SUMÁRIO 1. Introdução Tela Inicial Consultas, Recebimentos, Despachos e Envio de Processos Consultas de Processos...

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1 MANUAL DO USUÁRIO

2 SUMÁRIO 1. Introdução Tela Inicial Consultas, Recebimentos, Despachos e Envio de Processos Consultas de Processos Recebimentos de Processos Mudança de Senha Sair do Sistema... 21

3 1. Introdução 3 Este manual tem por objetivo auxiliar ao usuário na utilização correta do Sistema Interno de Protocolo (SIP), através de explicações detalhadas dos diversos recursos apresentados para a realização de consultas de andamentos, recebimentos, despachos, envios e outras informações referentes aos processos cadastrados. Através da utilização do SIP serão eliminados, com o decorrer do tempo, os encaminhamentos e recebimentos de processos pelo método atual através do preenchimento e assinatura de recebimento na guia de encaminhamento de processos, uma vez que a mesma será substituída, progressivamente, pelo envio e recebimento eletrônicos. Este procedimento somente será possível para aqueles processos que forem cadastrados no SIP, para aqueles já existentes até a data da efetiva implantação do SIP, haverá a necessidade da emissão da guia de encaminhamentos de processos toda vez que houver trâmite destes entre setores da Fundação Liberato.

4 2. Tela Inicial 4 Para ter acesso ao Sistema Interno de Protocolo (SIP) o usuário deverá efetuar seu login digitando sua matrícula (sem o nº 8 inicial conforme exemplo abaixo) no campo Matrícula e sua senha no campo Senha. Após a digitação deverá clicar na tecla Entrar (Figura 1). Portal LIBERATO Usuario off-line Matricula: Senha: ********* Entrar Distribuido de acordo com as regras de licenca GPL. Figura 1 Nesta tela é possível também acessar a página da Fundação Liberato na internet. Para isso basta clicar na opção Portal LIBERATO. (Figura 2). Portal LIBERATO Usuario off-line Matricula: Senha: Entrar Distribuido de acordo com as regras de licenca GPL. Figura 2

5 5 3. Consultas, Recebimentos, Despachos e Envio de Processos Após efetuar o seu login no SIP, o usuário terá acesso aos diversos recursos disponíveis para a realização de consultas, recebimentos, despachos e envio de processos através da seleção das opções existentes no menu principal (Figura 3). Figura 3

6 3.1 Consulta de Processos 6 Através da seleção da opção do menu principal (Figura 4), é possível ao usuário a realização de consultas referentes à tramitação, situação e outras informações relativas somente aos processos cadastrados em seu nome. Figura 4

7 7 Após selecionar a opção no menu principal, uma nova tela aparecerá, conforme ilustração abaixo, onde o usuário deverá clicar no seu nome que aparece no campo Interessado (Figura 5), para ter acesso às informações referentes ao processo solicitado (Figura 6). Numero Interessado Tipo 1-29/9/2006 Pagamento Figura 5 Processo Data Cadastro: 29/09/ :14:32 Processo: 1-29/9/2006 Interessado: Representante: Tipo de Processo: Pagamento Observação: PAGAMENTO DE FÉRIAS. Data do documento: Nota Fiscal: Valor(R$): 0,00 Paginas: 1 Destino Data Chegada Situação Tesouraria 29/09/ :15:10 Solicitar Parecer Pessoal 29/09/ :32:25 Solicitar Parecer Comprovante Figura 6

8 Caso necessário o usuário poderá imprimir o comprovante dos dados do processo pesquisado. Para isso basta clicar na palavra Comprovante que aparece na tela. (Figura 7). 8 Processo Data Cadastro: 29/09/ :14:32 Processo: 1-29/9/2006 Interessado: Representante: Tipo de Processo: Pagamento Observação: PAGAMENTO DE FÉRIAS. Data do documento: Nota Fiscal: Valor(R$): 0,00 Paginas: 1 Destino Data Chegada Situação Tesouraria 29/09/ :15:10 Solicitar Parecer Pessoal 29/09/ :32:25 Solicitar Parecer Comprovante Figura7

9 3.2 Recebimento de Processos 9 Através da seleção da opção do menu principal (Figura 8), é permitido ao usuário dar o passo inicial para o efetivo recebimento do processo enviado ao seu setor Figura 8 Uma vez selecionada a opção do menu principal, uma nova tela surgirá, conforme ilustração abaixo, onde o usuário deverá clicar na data que aparece no campo Data (Figura 9) para habilitar o acesso à próxima tela. Setores Setor Data Quantidade Protocolo 27/09/ :40:40 1 Figura 9

10 10 Nesta tela o usuário deverá clicar na opção Receber Processos para dar seqüência ao procedimento de recebimento do processo (Figura 10). Obs.: Clicando no nome que aparece no campo Interessado (Figura 10), o usuário poderá visualizar os dados relativos ao processo a ser recebido antes do efetivo recebimento do mesmo. Origem: Protocolo Receber Processos Numero Interessado Tipo 4-27/9/2006 Diárias Figura 10 Na tela seguinte será solicitada a confirmação do recebimento do processo, o que deverá ser feito clicando na opção SIM (Figura 11), ou, para cancelar o seu recebimento, o usuário deverá clicar na opção NÃO. Receber Processos Deseja realmente receber o(s) processo(s) do setor: Protocolo SIM NAO Figura 11

11 Uma vez confirmado o recebimento do processo, o usuário deverá clicar na opção Sair (Figura 12) para retornar ao menu principal. 11 Juntamente com o recebimento virtual do processo realizado pelo SIP, o usuário deverá receber em mãos o processo físico. enviado. Isto feito o processo estará virtual e fisicamente com o setor para o qual foi efetivamente Obs.: Esta operação substitui o recebimento do processo através da assinatura da guia de encaminhamento de processo. Receber Processos Processo(s) encaminhado(s) para o setor: Protocolo Sair Figura 12

12 Através da seleção da opção do menu principal (Figura 13), o usuário dará o passo inicial para o posterior envio do processo ao setor desejado. Figura 13 Após selecionar a opção do menu principal o usuário deverá clicar na tela seguinte no nome que aparece no campo Interessado (Figura 14) para habilitar a próxima tela onde será digitado o despacho do processo. Numero Interessado Tipo 4-27/9/2006 Diárias Figura 14

13 13 A ilustração abaixo (Figura 15), mostra quais os procedimentos que o usuário deverá realizar para finalizar o despacho do processo. Primeiramente ele deverá selecionar uma das opções disponíveis no campo Estado* e, posteriormente, uma das opções disponíveis no campo Destino*. Após a realização dos procedimentos acima, o usuário deverá digitar o despacho do processo propriamente dito, no campo Despacho*. Após o término da digitação o usuário deverá clicar na tecla do despacho seja finalizado. Enviar para que o procedimento Obs.: Os campos Estado, Destino e Despacho são de preenchimento obrigatório. Despacho Processo Número: 4-27/9/2006 Interessado: Representante: Tipo de processo: Diárias Estado*: - SELECIONE - Destino*: - DESTINO - Exibir mais detalhes Despacho*: Enacaminho o processo para... Enviar * Obrigatório Figura 15

14 14 Uma vez finalizado o procedimento de despacho do processo, o usuário deverá clicar na opção Sair para retornar ao menu principal (Figura 16). Despacho Operação concluída com sucesso! Comprovante Sair Figura 16 Caso necessário o usuário poderá imprimir o comprovante dos dados do processo despachado. Para isso basta clicar na palavra Comprovante que aparece na tela. (Figura 17). Despacho Operação concluída com sucesso! Comprovante Sair Figura 17

15 Através da seleção da opção do menu principal (Figura 18), o usuário dará início ao procedimento para o envio efetivo do processo despachado. Obs.: Para que seja possível o envio do processo, é necessário que o mesmo tenha sido despachado anteriormente (Item 3.3). Figura 18 Após a seleção da opção no menu principal, uma nova tela surgirá onde o usuário deverá clicar no nome do setor que aparece no campo Setor (Figura 19) para o surgimento de uma nova tela onde será possível realizar o envio do processo ao setor desejado. Setor Pessoal 1 Setores Quantidade Figura 19

16 (Figura 20). Agora para enviar o processo basta ao usuário clicar na opção Enviar Processos 16 Obs.: Clicando no nome que aparece no campo Interessado (Figura 20), o usuário poderá visualizar os dados relativos ao processo a ser enviado antes do efetivo envio do mesmo. Destino: Pessoal Enviar Processos Numero Interessado Tipo 4-27/9/ Diárias Figura 20 Na tela seguinte será solicitada a confirmação do envio do processo, que deverá ser feita clicando na opção SIM (Figura 21), ou, para cancelar o seu envio, o usuário deverá clicar na opção NÃO. Enviar Processos Deseja realmente enviar o(s) processo(s) para o setor: Pessoal SIM NAO Figura 21

17 Uma vez confirmado o envio do processo, o usuário deverá clicar na opção Sair (Figura 22) para retornar ao menu principal. 17 Após o envio virtual do processo pelo SIP o usuário deverá entregar o processo físico ao setor para o qual o mesmo foi enviado solicitando o recebimento do mesmo através dos procedimentos da (Item 3.2) pelo setor para o qual o mesmo foi enviado. enviado. Isto feito o processo estará virtual e fisicamente com o setor para o qual foi efetivamente Obs.: Esta operação substitui o envio do processo através do preenchimento da guia de encaminhamento de processo. Enviar Processos Processo(s) encaminhado(s) para o setor: Pessoal Sair Figura 22

18 4. 18 Através da seleção da opção do menu principal (Figura 23), o usuário poderá realizar consultas de todos os processos que foram efetivamente despachados pelo seu setor. Figura 23 Para obter o detalhamento do processo, basta clicar no nome do setor para o qual o mesmo foi despachado no campo Setor (Figura 24). Setores Buscar Setor Arquivo Central 2 Setor de Pessoal 3 Serviço de Informática 1 Quantidade Figura 24

19 19 Agora basta clicar nos dados relativos ao processo desejado (Figura 25) para obter as informações detalhadas do mesmo (Figura 26). Destino: Setor de Pessoal Buscar Numero Interessado Tipo 1-15/5/2007 Compra 2-20/5/2007 Fulano da Silva Compra 8-27/5/2007 Ciclano de Tal Compra Figura 25 Caso necessário o usuário poderá imprimir o comprovante dos dados do processo pesquisado. Para isso basta clicar na palavra Comprovante que aparece na tela. (Figura 26). Processo Data Cadastro: 15/05/ :03:54 Processo: 1-15/5/2007 Interessado: Representante: Tipo de Processo: Compra Observação: SOL. COMPRA DE 01 ESCRIVANINHA. Data do documento: Nota Fiscal: Valor(R$): 0,00 Paginas: 1 Destino Data Chegada Situação Compras 15/05/ :04:18 Solicitar Parecer Contabilidade 27/05/ :06:38 Solicitar Parecer Protocolo 28/05/ :12:17 Solicitar Parecer Arquivo Central 15/06/ :17:14 Solicitar Parecer 15/06/ :22:48 Arquivar Comprovante Figura 26

20 20 5. Mudança de Senha Após efetuar seu login no sistema (Item 2/Figura 1), é possível ao usuário alterar sua senha de acesso ao SIP. Para isso basta clicar a qualquer momento na opção Mudar Senha na parte superior direita da tela (Figura 27) e efetuar o preenchimento dos campos Digite a antiga senha, Digite a nova senha e Redigite a nova senha. Isto feito o usuário deverá clicar na tecla Enviar. Obs.: A nova senha escolhida pelo usuário, deverá conter entre 4 e 10 caracteres do tipo letras, números, espaços ou _. Alterar Senha Nome: Matricula: Digite a antiga senha: ****** Digite a nova senha: ****** Redigite a nova senha: ****** Enviar Figura 27 Para finalizar o processo de mudança de senha, o usuário devera clicar na opção Sair (Figura 28), retornando assim ao menu principal. Alterar Senha Modificações realizadas com sucesso Sair Figura 28

21 21 6. Sair do Sistema Para sair do SIP basta ao usuário clicar a qualquer momento na opção (Figura 29), retornando assim à Tela Inicial (Figura 30). Figura 29 Portal LIBERATO Usuário off-line Matricula: Senha: Entrar Distribuído de acordo com as regras de licença GPL. Figura 30