Sumário. Sistema de Trâmite de Documentos STD Versão 2.0 Release 2.0.1

Transcrição

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2 1 Sumário Release Ajustes na Interface do STD... 2 Correspondências... 2 Parecer... 2 Expedição... 2 Trâmite... 2 Informação de release... 2 Implementações de Melhorias... 3 Adição de leitores por grupo... 3 Reativação de correspondências finalizadas... 4 Marcação de lido para expedições (DDRR)... 4 Inclusão da data de expedição do DN na visão para DDRR... 4 Indicação de destinatários externos e internacionais... 5 Anexação de arquivos na expedição... 5 Usuário em mais de uma lotação no trâmite... 5 Observação no trâmite e redirecionamento... 6 Informações/ tag notificando a existência de pareceres e minutas... 6 Correções... 7 Falha nas pesquisas salvas... 7 Contagem de registros nas visões... 7 Horários dos itens do histórico da correspondência... 7 Melhorias de acesso ao STD... 7 Impressão do parecer digital... 8

3 2 Release Liberado em 29/08/2016. Ajustes na Interface do STD Correspondências Inclusão de dicas de preenchimento dos campos de classificação, palavras-chave e material físico relacionado. Parecer Os botões de Salvar e Fechar também se encontram disponíveis na parte superior da janela. Expedição Foi adicionado um botão de Editar, apenas visível para aqueles que possuem a permissão de expedir. Trâmite A lista de usuários para trâmite apresenta os usuários que tem permissão para tramitar para outras lotações no topo, para facilitar a uso desta funcionalidade. Informação de release A informação de versão e release agora se encontra no rodapé do STD.

4 3 Implementações de Melhorias Adição de leitores por grupo Leitores por grupo é uma nova funcionalidade que permite ao SEDOC, que possui este privilégio, criar grupos com pessoas de distintos setores para serem adicionados como leitores. Utilizar a opção Adicionar Leitores por grupo. Ao selecionar esta opção, surgirá a seguinte tela: NOTAS 1. Ao contrário do trâmite por lotação, esta lista não pode ser alterada pelos usuários durante o uso da funcionalidade. 2. O foco deste recurso é atender processos com leitores pré-estabelecidos. 3. Quando um servidor for excluído do grupo, as correspondências das quais ele foi adicionado como leitor não serão removidas automaticamente da sua visão. 4. Caso gestores e secretárias desejem possuir permissão para criar grupos leitores, deverão solicitar ao SEDOC que este privilégio seja incluído. A parametrização deste recurso se dá pelo uso da opção Gerenciar Grupos, localizada na barra lateral do STD e acessível apenas por usuários que tenham este privilégio atribuído no ADMIN do STD: NOTA 1 A criação de grupos se dá através de opção no menu Ações.

5 4 Reativação de correspondências finalizadas Uma correspondência finalizada poderá ser reativada, mediante clique na opção Reativar do botão Ações em uma correspondência finalizada (interna ou externa). Segue uma tela de exemplo: NOTA 1 - Esta funcionalidade é apenas acessível para quem tem a respectiva permissão no ADMIN do STD, ou seja, SEDOC. Marcação de lido para expedições (DDRR) O DR poderá marcar as expedições como lidas, entrando na expedição não lida, clicando no botão Editar e depois em Marcar como lido. Desta forma, a expedição passará para a listagem das expedições lidas. Para reverter, basta repetir e clicar no botão Marcar como não lido. Inclusão da data de expedição do DN na visão para DDRR O DR poderá enxergar a data de expedição do DN na capa da correspondência.

6 5 Indicação de destinatários externos e internacionais A partir de agora, os pareceres/minutas e expedições contam com as opções de envio para destinatários externos e internacionais. Isso se dá através dos seguintes campos (presentes nos pareceres e expedições): Anexação de arquivos na expedição A partir de agora no momento da expedição, o SEDOC poderá utilizar qualquer anexo já adicionado na capa e/ou pareceres das correspondências. Veja tela de exemplo: Usuário em mais de uma lotação no trâmite É possível adicionar um usuário em mais de uma lotação, possibilitando assim que este seja visível para recebe0072 trâmite em todas as lotações onde estiver adicionado. (Admin STD) Alguns cenários podem ser atendidos por essa funcionalidade: Um gestor que esteja como responsável (de forma permanente ou temporária) por mais de uma lotação; Uma secretária que atenda mais de uma lotação; Técnicos que trabalham de forma compartilhada em mais de uma lotação.

7 6 Veja exemplo de tela a seguir: NOTAS 1 - Esta funcionalidade diz respeito apenas a possibilidade de um usuário receber o trâmite; ou seja, o fato de um usuário ser inserido em várias lotações não faz com que ele automaticamente possa tramitar para outras lotações. 2 O usuário poderá ser adicionado em qualquer lotação da entidade, independente da estrutura hierárquica. Observação no trâmite e redirecionamento A partir de agora, os trâmites e redirecionamentos contam com um campo de observação, de preenchimento opcional. Desta forma, objetiva-se o seguinte: Na tramitação de documentos pelos técnicos de gabinetes e secretarias, não é necessário que haja a escrita de um parecer apenas para indicar um encaminhamento do gestor (termos como de ordem e afins); isso poderá simplesmente ser indicado na observação, deixando os pareceres para as considerações técnicas, deliberações e composição de minutas de expedição; No redirecionamento será possível descrever o motivo da sua realização, para consultas futuras. NOTA: As observações nos trâmites e redirecionamentos NÃO serão visíveis pelos DDRR. Informações/ tag notificando a existência de pareceres e minutas A fim de facilitar a operação do STD em determinados processos de trabalho, foi incluído na capa das correspondências informações de autoria de pareceres e minuta, conforme exemplo abaixo:

8 7 Acesso rápido a informações sobre permissões dos usuários No cadastro de usuários ao se passar o mouse no nome do usuário aparecerá informações de quais permissões esse possui. Correções Falha nas pesquisas salvas As pesquisas salvas não realizavam a pesquisa a partir de clique no menu lateral. Esta versão corrige o problema, e requer que o autor das pesquisas utilize a opção Gerenciar Pesquisas, e deverá efetuar um refresh nas mesmas, editando e salvando cada uma. Contagem de registros nas visões As visões Em sua posse, Prioridades e as visões de expedições no perfil DR estavam apresentando um total de registros errado, assim como apresentavam falha na barra de paginação. Esta versão corrige este problema. Horários dos itens do histórico da correspondência Foi corrigido o horário dos itens do histórico da correspondência (pareceres, trâmite etc). Melhorias de acesso ao STD Quando um usuário (de qualquer origem) tentar entrar no STD e não possuir um cadastro no ADMIN do STD, terá seu acesso bloqueado e receberá a seguinte mensagem no navegador:

9 8 Impressão do parecer digital A impressão do parecer digital foi corrigida e agora imprime o texto formatado apenas depois da sua expedição.