Sistema de Trâmite de Documentos STD Versão

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2 Sistema de Trâmite de Documentos STD Versão

3 Sistema de Trâmite de Documentos STD Versão 2.0 2

4 Sistema de Trâmite de Documentos STD Versão Nota: Para acesso ao STD, é necessário ter e senha do lótus notes.

5 Sistema de Trâmite de Documentos STD Versão Evidencia o nome do usuário que está logado no sistema. Na tela inicial do STD o botão Ações exibe as funcionalidades: Nova Correspondência para a necessidade de criar uma nova correspondência endereçada ao SESC DN; Nova Pesquisa para a necessidade de pesquisar correspondências quanto a determinados parâmetros; Desconectar para realizar logoff do STD.

6 Sistema de Trâmite de Documentos STD Versão 2.0 5

7 Sistema de Trâmite de Documentos STD Versão Ao acessar o botão Nova correspondência, o novo documento aparecerá sem numeração. Esse campo é automaticamente preenchido pelo Sistema, quando a Sedoc/DN realiza o primeiro trâmite da correspondência. As informações referentes a Dados gerais não são editáveis. A Procedência de uma correspondência elaborada para um Departamento Regional sempre será EXTERNA. O Número da correspondência será gerado no momento que a SEDOC do SESC DN receber e gerar numeração. Status em Em Aberto significa que a correspondência ainda está em elaboração, podendo ser editável e excluída. A Data de criação será preenchida automaticamente pelo sistema, evidenciando o dia e o horário do início da elaboração da correspondência. O Campo Autor será preenchido com o nome do usuário que criou a correspondência. O Campo Responsável será preenchido com o nome do usuário que está sob a posse da correspondência.

8 Sistema de Trâmite de Documentos STD Versão Os campos referentes aos Dados do remetente devem ser preenchidos seguindo os parâmetros abaixo: Origem/Nome: Selecionar o nome do responsável do Departamento Regional pelo envio da correspondência externa ao SESC DN. As informações referentes ao cargo e dados complementares serão preenchidas automaticamente uma vez que o nome do responsável tenha sido selecionado. Número correspondência DR: Refere-se ao número de controle das correspondências no Departamento Regional. Campo aberto para inserção de caracteres alfanuméricos. Data da correspondência DR: Preencher a data da criação da correspondência em formato DD/MM/AAAA. Número da correspondência expedida DN de referência: Preencher quando o assunto se referir a alguma correspondência já expedida pelo Sesc DN. Essa ação fará com que gere um hiperlink entre as duas correspondências, tornando mais fácil a sua recuperação. O campo referente ao Destinatário aparecerá somente como SESCDN, assim como o campo Descrição estará preenchida como SESC DEPARTAMENTO NACIONAL.

9 Sistema de Trâmite de Documentos STD Versão Preencher com o programa com o qual o assunto está relacionado. Preencher com a classificação na qual o assunto está relacionado Preencher com um resumo do assunto tratado na correspondência Preencher com descrição da correspondência Preencher com palavras que facilitem a pesquisa pelo documento. Este campo não é obrigatório. Preencher com a descrição do material físico. Este campo não é obrigatório. Anexar arquivos: podem ser anexados mais de um arquivo, e os mesmos podem ser de qualquer extensão:.pdf,.jpeg, etc. ATENÇÃO: Não anexar arquivos que possuam caracteres especiais em seu nome, como por exemplo!@#$% &*() Nota: 1) A escolha do programa e classificação está relacionada às informações relacionadas ao teor da correspondência, não á origem na qual ela foi criada. 2) Nesse momento, ao acessar o botão Ações, as opções Salvar, Excluir e Enviar estarão ativas. Caso necessário, o usuário ainda poderá realizar edições das informações inseridas ou excluir a correspondência do sistema.

10 Sistema de Trâmite de Documentos STD Versão Campo destinado à exibição do número da correspondência do Departamento Regional. (número ilustrativo nesse exemplo) Campo destinado à exibição do assunto da correspondência Campo destinado à exibição dos arquivos que por ventura foram anexados Campo destinado à exibição do atual responsável pela correspondência. Campo destinado à exibição do status da correspondência. Após o Departamento Regional enviala ao SESC DN, o status da correspondência passa de Em aberto para Em andamento. Quando a correspondência é encaminhada para outras áreas dentro do DN, o status é alterado para Tramitando Nota: No momento que regional envia uma correspondência para o SESC DN, o SEDOC DN recebe um correio eletrônico no Lotus Notes informando sobre recebimento de uma nova correspondência. Número de controle das correspondências elaboradas pelo regional. Número de controle das correspondências geradas no DN

11 Sistema de Trâmite de Documentos STD Versão Numeração atribuída pelo SEDOC DN Tag exemplificativa indicando inclusão de Prioridade ao assunto Tag indicando o status da correspondência Nome do responsável do Departamento Regional pelo envio da correspondência ao SESC DN Programa e Classificação atribuídos ao assunto da correspondência Campo destinado à exibição do assunto da correspondência Campo destinado à exibição da descrição da correspondência Campo destinado à exibição dos arquivos anexados pelo Departamento Regional à correspondência Campo destinado à exibição dos responsáveis SESC DN pela correspondência Nota: 1) Na figura acima foi exemplificada a Tag indicativa de Prioridade. Essa marcação é incluída por usuários do SESC DN que possuem perfil de gestor. A inclusão dessa Tag por um gestor remete a necessidade procedência prioritária quanto à resolução do assunto para o técnico que detém posse da correspondência. 2) Na figura acima foi exemplificada a Tag Em andamento. Esse status é alterado conforme andamento da resolução do assunto. Ver item Campo destinado à exibição dos responsáveis SESC DN pela correspondência. * Exemplo ilustrativo No campo histórico é possível visualizar os trâmites entre usuários e lotações do SESC DN. Cada ação de tramitação de documentos fica registrada com data e horário.

12 Sistema de Trâmite de Documentos STD Versão Correio eletrônico informando que uma nova correspondência foi expedida pelo SESC DN ao Departamento Regional no STD Evidência de recebimento de uma nova correspondência no STD ao verificar a caixa Não lidas. Para acessar o teor da expedição, basta clicar sobre o número da expedição Anexos referentes à expedição

13 Sistema de Trâmite de Documentos STD Versão Número da expedição, data e informações de destinatário.