SIGADOC. Perfil Criador/Trâmite de Documentos

Transcrição

1 SIGADOC Perfil Criador/Trâmite de Documentos

2 Índice Portaria Criada Encerramento de Portaria Pendente de Finalização Transferência de Portaria Anexar Arquivos Edição de Portaria Exclusão de Portaria Exibição de Informações Completas Vinculação de Portarias Visualização Dossiê Visualizar Impressão Despachar/Transferir Transferido (Digital) Transferência Cancelada Recebimento Digital Publicação de Portaria Download de Portaria Navegador Firefox Download de Portaria Navegador Chrome Download de Portaria Navegador Internet Explorer 11(Windows 7) Download de Portaria Navegador Microsoft Edge (Windows 8 e 10) Envio da Portaria para Publicação Arquivamento Corrente Desfazer Arquivamento Corrente Contatos

3 Portaria Criada Para continuar no documento que você acabou de criar, clique no número 1 presente na coluna Atendente.

4 Encerramento de Portaria Identifique o documento na listagem e clique sobre o seu Número de identificação.

5 Encerramento de Portaria Verifique a portaria e clique em Encerrar para que possa ser realizada a transferência. Obs: O documento mesmo encerrado também poderá ser editado. Além disso, a edição do conteúdo do documento só poderá ser feita pelo criador do mesmo.

6 Pendente de Finalização Clique no botão SIGA e escolha a opção Página Inicial. Note que há um documento que se encontra na situação Pendente de Finalização, na seção Documentos Avulsos. A situação Pendente de Finalização representa documentos que foram encerrados. Note também que não há mais nenhum documento sob a situação Em elaboração, pois o mesmo já foi encerrado.

7 Transferência de Portaria Abaixo se encontra uma imagem com as ações que podem ser feitas sobre o documento antes de ser transferido digitalmente.

8 Anexar Arquivos No Menu, clique em Anexar Arquivo para integrar um arquivo PDF na Portaria. Ao anexar um PDF qualquer ao documento A, este passa a tramitar junto a ele, como se fossem um único documento. Apenas arquivos em formato PDF e de tamanho inferior a 10 mb (megabytes) podem ser anexados.

9 Anexar Arquivos Informe a data, o responsável (deve ser quem assinará digitalmente o anexo), coloque uma breve descrição e anexe o arquivo, clicando no botão Selecionar arquivo... Após selecionar o arquivo clique no botão Ok para finalizar.

10 Anexar Arquivos Abaixo se encontra uma lista de anexos pendentes de assinatura, tendo a opção de Visualização, Excluir e Assinar/Conferir cópia. 1 Visualizar Anexo: Antes de assinar, deve verificar o anexo. 2 Excluir: O anexo pode ser excluído. 3 Assinar/Conferir cópia: Assina ou realiza a conferência de um documento.

11 Anexar Arquivos O botão Conferir Cópia deve ser utilizado por profissionais atuantes no protocolo para dar valor legal a um documento entregue pelo servidor. No contexto de Portarias, somente o Reitor, Vice-Reitor ou Decano podem assinar os anexos. Esse conteúdo é somente informativo, uma vez que você, criador da portaria, não deverá executar nenhuma das duas operações.

12 Edição de Portaria No Menu, clique em Editar. O documento mesmo encerrado também poderá ser editado. Além disso, a edição do conteúdo do documento só poderá ser feita pelo criador do mesmo.

13 Exclusão de Portaria A exclusão de um documento temporário do sistema torna impossível sua recuperação. É importante saber que essa opção só é possível pelo fato dele ainda ser temporário. Após clicar em Excluir, será apresentada uma mensagem de confirmação de exclusão, clique no botão Ok.

14 Exibição de Informações Completas No Menu, clique em Exibir Informações Completas para exibir todas as informações relacionadas ao trâmite do documento.

15 Vinculação de Portarias No Menu, clique em Vincular para realizar a vinculação de portarias. A vinculação é somente como uma referência a outra portaria dentro do SIGA. IMPORTANTE: Sempre vincule Portarias de Dispensa/Exoneração às de Nomeação/Designação, pois isso ajudará os assessores do reitor a ficarem atentos no momento de numeração das portarias. Para realizar a vinculação, clique em e selecione a Portaria que deseja vincular.

16 Vinculação de Portarias Selecione a Portaria que deseja realizar a vinculação, clicando no seu Número de identificação. Obs: As portarias que se encontram Em Elaboração não podem ser vinculadas.

17 Vinculação de Portarias Feita a seleção da Portaria a ser vinculada, você será redirecionado a tela anterior com o preenchimento da identificação e sua descrição. Clique no botão Ok para concluir a vinculação.

18 Vinculação de Portarias A partir desse momento, os documentos passam ser relacionados, podendo ser visualizados, conforme exibido na imagem abaixo.

19 Vinculação de Portarias Caso necessário é possível desfazer a vinculação, bastando acessar o documento e clicar em Desfazer Vinculação. Será exibida uma mensagem de confirmação. Clique no botão Ok e você será redirecionado para a página de exibição da Portaria.

20 Visualização Dossiê É a visualização de todo o conteúdo do documento (despachos, anexos e documentos vinculados). Permite a exibição no navegador, em PDF e em tela cheia. Em Visualização de Dossiê é exibida a listagem de documentos pertencentes a portaria em questão. Note que há a possibilidade de exibição do documento no navegador no formato PDF e em tela cheia.

21 Visualizar Impressão Confira as informações do documento, clicando no botão Visualizar Impressão. Dessa forma, você verá como o documento ficaria impresso no papel. Obs: Ao clicar no botão Visualizar Impressão, somente será exibida a portaria que está sendo criada. Não serão exibidos nem anexos nem portarias vinculadas.

22 Despachar/Transferir Para transferir o documento, clique no botão Despachar/Transferir

23 Despachar/Transferir Será apresentada a página para realizar a transferência. No campo Atendente, escolha entre as opções IdUFF ou Setor para definir o tipo do destinatário. Uma vez escolhida a opção, clique no botão para buscar uma pessoa ou um setor. No contexto de portarias, ficou definido que o envio sempre será feito para um setor, uma vez que todos os colaboradores lotados no setor destinatário terão acesso ao documento. Entretanto, somente o colaborador que receber o documento é quem poderá dar trâmite a ele.

24 Despachar/Transferir Uma vez tendo clicado em selecionar o setor desejado., será apresentada uma página de busca para que possa

25 Despachar/Transferir Clique na sigla do setor e você será redirecionado para a página anterior com o setor preenchido. Após a escolha do Setor, clique no botão Ok para realizar a transferência.

26 Transferido (Digital) Clique no botão SIGA e escolha a opção Página Inicial. Note que há um documento que se encontra na situação Transferido(Digital), na seção Documentos Avulsos. A situação Transferido(Digital) representa documentos que foram transferidos para diversos destinatários (setor ou pessoa) e que ainda não foram recebidos por estes.

27 Transferido (Digital) Importante: Quando o destinatário receber o documento, este não estará mais na listagem de documentos do remetente. Logo, não ache que você perdeu o documento, que o mesmo sumiu ou até mesmo foi deletado. Se ele não se encontra mais na situação Transferido(Digital), significa que o destinatário já o recebeu e está com a posse do mesmo.

28 Transferido (Digital) O valor 1 para a coluna Atendente significa que há um documento que você transferiu e que ainda não foi recebido. O valor 1 para a coluna Lotação significa que há um documento que foi transferido por você ou alguém que está na mesma lotação que você. Observe que o valor para coluna lotação poderia ser 10 e isso indicaria que outras pessoas da sua lotação também transferiram documentos.

29 Transferido (Digital) Para continuar no documento que você acabou de transferir, clique no número 1 presente na coluna Atendente, na situação Transferido (Digital). Identifique o documento na listagem apresentada e clique sobre o seu número de identificação. Uma nova tela será exibida.

30 Transferido (Digital) Ao lado é possível verificar a tramitação da Portaria. Desfazer Transferência: Caso necessite realizar alguma correção na portaria ou anexar novos documentos, é possível desfazer a Transferência enquanto o destinatário não tiver realizado o recebimento digital.

31 Transferência Cancelada É possível verificar o cancelamento de transferência ao clicar em Exibir Informações Completas.

32 Recebimento Digital Considere que sua portaria foi tramitada, chegou ao Gabinete do Reitor, foi assinada e transferida para a sua lotação. Nesse caso, esse documento se encontrará na situação Caixa de Entrada (Digital). Essa situação representa todos os documentos que foram enviados a você ou a sua lotação. No contexto de portarias, convencionamos que o envio sempre será feito para uma lotação. Logo, note na figura abaixo que não há documentos enviados diretamente a você (valor 0 na coluna Atendente) e há um ou mais documentos enviados para sua lotação (coluna Lotação). Dessa forma, para você achar a portaria que você criou, você terá que clicar sob o número que se encontra na coluna Lotação, na situação Caixa de Entrada (Digital).

33 Recebimento Digital Ao clicar em Caixa de Entrada(Digital), apresenta-se uma listagem de documentos. Clique no Número de identificação da portaria para visualizar o conteúdo e realizar o recebimento digital.

34 Recebimento Digital Uma vez escolhido o documento, verifique o conteúdo do mesmo e clique em Receber.

35 Publicação de Portaria Uma vez que o documento assinado for recebido, a situação do mesmo mudará para Aguardando Andamento. A partir desse momento, a Portaria deve ser enviada para publicação em Boletim de Serviço ou dependendo do tipo, para o Diário Oficial da União(DOU). Para realizar o download de Portaria, clique em Visualizar Dossiê. Será apresentada a portaria e toda a documentação que foi anexada. A seguir, veja os passos para fazer o download nos navegadores Firefox, Chrome, Internet Explorer(Windows 7) e Microsoft Edge(Windows 8 e 10).

36 Download de Portaria Navegador Firefox Para realizar o download da Portaria, clique em PDF e seguida clique em.

37 Download de Portaria Navegador Firefox A janela abaixo será exibida. Marque a opção Download e clique em OK.

38 Download de Portaria Navegador Chrome Para realizar o download da Portaria, clique em PDF e seguida clique em.

39 Download de Portaria Navegador Chrome A janela abaixo será exibida. Defina um nome para o arquivo e escolha onde o mesmo deve ser armazenado. Feito isso, clique no botão Salvar.

40 Download de Portaria Navegador Internet Explorer 11(Windows 7) Par Para realizar o download da Portaria. Clique em PDF, em seguida posicione o mouse sobre a portaria para exibição dos botões e clique em.

41 Download de Portaria Navegador Internet Explorer 11(Windows 7) A janela abaixo será exibida. Defina um nome para o arquivo e escolha onde o mesmo deve ser armazenado. Feito isso, clique no botão Save(Salvar).

42 Download de Portaria Navegador Microsoft Edge (Windows 8 e 10) Para realizar o download da Portaria, clique em PDF e seguida clique com botão direito sobre a portaria que será exibido o botão Salvar Como.

43 Download de Portaria Navegador Microsoft Edge(Windows 10) A janela abaixo será exibida. Defina um nome para o arquivo e escolha onde o mesmo deve ser armazenado. Feito isso, clique no botão Salvar.

44 Envio da Portaria para Publicação Uma vez feito o download da portaria, siga os passos para a publicação da mesma no Boletim de Serviço (BS). 1 Escrever um para boletimservico@id.uff.br, preenchendo o campo assunto com o texto: Publicação de portaria. No corpo do , informe que a portaria está indo em anexo em PDF. 2 - Anexar o arquivo PDF 3 - O setor GPCAAD vai responder com um Recebido, para indicar o recebimento da portaria.

45 Arquivamento Corrente Após o encaminhamento da Portaria para publicação, deve ser feito o Arquivamento Corrente. Na visualização da Portaria, clique em Arq. Corrente. Uma vez que se clica no botão Arq. Corrente, o documento poderá ser encontrado na situação Arquivo Corrente.

46 Desfazer Arquivamento Corrente Caso seja necessário desfazer essa ação, clique em Desfazer Arquivamento Corrente. Veja na imagem abaixo:

47 Contatos Em caso de dúvidas ou problemas, favor entrar em contato através do Sistema de Atendimentos ou através do telefone Opção 3 ou atendimento@id.uff.br