Gestor de Actividades TIC na Educação. Guia de Utilização. Versão 2.30

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1 Gestor de Actividades TIC na Educação Guia de Utilização Versão 2.30 Desenvolvido por Paulo Reis Centro de Competência «Entre Mar E Serra» ( Batalha, 2006 GATo CCEMS, 2006 Página 1 de 25

2 O que é o GATo?... 3 Como utilizar o GATo?... 5 As minhas actividades... 8 Inserir uma nova actividade... 9 Actualizar uma actividade Equipa de Trabalho Avaliação da actividade Requisição de recursos Requisitar um Laboratório Editar uma requisição, Eliminar uma requisição Requisitar um equipamento audiovisual Requisitar um portátil Ordenação & Procura Consultar avaliações Pesquisar Plano Anual Resumo Plano Anual Consultar actividades TIC Recursos Requisitar Laboratório, Equipamento Audiovisual, Portáteis Mapas de Ocupação Anotações finais GATo CCEMS, 2006 Página 2 de 25

3 Atenção! Aqui há GATO! O que é o GATo? A aplicação das Tecnologias de Informação e Comunicação ao contexto educativo passa pelo apetrechamento das escolas e formação de professores e outras agentes educativos, prevendo-se deste modo a criação de condições para uma mudança qualitativa da Escola. A experiência que temos no acompanhamento de projectos demonstra a necessidade de um conjunto de mudanças ao nível da organização e funcionamento da Escola, que permitam o acesso e gestão de recursos em estreita ligação com o planeamento de actividades e sua avaliação. A ferramenta GATo (Gestor de Actividades TIC na Educação) visa facilitar a organização, planeamento e gestão de projectos de aplicação das TIC na Educação. Tratando-se de um sistema web-based qualquer escola com acesso à Internet, independentemente dos seus recursos humanos e materiais, poderá utilizar a aplicação para planeamento e avaliação de actividades, gestão de recursos, publicação de documentação, etc. GATo CCEMS, 2006 Página 3 de 25

4 Resumidamente, o sistema apresenta as seguintes funcionalidades: Coordenação efectiva de projectos; Planificações de actividades diversificadas; Avaliação de actividades; Requisição de laboratórios sem conflitos de horários; Requisição de equipamento audiovisual para apoio à sala de aula; Requisição de computadores portáteis para apoio à sala de aula; Consultas e listagens diversificadas sobre actividades; Consultas e listagens diversificadas sobre recursos disponibilizados pela escola; Mapas de ocupação diária e mensal de laboratórios; Mapas de requisição diária e mensal de equipamento audiovisual; Mapas de requisição diária e mensal de portáteis; Configuração personalizada de utilizadores e níveis de acesso; Configuração de laboratórios, portáteis e equipamento audiovisual; Implementação de políticas para controlo de dados; Exportação de dados para tratamento estatístico. Todos os dados registados na base de dados de cada escola podem ser objecto de uma coordenação efectiva dos seus conteúdos. É atribuída a cada escola uma conta de utilizador de nível administrador que permite configurar os dados auxiliares que permitem a adaptabilidade da aplicação à realidade da escola (tempos lectivos, departamentos curriculares, designação de laboratórios e equipamentos, tipologias de actividades, etc.) e a manutenção das suas contas de utilizadores. GATo CCEMS, 2006 Página 4 de 25

5 Cada escola possui um conjunto de contas de utilizador que estão associadas a níveis de acesso individual. O nome de utilizador e a respectiva senha (palavra-chave) após a correcta validação permitem o acesso a ferramentas diversificadas. Como utilizar o GATo? Efectue o seu login de utilizador. O nome de utilizador e a respectiva palavra-chave após a correcta validação permitem o acesso ao sistema. Pressione a ligação Editar os dados pessoais se pretender aceder ao registo de dados pessoais. Se a conta estiver bloqueada não será possível a edição. Ao efectuar o Login é personalizado o acesso ao sistema. Os menus apresentam agora as respectivas ligações activadas conforme o nível de acesso do utilizador (o menu Administração poderá estar oculto a utilizadores que não tenham permissões para esta área). GATo CCEMS, 2006 Página 5 de 25

6 Escola Descrição da escola ou agrupamento e as respectivas escolas associadas (Caracterização). Identificação do projecto da escola (Projecto Educativo). Notas informativas ou avisos (Informações). Actividades Actividades inseridas pelo utilizador (As minhas Actividades) ou da sua Equipa de Trabalho. Modo de pesquisa de actividades (Ordenação & Procura). Consultar avaliações efectuadas. Descrição das actividades inseridas que compõem o Plano Anual de Actividades ou que se realizam no âmbito de actividades TIC. Recursos Requisições de Laboratórios, de Equipamento Audiovisual e de Portáteis. Mapas de ocupação mensal para cada um dos recursos disponibilizados pela escola. Ajuda É apresentado ajuda contextualizada para as operações a realizar. Pressione a ligação formada com a questão de ajuda. A janela será expandida apresentando informação sobre a operação a realizar. GATo CCEMS, 2006 Página 6 de 25

7 Atalhos Para uma rápida consulta de dados um conjunto de atalhos representados pelos ícones permite: Visualizar as Actividades para hoje; Visualizar recursos necessários hoje na Escola: Laboratórios, Audiovisual, Portáteis. Aceder à página web da escola/agrupamento. Estes atalhos apresentam inicialmente uma listagem para o corrente dia, disponibilizando ainda ao utilizador um sistema de pesquisa em que pode estabelecer vários critérios de procura. Caso tenha permissões adequadas poderá Editar e Eliminar cada um dos registos apresentados na listagem. É apresentada também a operação de Anotar para inserir uma anotação sobre uma ocorrência / anomalia / avaria detectada na utilização do recurso. Estas anotações permitem que os coordenadores e administradores possam tomar conhecimento da ocorrência e efectuar o respectivo tratamento da informação. Podem também, caso o desejam, dar uma resposta através da mesma operação ao utilizador que reportou a anotação. GATo CCEMS, 2006 Página 7 de 25

8 As minhas actividades Através de formulários diversificados, é introduzido o projecto do agrupamento / escola, identificando-se, entre outros, os objectivos gerais que se pretendem atingir, princípios pedagógicos e didácticos que se pretendem promover, tipologias das actividades a serem realizadas, modelo de organização das actividades, etc. Cada projecto é constituído por actividades dinamizadas nas escolas pelos diferentes departamentos curriculares. Estas actividades, de âmbito TIC ou a constar no Plano Anual de Actividades, são introduzidas pelos professores que as caracterizam (objectivos, contexto, públicoalvo, etc.) e posteriormente efectuam a sua avaliação. No menu As minhas Actividades são listadas as actividades introduzidas pelo utilizador como também as que pertence como elemento da Equipa de Trabalho. Para cada registo existem processos de manutenção associados, tais como, editar dados, gerir equipa de trabalho, efectuar a avaliação, requisitar recursos, para além de apresentar informação resumida sobre a actividade. GATo CCEMS, 2006 Página 8 de 25

9 A lista apresenta actividades TIC e para o Plano Anual de Actividades inicialmente ordenadas pela data mais recente de actualização. Caso tenha sido colocado algum comentário pela equipa de coordenação de projectos ela será apresentada. Use o modo de Ordenação & Procura para visualizar as actividades de acordo com os critérios indicados. Faça Nova caso pretenda introduzir uma nova actividade. Faça Ver Editar para consultar todos os detalhes sobre a actividade. Faça Equipa para editar os utilizadores da equipa de trabalho para esta actividade. Faça Avaliar para efectuar a avaliação da actividade. Pode efectuar requisições de recursos em Laboratório, Audiovisual e Portáteis. Pressione sobre o ícone de impressora para efectuar uma das diversas listagens apresentadas. Inserir uma nova actividade Para inserir uma nova actividade deve preencher correctamente os campos apresentados no formulário. Caso exista alguma informação inválida nos diferentes campos será apresentado a respectiva mensagem acompanhada do ícone de erro. Aqui aparece a mensagem de erro GATo CCEMS, 2006 Página 9 de 25

10 O formulário tem a seguinte estrutura e validação: Escola: escolha uma das opções apresentadas na lista. Departamento: escolha uma das opções apresentadas na lista. Título: digite o nome da actividade (no mínimo 5 caracteres). Âmbito: indique se é para constar no Plano Anual de Actividades ou se é uma Actividade TIC. Data de Início e Data de Término: digite em formato dd-mm-aaaa ou utilize o calendário. (caso esteja definido pelo administrador uma janela de tempo para introdução de registos, poderá receber uma mensagem de erro). Tipologia: escolha uma das opções apresentadas na lista. Para Breve descrição, Objectivos, Intervenientes, Recursos e Observações insira informação válida. Estes campos são do tipo Memo nos quais a área de texto não é limitada. Em Contexto active uma das opções apresentadas. Marque as caixas para indicar Participantes, Públicoalvo. GATo CCEMS, 2006 Página 10 de 25

11 Actualizar uma actividade Ao pressionar em Ver Editar são apresentados os dados que caracterizam a actividade. Faça Editar os dados da actividade ou pressione sobre o título para editar o registo de dados da actividade. Faça Ver Editar dados da Equipa de Trabalho para consultar os utilizadores que fazem parte da equipa responsável pela actividade. Faça Imprimir dados da actividade para imprimir uma listagem com toda a informação sobre a actividade. Faça Ver Editar o estado da actividade para alterar a data de início e de término como também para indicar se a actividade está aprovada e/ou concluída. (tem de possuir permissões para esta operação) Faça Voltar à Lista de actividades para visualizar as suas actividades. GATo CCEMS, 2006 Página 11 de 25

12 Equipa de Trabalho Pode existir mais que um utilizador com permissões para editar os dados como também proceder à avaliação da actividade e efectuar requisições de recursos necessários. Este conjunto de utilizadores designa-se por Equipa de Trabalho. Faça Criar (..) para criar uma nova conta de utilizador a afectar à equipa de trabalho. Faça Seleccionar (..) para indicar um utilizador existente que irá pertencer à equipa. Ao criar uma nova conta de utilizador deve preencher um formulário com os dados pessoais do novo utilizador. Ao seleccionar um utilizador existente deve escolher, na lista de utilizadores do agrupamento/escola, o nome do utilizador que pretende afectar à equipa de trabalho. Nesta lista é apresentado o nome e o respectivo login de utilizador que tem o nível de acesso Equipa de Trabalho. Faça Voltar à Lista de actividades para visualizar as suas actividades. GATo CCEMS, 2006 Página 12 de 25

13 Avaliação da actividade Ao pressionar em Avaliar são apresentados os dados que caracterizam a actividade. A avaliação apenas pode ser efectuada se a data de término indicada tenha sido atingida, caso contrário o sistema apresenta uma mensagem de aviso alertando para esse facto. Faça Efectuar a Avaliação da actividade ou pressione sobre o título para proceder à avaliação da actividade. Seguidamente, preencha o formulário apresentado com a introdução dos dados aí solicitados. Faça Imprimir avaliação da actividade para imprimir uma listagem com a avaliação efectuada para a actividade. Faça Imprimir dados da actividade para imprimir uma listagem com toda a informação sobre a actividade. Faça Voltar à Lista de actividades para visualizar as suas actividades. Requisição de recursos Para cada actividade pode efectuar a requisição de recursos disponibilizados pela escola: laboratórios, equipamento audiovisual e portáteis. Ao pressionar em Laboratório, Audiovisual ou em Portáteis serão apresentadas as requisições efectuadas para a actividade, listadas da mais recente à mais antiga, do recurso pretendido. Cada uma destas listas são apresentadas no seguinte formato: GATo CCEMS, 2006 Página 13 de 25

14 Pressione sobre os itens Data ou Tempo Lectivo caso pretenda obter uma nova ordenação ascendente ou descendente em função do item escolhido. Faça Inserir nova Data para inserir uma nova requisição para a actividade. Faça Editar para alterar os dados do registo ou Eliminar para apagar o registo pretendido. Em ambos os casos será apresentado os detalhes do registo e pedida a confirmação para a operação. Requisitar um laboratório O processo de requisição de laboratórios (e de outros recursos) é efectuado através de um calendário. Utilize < para apresentar calendário do mês anterior e > para apresentar calendário do mês seguinte. GATo CCEMS, 2006 Página 14 de 25

15 Pressione sobre o Dia que pretende para inserir o novo registo de requisição. É apresentada uma lista com os tempos lectivos e laboratórios configurados para a sua escola. Coloque uma marca para o tempo lectivo e depois para o laboratório que pretende requisitar. O sistema associa a cada laboratório um estado de ocupado, manutenção ou sala de aula, indicando assim ao utilizador qual a disponibilidade de laboratórios durante o dia. Laboratório já foi requisitado para o dia e tempo lectivo pretendido. Laboratório encontra-se em manutenção. Laboratório está a funcionar como sala de aula. Estes dois últimos estados resultam de tarefas de administração. GATo CCEMS, 2006 Página 15 de 25

16 Editar uma requisição Pressione sobre Editar no registo da lista de requisições. Se desejar alterar a data do registo pressione sobre o dia pretendido. Caso contrário apenas altere o tempo lectivo e/ou laboratório. Utilize a lista com os tempos lectivos configurados para a sua escola. Escolha o laboratório se pretende requisitar um diferente do inicialmente registado. Pressione sobre o botão Actualizar. O seu pedido será aceite caso não haja uma outra requisição já efectuada, ou o laboratório esteja como sala de aula, para o tempo lectivo indicado. Eliminar uma requisição Pressione sobre Eliminar no registo da lista de requisições. Depois verifique se é o registo que realmente pretende eliminar. Pressione o botão Eliminar para proceder à eliminação do registo indicado. Será apresentada uma janela de confirmação para esta operação. GATo CCEMS, 2006 Página 16 de 25

17 Requisitar um equipamento audiovisual O processo de requisição de equipamento audiovisual é semelhante ao de laboratórios. Adicionalmente, no formulário é apresentado os campos Sala e Escola. Digite a sala onde vai utilizar o equipamento e seleccione uma das opções na lista de escolas. Requisitar um portátil O processo de requisição de portáteis é semelhante aos anteriores. Coloque sempre uma marca para o tempo lectivo e depois para o portátil que pretende requisitar. Observe que pode requisitar mais que um portátil. É apresentada a informação adicional (P) indicando que o portátil é para uso exclusivo de professores, e (A) indicando que é para trabalho com alunos. Nota: Do tipo P apenas é possível requisitar um dos disponíveis. Do tipo A pode requisitar vários. GATo CCEMS, 2006 Página 17 de 25

18 Ordenação & Procura Este processo de pesquisa permite a listagem de todas os registos de actividades inseridas no sistema. É apresentada apenas a informação mais relevante sobre cada uma das actividades. A principal funcionalidade deste processo destina-se aos utilizadores da Equipa de Coordenação de Projecto para efectuarem o controlo dos dados introduzidos. As actividades do projecto são inicialmente listadas por data de edição e data de início em ordem alfabética. Use o modo Seleccionar para visualizar as actividades de acordo com os critérios que indicou. Escolha em Âmbito se pretende listar as suas actividades que constam no Plano Anual (PAA), as suas actividades TIC (TIC) ou ambas. Seleccione a Escola, o Departamento, a Tipologia, os estados possíveis de Concluída? e Aprovada? E/OU uma data de Início a... E/OU Término até... E/OU Editada após... em formato dd-mm-aaaa. (use o calendário interno) GATo CCEMS, 2006 Página 18 de 25

19 Através dos critérios indicados é executada uma ordenação das actividades, que após pressionar o botão "Listar actividades" apresentará os resultados da sua consulta. Faça Imprimir Lista para imprimir uma listagem com as actividades que resultam da ordenação. Faça Detalhe para consultar a restante informação sobre a actividade. Faça Equipa para consultar os utilizadores que fazem parte da Equipa de Trabalho da actividade. Faça Inserir Nova caso pretenda introduzir uma nova actividade. Utilize o modo de navegação para visualizar as diferentes páginas. Faça Actividades Aprovadas para imprimir uma listagem com todos os dados das actividades aprovadas. Faça Actividades Não Aprovadas para imprimir uma listagem com todos os dados das actividades não aprovadas. Uma informação adicional apresentada é o total de actividades para o projecto. GATo CCEMS, 2006 Página 19 de 25

20 Consultar avaliações Semelhantes ao processo de Ordenação & Procura, as actividades de projecto são inicialmente listadas por ordem alfabética. É apresentada apenas a informação mais relevante sobre cada uma das actividades. Para permitir uma melhor visualização das mesmas está disponível um modo de pesquisa. É apresentada a legenda Ainda Não Avaliada para as actividades que não foram alvo de avaliação pelos respectivos dinamizadores. Faça Imprimir Lista para obter uma listagem com informação sobre as actividades que resultam da ordenação efectuada. Faça Imprimir Avaliação para imprimir uma listagem com a avaliação efectuada para a actividade. Faça Actividades Aprovadas (PA) para imprimir uma listagem com todos os dados das actividades aprovadas do Plano Anual. Faça Actividades Não Aprovadas (PA) para imprimir uma listagem com todos os dados das actividades não aprovadas do Plano Anual. GATo CCEMS, 2006 Página 20 de 25

21 Pesquisar Plano Anual Este processo de pesquisa serve para apresentar os registos de actividades introduzidos para o Plano Anual de Actividades. Pode estabelecer critérios de pesquisa para os diversos campos indicados e verificar os resultados. Na informação disponibilizada, para uma melhor leitura, será assinalado em cor verde a actividade que tem o seu início (ou que apenas decorre) hoje e em cor vermelho a actividade que tem o seu término hoje. Nesta consulta apenas são visíveis os dados relativos às Data de início e Data de Término como o título da actividade, departamento e público-alvo. O resultado de qualquer pesquisa efectuada pode ser impresso. GATo CCEMS, 2006 Página 21 de 25

22 Resumo Plano Anual Este processo de consulta serve para apresentar os registos de actividades introduzidos para o Plano Anual de Actividades que estão a decorrer ou que tem início nos próximos 10 dias. Não dispondo de um processo de pesquisa, como no anterior, possibilita a visualização de todas as actividades e uma ordenação por Departamento/Escola. Consultar actividades TIC Trata-se de um processo de pesquisa semelhante ao Pesquisar Plano Anual, mas que serve para apresentar os registos de actividades introduzidos com o âmbito de actividade TIC. Pode estabelecer critérios de pesquisa para os diversos campos indicados e verificar os resultados. GATo CCEMS, 2006 Página 22 de 25

23 Recursos A requisição de laboratórios, de equipamento audiovisual e de portáteis pode também ser efectuada através do menu Recursos. Pressione a ligação Requisitar Laboratório, Requisitar Audiovisual ou Requisitar Portáteis consoante o recurso que pretende utilizar. É apresentada uma lista com as actividades em que participa o utilizador e para cada registo existem processos de manutenção associados como também é apresentada informação resumida sobre a actividade. Use o modo de Ordenação & Procura para visualizar as actividades de acordo com os critérios que indicou. Faça Requisitar para proceder à requisição do recurso. (Siga o processo indicado anteriormente em As minhas actividades) Faça Ver Editar Eliminar para listar as requisições efectuadas e poder editar ou eliminar cada uma das requisições. (Siga o processo indicado anteriormente em As minhas actividades) Faça Detalhe para consultar a restante informação sobre a actividade. Na janela de dados que é apresentada faça Requisitar (..) ou pressione sobre o título para efectuar uma requisição para a actividade. Pode ainda Imprimir calendarização da actividade para obter uma listagem com os registos de requisições efectuados. Note que apenas as actividades inseridas como Actividade TIC podem requisitar laboratórios. Faça Inserir Nova caso pretenda introduzir uma nova actividade. GATo CCEMS, 2006 Página 23 de 25

24 Mapas de Ocupação O sistema apresenta um processo de visualização mensal de ocupação dos diferentes tipos de recursos. Pressione sobre Ocupação de Laboratórios, Ocupação de Audiovisual ou Ocupação de Portáteis. É gerado, para cada tipo, um calendário do mês corrente, podendo utilizar >> e << para alternar entre o mês anterior e o mês seguinte. O dia de hoje é identificado pelo contraste de cor. Para activar o mapa de ocupação deve seleccionar da lista composta pelos recursos disponibilizados pela escola a opção pretendida e depois pressionar o botão Consultar. O mapa apresentará de seguida para cada dia os tempos lectivos em uso na escola o ícone indicando a respectiva ocupação. Pressione a ligação formada pelo dia para visualizar em detalhe a utilização do recurso. Esta informação será apresentada no topo do calendário. Faça Imprimir Mapa de Ocupação Mensal para obter uma listagem deste mapa aberta numa nova janela do seu navegador. GATo CCEMS, 2006 Página 24 de 25

25 Anotações finais GATo :\> Formulário de pedido de adesão Preencha o formulário de pré-adesão ao sistema que encontra no portal do Centro de Competência «Entre Mar E Serra» na página do projecto. Será contactado posteriormente pela equipa CCEMS para formalização da adesão da sua escola. Fórum de Discussão Está disponível um fórum de discussão para apoio ao projecto. Os utilizadores registados no portal do CCEMS podem colocar tópicos relacionados com fases de desenvolvimento, relatório de erros, dúvidas e sugestões. Pode consultar todos os tópicos colocados no fórum: > Sistemas de Informação > GATo :\> Autoria e Desenvolvimento Paulo Pinto Reis ( preis@ccems.pt ) Aceitam-se donativos. GATo CCEMS, 2006 Página 25 de 25

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