FOLHA DE CÁLCULO ELABORAÇÃO DE GRÁFICOS

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1 ELABORAÇÃO DE GRÁFICOS

2 Elaboração de gráficos Os gráficos são visualmente atraentes e constituem uma fantástica ajuda para a apresentação e interpretação de dados armazenados numa folha de cálculo. Numa tabela é possível analisar com maior rigor a informação contida nos dados; no entanto, os gráficos facilitam a sua interpretação e salientam pormenores pouco perceptíveis, devido à sua grande capacidade de síntese. Os gráficos são construídos com base em valores numéricos armazenados na folha de cálculo, ou seja, estão interligados a um conjunto de dados. Quando os dados sofrem alguma alteração, esta reflecte-se, automaticamente, no gráfico criado. Um gráfico mostra os valores armazenados numa determinada folha de cálculo. O gráfico pode ser inserido como um objecto, junto à tabela de dados, ou numa folha separada, denominada folha de gráfico.

3 Elaboração de gráficos Criação de gráficos A elaboração de um gráfico, no Excel, é um processo simples e fácil. Depois de criar um gráfico, pode facilmente adicionar-lhe novos elementos. Pode, por exemplo, adicionar títulos de gráficos de modo a adicionar mais informação ao gráfico, ou alterar a esquematização dos gráficos. Para criar o gráfico, seleccione os dados que pretende colocar no gráfico, incluindo os títulos de coluna (exemplo: Janeiro, Fevereiro, Março) e os rótulos de linhas (exemplo: nomes). De seguida clique no separador Inserir, e na lista Gráficos, clique no botão Coluna. Poderia seleccionar outro tipo de gráfico, mas os gráficos de colunas são geralmente utilizados para comparar itens e transmitem melhor a sua ideia.

4 Elaboração de gráficos Criação de gráficos Após clicar em Coluna, verá um número de tipos de gráficos de colunas à sua escolha. Clique em Colunas Agrupadas, o primeiro gráfico de colunas na lista Gráficos de Colunas 2D. Uma Descrição apresenta o nome do tipo de gráfico quando passa o ponteiro sobre qualquer tipo de gráfico. A descrição também fornece a descrição do tipo de gráfico e informação sobre quando utilizar cada um. Sugestão: Se quiser alterar o tipo de gráfico depois de ter criado o seu gráfico, clique no interior do gráfico. No separador Estrutura em Ferramentas de Gráficos, no painel de tarefas Tipo, clique em Alterar Tipo de Gráfico, e seleccione outro tipo de gráfico.

5 Elaboração de gráficos Criação de gráficos No gráfico seguinte, os dados de cada folha de cálculo são uma coluna. Título de linhas (nomes dos vendedores) é o texto da legenda do gráfico no lado direito, e título de colunas (mês do ano) está na parte inferior do gráfico.

6 Elaboração de gráficos Criação de gráficos Como pode constatar de imediato nesta coluna do gráfico, Campos (representado pela coluna intermédia de cada mês) vendeu a maior parte do chá em Janeiro e Fevereiro, mas foi ultrapassado por Giussani em Março. Sugestão Quaisquer alterações efectuadas nos dados da folha de cálculo após a criação do gráfico são imediatamente apresentadas no gráfico. Quando cria um gráfico, Ferramentas de Gráficos aparece no Friso, que inclui os separadores Estrutura, Esquema e Formato.

7 Elaboração de gráficos Criação de gráficos Depois do gráfico estar inserido na folha de cálculo, as Ferramentas de Gráficos aparecem, com três separadores: Estrutura, Esquema e Formato. Nestes separadores encontrará os comandos que precisa para trabalhar com gráficos. Quando concluir o gráfico, clique fora dele. As Ferramentas de Gráficos desaparecem. Para as obter novamente, clique dentro do gráfico. Em seguida os separadores reaparecem. Por isso não se preocupe se não vir todos os comandos que precisa sempre disponíveis. Para inserir um gráfico (utilizar o grupo Gráficos no separador Inserir) ou clicar no interior de um gráfico existente. Em seguida, o comando que precisa estará à mão. Pode dar um título ao próprio gráfico, assim como aos seus eixos, que classifica e descreve os dados do gráfico. Este gráfico tem dois eixos. O lado esquerdo corresponde ao eixo vertical (também designado por eixo de valor ou eixo y). Este eixo corresponde à escala de números através do qual pode interpretar as alturas das colunas. Os meses do ano, na parte inferior, encontram-se no eixo horizontal (também designado por eixo de categorias ou eixo x).

8 Elaboração de gráficos Criação de gráficos Uma forma rápida de adicionar títulos de gráfico é clicar no gráfico para o seleccionar e em seguida ir para o grupo de Esquemas de gráficos: no separador Estrutura. Clique no botão Mais para ver todos os esquemas. Cada opção mostra esquemas diferentes que altera a forma como os elementos do gráfico são estruturados. Sugestão: Uma outra forma de introduzir títulos é no separador Esquema no grupo Rótulos. Aí poderá adicionar títulos clicando em Títulos do Gráfico e em Títulos dos Eixos.

9 Elaboração de gráficos Criação de gráficos Localização do gráfico Neste último passo deve definir-se o local onde se pretende colocar o gráfico. A opção Como objecto permite que o gráfico seja colocado como um objecto junto de uma folha de dados já existente. A opção Como nova folha permite que o gráfico seja colocado numa nova folha de trabalho.

10 Elaboração de gráficos Alterar ou formatar os elementos de um gráfico Quer se opte por inserir o gráfico numa nova folha de trabalho, quer se opte por usar a própria folha, pode-se alterar o aspecto do mesmo. Por exemplo, pode escolher-se um novo tipo de gráfico, o tipo de letra dos títulos ou legendas, as cores das séries de dados do gráfico, etc. Elementos de um gráfico Um gráfico é constituído por vários elementos ou áreas: Área do gráfico, Área de desenho, Legenda, Eixo de valores, Eixo de categorias e Séries. Se posicionarmos o cursor sobre o gráfico, aparecerá uma legenda que indica o nome da área em questão.

11 Elaboração de gráficos Alterar ou formatar os elementos de um gráfico Para se formatar ou alterar algum elemento do gráfico é necessário seleccionar o objecto pretendido. Ao clicar sobre esse objecto, o mesmo será destacado imediatamente através de uma caixa em seu redor, informando que o objecto em questão se encontra seleccionado. Para formatar o objecto seleccionado, pode executar um duplo clique sobre o mesmo, aceder ao seu menu de contexto ou ao menu Formatar e executar o comando pretendido. Depois de criado um gráfico é possível Redimensionar ou mover o gráfico; Modificar a formatação da área de desenho; Alterar as opções das séries de dados; Modificar a ordem das séries de dados; Alterar as opções do gráfico; Alterar o tipo de letra; Alterar as escalas; Modificar a área do gráfico.

12 Impressão de documentos Imprimir uma folha de cálculo ou um livro de trabalho é uma tarefa frequente. A forma mais simples de a executar é clicar no comando Imprimir do Botão do Office. O Excel imprimirá a folha de trabalho activa utilizando todas as propriedades predefinidas. Embora sendo simples, esta não é, de forma alguma, a opção adequada para a maioria das situações, pois, desta forma, não se percebe, por exemplo, a quantidade de páginas que vão ser impressas, se as linhas ou colunas que pretendemos imprimir vão aparecer todas na mesma página ou se as margens estão no tamanho certo. Antes de se imprimir um documento deve-se realizar os ajustes necessários, de modo a definir, com exactidão, o que se pretende imprimir. Caso contrário, os resultados poderão ser imprevistos, como, por exemplo, as páginas aparecerem com informação cortada em locais não desejados. A configuração das opções de impressão de um documento Excel pode ser executada de diversas formas. No entanto, o processo mais aconselhado é começar por pré-visualizar a impressão do documento.

13 Impressão de documentos Pré-visualizar A ferramenta de pré-visualização, tal como o nome indica, fornece a possibilidade de visualizar a folha antes de a imprimir. Esta é de grande utilidade, uma vez que permite verificar e redefinir as quebras de página, as margens, os cabeçalhos e os rodapés e o formato completo da folha. Para utilizar a ferramenta de pré-visualização, escolhe-se: Pressiona-se o botão office -> imprimir -> Pré-visualizar.

14 Impressão de documentos Pré-visualizar É apresentada a caixa de diálogo Pré-visualizar. Para além de uma visualização prévia do que vai ser impresso, esta opção permite ainda controlar diversos aspectos relacionados com o processo de impressão.

15 Impressão de documentos Configuração de página Antes de imprimir uma folha de cálculo, o Excel permite modificar determinados aspectos que se relacionam com a apresentação das páginas a imprimir, tais como o tamanho e a orientação do papel, o cabeçalho e o rodapé, as margens, etc. Para modificar um desses factores acede-se ao separador Esquema de Página e executa-se o comando pretendido

16 Impressão de documentos Configuração de página Podemos, ainda, aceder ao botão office -> imprimir -> Pré-visualizar. Escolhe-se Configurar Página. Surgirá a caixa de diálogo Configurar página, constituída por quatro separadores: Página, Margens, Cabeçalho/Rodapé e Folha.

17 Impressão de documentos Configuração de página

18 Impressão de documentos Configuração de página Separador Página O primeiro dos separadores denomina-se Página e permite indicar a orientação e o tamanho do papel, a qualidade da impressão, a escala da impressão e o número da primeira página.

19 Impressão de documentos Configuração de página Separador Margens Este separador permite definir o tamanho das margens de uma página (superior, inferior, esquerda e direita) e respectivos cabeçalhos e rodapés. Nesta mesma secção é possível centrar o conteúdo a ser impresso na horizontal, na vertical ou em ambas.

20 Impressão de documentos Configuração de página Separador Cabeçalho/Rodapé Permite definir um cabeçalho e/ou rodapé personalizados. Para tal, é necessário clicar com o rato sobre o botão Personalizar cabeçalho ou Personalizar rodapé, abrindo as caixa de diálogo Cabeçalho ou Rodapé, respectivamente.

21 Impressão de documentos Configuração de página Separador Cabeçalho/Rodapé

22 Impressão de documentos Configuração de página Separador Folha Este separador permite definir aspectos relacionados com a forma como são impressos os dados contidos na folha de trabalho.

23 Impressão de documentos Imprimir Depois de definidas todas as opções de impressão e realizados todos os procedimentos de configuração, podese passar à impressão do documento.

24 Microsoft Excel

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