FORMULÁRIO ELETRÓNICO PRODUTOS DE APOIO / AJUDAS TÉCNICAS

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1 FORMULÁRIO ELETRÓNICO PRODUTOS DE APOIO / AJUDAS TÉCNICAS MANUAL DE UTILIZADOR Departamento da Qualidade na Saúde

2 Índice Parte A Geral Introdução Procedimentos gerais Utilizadores Acesso à Área Reservada... 5 Parte B Operacionalização Novo registo Registos a aguardar compromisso Registos em aquisição Registar a entrega de um produto de apoio Cancelar um registo Reatribuir compromisso a um registo Registos entregues Ajudas Técnicas Componente Financeira Atribuir Compromisso Execução do Compromisso A emitir fatura Faturado /21

3 Parte A Geral 1. Introdução O presente documento aborda as funcionalidades da Formulário Eletrónico Produtos de Apoio / Ajudas Técnicas, desenvolvida e implementada pela Direção-Geral da Saúde, para dar cumprimento aos objetivos definidos no âmbito do Despacho anual que regula o Sistema de Atribuição de Produtos de Apoio. A Formulário Eletrónico Produtos de Apoio / Ajudas Técnicas visa a recolha de dados para efeitos de elaboração de estudos estatísticos realizados pela Direção-Geral da Saúde, e para suporte à atividade de financiamento assegurado pela Administração Central do Sistema de Saúde, respetivamente. Para melhor compreensão da Formulário Eletrónico Produtos de Apoio / Ajudas Técnicas elaborou-se o presente manual, organizado em duas componentes: 1. Parte Geral que compreende: Introdução, Procedimentos Gerais, Utilizadores e Acesso à Plataforma; 2. Parte Operacional que compreende: a. O registo dos Produtos de Apoio, nas seguintes fases: 01. Registo Inicial; 02. Aguardam Compromisso; 03. Em aquisição; 04. Entregues; 05. Cancelados; 06. Não comprometidos; b. A componente financeira, nas seguintes fases: Atribuir compromisso; Execução do compromisso; A emitir fatura; Faturado. Em cada um destes subcapítulos encontram-se especificadas, a ações que podem ser realizadas, nos diferentes estágios, em que os pedidos se encontram. 3/21

4 2. Procedimentos gerais Anualmente, o Instituto Nacional de Reabilitação publica um despacho que aprova e publica as regras reguladoras da execução do Despacho que estabelece os montantes a afetar por cada Ministério, nomeadamente a definição de procedimentos das entidades prescritoras e financiadoras de Produtos de Apoio. Os Produtos de Apoio abrangidos pelo financiamento devem constar da lista homologada aprovada por Despacho da responsabilidade do Instituto Nacional para a Reabilitação, I. P.. Os Produtos de Apoio são prescritos, em consulta externa, para serem utilizados em ambulatório, com exceção dos produtos de apoio da área da educação e dos prescritos por centros especializados, ou por entidades prescritoras do Instituto do Emprego e da Formação Profissional, I. P.. Os Produtos de Apoio cuja colocação no doente obrigue a intervenção cirúrgica não estão abrangidos pelo atual modelo de financiamento. O valor do financiamento é de: a) 100 % quando o Produto de Apoio (Ajuda Técnica) não consta nas tabelas de reembolsos do subsistema de saúde de que o cidadão é beneficiário, ou quando não é comparticipado por companhia seguradora. b) quando o Produto de Apoio (Ajuda Técnica) consta das tabelas de reembolsos dos subsistemas de saúde, ou, ainda, quando é coberta por companhia seguradora, o financiamento é do montante correspondente à diferença entre o custo do Produto de Apoio (Ajuda Técnica) e o valor da respetiva comparticipação. Os Produtos de Apoio adquiridos sem o prévio deferimento do pedido, pelo serviço financiador, não são contemplados para efeito de financiamento no âmbito do Sistema de Financiamento dos Produtos de Apoio, salvo situações excecionais, devidamente fundamentadas e autorizadas pela entidade financiadora. As Administrações Regionais de Saúde (ARS) indicam as instituições hospitalares que prescrevem os Produtos de Apoio, e registam posteriormente o pedido de atribuição na Formulário Eletrónico Produtos de Apoio / Ajudas Técnicas (01. Registo Inicial). A Administração Central do Sistema de Saúde, IP (ACSS), acede à Plataforma para proceder à análise dos pedidos submetidos para obtenção de compromisso financeiro e posterior atribuição do número de compromisso e correspondente montante (02. Aguardam Compromisso). 4/21

5 3. Utilizadores O Formulário Eletrónico Produtos de Apoio / Ajudas Técnicas tem, atualmente, dois perfis de utilizadores, com permissões distintas: 1. Entidades prescritoras; 2. ACSS. Não sendo concorrenciais, as credenciais de acesso (login e palavra-chave), podem ser utilizadas por n utilizadores em simultâneo, dentro da mesma instituição. Sempre que se verifique a necessidade de proceder à alteração de algum elemento de identificação do utilizador, deverá a mesma ser comunicada por para o seguinte endereço: gid@dgs.pt. 4. Acesso à Área Reservada O acesso ao Formulário Eletrónico Produtos de Apoio / Ajudas Técnicas é realizado através da página da Direção-Geral da Saúde ( devendo o utilizador digitar o login e a palavra-chave na área reservada (canto superior direito do ecrã).. Em seguida, clique no botão. A página inicial da Direção-Geral da Saúde será atualizada com base nas credenciais introduzidas, e no conjunto de separadores do lado esquerdo do ecrã aparecerá um novo item de menu Área Reservada. Selecionando esta nova opção, surgirá um novo item Acesso a formulários. Selecionando esta última opção, surgirá uma nova página com a informação de entrada na Formulário Eletrónico Produtos de Apoio / Ajudas Técnicas. 5/21

6 No menu principal deste microsite clique no item Ajudas Técnicas, para que apareçam as opções existentes: 01. Registo Inicial 02. Aguardam compromisso 03. Em aquisição 04. Entregues 05. Cancelados 06. Não comprometidos. Clicando no item Ajudas Técnicas Componente Financeira, para que apareçam as opções existentes: Atribuir compromisso Execução do compromisso A emitir fatura Faturado 6/21

7 Parte B Operacionalização Ajudas Técnicas 1. Novo registo Para realizar um registo, o utilizador deverá aceder ao submenu 01. Registo Inicial. Nesta opção, surge o formulário infra, que deverá ser preenchido, sendo todos os campos de preenchimento obrigatório. O formulário inclui a informação relativa à identificação do beneficiário, bem como ao(s) produto(s) a atribuir. Após o preenchimento o utilizador deverá carregar na opção, na barra superior, para que o registo fique gravado na aplicação da DGS. NOTA: Após a conclusão do registo, o utilizador deverá selecionar a opção Registo concluído - Sim, para que o mesmo, aquando da gravação, transite do estágio 01. Registo Inicial para o 02. Aguardam compromisso. Nesta situação, a aplicação apresenta a seguinte mensagem: Registo gravado e enviado para cabimentação por parte da ACSS. Se a opção Registo concluído for Não, o registo permanecerá no estágio 01. Registo Inicial. 7/21

8 2. Registos a aguardar compromisso Quando os registos transitam do estágio 01. Registo Inicial para o 02. Aguardam compromisso, deixam de estar disponíveis para o registo de qualquer informação adicional ou correção da existente. Neste estágio, a ACSS, IP poderá atribuir o compromisso aos registos existentes. Neste estágio, os utilizadores encontrarão apenas duas opções de ecrã: Opção 1 Não existe qualquer registo a aguardar a atribuição de compromisso Opção 2 Registo(s) a aguardar(em) a atribuição de compromisso A ACSS procede à atribuição do respetivo compromisso, por entidade. Concluído este processo, os registos passam, automaticamente, para o estágio 03. Em aquisição. NOTA: A informação introduzida até este ponto não poderá ser alterada pelo utilizador. 8/21

9 3. Registos em aquisição No estágio 03. Registos em aquisição encontrar-se-ão todos os registos para os quais a ACSS atribuiu o respetivo compromisso (consultar o separador Informação Financeira do registo). Neste estágio o utilizador poderá dar sequência ao processo de atribuição do produto de apoio ao beneficiário. Selecionando um registo, o utilizador poderá completar a informação em falta, carregando no botão Registar a entrega de um produto de apoio O registo selecionado para edição surgirá, aparecendo no primeiro ecrã a informação que identifica o beneficiário. 9/21

10 Selecionado o separador, o utilizador poderá registar a informação necessária, nomeadamente: o valor referente ao Custo Unitário, o valor relativo a eventual comparticipação de Subsistema ou Companhia Seguradora (o campo Montante Concedido é calculado automaticamente pela aplicação). O utilizador deverá colocar, também, o estado do Produto, selecionando a opção correspondente. NOTA: Se selecionar a opção Entregue, deverá colocar a data de entrega da ajuda técnica. No separadpara realizar para o 02. Aguardam compromisso, deixam de estar disponíveis Concluído o preenchimento da informação, o utilizador deverá utilizar os botões de ação existentes no topo do formulário, para definir qual será o destino do registo:. Se os produtos de apoio associados ao registo estiverem corretamente preenchidos e entregues, deverá o utilizador escolher a Ajuda entregue, transitando o registo para o estágio 04. Entregues. A gestão do valor do compromisso é realizada pela aplicação, permitindo que os valores de aquisição e os montantes concedidos sejam distintos dos valores da estimativa. Contudo, a aplicação faz uma validação do valor global do compromisso, não permitindo que este valor seja ultrapassado, surgindo o seguinte aviso: 10/21

11 No caso de se atingir o valor do compromisso atribuído pela ACSS, IP, deixa de ser possível colocar mais registos no estágio 04. Entregues, pelo que nesse momento o registo (e os posteriores) deverá ser colocado no estágios 02. Aguardam compromisso ou 05. Cancelados. NOTA: O registo apenas transitará para o estágio 04. Entregues se todos os produtos de apoio estiverem registados como entregues Cancelar um registo O registo selecionado para edição surgirá, aparecendo no primeiro ecrã a informação que identifica o beneficiário. Concluído o preenchimento da informação, o utilizador deverá utilizar os botões de ação existentes no topo do formulário, para definir qual será o destino do registo: 11/21

12 , devendo ser escolhida a ação Cancelar pedido. Neste momento o registo transita para o estágio 05. Cancelados. Neste estágio o utilizador passa a poder utilizar os botões de ação existentes no topo do formulário, para definir qual será o destino do registo:. A única opção que permite fazer o registo passar de etapa é a ação Em aquisição. A evolução no formulário permite agora aos utilizadores poderem proceder a alterações aos registos, caso se tenha verificado algum lapso no seu preenchimento. NOTA: O registo transitará para o estágio 05. Cancelados, independentemente do estado de cada produto associado. No estágio 05. Cancelados, não é contabilizado qualquer valor na coluna montante concedido Reatribuir compromisso a um registo O registo selecionado para edição surgirá, aparecendo no primeiro ecrã a informação que identifica o beneficiário. 12/21

13 Nos casos em que não é possível concluir o correto preenchimento da informação associada ao registo e se expirar o prazo definido pela entidade financiadora (ACSS, IP), para a conclusão do processo, o utilizador deverá utilizar os botões de ação existentes no topo do formulário, para definir qual será o destino do registo:, devendo ser escolhida a ação Reatribuir compromisso. Neste momento o registo transita para o estágio 02. Aguardam compromisso. NOTA: O registo transitará para o estágio 02. Aguardam compromisso, independentemente do estado de cada produto associado. Toda a informação registada até ao momento da reatribuição do compromisso fica registada, não sendo eliminada. Contudo, há uma atualização do ano, trimestre e período (mês). O registo é, porém, colocado no estágio 02. Aguardam compromisso, ficando a aguardar a atribuição de novo número de compromisso, como se se tratasse de um registo novo, não perdendo, contudo, o número sequencial inicialmente atribuído (N.º AT/PA). 13/21

14 4. Registos entregues O registo selecionado para edição surgirá, aparecendo no primeiro ecrã a informação que identifica o beneficiário. Neste estágio o utilizador passa a poder utilizar os botões de ação existentes no topo do formulário, para definir qual será o destino do registo:. A única opção que permite fazer o registo passar de etapa é a ação Em aquisição. A evolução no formulário permite agora aos utilizadores poderem proceder a alterações aos registos, caso se tenha verificado algum lapso no seu preenchimento. 14/21

15 Ajudas Técnicas Componente Financeira 1. Atribuir Compromisso O estágio Atribuir Compromisso está reservado à ACSS. Neste estágio, aquela entidade irá selecionar a unidade hospitalar e o período respetivo para a atribuição do compromisso financeiro. Todos os registos existentes na base de dados associados à unidade hospitalar e com data de submissão até ao ano e mês selecionados, serão contabilizados no valor da Estimativa Total. 15/21

16 2. Execução do Compromisso O estágio Execução do Compromisso está disponível para edição por parte das unidades hospitalares e para consulta por parte da ACSS, IP. Neste estágio, o utilizador pode verificar o estado global dos registos associados ao número de compromisso, estando disponíveis os estágios AT/PA em Aquisição, AT/PA Entregues e AT/PA Cancelados. O ecrã disponibiliza, igualmente informação sobre o valor dos produtos de apoio já entregues (referentes ao compromisso), estando esse valor no campo:. O utilizador tem também disponível o campo, que contém a informação relativa aos produtos de apoio a faturar à ACSS, IP, conforme a Circular Normativa n.º 5 de 2015 da ACSS Sistema de Atribuição de Produtos de Apoio Alteração de Procedimentos. 16/21

17 Nota: O documento de suporte à fatura só é gerado na seguinte condição: 1. Os registos (n.º AT/PA) associados ao compromisso encontram-se apenas nos estágios AT/PA Entregues e/ou AT/PA Cancelados; Enquanto se encontrarem registos (n.º AT/PA) no estágio AT/PA em Aquisição, não é possível gerar o documento de suporte à fatura, surgindo nestes casos o seguinte aviso: Se todos os registos associados ao compromisso se encontrarem nos estágios AT/PA Entregues e/ou AT/PA Cancelados ou se tiverem sido colocados no estágio 02. Aguardam compromisso, o utilizador poderá selecionar a opção:, e gravar o registo, surgindo o seguinte aviso: Nesta fase, o registo do compromisso passou para o estágio A emitir fatura. 17/21

18 3. A emitir fatura Neste estágio o utilizador tem disponível o separador Documento de suporte à fatura, que servirá para validar a informação registada anteriormente e preparar a emissão da fatura a emitir à ACSS, IP. No botão poderá realizar o download do documento e analisar a informação. 18/21

19 Se a informação constante no documento de suporte à fatura estiver correta, o utilizador deverá selecionar a opção Validar documento de suporte à fatura: Sim, passando o processo para o estágio Faturado. Se o utilizador identificar quaisquer erros nos registos, deverá selecionar a opção Validar documento de suporte à fatura: Não, e o processo retrocede para o estágio Execução do Compromisso. Se a informação constante no documento de suporte à fatura não estiver correta, o utilizador deverá selecionar a opção Validar documento de suporte à fatura: Não, e apagar o ficheiro gerado no botão e retirar o da opção Gerar documento de suporte à fatura passando o processo para o estágio Execução do Compromisso. 19/21

20 4. Faturado Neste estágio o utilizador tem disponível o separador Validar fatura, que servirá para validar a informação registada anteriormente e preparar a emissão da fatura a emitir à ACSS, IP. Neste separador o utilizador deverá inserir a informação relativa à fatura que será emitida pela unidade hospitalar à ACSS, bem como cópia do referido documento. Nota: a informação da fatura a emitir à ACSS é replicada para todos os produtos de apoio associados ao compromisso. Se a informação dos registos associados ao compromisso em causa, se o documento de suporte à fatura e a própria fatura estiverem corretos, o utilizador deverá escolher a opção Validar a fatura: Sim, para que se encerre todo o processo associado ao compromisso, passando para o estágio Concluído. A partir deste momento, os registos (AT/PA) associados ao compromisso e à fatura ficam bloqueados no estágio onde se encontram, não podendo ser realizada qualquer ação sobre os mesmos. 20/21

21 Se alguma informação não estiver correta, o utilizador tem ainda hipótese de retroceder o processo, selecionando a opção Validar a fatura: Não, que faz regressar o processo ao estágio A emitir fatura. - FIM - 21/21

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