Tutorial - Módulo de Biblioteca

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1 Tutorial - Módulo de Biblioteca Conteúdo 1. Cadastrando Biblioteca Cadastros Auxiliares Cadastro do Acervo Como enviar sugestão de compra Como consultar o acervo Como reservar um material Retirada de material Devolução de Material Ultramax Sistemas 1

2 1. Cadastrando Biblioteca Para iniciar o uso do módulo de biblioteca é necessário o cadastro da biblioteca, o qual permite, entre outras coisas, especificar quais unidades tem biblioteca e se ela pode ser acessada por usuários de outras unidades da Instituição. Siga as orientações a seguir para realizar esse cadastro: a) Na tela inicial do sistema clique na opção TABELAS: b) Selecione o ícone BIBLIOTECA ; c) Clique no botão NOVO para cadastrar uma biblioteca; d) Insira o NOME DA BIBLIOTECA(1); e) Selecione as UNIDADES DE ENSINO QUE USAM A BIBLIOTECA(2), para selecionar mais de uma unidade por vez segure a tecla CTRL pressionada e clique com o mouse sobre o nome das unidades desejadas; f) Clique em ADICIONAR UNIDADE(S) SELECIONADA(S) (3); Ultramax Sistemas 2

3 g) Selecione a aba CONFIGURAÇÕES, h) Nessa aba serão feitas configurações para reserva, multa, tempo de retirada e ligações com o financeiro, conforme descrito a seguir: (1) Utiliza financeiro: selecione essa opção somente, se houver integração da BIBLIOTECA com o FINANCEIRO do sistema; (2) Conta Contábil da Biblioteca: selecione essa opção somente se o item(1) acima, for selecionado, caso contrário não configure essa opção. Para usar essa opção é necessário criar uma conta contábil para exclusiva para biblioteca; (3) Quantidade de exemplares reserva: Quantos livros o Aluno/Professor/Colaborador poderá reservar por vez, ou seja, qual o limite de reservas de exemplares diferentes, podem ser feitas pela Internet; (4)Tempo limite reserva: Quantidade de dias que o livro estará reservado, aguardando retirada. Se a pessoa não retirar o livro nesse período, ele irá perder a reserva e o livro poderá ser retirado por outra pessoa; (5)Tempo limite retirada: Tempo máximo que a pessoa poderá ficar com o(s) livro(s) em seu poder. Caso fique mais tempo com o livro será cobrado multa; (6)Valor multa diária: Valor a ser pago por dia de atraso na devolução do(s) livro(s); OBSERVAÇÃO: se os itens (1) Utiliza financeiro, (2) Conta Contábil da Biblioteca forem selecionados e o campo (6)Valor multa diária preenchido, será feito o calculo da multa, gerada a conta a receber da multa, e será disponibilizado na área do aluno, assim como, aparece um alerta desse débito. i) Depois de inserir todos os dados, clique no botão INCLUIR (7). Ultramax Sistemas 3

4 2. Cadastros Auxiliares Depois de cadastrar a(s) biblioteca(s) você deve fazer os cadastros auxiliares que são chamados de auxiliares porque serão pouco modificados depois que implantar o módulo de biblioteca. São cadastros que terão que ser feito normalmente uma só vez. Para cadastrar TIPO DE MATERIAL, EDITORA, IDIOMA e AUTOR, o processo é o mesmo, conforme descrito a seguir: a) Clicar no menu MÓDULOS/BIBLIOTECA/AUXILIARES b) Na tela acima, clicar na opção desejada TIPO DE MATERIAL, EDITORA, IDIOMA ou AUTOR; c) Clicar no botão NOVO; d) Digite a informação solicitada e clique no botão INCLUIR. O cadastro auxiliar de LOCALIZAÇÃO deve ser feito como descrito a seguir: a) Repita os passos descritos acima, nos itens A, B e C; b) Insira a DESCRIÇÃO DA LOCALIZAÇÃO (1) (Numero de estante ou prateleira); c) Selecione a BIBLIOTECA (2) referente a essa LOCALIZAÇÃO (1) e clique em INCLUIR (3). Ultramax Sistemas 4

5 OBSERVAÇÃO: No sistema já deixamos cadastrada a classificação CDD, ver detalhes no site: 3. Cadastro do Acervo O acervo são todos os livros, revistas, CDs, DVDs e etc., cada item do acervo que for cadastrado pode possuir um ou mais exemplares, por exemplo: o livro Os Lusíadas possui 6 EXEMPLARES, será cadastrado o material (livro) somente uma vez, mas INFORMANDO A QUANTIDADED 6 DE EXEMPLARES, assim cada exemplar terá um número de tombo diferente, para que possa ter o histórico do exemplar (Quem foi a última pessoa que retirou o exemplar; Quem está atualmente com esse exemplar e etc.) Para cadastrar itens no Acervo siga as instruções a seguir: a) Selecione o Menu MÓDULOS/BIBLIOTECA/CADASTRO DO ACERVO, conforme mostra a figura abaixo: b) Na janela que abrir clique no botão NOVO; c) Na tela que aparece preencha com os dados do exemplar, note que os campos com o * (asterisco) são de preenchimento obrigatório; Ultramax Sistemas 5

6 d) No campo EXEMPLARES (1), coloque a quantidade que você possui do mesmo material, para que o sistema gere um número de tombo (que é o código do exemplar) diferente para cada um. Lembrando que é pelo Número do Tombo que a retirada e devolução do exemplar são realizadas. e) Ao finalizar o preenchimento, basta clicar no botão INCLUIR. Ultramax Sistemas 6

7 4. Como enviar sugestão de compra A sugestão de compra só pode ser enviada por colaboradores da biblioteca ou outros que tenham acesso ao sistema administrativo do Ultramax Gestão Escolar. Os alunos e os professores não poderão enviar sugestões de compra. Para enviar uma sugestão de compra de material para o acervo da Biblioteca, basta seguir as seguintes instruções: a) Selecionar no Menu MÓDULOS/BIBLIOTECA/SUGESTÃO DE COMPRAS; b) na tela aberta, clique no botão NOVO; c) na janela que aparece preencha os dados, lembrando que os campos com o *(asterisco) são de preenchimento obrigatório; d) clique no botão INCLUIR. OBSERVAÇÃO: Consulta ou alteração da situação de uma sugestão, também é realizada pelo Menu MÓDULOS/BIBLIOTECA/SUGESTÃO DE COMPRAS. Ultramax Sistemas 7

8 5. Como consultar o acervo Na consulta de acervo você poderá ver todos os exemplares e a situação de cada um deles. A consulta ao acervo da biblioteca é a mesma que os alunos e professores irão utilizar para consultar e reservar materiais, ela pode ser feita por título, autor ou assunto. a) Na tela inicial, vá em Menu MÓDULOS/BIBLIOTECA/CONSULTA DO ACERVO; b) Digite o dado(1) (título, autor ou assunto) do exemplar que deseja procurar e clique no botão BUSCAR(2). 6. Como reservar um material a) Após localizar o material que deseja (como mostra o capítulo anterior), basta clicar no botão RESERVAR. b) Para confirmar a reserva, clique novamente em RESERVAR; Ultramax Sistemas 8

9 OBSERVAÇÃO: Após a confirmação da reserva o material constará como INDISPONÍVEL porque você já o reservou. Caso o material que você procura já esteja indisponível, clicando no botão SITUAÇÃO você consegue visualizar a data em que ele voltará para a Biblioteca e também no botão SITUAÇÃO, você pode cancelar uma reserva caso tenha desistido do material. 7. Retirada de material a) Na tela inicial, vá em Menu MÓDULOS/BIBLIOTECA/CONSULTA DO ACERVO; a) Selecione o TIPO DE PESSOA (1) para facilitar a sua busca; b) Insira o NOME (2) (se for um aluno você poderá digitar o RM) e clique no botão PROCURAR (3); c) Insira o NÚMERO DE TOMBO (4) do material e clique em DETALHE (5); d) Clique no botão RETIRAR (6). Ultramax Sistemas 9

10 OBSERVAÇÃO: Caso seja necessário fazer reserva do material, basta clicar no botão RESERVAR, assim o material ficará reservado para a pessoa retirar em outro momento, sempre respeitando o prazo configurado no cadastro da Biblioteca. 8. Devolução de Material a) Entre com o NÚMERO DO TOMBO(1) do livro a ser devolvido e clique em DETALHE(2); b) Confira o livro e clique no botão DEVOLVER. Na DEVOLUÇÃO, se o material está com ATRASO, o sistema calculará o valor da multa a ser cobrada, segundo os parâmetros configurados no cadastro da Biblioteca. Caso tenha MULTA POR ATRASO, o valor da mesma já aparece em vermelho, como mostra a figura a seguir: OBSERVAÇÃO: Acima do botão DEVOLVER tem a opção OUTRA DATA. Utilize esse campo para quando a pessoa devolveu o livro, mas você não deu baixa no sistema no mesmo dia. Então no dia seguinte você pode efetuar a devolução e marcar a opção OUTRA DATA e informar a data que o livro realmente foi devolvido, assim o sistema não irá cobrar multa desnecessária. Ultramax Sistemas 10

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