MANUAL: CADASTRO DE ESCALAS

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1 UNIVERSIDADE FEDERAL RURAL DA AMAZÔNIA PRÓ-REITORIA DE GESTÃO DE PESSOAS MANUAL: CADASTRO DE ESCALAS SIGRH _ de junho de Informações gerais sobre o cadastro de escalas no SIGRH O presente manual possui o objetivo de ensinar as chefias de unidade a realizar o cadastro do horário de trabalho, a definição do regime de escalas e localização dos servidores e realizar o lançamento de escalas pelo SIGRH para que seja possível realizar a implementação do adicional noturno direto no SIAPEnet. O SIGRH possui no módulo Chefia da Unidade a possibilidade do gestor da unidade cadastrar os horários de trabalhos e as escalas dos servidores das suas unidades subordinadas. Para isso é necessário que os servidores estejam em exercício na unidade na qual o gestor possui a designação cadastrada ou em unidades que pertençam à hierarquia dessa unidade. Para que uma escala possa ser cadastrada, primeiro é necessário que o servidor tenha um horário de trabalho cadastrado com uma localização atrelada e esteja definido que ele trabalha em regime de escalas. Esse processo só precisa ser realizado uma vez pelo gestor para cada servidor e ele é descrito na Seção 2 deste documento. Com o horário de trabalho dos servidores cadastrado, o gestor da unidade realizará mensalmente o cadastro das escalas e eventuais correções das mesmas. O procedimento para cadastro e ajuste de escalas é descrito na Seção 3. O cadastro e o ajuste de escalas deve ser realizado de acordo com o Calendário de Escalas de Trabalho que é registrado mensalmente no SIGRH pela Seção de Cadastro da PROGEP. O calendário de escalas de um mês será aberto duas vezes: 1. Um período no final do mês anterior ao mês de referência da escala - para registro da escala 2. Um período no início do mês posterior ao mês de referência da escala - para ajustes da escala. O cadastro de escalas de um mês deve ser realizado no final do mês anterior. Já o ajuste da escala será realizado no início do mês posterior ao que ela ocorreu, ou seja, no mês de pagamento da escala. Atenção : os períodos de abertura e fechamento do calendário de escalas não são fixos, da mesma forma que o período de fechamento da folha de pagamento também não é. Portanto, é dever do gestor sempre consultar o calendário no SIGRH e no site da PROGEP. Para melhor compreensão, abaixo é apresentado um exemplo com as datas referentes ao cadastro de escala e ajuste dos meses de abril, maio e junho. 1

2 Escala do mês de referência Período de Cadastro (mês anterior) Período de Ajuste (mês posterior) Folha de Pagamento Abril Maio Junho 25/03 a 31/03 01/05 a 05/05 25/04 a 30/04 01/06 a 05/06 25/05 a 31/05 01/07 a 05/07 Maio Junho Julho Durante o período de abertura do calendário de lançamento de escalas (geralmente na última semana anterior ao mês de referência da escala), o gestor da unidade na qual os servidores realizam trabalho em regime de escala deve realizar o cadastro das escalas previstas para o mês seguinte no SIGRH. É dever do gestor verificar se o registro de escalas respeita os intervalos de folga que o servidores têm direito. Após o fechamento do calendário de lançamento (primeiro período) o sistema ficará bloqueado para qualquer alteração das escalas lançadas e para novos lançamentos. A Seção de Cadastro emitirá o Relatório de Escalas por Unidade, que registra as escalas registradas, para verificar se o gestor realizou o lançamento das escalas no SIGRH dentro do período correto. É dever do gestor do gestor cadastrar as escalas no SIGRH, quando ele não realizar o cadastro dentro do período estipulado pode sofrer medidas administrativas. O sistema será reaberto (segundo período) para ajustes das escalas (geralmente na primeira semana no mês de pagamento). Nesse período, o gestor da unidade na qual os servidores realizam trabalho em regime de escala deve realizar - caso necessário - o ajuste das escalas realizadas no mês anterior no SIGRH como, por exemplo, o registro de faltas e substituições. Ao terminar os ajustes de escala do mês anterior, é recomendado que o gestor emita o Relatório de Horas Trabalhadas em Escalas e o Relatório de Escalas por Unidade, descritos na Seção 4, para verificar se o registro de horas trabalhadas em período normal e em período noturno está correto, pois o valor registrado no horário noturno será o valor enviado ao SIAPEnet para registro e pagamento. Atenção : o registro de dados falsos em sistema informatizado da Administração Pública é conduta tipificada no Art. 313-A do Código Penal. Dessa forma, o gestor será responsabilizado civil e penalmente por registros realizados no SIGRH de escalas que não condizem com a realidade e que gerem pagamentos indevidos. Após o fechamento do calendário do período de ajustes de escala (segundo período) não é mais possível alterar os dados de escala daquele mês. O SIGRH calcula automaticamente o valor de adicional noturno para as escalas cadastradas. No próximo dia útil posterior ao fechamento do calendário, a Superintendência de Administração de Pessoas realizará a homologação dos adicionais noturnos gerados automaticamente pelo cadastro de escala realizado pela chefia da unidade. Em seguida, a Seção Financeira realizará a geração do arquivo e o envio dele ao SIAPEnet. No próximo dia útil, a Seção Financeira verificará no 2

3 SIAPEnet o retorno do arquivo enviado, que contém o número de adicionais aceitos e rejeitados e verificará a necessidade de eventuais correções nos registros que forem rejeitados. É importante ressaltar que os valores de adicionais enviados ao SIAPEnet são gerados automaticamente e que cabe a Superintendência de Administração de Pessoas apenas homologar o que foi cadastrado pelo gestor da unidade e que cabe à Seção Financeira apenas enviar o arquivo ao SIAPEnet, não sendo possível nem a Superintendência e nem a Seção Financeira realizar qualquer ajuste nas escalas que foram informadas pelo gestor da unidade. Portanto, o gestor da unidade que realizou o cadastro/ajuste das escalas será responsabilizado pelos pagamentos realizados e pela ausência de pagamento dos mesmos que sejam resultado cadastro indevido (ou da falta de cadastro) no SIGRH. 2.Cadastro de horário de trabalho e regime de trabalho O cadastro do horário de trabalho só precisa ser realizado pelo gestor uma vez para cada servidor e ele deve ser alterado caso o seu horário de trabalho mude. Primeiro, efetue login no SIGRH, através do endereço O Menu Servidor do SIGRH será apresentado: Figura 1. Menu Servidor. Para acessar o cadastro de horário de trabalho, utilize o caminho: Chefia de Unidade > Horário de Trabalho > Cadastrar. 3

4 Figura 2. Cadastrar horário de trabalho. Será exibido um formulário para buscar os servidores para cadastro do horário de trabalho. Figura 3. Formulário para buscar horários de trabalho. Para verificar todos os servidores que estão em exercício na sua unidade, selecione a opção Unidade de exercício, comece a digitar o nome da unidade na qual se é gestor e selecione o nome dentre as sugestões apresentadas. 4

5 Figura 4. Selecionar a unidade dentre as opções sugeridas. Por último, clique em Buscar. Figura 5. Buscar horários. O sistema mostrará todos os servidores em exercício na unidade. Figura 6. Servidores encontrados. Clique no botão Selecionar Servidor do servidor que deseja cadastrar o horário. 5

6 Figura 7. Selecionar Servidor. O sistema exibirá os dados do servidor selecionado. Figura 8. Dados do servidor selecionado. O sistema pode apresentar algumas mensagens de alerta. Figura 9. Mensagens de aviso. As mensagens servem apenas para alertar que o servidor escolhido não possui concessão de horário especial e também que ainda não possui horário de trabalho cadastrado. Para realizar o cadastro do horário de trabalho, primeiro vamos olhar as configurações dele. 6

7 Figura 10. Configurações de horário de trabalho. No Período de Vigência apenas a data inicial é de preenchimento obrigatório, que é a data a partir da qual o horário de trabalho informado começa a vigorar. Se desejamos cadastrar escalas desde 01/05/2019, então podemos colocar que o período de vigência é 01/05/2019. No Tipo de Regime de Trabalho, é necessário escolher entre as opções Regular/Fixo, Misto (Regular/Escalas) e Escalas de Trabalho. Como este tutorial é para o cadastro de escalas, selecionaremos o tipo Escalas de Trabalho. Figura 11. Escalas de trabalho. Ao escolher o tipo de regime Escalas de Trabalho, será necessário definir a unidade de localização do servidor e clicar em Adicionar. 7

8 Figura 12. Adicionar horário de trabalho. O sistema exibirá um aviso informando que o horário foi adicionado com sucesso. Figura 13. Mensagem de confirmação. E o horário cadastrado aparecerá na parte inferior da tela. Agora é só clicar em Cadastrar. Figura 14. Horário cadastrado. O sistema exibirá um aviso informando que o horário de trabalho foi cadastrado e efetivado com sucesso. Figura 15. Mensagem de confirmação. 8

9 O processo precisa ser repetido para todos os servidores da unidade que ainda não possuem horário de trabalho cadastrado ou cuja vigência ou unidade precisa ser alterada. 2.1.Alterar e remover horário de trabalho Caso o servidor selecionado já possua um horário de trabalho cadastrado, depois de realizar a busca de horários de trabalho e Selecionar Servidor, serão exibidos os horários já cadastrados, a situação e o período de vigência. Figura 16. Servidor com horário de trabalho já cadastrado. Clique em Alterar Dados para verificar o horário já cadastrado e alterá-lo. Os dados do horário do servidor serão apresentados. 9

10 Figura 17. Informações já cadastradas para o servidor. Verifique se os dados cadastrados estão corretos. No exemplo utilizado, existe um horário de trabalho cadastrado para a unidade Vice-Reitoria que não deveria existir. Para excluir esse horário, clique no botão Remover Horário Figura 18. Remover horário. O sistema pedirá a confirmação da remoção, clique Sim/OK. O Sistema exibirá a mensagem de confirmação da operação. Figura 19. Mensagem de confirmação. Agora podemos adicionar um novo horário. No exemplo acima, o Período de Vigência está de 01/03/2019 a 22/05/2019. Podemos alterá-lo para de 01/05/2019 e deixar o final vazio. Preenchemos a unidade de localização com a unidade desejada e então é só clicar em Adicionar. Figura 20. Adicionar horário de trabalho. O sistema exibirá a mensagem de confirmação. Figura 21. Mensagem de confirmação. E o horário cadastrado aparecerá no final da página. Agora é só clicar em Alterar. 10

11 Figura 22. Alterar horário de trabalho. O sistema exibirá o novo horário cadastrado. Para voltar à tela anterior e continuar efetuando os cadastros de horário, clique em Voltar. Figura 23. Mensagem de confirmação. Após cadastrar todos os horários de trabalho dos servidores da unidade, é necessário realizar o cadastro das escalas de trabalho. 3.Cadastro de escalas O SIGRH possui a possibilidade de cadastrar vários tipos de escalas. Neste manual trabalharemos com dois tipos de escalas: a escala do tipo SERVIÇO NOTURNO e a escala do tipo SERVIÇO DIURNO. A escala do tipo Serviço Diurno possui sigla SD e deve ser utilizada para os servidores que possuem escala 12x36 no horário de 7:00 às 19:00. A escala do tipo Serviço Noturno possui sigla SN e deve ser utilizada para os servidores que possuem escala 12x36 no horário de 19:00 de um dia às 7:00 do dia seguinte e está configurada com as 7 horas de adicional noturno. Caso outros tipos de escalas sejam necessários, entre em contato com a Seção de Cadastro da PROGEP pelo cadastro@ufra.edu.br. O cadastro/alteração de escalas só pode ser realizado enquanto o calendário de escalas do mês desejado estiver aberto. Conforme explicado na Seção 1, o calendário de escalas de um mês ficará aberto durante dois períodos, um para registro das escalas e outro para ajuste. Quando o calendário do período de cadastro de escalas for encerrado, será verificado pela Seção de Cadastro se as escalas do mês seguinte já foram lançadas pelo gestor. Da mesma forma, quando o calendário do período de ajuste de escalas for encerrado, os dados 11

12 registrados no sistema serão enviados para o SIAPEnet exatamente como o gestor de unidade os registrou. Atenção : o registro de dados falsos em sistema informatizado da Administração Pública é conduta tipificada no Art. 313-A do Código Penal. Dessa forma, o gestor será responsabilizado civil e penalmente por registros realizados no SIGRH de escalas que não condizem com a realidade e que gerem pagamentos indevidos. A operação Lançar Escalas, que serve tanto para o cadastro quanto para o ajuste de escalas, não fica disponível fora do período de abertura calendário, da mesma forma que acontece com a homologação de férias. Caso tente acessá-la fora do calendário, o sistema exibirá uma mensagem de aviso. Figura 24. Mensagem de aviso que não existe calendário aberto para escalas. Para verificar as datas do calendário de escalas, logue no SIGRH e no canto direito do Menu Servidor estarão os calendários abertos. Figura 25. Calendários abertos. Para ver outros Calendários, é só clicar na seta ao lado de Abertos e selecionar o mês desejado. Figura 26. Outros calendários. Se o calendário de escala estiver aberto, para realizar o cadastro das escalas utilize o caminho Chefia de Unidade > Escalas de Trabalho > Lançar Escalas. 12

13 Figura 27. Lançar Escalas. Será exibido um formulário onde deve ser escolhida a unidade de exercício para a qual será cadastrada a escala, o ano e o mês desejado. Figura 28. Formulário de escolha de unidade. Importante: apenas os meses que estão com calendário aberto serão apresentados como opção de escolha. Figura 29. Meses com calendário aberto. Após preencher os dados, clique em Prosseguir. 13

14 Figura 30. Lançar escalas do mês de abril. O sistema exibirá a tela de cadastro de escala e os servidores que possuem horário de trabalho válido para o mês escolhido. Figura 31. Formulário de lançamento de escalas - apenas servidores com horário de trabalho cadastrado e vigente. Para cadastrar a escala: para cada servidor, preencha os quadros com a escala utilizada no dia: SD (07:00 às 19:00) ou SN (19:00 às 07:00). 14

15 Figura 32. Preenchimento de Escala SN. Após o preenchimento, clique em Cadastrar Escalas. Figura 33. Cadastrar Escalas. O sistema exibirá uma mensagem de confirmação. Figura 34. Mensagem de confirmação. Lembre de ir clicando em Cadastrar Escalas de tempos em tempos para salvar os dados preenchidos em caso de perda de sessão. 15

16 Caso alguma escala cadastrada gere um adicional noturno total maior que 112 horas, o sistema exibirá uma mensagem de erro e não permitirá o cadastro. O limite de 112 horas é estabelecido pois corresponde ao cadastro de 16 serviços noturno de 12h que podem ser realizados em meses de 31 dias quando a primeira escala inicia dia 1º e a última termina dia 31. Figura 35. Mensagem de erro. Nesse caso, altere a escala para que o servidor em questão não ultrapasse o limite de horas permitido. Para voltar à tela inicial, abaixo de cadastrar escalas, clique em Portal do Servidor. Figura 36. Voltar ao Portal do Servidor. Caso o servidor esteja de férias, não será permitido cadastrar escala nesses dias, pois no lugar do quadrado aparecerá o símbolo. Por isso é importante que as férias dos servidores estejam corretamente cadastradas no SIGRH. Um exemplo de como aparece a escala de um servidor de férias é mostrado na figura Consultar escalas Figura 37. Servidor de férias. O SIGRH possui 3 tipos de relatórios para verificar as escalas: Escalas Realizadas, Horas Trabalhadas em Escala e Relatório de Escalas por Unidade. Esses relatórios podem ser acessados pelo caminho Chefia de Unidade > Escalas de Trabalho > Relatórios. 16

17 Figura 38. Relatórios de Escalas. 4.1.Escalas Realizadas Para gerar esse relatório, basta selecionar o mês e o ano desejado e clicar em Gerar Relatório. Figura 39. Formulário de Escalas Realizadas. O sistema exibirá os tipos de escalas realizadas no período escolhido. 4.2.Horas Trabalhadas em Escala Figura 40. Relatório de Escalas Realizadas. Para gerar esse relatório, basta selecionar a unidade de exercício, o mês e o ano desejado e clicar em Gerar Relatório. 17

18 Figura 41. Formulário de Horas Trabalhadas em Escala. O sistema exibirá as horas trabalhadas em escalas realizadas no período escolhido. 4.3.Relatório de Escalas por Unidade Figura 42. Relatório de Horas Trabalhadas em Escala. Para gerar esse relatório, basta selecionar a unidade de exercício, o mês e o ano de início que deseja, o mês e o ano final desejado optar se deseja incluir servidores sem escalas lançadas e clicar em Gerar Relatório. Figura 43. Formulário de Escalas por Unidade. O sistema exibirá as escalas realizadas no período escolhido. 18

19 Figura 44. Relatório de Escalas por Unidade. 19