ficheiros Folha Certificação de Ficheiros O DEEP ao receber o com ficheiro válido em anexo (que inclui internamente a chave de Entrega gerada na entidade no processo de validação), enviará, através de um processo automático (informático), um de resposta acusando a recepção e informando qual a chave de Certificação. O tempo de resposta poderá variar de acordo com o volume de s a processar. Contacte o DEEP, através do endereço de correio electrónico disponibilizado para as questões informáticas, se não receber a resposta ao fim de 48H (em dias úteis). Caso tenha optado pela entrega em suporte informático (disquete ou CD-ROM), a chave de Certificação consta do relatório entregue pelos respectivos serviços oficiais de recepção dos Quadros de Pessoal. Depois de seleccionar o ficheiro, correspondente à cópia enviada, ao DEEP, ( pressionando o botão indicado em -1- ), aparecerá o quadro azul para escrever ( no campo indicado em 2- ) a chave de Certificação recebida Ao carregar no botão de certificação ( indicado em 3-) o ficheiro é actualizado com a chave de certificação (deverá ser efectuada cópia do mesmo e guardada em segurança)

19 Mapa de Quadros de Pessoal Folha Mapa de Quadros de Pessoal Ao pressionar o botão Imprimir Mapa Quadros Pessoal do Menu Inicial, o programa abre a janela que se segue, possibilitando a produção do Mapa Quadros de Pessoal. Visualizar Mapa Quadros Pessoal -P3- Imprimir Mapa Quadros Pessoal Definir margens de impressão -P5- -P4- Escolher o Ficheiro / Empresa -P1- Fechar Janela Nesta janela poderá fazer os seguintes procedimentos: Escolher todos ou apenas um Estabelecimento -P2- P1 - Escolher o ficheiro da Empresa que pretende imprimir; P2 - Escolher todos os Estabelecimentos ou apenas um que pretende imprimir; P3 - Se quer visualizar o Mapa antes de imprimir; P4 - Se quer imprimir o Mapa; P5 - Se pretende definir margens de Impressão.

20 Mapa de Quadros de Pessoal Folha 20 No caso de imprimir e reparar que a impressão saiu fora das margens, carregue no botão Definir Margens (-P5-) na janela da folha anterior e aparecerá o quadro que permitirá definir as margens pretendidas. Nota: Só deve utilizar esta opção se realmente a folha não foi bem impressa

21 Importação de Dados do Ano Anterior Folha Importação de Dados do Ano Anterior Ao pressionar o botão Importação Dados Ano Anterior no Menu Inicial, o QP 2003 abre a janela que se segue, possibilitando a importação de ficheiros do ano anterior (2002). P1 P2 P3 P4 Fecha a Janela Nesta janela deverá fazer sequencialmente os procedimentos seguintes: P1 - Escolher o ficheiro Empresa que pretende importar; P2 - Escolher o ficheiro Estabelecimentos da Empresa seleccionada; P3 - Escolher o ficheiro Trabalhadores da Empresa seleccionada; P4 - Iniciar Importação. A execução destes 4 procedimentos não será obrigatório, se após a selecção do ficheiro da Empresa NIF_1.txt existirem na mesma pasta os ficheiros NIF_2.txt (Estabelecimento) e NIF _3.txt (Trabalhadores). Neste caso o programa abre automaticamente os três ficheiros e começa o processo de importação. Se não existir nenhum erro de formatação são mostradas as janelas / quadros apresentados no ponto ( ponto 4.1 ).

22 Créditos do programa QP-Recolha 2003 Folha Créditos do programa QP Recolha 2003 Ao pressionar o botão Créditos do Software no Menu Inicial, o programa abre a janela que se mostra seguidamente. Poderá utilizar esta opção para consultar qual a versão do seu programa. Verifique no sítio se está disponível uma versão mais actualizada.

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