SIE Módulo de Protocolo

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1 SIE Módulo de Protocolo 1 1. ACESSO AO SISTEMA A tela de abertura do sistema apresenta uma solicitação de identificação e senha. Na primeira vez que esse sistema for processado, a identificação padrão será o número do seu CPF e a sua senha de seis a doze dígitos alfanuméricos fornecida pelo CCE. IMPORTANTE - Para que essa senha não se torne pública, sugerimos a imediata troca, utilizando do botão - Alterar Senha. Após a alteração da senha, basta teclar o botão OK que os sistemas aplicativos da Instituição poderão ser visualizados. O sistema possui controle de digitação de senha errada: após a terceira tentativa errada, o sistema é automaticamente encerrado. Para alterar a senha antiga, o usuário deverá digitar duas vezes a nova senha: uma no campo Nova Senha e outra no campo Confirmação. A nova senha terá no mínimo 6 caracteres. Feita a digitação da senha, uma nova tela, a qual denominamos de Tela Principal, será aberta. 2. TELA PRINCIPAL Na tela principal seis botões de atalho serão visualizados no topo. O primeiro botão Executar - é o que, como o próprio nome diz, irá executar uma aplicação selecionada. Podemos também executar uma aplicação acionando o botão esquerdo do mouse duas vezes sobre o ícone da aplicação. O botão Atualizar irá atuar na árvore de aplicações e na Caixa Postal. O botão Sair finaliza o sistema.

2 3. SISTEMA PROTOCOL0 ABERTURA DE PROCESSOS 2 Para acessar o sistema SIE Módulo Protocolo, siga os seguintes passos: Clicar em 03 Protocolo. Dar duplo clique em Abertura de processos (por procedência). Na tela que se abre você deverá preencher os seguintes campos: Tipo de Documento: Selecionar o tipo de documento. Pode ser um processo administrativo, processo de compra, carta, memorando, ofício, etc; Tipo de Procedência: Selecionar a procedência do documento. O procedente pode ser um servidor, um fornecedor, uma unidade administrativa, uma unidade externa não ligada diretamente à UFPR, uma cidade, uma UF. Selecionado o tipo de procedência deve-se procurar o procedente; Código: Selecionar o código da procedência; Procedência: será preenchido automaticamente pelo sistema, conforme o campo acima; Tipo de Interessado: Selecionar o interessado do processo. O interessado pode ser um servidor, um fornecedor, uma unidade administrativa ou uma unidade externa não ligada diretamente à UFPR. Selecionado o tipo de interessado deve-se procurar o interessado; Código: Selecionar o código do interessando; Interessado: será preenchido automaticamente pelo sistema, conforme o campo acima; Código do Assunto:Selecionar o assunto no qual o processo foi enquadrado; Descrição do Assunto: Será preenchido automaticamente pelo sistema; Resumo do Assunto: Descrição textual usada para detalhar o assunto escolhido como padrão do documento; Documento Origem: Informar o número do documento de origem. Este campo

3 3 só deverá ser preenchido se o processo de origem é de outra entidade ou instituição; Datado Documento de Origem: Selecionar a data de origem do documento de origem; Data de Recebimento: Selecionar a data de recebimento do documento de origem; Data de Criação: Será preenchido automaticamente pelo sistema; Hora de Criação: Será preenchido automaticamente pelo sistema; Observações: Observações gerais do processo. O envio de um documento se realiza quando o usuário clica sobre o botão - Tramitar após o cadastro do processo ou após a abertura do documento na caixa postal. A interface para realizar a tramitação do documento é apresentada a seguir.

4 4 O botão - Tramitações é possível visualizar o tramite do documento, ver por qual foi o caminho que o documento seguiu, conforme figura abaixo. Como pode se notado acima, existe três guias denominadas destino, despacho e documento vinculado. Na guia destino, o usuário seleciona qual o destino da tramitação que fará. No exemplo, foram colocadas as unidades administrativas. Na guia Despacho, o usuário pode informar um despacho que poderá ser visualizado pelas outras pessoas que por ventura manipulem o documento. Na guia documento vinculado, o usuário pode vincular documentos a uma tramitação específica. Deve-se ressaltar que esta vinculação não pode ser confundida com agregação. Vinculação é o fato de associar documentos gerais à tramitação. Agregação é o fato de um documento do sistema de tramitações estar anexado ou apensado ao documento. Quando o usuário clicar sobre o botão - OK, a tramitação se dará através do fluxo definido para o tipo de documento. O botão - Tramitações permite ao usuário visualizar as tramitações anteriores que o processo teve e verificar os pareceres informados.

5 5 4. TIPO INTERESSADO Para abrir processos para pessoas que não possuam vínculo com a UFPR, você deverá primeiro cadastrá-lo como requerente ou fornecedor, conforme o caso, e depois abrir o processo. Só então irá aparecer o nome desejado no campo interessado da aplicação Abertura de Processos. O interessado pode ser um servidor, um FORNECEDOR, um REQUERENTE, uma unidade administrativa ou uma unidade externa não ligada diretamente à UFPR. Selecionado o tipo de interessado deve-se procurar o interessado, se não o achar então o cadastre conforme abaixo. REQUERENTE: é um tipo de interessado que não tem vinculo com a UFPR. Neste caso é preciso cadastrá-lo na aplicação Cadastro de Requerentes. Nesta aplicação deve se clicar no botão NOVO e digitar no campo CÓDIGO REQUERENTE, o numero do CPF do Requerente e no campo NOME REQUERENTE, o nome completo do requerente sem abreviaturas e clicar no botão salvar. Então siga os passos da abertura de processos. FORNECEDOR: é um tipo de interessado que não tem vinculo com a UFPR, mas presta serviços. Neste caso é preciso cadastrá-lo na aplicação Cadastro de Fornecedores. Nesta aplicação deve se cadastrar os dados do fornecedor. Depois siga os passos da abertura de processos. 5. CAIXA POSTAL Como todas as telas do sistema, na folha Caixa Postal haverá uma linha de

6 6 menu, os botões de atalho e a caixa propriamente dita. A Caixa Postal possui uma janela onde podemos selecionar que documentos serão mostrados e uma janela onde podemos filtrar os documentos por data, pelo tipo ou número. No final da relação dos documentos, na parte inferior da tela, aparece um quadro de informações adicionais do documento selecionado. A primeira vez que a caixa postal é executada, são trazidos somente os documentos enviados na última semana, podendo-se mudar o filtro para outro intervalo de datas. Cada linha da caixa postal possui um conjunto de informações: Ícone de Situação: Informa se a correspondência já foi recebida ou está em trânsito. Esta mesma informação aparece também na parte inferior da tela, bem à direita. Considera-se uma correspondência recebida, aquela que foi aberta (utilizouse o botão Abrir). Caso utilize-se o botão Tramitações em uma correspondência, ao final da verificação, a mesma permanecerá com a mesma situação; Número do Documento: O número será mostrado conforme parametrizado pela UFPR; Descrição do Tipo de Documento: Conforme parametrizado pela UFPR; Resumo do Assunto: Conforme definido pelo usuário solicitante do início da tramitação; 5.1. Procedimentos Básicos da Caixa Postal Usuário seleciona Caixa Postal. Recupera todas as ocorrências, em o destino for o usuário informado e a situação da tramitação for enviada. Também recuperar as ocorrências onde a origem for o usuário informado e a situação da tramitação for rascunho. Ao selecionar um documento da caixa postal, o usuário pode abrir o documento, visualizar seu conteúdo e tramitar para o próximo passo.e é apresentada a caixa postal Essa figura ao lado é um exemplo de tela que abrirá ao selecionar a Caixa Postal. Ao atualizar a caixa postal, serão apresentados todos os documentos que o usuário tem autorização de visualizar. O usuário pode ainda filtrar os documentos da caixa através da Data de Envio, do Tipo de Documento e Número do Documento. Na parte inferior da interface, aparecem informações adicionais para o usuário ao selecionar um documento.

7 7 O ícone indica que o documento já foi aberto pelo usuário. O ícone indica que o documento ainda não foi aberto pelo usuário. Quando a mensagem não foi aberta ainda será apresentada em negrito e com a Situação Em Trânsito. Depois de Aberta ou Visualizada suas tramitações, e após o Botão Atualizar, da Barra de Ferramentas, ser clicado, a mensagem não será mais apresentada em formato negrito. 6. REABERTURA DE PROCESSOS DO SIAD Para os processos que precisam de continuidade nas tramitações proceda da seguinte maneira: Acesse a pagina Procure o processo desejado. Copie o numero do processo, por exemplo: / Acesse a aplicação do Sistema SIE Reabertura de Processos do SIAD. Digite o número do processo que deseja reabrir no campo Número do Documento. Então preencha os demais campos conforme a explicação da Abertura de Processos e continue a tramitação através do sistema SIE.