MANUAL DE INSTRUÇÕES DO SISTEMA DE RESTAURANTE UNIVERSITÁRIO MÓDULO RESTAURANTE

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1 MANUAL DE INSTRUÇÕES DO SISTEMA DE RESTAURANTE UNIVERSITÁRIO MÓDULO RESTAURANTE ACESSO AO SISTEMA Este manual visa informar os recursos do Sistema de Restaurante Universitário. O sistema possui recursos que são acessados com autenticação no sistema. O Cardápio da Semana poderá ser visualizado sem necessidade de login no sistema. Há seis tipos de perfis de acesso ao sistema: Administrador: poderá visualizar todos os recursos, incluindo o recurso de configuração do sistema, que será descrito neste manual; Controle de Alunos: responsável pelos recursos referentes a alunos; Controle de Funcionários: responsável pelos recursos referentes a funcionários; Finanças: responsável pela área financeira do sistema; Restaurante: responsável pelas questões referentes ao Restaurante Universitário; Usuário: poderá visualizar apenas recursos referentes a usuários comuns. O link de acesso ao sistema é Uma vez acessado o sistema, este exibirá a janela de login, o qual deverá ser realizado através dos dados da Central de Acessos da UNESP. Figura 1: Tela de login da Central de Acessos Caso o usuário não possua cadastro na Central de Acessos, deverá acessar a opção PRIMEIRO ACESSO? para realizar o seu registro no sistema. O próximo passo é inserir o seu registrado no Portal de Sistemas (onde o usuário acessa sistemas como o Sistema de Graduação, Sistema de Pós-Graduação, Sistema de RH, etc.), além do seu cpf. Caso o usuário não tenha CPF registrado no Portal, deverá informar a data de seu nascimento.

2 Figura 2: Primeira tela de registro na Central de Acessos No próximo passo, o sistema lhe oferece várias opções de identificação o qual irá utilizar para acessar a Central de Acessos. Após selecionar uma das opções, o sistema irá para o passo de registrar sua senha, a qual deverá ter pelo menos uma letra maiúscula e um número. Após confirmar a senha e selecionar a opção de aceitar os termos de uso, o usuário deve clicar em CONCLUIR, e o sistema irá enviar um para ativar o seu acesso na Central. Finalizado este procedimento, o usuário deverá acessar o seu registrado no Portal de Sistemas para acessar o link de ativação. Uma vez acessado este link, o usuário estará apto para acessar a Central de Acessos. Após estes procedimentos, o usuário deverá enviar um para os administradores do sistema, solicitando um perfil de acesso ao Sistema de Restaurante Universitário, e assim, o usuário terá acesso aos recursos referentes ao perfil que será vinculado a ele, lembrando que este deverá acessar o SISRU com a identificação da Central de Acessos. TELA INICIAL DO SISTEMA Figura 3: Tela Inicial do Sistema

3 Uma vez acessado o sistema, é exibida a tela inicial, onde estão todas as funcionalidades do mesmo, podendo o usuário acessar também estes menus ao clicar no botão do canto superior esquerdo, ao lado do nome SISRU. OCORRÊNCIAS Figura 4: Tela de Ocorrências do Sistema Ocorrências é um recurso onde estão registradas todas as ocorrências do sistema. Além do usuário poder registrar uma nova ocorrência manualmente, há algumas funcionalidades que registram uma ocorrência automaticamente. Para registrar uma ocorrência manualmente, o usuário deverá acessar CADASTRAR OCORRÊNCIA, e informar a data, hora e a descrição da ocorrência. Ao salvar esta ocorrência, o sistema automaticamente informa que o responsável pelo registro desta foi o usuário que a cadastrou. O usuário também poderá Visualizar os dados da ocorrência. As opções Editar e Excluir ocorrência são restritas apenas a usuários que possuem o perfil de Administrador do sistema.

4 Figura 5: Inserindo uma ocorrência manualmente ADMINISTRAÇÃO DE LOTES Figura 6: Tela de Administração de Lotes A funcionalidade Administração de Lotes é responsável por informar os lotes de vales respectivos de uma pessoa. Para realizar a consulta, o usuário deverá selecionar um dos Tipos de Consulta disponíveis (Aluno, Funcionário e Pessoa). Uma vez selecionado um dos itens, o sistema irá exibir uma lista com todos os cadastros respectivos ao tipo de consulta informado. O usuário também terá a opção de realizar a busca da pessoa através do RA (Aluno), Matrícula (Funcionário) ou CPF (Funcionário). Uma vez exibido os dados da pessoa que o usuário deseja visualizar os lotes de vales, ele deverá selecionar as opções Aberto, Fechado ou Todos, no campo Situação. Feito isto, o sistema irá liberar a opção Visualizar, para visualização dos lotes. Ao clicar em Visualizar, o sistema exibe uma nova janela contendo o nome da pessoa, a qual seus lotes estão sendo consultados, o total de lotes com o status Aberto, as somas das quantidades de vales comprados e utilizados destes respectivos lotes, além do total de lotes com status Fechado, as somas de suas respectivas quantidades compradas e utilizadas. Também é exibido o Saldo de vales da pessoa. Além disso, o sistema emite uma lista com todos os lotes registrados, conforme a solicitação feita pelo usuário na tela anterior. Caso este tenha optado por Aberto, o sistema exibirá os lotes de vales que estão com o status Aberto ; caso a opção tenha sido Fechado, o sistema informará os lotes com status Fechado ; e caso tenha sido a opção Todos, o sistema exibirá os lotes com os dois status, ou seja, todos os lotes que a pessoa utilizou. Uma vez exibida esta lista, o usuário terá a opção de Visualizar aquele Lote.

5 Figura 7: Visualização dos Lotes da pessoa Ao visualizar os dados do lote selecionado, o sistema informa todas as informações daquele lote de vales, além de todas as refeições que foram realizadas com aquele lote. Caso a configuração ativa do sistema tiver o Tipo de Venda com status Limitado, também é exibido os dias que os vales devem ser utilizados. Outro detalhe a se destacar é a opção de Estornar vales daquele lote. Caso o tipo de venda ativo for Limitado, o usuário terá a opção de estornar na lista dos dias de utilização dos vales daquele lote. Para tal procedimento, basta clicar em OPÇÕES/ESTORNAR. Uma vez feito isto, automaticamente o vale daquele dia será estornado e o sistema irá registrar uma Ocorrência informando tal procedimento. Caso o tipo de venda ativo no sistema for Ilimitado, a opção ESTORNAR fica na lista dos lotes, junto a VISUALIZAR. Neste caso, ao acessar este recurso, uma janela será exibida com os dados do usuário, o número do lote, além dos campos Quantidade a Estornar, Valor a Devolver e Motivo do Estorno, sendo que Valor a Devolver será gerado automaticamente ao preencher a quantidade. Motivo do Estorno também é um campo obrigatório. Uma vez preenchido os dados e clicado em Salvar, o sistema irá estornar aquela quantidade de vales informada, além de registrar uma Ocorrência para tal fato. As opções de estornar estão restritas a usuários com perfis Administrador, Controle de Alunos (para estorno de créditos que não sejam pagos) e Finanças.

6 Figura 8: Visualizando os dados do Lote de Vales e suas respectivas Refeições creditadas CATRACA Recurso específico para restaurantes que possuem uma catraca eletrônica. O sistema exibe as informações da catraca, como seu respectivo IP, a porta e o seu Status. O usuário poderá ativar a catraca manualmente em ATIVAR CATRACA. Um detalhe a ser informado é que o sistema executa o procedimento de ativar a catraca automaticamente em horários específicos. Para almoço, o sistema realiza o procedimento às 11h. Para jantar, o procedimento é às 17h. No caso do almoço, o sistema, primeiramente, verifica o status padrão da catraca na configuração ativa do sistema. Caso esteja Desligada, o sistema já emite uma mensagem em seu log de registros que a catraca está desligada, não ativando a mesma. No caso estar com status Ligada, ele verifica se a catraca já está ativada, para então realizar uma conexão entre o sistema e a catraca. No caso do jantar, o sistema verifica se o RU realiza refeições neste período. Caso não ofereça jantar, o sistema não realiza o procedimento de ativação da catraca. Caso contrário, este realiza os mesmos procedimentos de ativação, descritos acima. Uma vez a catraca ativada, as pessoas que forem realizar suas refeições deverão digitar a sua senha de refeição, a qual foi enviada via quando estes foram registrados no sistema. Uma vez digitada a senha de refeição, o sistema irá verificar se a pessoa possui créditos disponíveis e emitirá, no display da catraca, uma mensagem informando se o mesmo terá a autorização concedida para realizar sua refeição, ou uma mensagem informando que este não poderá passar pela catraca eletrônica, informando o motivo do impedimento.

7 Figura 9: Tela de Status de Catraca Eletrônica AUTORIZAÇÃO DE REFEIÇÕES Este recurso é para autorização de refeições para os restaurantes que não possuírem uma catraca eletrônica. Para realizar a autorização, o usuário deverá digitar sua senha de refeição, a qual foi informada em seu durante seu registro no sistema. O sistema irá verificar se este usuário tem disponibilidade de créditos e informará se poderá prosseguir a autorização. Caso o usuário possua saldo e não tenha nenhuma pendência que impeça de realizar refeição (como estar com uma bolsa vencida, no caso de aluno, ou não possuir vales para aquele dia em específico, no caso da configuração ativa do sistema estiver com Tipo de Venda com status Limitada, entre outros), o sistema libera a opção Autorizar para que o registro de refeição seja realizado com sucesso. Figura 10: Autorização de Refeições

8 AUTORIZAÇÃO MANUAL DE REFEIÇÕES Figura 11: Autorização Manual de Refeições Este recurso é responsável por autorização de refeições realizadas de modo manual, ou seja, em casos que não foi possível registrar a refeição em Autorização de Refeições, Autorização de Marmitas ou via catraca eletrônica. O sistema exibe duas opções de autorização: Refeição ou Marmita. Para refeição, o usuário deverá informar o Horário inicial o qual ele deseja que as autorizações sejam registradas, informar o Motivo do registro manual, e selecionar as pessoas as quais terão registradas suas refeições. O usuário deverá informar o tipo de usuário para que o sistema possa exibir uma lista do respectivo tipo de usuário, que tenha lotes com status Aberto. O usuário poderá pesquisar a pessoa por RA, caso o tipo de usuário seja ALUNO, por Matrícula, no caso de FUNCIONÁRIO, e CPF, caso o tipo seja PESSOA. Juntamente com a lista exibida, cada item possui um botão SELECIONAR, para que o usuário possa incluir os devidos usuários que terão registradas suas refeições manualmente. Uma vez selecionados, o sistema exibe uma lista com todos os usuários adicionados, e, por fim, o usuário deverá clicar em Autorizar, para que o sistema realize o registro das refeições destes, desde que não possuam pendências que impeçam o registro. Para marmitas, o usuário deverá informar o Horário inicial, o número de marmitas que deve ser registrado para cada usuário, além de selecionar estes usuários na lista (de modo análogo a Refeição). Ao clicar em Autorizar, o sistema registrará as marmitas para os usuários selecionados. OBS: O usuário não poderá informar, em horário inicial, uma hora que seja maior que o horário de finalização do almoço/jantar.

9 AUTORIZAÇÃO DE MARMITAS Figura 12: Autorização de Marmitas Este recurso é responsável pela autorização de marmitas. Para realizar a autorização, o usuário deverá digitar sua senha de refeição, a qual foi informada em seu durante seu registro no sistema. O sistema irá verificar se este usuário tem disponibilidade de créditos e informará se poderá prosseguir a autorização. Caso o usuário possua saldo e não tenha nenhuma pendência que impeça de realizar refeição (como estar com uma bolsa vencida, no caso de aluno, entre outros), o sistema informa os dados do lote a ser descontado, incluindo o saldo restante. O usuário, então, deverá digitar o número de marmitas que deseja, e o sistema irá liberar a opção Autorizar para que o registro seja realizado com sucesso. Caso a configuração ativa do sistema estiver com o Tipo de Venda com status Limitada, o sistema irá verificar se o usuário possui saldo suficiente para aquele dia em específico, para então registrar as marmitas. CARDÁPIO Este recurso oferece a opção de registrar cardápios do restaurante universitário. Para registrar um novo cardápio, o usuário deve clicar em CADASTRAR CARDÁPIO, onde o mesmo terá as opções de colocar o dia em que será servido este cardápio, qual o tipo de refeição (Almoço ou Jantar), entre outros dados como se haverá arroz e feição, prato principal e outros. Para visualização de um cardápio específico, edição e exclusão, o usuário deverá acessar um destes recursos em OPÇÕES.

10 Figura 13: Lista de Cardápios Figura 14: Registrando um novo Cardápio ESTOQUE O item estoque é responsável pelo controle de todo o estoque do Restaurante Universitário. Na tela principal do sistema, há uma lista com todos os itens de Estoque, além de possuir as opções Entradas, Saídas, Visualizar, Editar e Excluir, sendo que estas opções se encontram em OPÇÕES. Para cadastrar um novo Item de Estoque, o usuário deverá clicar em CADASTRAR ITEM DE ESTOQUE. O sistema informa o campo Grupo de Estoque, no qual o usuário deverá selecionar um dos grupos de estoque que estão cadastrados no sistema. Uma vez informado, o usuário deverá preencher os demais campos para registro do novo item de estoque.

11 Figura 15: Controle de Estoque Figura 16: Cadastrando um novo item de Estoque O usuário também tem a opção de Verificar todas as Entradas e Saídas de um Item de Estoque específico. Em Entradas no Estoque, o sistema informa os dados do item de estoque em questão, além da quantidade total de entradas deste item, e o valor total das entradas. Para cadastrar uma nova entrada, o usuário deverá clicar em CADASTRAR ENTRADA, onde deverá preencher as informações referentes à entrada de estoque e, então, registrá-las. O usuário também poderá visualizar, editar e excluir as entradas do item de estoque, através do item OPÇÕES.

12 Figura 17: Entradas no Estoque Figura 18: Cadastrando uma nova entrada de estoque Já em Saídas do Estoque, o sistema exibe todas as saídas registradas para aquele item de estoque, além de informar os dados do item e quantidade total de saídas. Para registrar uma nova saída, o usuário deverá ir em CADASTRAR SAÍDA, preencher os dados, e registrar a saída. Para acesso a visualização, edição e exclusão, basta clicar em OPÇÕES.

13 Figura 19: Saídas do Estoque Figura 20: Registrando uma nova saída de estoque GRUPOS DE ESTOQUE Este recurso é responsável por registrar todos os grupos de estoque do sistema. A tela principal exibe uma lista com todos os grupos registrados, e o usuário poderá registrar um novo grupo em CADASTRAR GRUPO DE ESTOQUE. Ao clicar em OPÇÕES, ele poderá visualizar, editar ou excluir aquele grupo de estoque selecionado.

14 Figura 21: Cadastro de Grupos de Estoque CONTROLE DE NOTAS FISCAIS Figura 22: Cadastro de Notas Fiscais Este item é responsável pelo controle das notas fiscais emitidas para o Restaurante Universitário. Para registrar um novo item de nota, o usuário deverá acessar CADASTRAR ITEM DE NOTA, e preencher os valores daquela nota em específico. Uma vez preenchidos os campos, o sistema registrará este novo item de nota. Na lista com todos os itens de nota registrados, o usuário poderá, em OPÇÕES, acessar todas as notas referentes àquele item, além de visualizar, editar e excluir.

15 Figura 23: Cadastrando um novo item de nota fiscal Uma vez acessada a opção Notas, o sistema exibe os dados daquele item de nota, além da quantidade total das notas registradas naquele item. Para o registro de uma nova, o usuário deverá clicar em CADASTRAR NOTA. O sistema exibe os dados daquele item, e os campos que o usuário deverá preencher. Após salvar aquele novo registro, o sistema verificará a quantidade da nota que acabara de ser registrada, e irá subtrair da quantidade informada no item de nota. Um detalhe a ser observado é que a quantidade registrada em item de nota é a quantidade total que o restaurante poderá retirar do estabelecimento o qual foi firmada a compra, e a quantidade da nota em si é a quantidade que o restaurante retirou naquele dia. O usuário também poderá visualizar, editar e excluir as notas. Figura 24: Lista de Notas Fiscais para um determinado item de nota

16 Figura 25: Cadastrando uma nota fiscal RELATÓRIOS Figura 26: Relatórios Os relatórios do sistema estão subdivididos por perfis de usuário: Controle de Alunos: Pessoas cadastradas, Alunos cadastrados, Alunos com Bolsa, Relação de Ocorrências e Relação de saldos dos créditos dos vales refeições; Controle de Funcionários: Pessoas cadastradas, Funcionários cadastrados, Relação de Ocorrências e Relação de saldos dos créditos dos vales refeições; Finanças: Controle de vendas no período, Controle de vendas anual, Controle de vendas pagas no período, Controle de vendas pagas anual, Vendas por tipo de aquisição, Vendas pagas por tipo de consumidor, Relação de Ocorrências e Relação de saldos dos créditos dos vales refeições;

17 Restaurante: Cardápio Mensal, Consumo de refeições no período, Consumo de refeições anual, Consumo de refeições pagas no período, Consumo de refeições pagas anual, Controle de Notas Fiscais anual, Valores de Notas Fiscais anual, Estoque mensal, Estoque anual, Histórico de Refeições, Refeições por tipo de aquisição, Refeições pagas por tipo de consumidor, Relação de Ocorrências e Relação de saldos dos créditos dos vales refeições. MEUS CRÉDITOS Figura 27: Meus Créditos Este recurso informa ao usuário um resumo de lotes registrados em seu perfil, exibindo o saldo total de vales, além do total de lotes abertos e suas respectivas quantidades (comprada e utilizada), além do total de lotes fechados com suas respectivas quantidades. Este também exibe uma lista com todos os lotes abertos e uma lista com todos os lotes fechados, sendo possível visualizar cada lote. Outra funcionalidade que é disponibilizada por este item é ALTERAR SENHA DE REFEIÇÃO. O usuário poderá alterar a sua senha de refeição, sendo que o número mínimo de caracteres é 6 e o máximo 10. Além disso, esta senha deve conter apenas números. Caso o usuário queira que o sistema gere uma senha automática, este deve clicar em GERAR SENHA. Para visualizar a senha, basta clicar a opção Visualizar Senha. Uma vez preenchida a nova senha, o usuário deverá clicar em Salvar, e o sistema irá verificar se esta nova senha já existe nos registros, uma vez que esta deverá ser única e exclusiva. Caso não exista, o sistema registrará a nova senha, e enviará um para o usuário, informando-o desta nova senha.

18 Figura 28: Alterando Senha de Refeição CARDÁPIO DA SEMANA Figura 29: Cardápio da Semana O recurso Cardápio da Semana exibe uma lista com o cardápio da semana atual, sendo este sujeito a alterações. O usuário também poderá visualizar esta funcionalidade sem necessidade de login no sistema. Para tal, basta acessar o endereço: