Manual de Integração. Soluções Pssst! e Tlim v8.15

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1 Manual de Integração Soluções Pssst! e Tlim v8.15 Versão 1.2 março 2015

2 Índice Índice... 2 Integração com o ERP PRIMAVERA... 3 Versões compatíveis... 5 Configuração... 6 Importação Integração PRIMAVERA Business Software Solutions, S.A 2

3 Integração com o ERP PRIMAVERA A aplicação POS Integrator destina-se a integrar os dados de Faturação, Caixas, Bancos, Contas Correntes de Clientes e Contas Correntes de Fornecedores introduzidos no Pssst! ou Tlim, e integrá-los no ERP PPRIMAVERA. Para tal foi concebido um conjunto de regras e mapeamentos para facilitar a integração. Atenção: Devem ser criados documentos específicos para a integração. Não devem ser usados documentos já existentes no ERP PRIMAVERA. As liquidações de documentos só podem ser geridas numa das aplicações, ou no Pssst! e Tlim ou no ERP PRIMAVERA. Após a 1ª integração todas as alterações efetuadas no Pssst! ou Tlim devem ser cuidadosamente refletidas no POS Integrator. O POS Integrator é instalado na diretoria da aplicação. Apenas é possível a integração com o ERP v8.0 ou superior. Para tal, usar o POSIntegrator800.exe. 1. Armazém/Localização Para cada loja existente também deve ser criado no ERP PRIMAVERA um armazém e uma localização do armazém. O armazém é necessário para a integração de documentos de compras. 2. Lojas do Pssst! ou Tlim Visto este conceito não existir com o mesmo formato no ERP PRIMAVERA, para a integração são criados no PRIMAVERA os seguintes elementos para cada loja: a) Caixa da loja b) Conta de Cliente c) Séries de documentos A regra de utilização de Séries de Documentos do ERP PRIMAVERA pelo Pssst! ou Tlim assenta na necessidade de identificar a loja do Pssst! ou Tlim no ERP PRIMAVERA. Logo, para cada loja do Pssst! ou Tlim é criada uma série no ERP PRIMAVERA com o formato acima, pois a numeração dos documentos do Pssst! ou Tlim é por loja. 3. Documentos O mapeamento dos documentos do Pssst! ou Tlim aos do ERP PRIMAVERA é feito manualmente. Ou seja, para cada tipo de documento do Pssst! ou Tlim é indicado qual é o documento correspondente no ERP PRIMAVERA. Além dos documentos existentes no Pssst! ou Tlim é sempre necessária a indicação de alguns documentos específicos do ERP PRIMAVERA e do processo de integração, que podem ser ou criados para o efeito ou os já existentes no ERP PRIMAVERA. PRIMAVERA Business Software Solutions, S.A 3

4 Os documentos a criar são os seguintes: Tesouraria o Abertura de Caixa o Fecho de Caixa o Entrada em Caixa o Saída de Caixa Conta Corrente o Documentos financeiros de cliente o Regularização (Rec. / Pag.) Compra o Documentos financeiros de fornecedor Atenção: Todos os documentos a serem integrados devem estar configurados no Pssst! ou Tlim para movimentar caixa. As parametrizações necessárias no ERP PRIMAVERA estão escritas no parágrafo de configuração. 4. Modos de pagamento (Movimentos bancários) A integração dos modos de pagamento no ERP PRIMAVERA é feita com base nos códigos do Pssst! ou Tlim, adicionando um P ou um R consoante no ERP PRIMAVERA seja um modo de pagamento a pagar ou a receber, pois no Pssst! ou Tlim a direção do movimento é determinada pelo documento ao qual está associado. Ou seja, para cada modo de pagamento do Pssst! ou Tlim existem dois movimentos bancários no ERP PRIMAVERA. Os modos de pagamento são todos considerados como numerário no ERP PRIMAVERA, com exceção dos cheques. Na passagem são também identificados os cheques pré-datados e tratados de acordo com as suas especificidades. Para o processo de passagem é também necessária a criação de dois movimentos bancários no ERP PRIMAVERA que servem para o tratamento das caixas das Lojas, normalmente designados por Genérico a Crédito e Genérico a Débito. 5. IVA Mapeamento das diversas taxas de IVA entre o Pssst! ou Tlim e o ERP PRIMAVERA. 6. Moedas Mapeamento das diversas moedas entre o Pssst! ou Tlim e o ERP PRIMAVERA. Para mapear as moedas automaticamente deve carregar em mapear moedas, mas deve ter em atenção que caso as abreviaturas (código ISO) sejam diferentes entre o Pssst! ou Tlim e o ERP PRIMAVERA não é possível fazer o mapeamento automático entre essas moedas, e será necessário mapear manualmente a moeda. PRIMAVERA Business Software Solutions, S.A 4

5 Atenção: A moeda base utilizada no Pssst! ou Tlim deve ser a mesma moeda base da empresa utilizada no ERP PRIMAVERA. 7. Destinos dos meios Esta ligação é sempre configurada manualmente pois indica, por loja, em que Caixa ou Banco do ERP PRIMAVERA é que são lançados os movimentos bancários. 8. Clientes A integração de Clientes no ERP PRIMAVERA é feita através do código do Cliente do Pssst! ou Tlim. Esse código é composto por 3 elementos: a. Tipo de Entidade (Loja) - Caracter L b. Código de Entidade (1, 2 ) - 3 carateres c. Código do cliente ( , , , ) - 8 dígitos Por exemplo, o cliente nº 2983 da loja 1 do Pssst! ou Tlim será assim o cliente L do ERP PRIMAVERA. Por defeito só são abertos no ERP PRIMAVERA Clientes que tenham movimentos no Pssst! ou Tlim. Todas as alterações feitas no Pssst! ou Tlim serão refletidas no ERP PRIMAVERA numa integração seguinte, quando houver novos movimentos do cliente em questão. As eventuais alterações dos dados do cliente feitas no ERP PRIMAVERA serão sobrepostas. 9. Fornecedores O mapeamento é feito pelo NIF do fornecedor, caso exista no ERP PRIMAVERA. No caso de não existir, é criado um novo fornecedor. Por predefinição só são abertos no ERP PRIMAVERA fornecedores que tenham movimentos no Pssst! ou Tlim. Todas as alterações feitas no Pssst! ou Tlim serão refletidas no ERP PRIMAVERA numa integração seguinte, quando houver novos movimentos do fornecedor em questão. As eventuais alterações dos dados do fornecedor realizadas no ERP PRIMAVERA serão sobrepostas. Versões compatíveis Para utilizar o POS Integrator é necessário garantir a existência das versões do software PRIMAVERA compatíveis com o mesmo. Do lado do BackOffice financeiro, isto é, do ERP PRIMAVERA, é necessária a existência de uma instalação da versão 8, 8.10 ou 9 das soluções Starter Plus, Professional ou Executive com os módulos de Logística e Tesouraria (e respetivos submódulos) devidamente licenciados. Do lado do FrontOffice, isto é, do Pssst! ou do Tlim, é necessária a existência de uma solução licenciada de uma versão completa de um destes produtos. PRIMAVERA Business Software Solutions, S.A 5

6 Configuração É necessário configurar os seguintes elementos: POS Integrator o Bases de dados ERP PRIMAVERA BD de Ligação o Empresa Documento de Liquidação Documento de Tesouraria Modo de pagamento de passagem Modo de pagamento de regularização Artigo p/ Compras Formato da conta contabilística das entidades Divisa o Loja Código da loja Endereço ou IP Loja inativa Nome Morada Localidade Conta Corrente Caixa Armazém Localização do Armazém o Documentos Pssst! ou Tlim ERP PRIMAVERA Série o Tabelas Modos de pagamento IVA Centros de custo o Destino dos meios Modo de pagamento (Pssst! ou Tlim) Caixa / Banco (ERP PRIMAVERA) Antes de efetuar as configurações no POS Integrator, é necessário criar para cada empresa do ERP PRIMAVERA os seguintes documentos: Tesouraria Entrada em Caixa Movimento em Conta Saída de Caixa Movimento em Conta PRIMAVERA Business Software Solutions, S.A 6

7 Abertura de Caixa Movimento em Conta ex: 2008 Fecho de Caixa Movimento em Conta Documento de Tesouraria ERP PRIMAVERA Movimento em conta Conta corrente Documentos Financeiros de Clientes a Crédito (Ex: Nota de crédito) Tipo Documento: Pendentes Permitido a: Clientes Natureza: a pagar Utilizado em: Conta Clientes Pendentes Documentos Financeiros de Clientes a Débito (Ex: Fatura simplificada) Tipo Documento: Pendentes Permitido a: Clientes Natureza: A Receber Utilizado em: Conta Clientes Pendentes Documento de Liquidação ERP PRIMAVERA Tipo Documento: Liquidação Permitido a: Clientes, Outros Devedores Natureza: Recebimento Ligação à Tesouraria Utilizado em: Conta Clientes Pendentes Documento de Pagamento ERP PRIMAVERA Tipo Documento: Liquidação Permitido a: Fornecedores Natureza: Pagamento Ligação à Tesouraria Utilizado em: Conta Fornecedores Pendentes Compra Documentos Financeiros de Fornecedores a Crédito (Ex: Compra) Tipo Documento: Financeiro Permitido a: Fornecedores Natureza: A Pagar Sujeito a conversão Ligação a contas correntes Documentos de Fornecedores a Crédito (Ex: Guia de remessa de fornecedor) Tipo Documento: Stock / Transf. Permitido a: Fornecedores Natureza: A Pagar Sujeito a conversão Documentos Financeiros de Fornecedores a Débito (Ex: Nota de crédito de fornecedor) Tipo Documento: Financeiro PRIMAVERA Business Software Solutions, S.A 7

8 Permitido a: Fornecedores Natureza: A Receber Sujeito a conversão Documentos de Fornecedores a Débito (Ex: Guia de remessa de fornecedor) Tipo Documento: Stock / Transf. Permitido a: Fornecedores Natureza: A Receber Sujeito a conversão Artigo CPR Descrição: Artigo de Compra Tipo de artigo: Mercadoria Deduz IVA Sujeito a Devolução Não movimenta stocks Movimentos Bancários GC Descrição: Genérico a Receber Tipo: Crédito Aplicável a: Contas Caixa Identificação do movimento: Numerário Série usada: Baseada na data do movimento Bancário GD Descrição: Genérico a Pagar Tipo: Débito Aplicável a: Contas Caixa Identificação do movimento: Numerário Série usada: Baseada na data do movimento Bancário A primeira vez que se entra no POS Integrator é pedido que se configure as ligações às bases de dados e ao ERP PRIMAVERA. É possível também criar aqui a Base de Dados de Ligação. Seguir os seguintes passos para efetuar a configuração: 1. ERP PRIMAVERA a. Utilizador: O utilizador do ERP PRIMAVERA; b. Password: A password do utilizador indicado no ponto a ; c. Plataforma: Tipo de plataforma do ERP PRIMAVERA Instalada. 2. Base de dados de ligação a. Servidor: O servidor SQL onde está a base de dados de ligação; b. Segurança Integrada: Marcar caso a ligação ao servidor SQL use a autenticação Windows; c. Utilizador: O utilizador do servidor SQL (no caso de não ser usada a autenticação Segura); d. Password: A password do utilizador indicado no ponto c ; e. Base de Dados: O nome da base de dados de ligação; f. Criar BD de Ligação: carregando neste botão cria a base de dados de ligação no servidor. Para finalizar a configuração carregar no botão Gravar. Após gravar, carregar no botão Configurar que é apresentado na janela do POS Integrator. PRIMAVERA Business Software Solutions, S.A 8

9 A janela de configuração apresenta do lado esquerdo a lista das empresas criadas no ERP PRIMAVERA. Escolhendo uma das empresas é apresentado o primeiro quadro de configuração onde têm que ser escolhidas as seguintes opções: 1. Documento de Liquidação PRIMAVERA: Documento de Conta Corrente a usar para liquidação de documentos. 2. Documento de Pagamento PRIMAVERA: Documento de Conta Corrente a usar para pagamentos a fornecedores. 3. Documento de Tesouraria PRIMAVERA: Documento de Tesouraria usado para lançar os movimentos bancários. 4. Movimento bancário genérico a pagar: Modo de pagamento genérico para pagamentos. 5. Movimento bancário genérico a receber: Modo de pagamento usado para regularização. 6. Artigo p/ Compras: Artigo genérico usado para lançamento das Compras e transferências entre empresas. 7. Formato da conta contabilística das entidades: Número de dígitos usados para a criação das entidades na Contabilidade (para a contar contemplar 6 dígitos preencher com ). 8. Divisa: Moeda base da empresa. 9. Criar Séries para as lojas: Este botão serve para criar as séries para todas as lojas pertencentes à empresa que está a ser configurada no ERP PRIMAVERA em todos os documentos existentes. 10. Criar Contas e Caixas das Lojas: Cria um Cliente e uma Conta Caixa no ERP PRIMAVERA para todas as lojas pertencentes à empresa que está a ser configurada. Para finalizar esta configuração carregar em Gravar. O passo seguinte da configuração é associar cada loja do Pssst! ou Tlim à sua Conta Corrente (Cliente aberto no ERP PRIMAVERA) e à sua Caixa. Para isso, carregar no + que está do lado esquerdo da Empresa, escolher a loja do lado direito da janela e é apresentado um quadro. Depois deve-se proceder da seguinte forma: 1. Loja: Loja do Pssst! ou Tlim. 2. Endereço ou IP: Endereço usado para importação de dados do Pssst! ou Tlim. O endereço deve ser especificado no formato endereço: porto. A loja deve estar configurada de forma que com este endereço seja possível aceder ao posto remoto. 3. Loja inativa: Indica se uma loja está ou não inativa. 4. Nome, Morada, Localidade: Dados da loja. 5. Conta Corrente da Loja: Cliente do ERP que corresponde à loja do Pssst! ou Tlim. 6. Caixa da Loja: Conta Caixa do ERP correspondente à loja do Pssst! ou Tlim. 7. Armazém e Localização do Armazém: Armazém e localização utilizados para a criação de documentos de compras. PRIMAVERA Business Software Solutions, S.A 9

10 Após cada definição carregar no botão Gravar. No ERP PRIMAVERA, deve ser feita uma abertura de caixa para a conta caixa definida. Nos casos em que são usados IP s dinâmicos nos pontos remotos podem ser usados serviços como o DynDns ou o NoIP para assegurar uma configuração estável do endereço da loja. Em seguida escolher a opção Documentos. Para efetuar os mapeamentos proceder da seguinte forma: 1. Documento Pssst! ou Tlim: Documento do Pssst! ou Tlim. 2. Documento PRIMAVERA: Documento correspondente no ERP PRIMAVERA. 3. Adicionar: Adiciona o mapeamento à grelha. 4. Remover: Remove o mapeamento da grelha. 5. Série: A série que vai ser usada no ERP para identificar esta loja. 6. Verificar Séries: Verifica se as séries necessárias existem nos documentos do ERP PRIMAVERA. É possível criar as séries, automaticamente, para os documentos em que não existirem. Repetir os passos 1 a 3 para todos os documentos e carregar em Gravar para terminar. Efetuar esta configuração para todas as lojas. Escolher, de seguida, o item Tabelas na árvore do lado esquerdo e configurar as tabelas dos separadores como descrito abaixo: 1. Modos de Pagamento: Faz-se o mapeamento entre os modos de pagamento do Pssst! ou Tlim e os movimentos bancários do ERP PRIMAVERA. Para efetuar o mapeamento de uma forma manual, indicar o modo de pagamento Pssst! ou Tlim, PRIMAVERA a Receber e PRIMAVERA a Pagar. Em seguida, carregar no botão Adicionar. Em alternativa, é possível carregar no botão Criar Modos de Pagamento que cria e faz automaticamente o mapeamento entre os modos de pagamento do Pssst! ou Tlim e os movimentos bancários do ERP PRIMAVERA. Tal processo é feito da seguinte forma: a. Para cada um dos modos de pagamento não mapeados, a aplicação verifica se existe no ERP PRIMAVERA um modo de pagamento correspondente para pagamento e recebimento. Essa verificação é feita pela descrição do modo. Ex: Para o modo de pagamento Numerário, a aplicação verifica se existem os modos de pagamento cuja descrição seja Numerário a Receber e Numerário a Pagar e cria-os, caso não existam. b. A aplicação preenche a grelha com cada um dos mapeamentos feitos. c. Os mapeamentos previamente existentes não são sobrepostos. Seja qual for o método utilizado, quando terminar é necessário carregar no botão Gravar para gravar as alterações. 2. IVA: Para cada taxa de IVA do Pssst! ou Tlim indicar a taxa correspondente do ERP PRIMAVERA e carregar em Adicionar. Para finalizar carregar em Gravar. PRIMAVERA Business Software Solutions, S.A 10

11 3. Centros de Custo: No caso de se pretender que a aplicação de integração ligue todas as linhas dos documentos lançados a um Centro de Custo, é possível definir aqui qual a estrutura do Plano de Centros. Deve-se sempre indicar qual a conta base e qual o formato (ex. Conta Base: 11 Formato: 00). Para além da conta base é possível definir dois níveis que podem ser baseados nos seguintes campos do Pssst! ou Tlim: a. Loja. b. Família. Para cada um dos níveis definir também o formato, ou seja o número de dígitos com o qual quer que sejam criadas as contas. As contas são criadas automaticamente pelo POS Integrator à medida que vai sendo necessário. Atenção: Para que seja possível criar os Planos de Centros corretamente, todos os elementos escolhidos no Pssst! ou Tlim devem ter sido criados com códigos numéricos. Para finalizar a configuração desta empresa é necessário configurar os Destinos de Meios. Aqui será indicado por loja qual a conta Caixa ou Banco no qual um dado modo de pagamento deve ser lançado. Assim, devem ser preenchidos os seguintes campos: 1. Modo de Pagamento: Modo de pagamento do Pssst! ou Tlim. 2. Caixa / Banco: A Caixa ou Banco do ERP PRIMAVERA na qual este modo de pagamento deve ser lançado. Por predefinição todos os modos de pagamento são lançados na Caixa da loja. Para alterar uma definição basta escolher o Modo de Pagamento a alterar, a Caixa / Banco de destino e carregar no botão Adicionar. Caso já exista a definição será perguntado se a quer substituir. Termina assim a configuração do POS Integrator. O processo de integração pode funcionar de uma forma automática, usando as Tarefas agendadas do Windows. Pode-se configurar uma tarefa para correr de acordo com as necessidades. Para que o POS Integrator funcione automaticamente tem que ser passado o parâmetro AUTO na linha de comandos (POSIntegrator800.exe AUTO). Neste caso a integração será efetuada sem intervenção humana e se o processo correr até ao fim o programa sai. Se existir algum conflito durante a integração, a janela fica no ecrã para que se possa visualizar o problema. Em qualquer dos casos, todas as operações realizadas são gravadas num ficheiro que fica na pasta onde a aplicação está instalada e com o nome: POSIntegratorddmmaaaa.log. PRIMAVERA Business Software Solutions, S.A 11

12 Importação O processo de importação é responsável pela transferência de dados das lojas para a base de dados de ligação. Para que a importação funcione corretamente, são necessário os seguintes requisitos: Ligação TCP/IP disponível Porto 8808 acessível A ligação é sempre feita da sede para a loja, logo e tal como explicado na configuração é necessário que exista conectividade entre os dois pontos. A importação pode ser feita a pedido, ao executar a aplicação de importação, ou de forma automática, usando as Tarefas agendadas do Windows. Pode-se configurar uma tarefa para correr de acordo com as necessidades. Para que o importador do Pssst! ou Tlim funcione automaticamente, tem que ser passado o parâmetro AUTO na linha de comandos (PetImport800.exe AUTO). Neste caso a importação será efetuada sem intervenção humana e se o processo correr até ao fim o programa sai. Se existir algum conflito durante a integração, a janela fica no ecrã para que se possa visualizar o problema. Em qualquer dos casos, todas as operações realizadas são gravadas num ficheiro que fica na pasta onde a aplicação está instalada e com o nome: PeTImportacaoddmmaaaa.log. PRIMAVERA Business Software Solutions, S.A 12

13 Integração Para efetuar a integração com o ERP, carregar no botão Processar. O Processo de Integração segue o seguinte ciclo: