SIGADOC. Perfil Trâmite de Portarias

Transcrição

1 SIGADOC Perfil Trâmite de Portarias

2 Índice Recebimento Digital Conferência da Portaria Despachar/Transferir Transferido (Digital) Transferência Cancelada Outras Ações Anexar Arquivos Edição de Portaria Exclusão de Portaria Exibição de Informações Completas Vinculação de Portarias Visualização Dossiê Visualizar Impressão Contatos

3 Recebimento Digital Considere que a portaria foi transferida para a sua lotação. Nesse caso, esse documento se encontrará na situação Caixa de Entrada (Digital). Essa situação representa todos os documentos que foram enviados a você ou a sua lotação. No contexto de portarias, convencionamos que o envio sempre será feito para uma lotação. Logo, note na figura abaixo que não há documentos enviados diretamente a você (valor 0 na coluna Atendente) e há um ou mais documentos enviados para sua lotação (coluna Lotação). Dessa forma, para você achar a portaria que você criou, você terá que clicar sob o número que se encontra na coluna Lotação, na situação Caixa de Entrada (Digital).

4 Recebimento Digital Feito o passo anterior, apresenta-se uma listagem de documentos. Clique no Número de identificação da portaria para visualizar o conteúdo e realizar o recebimento digital.

5 Recebimento Digital Uma vez escolhido o documento, clique em Receber.

6 Conferência da Portaria Faça a conferência da Portaria e seus anexos. 1) Para conferir o anexo clique no link para visualizá-lo. 2) Para visualizar a portaria, clique em Visualizar Impressão. Verifique: 1) se o documento está com texto correto. 2) se a portaria não ficou em 2 páginas, onde a segunda página contém somente a assinatura do subscritor, no caso, o Reitor.

7 Conferência da Portaria Em caso de qualquer erro notado, faça uma anotação, clicando no botão Fazer Anotação. os campos e clique em Ok. Preencha

8 Conferência da Portaria Clique no botão Exibir Informações Completas. Observe abaixo que a anotação é exibida na linha de trâmite do documento.

9 Conferência da Portaria Feito isso, transfira a portaria para lotação criadora da mesma, a fim de que o responsável por ela possa fazer a correção ou entrar em contato com a equipe de Suporte SIGADOC para fazer a correção.

10 Despachar/Transferir Feito o recebimento da Portaria e não precisando de correções, proceda com a transferência desta portaria, clicando em Despachar/Transferir.

11 Despachar/Transferir Será apresentada a página para realizar a transferência. No campo Atendente, escolha entre as opções IdUFF ou Setor para definir o tipo do destinatário. Uma vez escolhida a opção, clique no botão para buscar uma pessoa ou um setor. No contexto de portarias, ficou definido que o envio sempre será feito para um setor, uma vez que todos os colaboradores lotados no setor destinatário terão acesso ao documento. Entretanto, somente o colaborador que receber o documento é quem poderá dar trâmite a ele.

12 Despachar/Transferir Uma vez tendo clicado em o setor desejado., será apresentada uma página de busca para que possa selecionar

13 Despachar/Transferir Clique na sigla do setor e você será redirecionado para a página anterior com o setor preenchido. Após a escolha do Setor, clique no botão Ok para realizar a transferência.

14 Transferido (Digital) Clique no botão SIGA e escolha a opção Página Inicial. Note que há um documento que se encontra na situação Transferido(Digital), na seção Documentos Avulsos. A situação Transferido(Digital) representa documentos que foram transferidos para diversos destinatários (setor ou pessoa) e que ainda não foram recebidos por estes.

15 Transferido (Digital) Importante: Quando o destinatário receber o documento, este não estará mais na listagem de documentos do remetente. Logo, não ache que você perdeu o documento, que o mesmo sumiu ou até mesmo foi deletado. Se ele não se encontra mais na situação Transferido(Digital), significa que o destinatário já o recebeu e está com a posse do mesmo.

16 Transferido (Digital) O valor 1 para a coluna Atendente significa que há um documento que você transferiu e que ainda não foi recebido. O valor 1 para a coluna Lotação significa que há um documento que foi transferido por você ou alguém que está na mesma lotação que você. Observe que o valor para coluna lotação poderia ser 10 e isso indicaria que outras pessoas da sua lotação também transferiram documentos.

17 Transferido (Digital) Para continuar no documento que você acabou de transferir, clique no número 1 presente na coluna Atendente, na situação Transferido (Digital). Identifique o documento na listagem apresentada e clique sobre o seu número de identificação. Uma nova tela será exibida.

18 Transferido (Digital) Ao lado é possível verificar a tramitação da Portaria. Desfazer Transferência: Caso necessite realizar alguma correção na portaria ou anexar novos documentos, é possível desfazer a Transferência enquanto o destinatário não tiver realizado o recebimento digital.

19 Transferência Cancelada É possível verificar o cancelamento de transferência ao clicar em Exibir Informações Completas.

20 Outras Ações Abaixo se encontra uma imagem com as ações que podem ser feitas sobre o documento antes de ser transferido digitalmente.

21 Anexar Arquivos No Menu, clique em Anexar Arquivo para integrar um arquivo PDF na Portaria. Ao anexar um PDF qualquer ao documento A, este passa a tramitar junto a ele, como se fossem um único documento. Apenas arquivos em formato PDF e de tamanho inferior a 10 mb (megabytes) podem ser anexados.

22 Anexar Arquivos Informe a data, o responsável (deve ser quem assinará digitalmente o anexo), coloque uma breve descrição e anexe o arquivo, clicando no botão Selecionar arquivo... Após selecionar o arquivo clique no botão Ok para finalizar.

23 Anexar Arquivos Abaixo se encontra uma lista de anexos pendentes de assinatura, tendo a opção de Visualização, Excluir e Assinar/Conferir cópia. 1 Visualizar Anexo: Antes de assinar, deve verificar o anexo. 2 Excluir: O anexo pode ser excluído. 3 Assinar/Conferir cópia: Assina ou realiza a conferência de um documento.

24 Anexar Arquivos O botão Conferir Cópia deve ser utilizado por profissionais atuantes no protocolo para dar valor legal a um documento entregue pelo servidor. No contexto de Portarias, somente o Reitor, Vice-Reitor ou Decano podem assinar os anexos. Esse conteúdo é somente informativo, uma vez que você, criador da portaria, não deverá executar nenhuma das duas operações.

25 Edição de Portaria No Menu, clique em Editar. O documento mesmo encerrado também poderá ser editado. Além disso, a edição do conteúdo do documento só poderá ser feita pelo criador do mesmo.

26 Exclusão de Portaria A exclusão de um documento temporário do sistema torna impossível sua recuperação. É importante saber que essa opção só é possível pelo fato dele ainda ser temporário. Após clicar em Excluir, será apresentada uma mensagem de confirmação de exclusão, clique no botão Ok.

27 Exibição de Informações Completas No Menu, clique em Exibir Informações Completas para exibir todas as informações relacionadas ao trâmite do documento.

28 Vinculação de Portarias No Menu, clique em Vincular para realizar a vinculação de portarias. A vinculação é somente como uma referência a outra portaria dentro do SIGA. IMPORTANTE: Sempre vincule Portarias de Dispensa/Exoneração às de Nomeação/Designação, pois isso ajudará os assessores do reitor a ficarem atentos no momento de numeração das portarias. Para realizar a vinculação, clique em e selecione a Portaria que deseja vincular.

29 Vinculação de Portarias Selecione a Portaria que deseja realizar a vinculação, clicando no seu Número de identificação. Obs: As portarias que se encontram Em Elaboração não podem ser vinculadas.

30 Vinculação de Portarias Feita a seleção da Portaria a ser vinculada, você será redirecionado a tela anterior com o preenchimento da identificação e sua descrição. Clique no botão Ok para concluir a vinculação.

31 Vinculação de Portarias A partir desse momento, os documentos passam ser relacionados, podendo ser visualizados, conforme exibido na imagem abaixo.

32 Vinculação de Portarias Caso necessário é possível desfazer a vinculação, bastando acessar o documento e clicar em Desfazer Vinculação. Será exibida uma mensagem de confirmação. Clique no botão Ok e você será redirecionado para a página de exibição da Portaria.

33 Visualização Dossiê É a visualização de todo o conteúdo do documento (despachos, anexos e documentos vinculados). Permite a exibição no navegador, em PDF e em tela cheia. Em Visualização de Dossiê é exibida a listagem de documentos pertencentes a portaria em questão. Note que há a possibilidade de exibição do documento no navegador no formato PDF e em tela cheia.

34 Visualizar Impressão Confira as informações do documento, clicando no botão Visualizar Impressão. Dessa forma, você verá como o documento ficaria impresso no papel. Obs: Ao clicar no botão Visualizar Impressão, somente será exibida a portaria que está sendo criada. Não serão exibidos nem anexos nem portarias vinculadas.

35 Contatos Em caso de dúvidas ou problemas, favor entrar em contato através do Sistema de Atendimentos ou através do telefone Opção 3 ou atendimento@id.uff.br