Guia de implementação Lei dos Compromissos (LEI Nº 8/2012) Versão 1.0 Julho de 2012

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1 Guia de implementação Lei dos Compromissos (LEI Nº 8/2012) Versão 1.0 Julho de 2012

2 Índice 2 Introdução Como funciona Cálculo dos fundos disponíveis Checklist do implementador

3 Introdução Lei 8/2012, de 21 de fevereiro 3 Este diploma estabelece as regras aplicáveis (art. 1º): À assunção de compromissos (quando é executada uma ação formal, como contrato, nota de compra, nota de encomenda, protocolo, etc. - al. a) art. 3º); e Aos pagamentos em atraso das entidades públicas (dívidas vencidas há mais de 90 dias al. e) do art. 3º).

4 Lei 8/2012, de 21 de fevereiro 4 Quando é assumido um compromisso têm de ser cumpridas, cumulativamente, as seguintes condições (art. 5º LCPA): 1. Conformidade legal da despesa, nos termos da lei; 2. Regularidade financeira (inscrição orçamental, correspondente cabimento e adequada classificação da despesa); 3. Se assegure que existem meios monetários líquidos suficientes FUNDOS DISPONÍVEIS no momento em que se torne exigível o seu pagamento; 4. Seja registado no sistema informático de apoio à execução orçamental; 5. Seja emitido um número de compromisso válido e sequencial que é refletido na ordem de compra, nota de encomenda ou documento equivalente. (Sem o número de compromisso o contrato ou a obrigação é nula, não podendo os agentes económicos reclamar das entidades o pagamento também art. 9º). Os titulares de cargos políticos, dirigentes, gestores e responsáveis pela contabilidade não podem assumir compromissos que ultrapassem os fundos disponíveis relativamente ao PERÍODO EM QUE SE TORNEM EXIGÍVEIS, incorrendo em responsabilidade civil, criminal, disciplinar e financeira, sancionatória e ou reintegratória (art. 11º).

5 Objetivos 5 Implementar os requisitos legais associados à lei dos compromissos na linha empresarial (privada) focando-nos nos seguintes tópicos: 1. Cálculo do fundo disponível (com ou sem dívidas em atraso); 2. Implementar as regras subjacentes ao nº de compromisso; 3. Impedir a gravação de um compromisso se este já tiver sido ultrapassado.

6 Como funciona? Conta de compromisso Conta de compromisso Todos os compromissos atuais ou futuros devem ser registados nesta conta Exemplo: - Salários - Encomendas - Documentos de tesouraria - Novos pendentes em conta corrente Para não afetar o saldo das contas financeiras sugere-se o uso de uma conta à ordem. Nos exemplos distribuídos pela PRIMAVERA é usada a conta: 6

7 Conceitos Conta de compromisso Assumimos que esta conta tem um saldo devedor. Esta conta é debitada quando um compromisso é gerado e é creditada em duas situações: quando se estorna um compromisso (por exemplo o estorno de uma encomenda), ou quando o valor efetivo do compromisso não se realiza, por exemplo, o valor da fatura é inferior à encomenda. 7

8 Geração do nº de compromisso 8 Lançamento de um movimento na conta de compromisso Não O movimento é a débito? É gerado um número de compromisso novo Sim Sim O orçamento Saldo - valor a lançar é positivo (i. e. temos fundos?) Não O documento é gravado com sucesso O documento é cancelado

9 Propagação do nº de compromisso 9 É gerado um número de compromisso novo Campo: CDU_LCPA_Compromisso Registo na tabela TDU_LCPA_Compromissos Gravação na tabela de movimentos (CBL) O documento é de compras? Sim Gravação no cabeçalho do documento de compras Gravação nas linhas dos documentos de compras

10 Propagação do nº de compromisso 10 É gerado um número de compromisso novo Criar lista baseada na tabela TDU_LCPA_Compromisso Registo na tabela TDU_LCPA_Compromissos Gravação na tabela de movimentos (CBL) Gravação no cabeçalho da CBL O documento é de compras? Sim Gravação no cabeçalho do documento de compras

11 Propagação do nº de compromisso 11 É gerado um número de compromisso novo Alterar os mapas de encomenda para apresentar o nº de compromisso Registo na tabela TDU_LCPA_Compromissos Gravação na tabela de movimentos (CBL) Gravação no cabeçalho da CBL O documento é de compras? Sim Gravação no cabeçalho do documento de compras

12 Diferenças de preços (I) 12 É criada uma encomenda O campo CDU_LCPADIF regista as diferenças de transformação entre a encomenda e os documentos posteriores (VBA) Este valor deve ser integrado na CBL, na conta de compromissos. Criação do nº de compromisso O documento de compras e as suas linhas herdam o nº anterior É criada uma guia ou fatura com base na transformação da encomenda Há diferenças de preço? (aumento) Sim É gravada no campo CDU_LCPADIF a diferença A diferença é integrada na CBL na conta de compromissos O documento é gravado É gerado um novo nº de compromisso

13 Diferenças de preços (II) 13 É criada uma encomenda Criação do nº de compromisso O documento de compras e as suas linhas herdam o nº anterior É criada uma guia ou fatura com base na transformação da encomenda Há diferenças de preço? (diminuição) O documento é gravado Sim É gravada no campo CDU_LCPADIF a diferença A diferença é integrada na CBL na conta de compromissos

14 Rastreabilidade do nº de compromisso nas linhas de compra 14 É criada uma encomenda Criação do nº de compromisso O documento de compras (cabeçalho e linhas) herdam o número anterior É criada uma guia ou fatura com base na transformação da encomenda Registo na linha do nº de Compromisso original No campo CDU_CompromissoOrig temos a informação do nº de compromisso original.

15 Rastreabilidade do nº de compromisso nas linhas de compra (exemplo) Encomenda Compromisso Guia de Remessa Fatura 2012# #244 Cabeçalho de compras CompromissoOrig Linhas de compras 2012# # #240 15

16 Rastreabilidade do nº de compromisso nas linhas de compra (estorno) Exemplo Encomen da Compromisso Guia de Remessa 16 Fatura Nota de crédito 2012# # # # # # #500 Cabeçalho de compras CompromissoOrig Linhas de compras

17 Cálculo de fundos disponíveis 17 Optou-se por recorrer a uma solução baseada em Excel recorrendo a fórmulas do Office Extensions (XLS financial) São disponibilizados dois modelos: Cálculo de fundos disponível normal Cálculo de fundos disponíveis para entidades com pagamentos em atraso

18 Cálculo de fundos disponíveis (seleção da empresa) No separador de empresas indicamos o código da empresa (1), bem como o produto (selecionar Versão Executive ou Versão Professional) (2) Ao contrário do login original do POE, nesta folha devemos fazer o login na própria folha inicial (3) 18

19 Cálculo de fundos disponíveis (III) 19 Na área de parâmetros, além de termos acesso a links diretos às folhas do cálculo mensal, indicamos alguns valores importantes que servem de input para as fórmulas seguintes (entre parênteses os valores sugeridos): - Ano - Tipo de lançamento - Item de tesouraria para o Orçamento de Estado (OE) - Item de tesouraria para os fundos do QREN (QREN) - Conta de compromissos (027)

20 Cálculo de fundos disponíveis Cálculo mensal 20 Para cada mês está disponível o cálculo dos fundos disponíveis. O utilizador pode indicar valores diferentes dos processados automaticamente, daí a duplicação entre as colunas do processado (1) e o reportado (2). O utilizador só pode alterar os valores reportados. Por regra são sugeridos os mesmos valores processados. O utilizador deverá confirmar ou corrigir manualmente os valores sugeridos.

21 Cálculo de fundos disponíveis Cálculo mensal (mapa normal) 21 Receitas Transferências ou subsídios com origem no OE: para os valores acumulados são processados os valores da rubrica do Orçamento de Estado (OE) registados em tesouraria até ao mês em causa. Os valores previstos são calculados com base no orçamento de tesouraria para o item de tesouraria indicado para os valores do Orçamento de Estado (OE) do ERP. Receita efetiva própria cobrada ou recebida como adiantamento: os valores acumulados são calculados com base em todos os recebimentos registados em tesouraria, descontados dos valores recebidos no OE. Previsão de receita própria: corresponde ao somatório dos orçamentos de todos os item de tesouraria à exceção do item do Orçamento de Estado (OE). Produto de empréstimos contraídos nos termos da lei: não é sugerido nenhum valor. Por defeito é apresentado o valor 0. Transferências do QREN ainda não efetuadas: são sugeridos os valores do orçamento de tesouraria correspondentes ao item de tesouraria representante dos valores do QREN (QREN).

22 Cálculo de fundos disponíveis Cálculo mensal (mapa normal) 22 [QREN] Correção dos valores efetivos: o valor é sugerido pelos movimentos efetivos no item de tesouraria do QREN (QREN) Outros montantes autorizados nos termos do artigo 4º: os valores são calculados com base nos valores indicados na folha de Excel Antecipação da Receita.

23 Cálculo de fundos disponíveis Cálculo mensal (mapa de pagamentos em atraso) 23 Receitas Este mapa distingue-se do anterior pela forma como calcula a previsão da receita própria, que passa a ser 75% da média dos últimos dois anos de: Receita efetiva própria cobrada ou recebida como adiantamento: corresponde aos totais efetivamente recebidos no indicado na coluna para o mês em causa. Receita extraordinária a abater: não é sugerido nenhum valor. Por defeito é sugerido o valor 0. Outra distinção em relação aos mapas anteriores corresponde ao facto de ter em consideração os valores antecipados ao abrigo do artigo 4º para os meses atuais e subsequentes.

24 Cálculo de fundos disponíveis Cálculo mensal 24 Despesas Compromissos assumidos: o valor acumulado é calculado com base no saldo da conta de compromissos (027). O valor dos meses subsequentes é calculado com base na folha de compromissos previsionais para o mês em causa. Pagamentos: são calculados com base no total de movimentos a pagar em tesouraria (módulo de bancos). Compromissos assumidos por pagar: é a subtração entre os compromissos assumidos e aqueles que já estão pagos. Fundos disponíveis: são calculados automaticamente com base na subtração do Total de receitas Compromissos assumidos. Receita extraordinária: não sugerimos nenhum valor em particular

25 Cálculo de fundos disponíveis Antecipação da Receita 25 Quadro auxiliar para registo dos montantes autorizados para aumento temporário de FD, com registo no mês de origem da antecipação, indicado no pedido respetivo. Campos Nota: campo livre Motivo: indicação de um dos motivos válidos de acordo com o artº 4 CE: classificação económica (atenção que são sugeridos valores de uma lista) Descrição CE: descrição da classificação automática (campo automático) Mês de antecipação: mês no qual queremos gozar dos valores antecipados Mês original: mês ao qual são retiradas as receitas indicadas Valor: valor (em Eur) que foi antecipado Nota: cabe ao utilizador verificar que o mês da antecipação é inferior ao mês original

26 Cálculo de fundos disponíveis Compromissos Previsionais 26 Quadro auxiliar para registo dos montantes de compromissos assumidos e não pagos anteriores à Lei dos compromissos e que por isso não têm número de compromisso. Campos Data: data do registo Motivo: nº interno do registo, no caso do compromisso ser anterior à entrada da Lei sugerimos a indicação do nº da encomenda original CE: classificação económica (atenção que são sugeridos valores de uma lista) Mês: em que a satisfação do compromisso se deve realizar Valor: Valor (em Eur) do compromisso

27 Atualização do Orçamento no ERP 27 Em cada mês o utilizador tem a opção de atualizar o orçamento da conta de compromissos (027) no ERP. Só com orçamento é possível assumir novos compromissos.

28 Checklist do implementador 28 Executar as scripts PRIMAVERA (SQL) em dentro de ficheiros para as empresas em causa. Implementar o VBA indicado pela PRIMAVERA no antes de gravar e depois de duplicar dos documentos de compra para registar o compromisso original nas transformações e calcular as diferenças de preço respetivas. Criar a conta de compromissos no ERP. Indicar na conta criada que gera compromisso (CDU).

29 Checklist do implementador 29 Criar os itens de tesouraria no ERP para o OE e para o QREN (ter e em atenção a natureza do mesmo tem de ser a receber). Gravar o orçamento respetivo para o ano em curso. Alterar o layout dos documentos de compras para incluírem o nº de compromisso na impressão. Alterar a configuração da integração à CBL para gravar na CBL, na conta de compromissos, o valor do compromisso assumido. As encomendas de compras/salários/novos pendentes/ documentos de tesouraria integram na contabilidade pelo valor total. As guias e faturas integram com base no valor indicado no CDU: CDU_LCPADIF. Nota: inverter a natureza quando o valor for negativo.

30 Checklist do implementador 30 Ter em atenção que a script SQL cria a lista de compromissos assumidos automaticamente. Se já tiver um registo de compromissos anteriores com a query seguinte pode indicar qual o último número usado (parte inteira) INSERT INTO dbo.tdu_lcpa_compromissos (TipoLancamento, Diario, NumDiario, Documento, Linha, NumDoc, Modulo, Ano, Mes, LCPA_Compromisso, Data, Utilizador) VALUES ('000', '00', 0, '000', 1, 1, 'L', 2012, 0, <nº de compromisso>, getdate(), 'LCPA')

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