1. Manual Resumido de Gestão de Contratos

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1 1. Manual Resumido de Gestão de Contratos

2 ÍNDICE 1. MANUAL RESUMIDO DE GESTÃO DE CONTRATOS MENU GESTÃO DE CONTRATOS INTRODUÇÃO APRESENTAR CONTRATOS PASSO 1 IDENTIFICAÇÃO DA OPERAÇÃO PASSO 2 CONTRATO(S) DA OPERAÇÃO DETALHE DE CONTRATO FICHEIROS DO CONTRATO PASSO 3 - SUBMETER CONTRATOS OBTER FORMULÁRIO ANEXO II CONTRATOS PENDENTES ATUALIZAR DOCUMENTAÇÃO RESPONDER A AUDIÊNCIA PRÉVIA CONSULTAR CONTRATOS PÁGINA 2

3 1.1 Menu Gestão de Contratos Introdução O menu Gestão de Contratos dispõe de funcionalidades referentes à introdução dos Contratos para as Operações inseridas em Sistema. Figura 1 Menu Gestão de Contratos Apresentar Contratos Funcionalidades Esta opção permite ao utilizador a apresentação de um ou vários Contratos para a sua Operação em três passos simples. PÁGINA 3

4 Figura 2 Apresentar Contratos Passo a passo Para começar a apresentação de Contratos basta fazer um click no botão Para fazer a navegação entre os passos tem dois botões. Um para o passo seguinte e outro para o passo anterior Apenas pode usar estes dois botões para a navegação, não pode fazer uma navegação com saltos nos passos, tendo que percorrer todos os passos de forma sequencial para que a aplicação a cada passo que percorra possa fazer a validação do mesmo. A aplicação guarda sempre os dados que inseriu quando faz passo seguinte e quando é clicado o botão de Guardar. No passo 3 irá aparecer um botão para a submissão do(s) Contrato(s). Este botão envia todos os seus dados para a Autoridade de Gestão para ser analisado, ficando este em processo de análise e salvo comunicação da Autoridade de Gestão não poderá alterar os dados enviados. Será também facultado em formato PDF e para Download um formulário com o resumo de todos os Contratos da Operação denominado Anexo II, recomenda-se que guarde este documento, pois este contém os dados acabados de introduzir. PÁGINA 4

5 Passo 1 Identificação da Operação Funcionalidades No ecrã Identificação do Investimento escolhemos a Operação em que vamos colocar o Pedido de Pagamento. Figura 3 Passo 1 Identificação da Operação. Passo a passo PÁGINA 5

6 Para colocar uma Operação fazer um click no botão para abrir a lista das Operações que estão em condições para apresentação de Contratos e seleccionar a Operação pretendida Passo 2 Contrato(s) da Operação Funcionalidades No ecrã Contrato(s) da Operação visualizamos todos os contratos que estão criados para a Operação seleccionada, bem como os valores totais da Operação. Para adicionar mais Contratos pode fazer um click no botão. Para remover uma linha terá que colocar uma check na linha a apagar e depois fazer click no botão. Apenas estão disponíveis para remoção os contratos que não tenham estado, ou que o estado seja Rejeitado Figura 4 Passo 2 Contratos da Operação PÁGINA 6

7 . Passo a passo Neste ecrã encontram-se sempre todos os contratos e estimativas que foram apresentadas na Operação escolhida, bem como todos os contratos que estão a ser apresentados neste pedido. São apresentados de forma indicativa os valores totais Apresentados ou Contratados da Operação. Para Visualizar ou Editar um contrato já carregado na lista deverá clicar no botão de detalhe que se encontra na coluna Detalhe do Contrato. Apenas poderão ser editados os contratos que não tenham estados associados ou que o estado seja Rejeitado. Todos os outros contratos apenas têm acesso para consulta dos dados. Para adicionar uma nova linha/contrato terá que clicar no botão Poderá remover os contratos/linhas terá que as seleccionar na caixa de selecção usada para o efeito e clicar no botão. Apenas poderão ser eliminados os contratos que não tenham estado ou o seu estado seja Rejeitado. Clicando no botão irá para o Passo 3. Para passar para o passo 3 terá que passar com sucesso por um conjunto de validações aos contratos apresentados Detalhe de Contrato Funcionalidades No ecrã Detalhe do Contrato podemos ver os dados já apresentados para a linha de Contrato seleccionada. Caso seja possível a edição dos montantes poderá altera-los de forma a actualizar o contrato. PÁGINA 7

8 Figura 5 Contrato da Operação (em consulta) PÁGINA 8

9 Figura 6 Contrato da Operação (novo Contrato) Passo a passo Na apresentação de um novo contrato será possível importar os dados (já carregados na aplicação) de um contrato em consórcio/ace, contrato imputado a mais do que uma componente e contrato imputado a mais de uma Operação utilizando o botão. Quando se clica no botão de Importar dados de Contratos aparecerá a lista de todos os contratos já carregados no Sistema pelo beneficiário, independentemente da Operação que está a apresentar novos contratos. Caso ainda não tenham sido carregados os dados poderá gerar uma nova Referência documental sequencial clicando no botão. Todos os contratos assinalados como em consórcio/ace, contrato imputado a mais do que uma componente e contrato imputado a mais de uma Operação terão que ter o campo Referência Documental igual para que a aplicação os possa tratar como um só contrato e não vários contratos. PÁGINA 9

10 A colocação do Tipo de Procedimento afecta os documentos obrigatórios para o Contrato. Poderá colocar os ficheiros obrigatórios á apresentação do contrato clicando no botão. Para gravar o contrato basta clicar no botão novo no Passo 2.. Esta acção irá coloca-lo de Ficheiros do Contrato Funcionalidades No ecrã Ficheiros do Contrato colocam-se todos os documentos que suportam a apresentação do contrato. Dependendo do Tipo de Procedimento associado ao contrato a lista dos Tipos de documentos obrigatórios a apresentar pode variar. Figura 7 Lista dos Documentos do Contrato. PÁGINA 10

11 passo a passo Primeiro terá que atribuir um descritivo ao ficheiro a anexar. Este descritivo pode ter no máximo 50 caracteres e é um campo de texto livre. Atribui o tipo de documento que está a anexar, pode associar clicando no botão para abrir a lista dos tipos de documentos. Na lista passando com o rato em cima do tipo de documento irá aparecer se é obrigatório a colocação de um ficheiro, ou basta colocar uma justificação para não colocar o ficheiro. ( ; ) O conteúdo dos tipos de documentos e a sua obrigatoriedade varia conforme o Tipo de Procedimento escolhido para o contrato. No botão de procurar coloca-se a digitalização do documento. Caso não tenha o documento poderá apresentar a justificação no campo Justificação da não obrigatoriedade, para os tipos de documento que o permitem. Clicando no botão de o Documento/Justificação passará para a lista dos Documentos carregados. Assim que tiver colocado todos os documentos poderá clicar no botão e verificar se falta algum documento Obrigatório. Não poderá finalizar o processo de submissão enquanto não tiver todos os documentos obrigatórios/justificação colocados. Clicando no botão voltará ao ecrã de Detalhe do Contrato. Caso seja clicado o botão de Fechar, poderá sempre retomar o preenchimento dos dados do contrato no menu contratos pendentes Passo 3 - Submeter Contratos Funcionalidades Neste ecrã para finalizar a introdução dos Contratos terá que concordar com a declaração de compromisso. PÁGINA 11

12 Figura 8 Compromisso da Entidade Executora Passo a passo Para pré-visualizar o Formulário de Anexo II basta clicar no botão Obter Formulário Anexo II Funcionalidades Após a Submissão dos contratos aparecerá o ecrã para fazer o download do formulário Anexo II em formato pdf. PÁGINA 12

13 Figura 9 Obter Formulário Anexo II Passo a passo Para fazer o download do Formulário Anexo II basta fazer click no link. Depois de Abrir e Gravar o Formulário pode fechar a página no botão Contratos Pendentes Funcionalidades Esta opção permite ao utilizador poder continuar o preenchimento dos dados dos Contratos gravados na aplicação que ainda não foram submetidos. O campo Data/Hora representa o início da apresentação de um conjunto de contratos. PÁGINA 13

14 Figura 10 Ecrã de Contratos Pendentes Passo a passo Para começar a alterar os contratos basta fazer um click no código de Operação da linha pretendida. A navegação é feita de igual modo à introdução de Contratos, com a diferença que todos os passos estão preenchidos com os dados anteriormente inseridos. Inicia-se sempre a alteração no Passo 1. PÁGINA 14

15 1.1.4 Atualizar Documentação Funcionalidades Neste ecrã são apresentados apenas os contratos em que tenha sido solicitada nova documentação. O campo Data Limite representa o prazo limite para a apresentação da Documentação para o respectivo contrato. Figura 11 Ecrã de Atualização de Documentação Passo a passo Clicando sobre o código do contrato, irá aceder ao menu de Submissão da Atualização da Documentação do Contrato (ver figura seguinte), onde poderá proceder à submissão da documentação solicitada. PÁGINA 15

16 Figura 12 Ecrã de Atualização de Documentos do Contrato e submissão da documentação actualizada. Passo a passo Primeiro terá que atribuir um descritivo ao ficheiro a anexar. Este descritivo pode ter no máximo 50 caracteres e é um campo de texto livre. Atribui o tipo de documento que está a anexar, pode associar clicando no botão para abrir a lista dos tipos de documentos. Na lista passando com o rato em cima do tipo de documento irá aparecer se é obrigatório a colocação de um ficheiro, ou basta colocar uma justificação para não colocar o ficheiro. ( ; ) O conteúdo dos tipos de documentos e a sua obrigatoriedade varia conforme o Tipo de Procedimento escolhido para o contrato. No botão de procurar coloca-se a digitalização do documento. PÁGINA 16

17 Caso não tenha o documento poderá apresentar a justificação no campo Justificação da não obrigatoriedade, para os tipos de documento que o permitem. Clicando no botão de o Documento/Justificação passará para a lista dos Documentos carregados. Assim que tiver colocado todos os documentos poderá clicar no botão e verificar se falta algum documento Obrigatório. Não poderá finalizar o processo de submissão enquanto não tiver todos os documentos obrigatórios/justificação colocados. Para verificar se os documentos estão Em conformidade ou Em Não Conformidade basta visualizar a última coluna da lista e caso a checkbox esteja assinalada o documento está Não Conforme. Para submeter a documentação solicitada, terá que clicar no botão. Caso seja clicado o botão de Fechar, poderá sempre retomar o preenchimento dos dados do contrato no menu Atualizar Documentos Responder a Audiência Prévia Funcionalidades Neste menu, o promotor terá a possibilidade de responder ao processo de audiência prévia a que um determinado contrato foi alvo. Clicando sobre o código do contrato irá aceder aos documentos do contrato. PÁGINA 17

18 Figura 13 Menu de Audiência Prévia Passo a passo Clicando sobre o contrato, irá aceder ao menu para resposta a Audiência Prévia (ver figura seguinte). PÁGINA 18

19 Figura 14 Menu de submissão de documentos para resposta a Audiência Prévia Passo a passo Primeiro terá que atribuir um descritivo ao ficheiro a anexar. Este descritivo pode ter no máximo 50 caracteres e é um campo de texto livre. Todos os documentos serão adicionados à lista de documentos existentes para o procedimento com a tipologia Resposta a audiência prévia. No botão de procurar coloca-se a digitalização do documento. Caso não tenha o documento poderá apresentar a justificação no campo Justificação da não obrigatoriedade, para os tipos de documento que o permitem. Clicando no botão de o Documento/Justificação passará para a lista dos Documentos carregados. Assim que tiver colocado todos os documentos poderá clicar no botão e verificar se falta algum documento Obrigatório. Não poderá finalizar o processo de submissão enquanto não tiver todos os documentos obrigatórios/justificação colocados. PÁGINA 19

20 Para submeter a resposta ao contraditório, terá que clicar no botão. Caso seja clicado o botão de Fechar, poderá sempre retomar o preenchimento dos dados do contrato no menu Responder a Audiência prévia Consultar Contratos Funcionalidades Esta opção permite ao utilizador ver um breve resumo de todos os contratos inseridos em sistema. Apenas podem ser consultados os contratos por Operação. Figura 15 Consultar Contratos PÁGINA 20

21 Passo a passo Para visualizar as listagens seleccione a Operação que pretende visualizar e faça click em Figura 16 Consultar Contratos Cont. PÁGINA 21

22 Figura 17 Consultar Contratos Cont. Aqui poderá visualizar todos os contratos introduzidos para uma Operação, bem como saber o estado de validação do mesmo. Para poder introduzir despesa para um contrato o mesmo tem que se encontrar no estado de Validado. PÁGINA 22