TomTom WEBFLEET Índice remissivo. Let s drive business TM. Nota de lançamento, outubro de 2012

Transcrição

1 TomTom WEBFLEET 2.16 Nota de lançamento, outubro de 2012 Índice remissivo Novos tipos de relatórios 2 Visualização de relatórios 4 Relatórios a pedido 5 Arquivo de relatórios 6 Gestão e administração de relatórios 7 Assistente de administração 8 Atribuição de utilizadores 14 O TomTom WEBFLEET 2.16 introduz funcionalidades para relatórios novas e melhoradas. Ao utilizar o WEBFLEET 2.16, pode beneficiar das seguintes melhorias: Novos tipos de relatórios estruturados de forma clara: o aspeto dos relatórios WEBFLEET foi alterado para suportar uma estrutura mais clara e proporcionar uma melhor perceção. Por exemplo, os gráficos e as informações de resumo estão incluídos nos relatórios. Os filtros adicionais de relatórios e os destaques condicionais garantem que vê sempre as informações mais importantes para si. Agende o armazenamento de relatórios no arquivo online: além de agendar o envio de um relatório para um endereço de , agora também pode agendar o armazenamento automático de relatórios no arquivo online do WEBFLEET. Adapte os relatórios às necessidades da sua empresa: o WEBFLEET 2.16 inclui um novo e poderoso Gestor de relatórios que permite que os administradores de conta e utilizadores com direitos adicionais sobre os relatórios possam criar, editar e atribuir relatórios a utilizadores ou grupos específicos. Modelos de relatórios: pode escolher entre 40 modelos de relatórios divididos em oito categorias diferentes. Cada modelo abrange um tópico de relatórios específico. Pode adaptar facilmente um relatório e guardá-lo com o nome que desejar. Assistente de relatórios: um Assistente de relatórios orienta-o ao longo dos passos necessários para adaptar os modelos às suas necessidades. Pode configurar filtros de relatórios, adicionar/remover colunas, alterar a ordem das colunas e muito mais. Os utilizadores atuais do WEBFLEET poderão ver os novos relatórios em paralelo com os relatórios clássicos. Os administradores podem desativar os relatórios clássicos nas definições de conta. Os novos utilizadores do WEBFLEET poderão ver apenas os novos relatórios. 1

2 Novos tipos de relatórios Os novos tipos de relatórios do WEBFLEET seguem uma estrutura simples: num relatório, as informações tornam-se mais detalhadas e explícitas de cima para baixo. Esta estrutura clara ajuda-o a ler os relatórios e a identificar facilmente exceções e características de produtividade, por exemplo. Na maioria dos casos, para obter imediatamente as informações que procura, basta olhar para os gráficos e resumos no topo de um relatório. Encontre facilmente problemas, identifique potenciais áreas a melhorar e mantenhase a par do desempenho atual da sua frota sem a necessidade de analisar uma grande quantidade de números incompreensíveis. Gráficos Os gráficos oferecem uma impressão visual do conteúdo do relatório. Classificações, linhas de tendência, gráficos circulares e de barras empilhadas alertam-no rapidamente para problemas de desempenho. Os valores da sua frota comparados com valores de referência ajudam-no a tomar as decisões certas. Defina de forma inteligente os critérios de filtragem para alterar os valores utilizados no gráfico e obtenha relatórios individuais para membros individuais da sua frota. Resumos Os novos relatórios incluem sumários por frota ou grupo selecionado e por objeto (veículo, condutor ou período de tempo). Estes relatórios ajudam-no a comparar facilmente desempenhos individuais com o desempenho global. O gráfico na parte superior e os sumários tornam-se num poderoso conjunto de informações e permitem-lhe chegar às conclusões mais acertadas. 2

3 Destaques condicionais Os destaques condicionais ajudam-no de forma inteligente nas suas atividades comerciais diárias. Defina os valores que pretende observar e selecione uma cor para destacar as exceções definidas. Sem necessidade de fazer procuras em listas intermináveis e sem o risco de ignorar acidentalmente determinados problemas. Confira a exceção com uma simples vista de olhos e faça a sua avaliação todos os dias. Tabelas Os gráficos e os resumos indicam os problemas de desempenho, mas são as tabelas de detalhes que o ajudam a compreender corretamente os problemas, com a ajuda de todos os detalhes e informações necessários organizados de forma clara. Os marcadores de tabelas ajudam-no a encontrar rapidamente o objeto que procura e o resumo do objeto oferece-lhe uma visão básica do desempenho do objeto. Agrupamentos Pode criar relatórios únicos de forma eficiente alterando o agrupamento de um relatório. Por exemplo, se necessita de um relatório baseado nos condutores com resumos por condutor e não por veículo, basta alterar o agrupamento de um relatório existente e está feito! 3

4 Visualização de relatórios A Visualização de relatórios foi completamente redesenhada. Aqui, pode fazer tudo no mesmo lugar. O separador Relatórios proporciona a todos os utilizadores um resumo dos relatórios a pedido que lhes foram atribuídos. O separador Arquivo proporciona a todos os utilizadores um resumo de todos os relatórios agendados e armazenados que lhes foram atribuídos. No separador Gestor, os administradores de conta e os utilizadores com direitos adicionais sobre os relatórios podem criar, editar e atribuir relatórios. O separador Gestor apenas pode ser acedido por administradores de conta e utilizadores com direitos adicionais sobre os relatórios. Os utilizadores que não possuam esses direitos só podem ver os separadores Relatórios e Arquivo. 4

5 Relatórios a pedido O separador "Relatórios" ajuda-o a encontrar facilmente todos os relatórios a pedido que lhe tenham sido atribuídos. estando organizados numa única lista. Pode encontrar rapidamente o relatório certo utilizando a caixa de procura ou ordenando as colunas. Também pode marcar relatórios como favoritos, o que o irá ajudar a encontrar os relatórios de que mais necessita com mais rapidez. Nota: os administradores de conta e os utilizadores com direitos adicionais sobre os relatórios podem atribuir-lhe mais relatórios. Os filtros e os destaques condicionais, que pode definir no painel do lado direito, são aplicados imediatamente ao relatório que pretende descarregar. 5

6 Arquivo de relatórios Ao utilizar o WEBFLEET, terá relatórios agendados que serão enviados para um endereço de . Ao utilizar o WEBFLEET 2.16, pode selecionar o envio de um relatório agendado para um endereço de ou o armazenamento do relatório no arquivo de relatórios do WEBFLEET. Armazenar os relatórios agendados no arquivo permite-lhe manter os relatórios completamente organizados e acessíveis pelo período de tempo que definir. Pode descarregá-los com segurança do arquivo quando lhe convier, sem sobrecarregar a sua caixa de entrada de . Por predefinição, pode definir até 10 relatórios diferentes por conta para armazenar no arquivo. Pode agendar a criação de relatórios diariamente, semanalmente, mensalmente ou trimestralmente. Tais relatórios serão eliminados automaticamente no final do período de retenção definido. Os administradores de conta também podem eliminar relatórios do arquivo. 6

7 Gestão e administração de relatórios O separador Gestor é uma ferramenta poderosa que lhe permite criar os seus próprios relatórios com base numa vasta quantidade de modelos de relatórios. Os administradores de conta e os utilizadores com direitos adicionais sobre os relatórios podem criar, adicionar e atribuir relatórios a utilizadores individuais. O lado esquerdo apresenta uma lista com todos os relatórios já criados. Pode criar, editar, eliminar e pré-visualizar estes relatórios. Além disso, pode criar novos relatórios clicando no botão Novo. Aqui pode selecionar a partir de uma extensa lista de modelos de relatórios. Pode também personalizar os relatórios criados com um logótipo da empresa. Clique no botão Carregar logótipo para carregar uma imagem PNG que será utilizada em relatórios no formato PDF. 7

8 Assistente de administração O assistente de administração de relatórios orienta-o com toda a segurança ao longo de todos os passos para a criação dos seus relatórios. Clique em Novo ou Editar no Gestor de relatórios para abrir o assistente. O assistente tem os seguintes passos: Escolher modelo Escolher formato de ficheiro Modificar elementos do relatório Escolher tipo de entrega dos relatórios Encerrar o assistente Segue-se um breve resumo do quão fácil e flexível é criar novos relatórios com o WEBFLEET

9 Escolher o modelo certo Selecione um dos modelos de relatório divididos em oito categorias. Veja uma breve descrição dos relatórios passando o cursor do rato por cima do nome do relatório na lista. Será apresentada uma breve descrição. Selecione um relatório da lista para ver um exemplo do relatório com dados de amostra. Quando tiver encontrado um modelo que se ajuste às suas necessidades, clique em Seguinte. 9

10 Selecione o formato do ficheiro e o esquema de página O assistente orienta-o na seleção do formato do esquema de página, de forma a apresentar o relatório com orientação Vertical ou Horizontal. Pode selecionar o formato de ficheiro PDF, que apresenta uma representação gráfica perfeita dos seus dados, ou o formato CSV, caso necessite dos dados não processados para processamento posterior ou representação textual. Antes de continuar, pode pré-visualizar o seu relatório clicando no botão de Prévisualizar. 10

11 Modificar elementos do relatório Atinja um nível de flexibilidade incrível com o novo assistente de relatórios. Depois de ter selecionado o elemento que pretende personalizar no lado esquerdo, os outros elementos ficam a cinzento. No painel do lado direito é apresentada uma lista de dados personalizáveis para este elemento. Neste painel, pode fazer o seguinte: Em gráficos: Adicionar um cabeçalho e uma descrição Editar as definições do gráfico (por exemplo, orientação, definição de cores, incluir médias, etc.) Definir limites Em tabelas: Adicionar ou remover colunas Apresentar dados em linha única ou linha dupla Alterar ou adicionar outro agrupamento ao relatório Adicionar destaques condicionais Alterar a ordem das colunas Editar os nomes das colunas 11

12 Escolher o modo de entrega do relatório Existem três modos de obter o seu relatório: pode descarregá-lo a pedido, receber um relatório agendado por ou descarregar um relatório agendado a partir do arquivo. Pode utilizar os filtros para criar relatórios altamente específicos. Dependendo do relatório, pode filtrar, por exemplo: Veículos individuais ou grupos de veículos. Condutores individuais ou grupos de condutores. Quilometragem total. Localização de início/fim. Conta-quilómetros. Muito mais. 12

13 Finalizar o seu novo relatório Pode atribuir o nome que quiser aos seus relatórios. Desta forma, poderá encontrá-los mais facilmente ou simplesmente manter as convenções de atribuição de nomes a que está habituado. Poderá encontrar o seu relatório, nomeado tal como definido por si aqui, no separador Relatórios, no separador Arquivo e no separador Gestor. Quando tiver criado um relatório agendado que esteja guardado no arquivo, pode definir aqui por quanto tempo ficará o relatório armazenado até ser automaticamente eliminado. 13

14 Atribuição de utilizadores O WEBFLEET 2.16 permite-lhe atribuir relatórios listados no Gestor de relatórios a utilizadores individuais, grupos de utilizadores ou a todos os utilizadores. Basta selecionar o relatório pretendido na lista e clicar no botão Atribuir no painel do lado direito. Na janela apresentada no ecrã, pode facilmente filtrar grupos ou utilizadores individuais do lado esquerdo e arrastálos para a área do lado direito e vice-versa. 14