SASE Ação Social Escolar Versão ABRIL de 2012 MUITO IMPORTANTE

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1 SASE Ação Social Escolar Versão ABRIL de 2012 MUITO IMPORTANTE - Faça uma cópia de segurança para guardar em arquivo; - Leia atentamente este documento, facultando-o a todos os utilizadores do programa e outros responsáveis pela coordenação e supervisão da contabilidade; - NUNCA restaure cópias de segurança de versões anteriores sem contactar os nossos serviços de apoio técnico. Atenção: - Com a garantia de que a aplicação se encontra encerrada em todos os computadores, atualize o programa para a versão agora disponibilizada. A instalação deve ser executada por um utilizador com direitos de administrador no sistema operativo (Windows); 1. Nota introdutória As alterações efetuadas nesta versão vêm dar resposta às disposições legais aprovadas pela Lei Nº 8/2012, de 21 de Fevereiro, designadamente os procedimentos referidos no artigo 5º da referida lei. Paralelamente foram também tomadas em consideração as informações divulgadas na página da Internet da Direção Geral do Orçamento (DGO) e as orientações obtidas junto da Direção Geral de Planeamento e Gestão Financeira do MEC ( DGPGF ), anteriormente identificado por GGF. ATENÇÃO: Para além da leitura atenta das informações referidas neste documento (Adenda), os utilizadores do programa, outros responsáveis pela execução da contabilidade do SASE e as direções dos estabelecimentos de ensino, deverão também consultar as orientações que constam do Manual de Procedimentos sobre a Lei dos Compromissos e Pagamentos em Atraso, disponível na página da Internet da DGO. As novas funcionalidades implementadas nesta versão destinam-se às escolas que utilizam o SASE para registo de todos os movimentos de Receitas, Encargos, Pagamentos e consequente elaboração dos mapas de controlo e escrituração. As escolas que não utilizam o programa para o registo de movimentos nas opções acima referidas, terão que adotar mecanismos alternativos e externos à aplicação para dar resposta aos procedimentos previstos na Lei nº 8/2012. Os procedimentos adotados na versão agora disponibilizada, com as necessárias adaptações a seguir explicadas, são muito semelhantes aos implementados no CONTAB, recomendando-se aos utilizadores do SASE e CONTAB que colaborem entre si na análise e aplicação destes procedimentos. Tenha ainda em especial atenção que a Lei nº 8/2012 aplica-se aos compromissos assumidos pela entidade pública, incluindo os serviços de Ação Social Escolar. 1

2 Depois de atualizado o programa para esta nova versão, tenha em especial atenção aos procedimentos referidos nos pontos seguintes. Para esclarecimentos de dúvidas técnicas sobre o manuseamento do programa poderão contactar os nossos serviços de apoio técnico. Considerando que a empresa reajustou o programa com base nos documentos publicamente divulgados pelos serviços da Administração Pública, documentos esses que estão disponíveis também para consulta por parte da escolas, qualquer esclarecimento de dúvidas sobre a aplicação das normas legais em vigor que não possa ser obtido nesses documentos, deverá ser colocado às entidades competentes. 2. Movimentos Financeiros Fundos Disponíveis Na área de Movimentos Financeiros foi criada uma nova opção designada por Fundos Disponíveis. A informação a registar nesta tabela é necessária para o cálculo do Mapa de Fundos Disponíveis, sendo solicitados os dados seguintes. Os campos não utilizados nesta tabela devem estar obrigatoriamente preenchidos com 0,00. (1) Previsão de todas receitas a arrecadar pelos serviços de acções social escolar, distribuída por cada mês, sendo elas recebidas da DRE ou geradas na própria escola. Estamos a referir-nos aos valores que a escola presuma vir a arrecadar em cada mês para todos os setores do ASE, mesmo que no futuro a receita venha a ser diferente da previsão. Esta previsão deve ter por base valores muito aproximados da receita efetiva a arrecadar nesses meses, podendo no início de cada mês ser objeto de reajustamento para os 3 meses seguintes. (2) Nesta linha são registados os valores a receber do QREN por contrapartida de serviços já prestados pelo ASE e cuja verba ainda não foi recebida. Por exemplo, valores de refeições a suportar pelo POPH servidas a alunos e que ainda não deram entrada como receita na contabilidade do ASE. No mês em que ocorrer a receita efetiva de parte ou a totalidade dos valores registados nesta linha, para além do registo da receita na opção correspondente, deverá paralelamente registar o valor recebido na linha 3 da grelha acima apresentada. Exemplo: Em março registou na linha 2 o valor de 600,00 correspondente ao valor de refeições servidas nesse mês a suportar pelo POPH. Tendo recebido em Maio, por conta desta verba, o reembolso de 400,00, para além do registo da receita efetiva em maio, na coluna de maio do Mapa de Fundos Disponíveis deverá registar também na linha 3 o valor de 400,00. Com este procedimento estamos a anular um direito a receber por contrapartida da receita que efetivamente deu entrada. Se o valor recebido correspondesse à totalidade dos 600,00 euros, o procedimento seria o mesmo pela totalidade dos 600,00 euros. 2

3 Nesta mesma opção deverá calcular e imprimir o Mapa de Fundos Disponíveis. Este mapa deve ser calculado no inicio de cada mês (mês de reporte), sendo que: - Ao calcular o mapa de FD de janeiro, já deve estar registado no quadro acima reproduzido os valores correspondentes a janeiro, fevereiro e março; - Ao calcular o mapa de FD de fevereiro, já deve estar registado/reajustado no quadro acima reproduzido os valores para o mês de fevereiro, março e abril. Paralelamente já terão de estar registados no programa todos os lançamentos de janeiro relativos a receitas cobradas, encargos e pagamentos efetuados. - Ao calcular o mapa de FD de março, já deve estar registado/reajustado no quadro acima reproduzido os valores para o mês de março, abril e maio. Paralelamente já terão de estar registados no programa todos os lançamentos até final de fevereiro relativos a receitas cobradas, encargos e pagamentos efetuados. Notas: Nada impede que a tabela esteja previamente preenchida na linha 1 em todos os meses com a previsão de valores já conhecidos até final do ano, sem prejuízo do reajustamento de valores no inicio de cada mês. Por exemplo, é feita uma previsão de receita para abril, maio e Junho. Antes de calcular e imprimir o mapa de fundos disponíveis para Março (mês de reporte neste exemplo), poderá reajustar os valores para estes três meses, tendo em consideração uma previsão mais aproximada da receita que poderão vir a receber. A informação reproduzida no Mapa de Fundos Disponíveis poderá numa fase posterior vir a ser incluída no ficheiro XML com a exportação mensal de dados para o MEC. 3

4 Atenção: As orientações sobre a elaboração e análise do Mapa de Fundos Disponíveis constam do Manual de Procedimentos sobre a Lei dos Compromissos e pagamentos em Atraso (LCPA), disponível para consulta na página na Internet da DGO. (1) Receitas registadas no programa até ao final do mês anterior ao mês de reporte, excluindo os saldos transitados. (2) Valores introduzidos na tabela de Fundos disponíveis para o mês de reporte e os dois meses seguintes. (3) Valores introduzidos na tabela de Fundos disponíveis até ao final de N+2, sendo N o mês de reporte. (4) Saldos transitados para o dia 1 de Janeiro e que se encontram registados na opção Receitas. (5) Valores introduzidos na tabela de Fundos disponíveis até ao final de N+2, sendo N o mês de reporte. (6) Total dos Encargos registados no programa até ao final do mês anterior ao mês de reporte. (7) Total dos Pagamentos registados no programa até ao final do mês anterior ao mês de reporte. 3. Movimentos Financeiros Requisição / Nota de Encomenda Foi implementada uma nova opção que permite a elaboração das requisições/notas de encomenda para os serviços do ASE. 4

5 Tendo a DGPGF obtido da INCM autorização para que o modelo 689 possa ser substituído pela reprodução informatizada de impressos equiparados, fica ultrapassado o condicionalismo legal para utilização das requisições elaboradas através desta nova opção do SASE. A sua utilização recorre aos mesmos procedimentos técnicos adotados na mesma opção disponível no CONTAB. Considerando no entanto que a Lei nº 8/2012 obriga à atribuição do Nº de Compromisso no momento da emissão da encomenda e consequente comunicação desse número ao fornecedor, torna-se necessária a elaboração deste modelo de requisição para todos os compromissos assumidos. Isto porque, o Nº de Compromisso é automaticamente e forma sequencial, apresentado ao elaborar uma nova requisição através desta opção. A numeração das requisições é livre e da responsabilidade dos utilizadores, não permitindo o programa a repetição do Nº Requisição. Compromisso Nº: O Nº de Compromisso é um campo de preenchimento obrigatório. Neste campo deve ser registado o Nº sequencial de compromisso, sendo oferecido pelo programa o número do último compromisso + 1. Em regra o utilizador deverá aceitar o número sugerido, salvo anomalia do sistema. Poderá dar-se o caso do mesmo Nº de Compromisso ser repetido em várias requisições. Por exemplo, a escola faz um contrato com um fornecedor para fornecimento de batatas ao longo do ano, definindo preços e quantidades e eventuais condições de entrega. A este compromisso único, na data da primeira encomenda deverá ser emitida uma requisição, atribuindo-se o correspondente Nº de Compromisso. Nas requisições seguintes para novos fornecimentos ao abrigo do mesmo contrato, o Nº de Compromisso poderá ser repetido. Nas requisições que correspondam a situações equiparadas ao exemplo apresentado, poderá o utilizador alterar o número de compromisso oferecido pelo sistema e confirmar a mensagem de alerta que lhe será apresentada ao Gravar. Para seleccionar o fornecedor digite a primeira letra ou número do código atribuído ao fornecedor e de seguida pressione a lupa para que seja apresentada a lista dos fornecedores cujo código se inicia pela letra/número indicados. Se digitar o código completo do fornecedor, ao pressionar a lupa será identificado apenas esse fornecedor. Se optar por digitar apenas a letra a será apresentada a lista dos fornecedores ordenada alfabeticamente. 5

6 Neste painel, assumem particular importância os dois botões assinalados. O + permite a gravação da linha em edição e cria uma nova linha em branco. O V destina-se a gravar a última linha criada na requisição. O utilizador poderá também, caso necessite, criar linhas apenas para continuar a descrição dos bens, sem indicar quantidade e valores. Poderá também criar linhas em branco. No caso de pretender criar linha no final da requisição para referenciar o IVA e/ou o TOTAL, ter em atenção que apenas é possível digitar valores se a quantidade indicada na linha for superior a 0. Por exemplo, Após a gravação de uma requisição deixa de ser possível efetuar qualquer alteração, ficando registado o nome de utilizador, data e hora. A anulação física das requisições deixa de ser possível. Quando ELIMINA uma requisição é associado ao registo a informação do nome do utilizador, data e hora em que ocorreu a anulação. As requisições anuladas podem ser consultadas mas deixa de ser possível a sua impressão. 6

7 4. Movimentos Financeiros Encargos Quanto receber a fatura ou documento equivalente relativo ao fornecimento dos bens, continua a recorrer-se à opção ENCARGOS para efetuar o correspondente registo. Nesta opção foram acrescentados 3 novos campos. Requisição Nº - Com um clique no botão permite abrir uma tabela com as requisições emitidas para o fornecedor indicado no registo do encargo. Nessa tabela faça duplo clique para selecionar a requisição correspondente ao encargo que está a ser registado, ficando automaticamente preenchido o correspondente Nº de Compromisso. Nº de Cabimento Este campo, embora disponível no programa, não tem para já aplicação prática em virtude das verbas geridas pela escola no âmbito da ASE não estarem dependentes da atribuição prévia de um orçamento a gerir pela escola. Tal facto não invalida alterações que no futuro venham a ser determinadas sobre a gestão das verbas da ASE. Salvo situações em que a lei o venha a determinar, para já o campo está criado mas não precisam de o utilizar. Nº de Compromisso Este campo, tal como acima referido, é automaticamente preenchido após indicação da requisição correspondente ao encargo. Nas situações em que não foi previamente elaborada a Requisição/Nota de Encomenda, poderá o utilizador digitar manualmente neste campo o Nº de Compromisso associado ao encargo. Nesta situação, o controlo do número é da exclusiva responsabilidade do utilizador. Tal como sempre aconteceu em versões anteriores, até ocorrer o pagamento de um encargo será sempre possível efetuar alterações ou anulá-lo. Depois do pagamento efetuado, obriga a eliminar o pagamento para poderem alterar o encargo. Todos os pagamentos eliminados ficam registados numa tabela auxiliar, podendo ser consultados na opção Movimentos Financeiros Movimentos Eliminados. 5. Notas Finais ( Muito Importante ) Após instalação desta nova versão, tenha em atenção aos seguintes procedimentos: 6.1 Considerando a data de entrada em vigor da lei nº 8/2012 e as orientações transmitidas na Nota Informativa Nº 4/GGF/2012, os compromissos assumidos a partir de 23 de fevereiro devem ser identificados com o respetivo número sequencial. No programa, aceda à opção ENCARGOS e localize o primeiro lançamento de encargo registado a partir de 23 de Fevereiro, inclusive. 7

8 No campo respetivo atribua o número 1 ao primeiro compromisso (encargo) assumido a partir de 23 de Fevereiro e GRAVE a ficha. Repita o mesmo procedimento, atribuindo sequencialmente o Nº de Compromisso seguinte a todo os encargos já registados no programa, tendo em atenção as situações que eventualmente se enquadrem na possibilidade da repetição do Nº de Compromisso referidas no ponto 3 desta adenda. Tenha ainda em atenção que nos encargos já liquidados, em caso de engano na atribuição do Nº de Compromisso, apenas é possível a sua correção eliminando primeiro o pagamento, voltando depois a registar novamente o pagamento. Nota: Embora a Lei nº 8/2012 obrigue à atribuição do Nº de Compromisso a partir da sua entrada em vigor ( 23 de fevereiro ), nos casos em que a escola tenha já considerado essa numeração sequencial desde o inicio de Janeiro, poderá mantê-la dado não contrariar as disposições legais em vigor. Nas situações em que a numeração se iniciou a 23 de Fevereiro e foi necessário alterar encargos anteriores a essa data, para que possa gravar a ficha vai exigir a atribuição de um Nº de Compromisso, podendo digitar 0 (zero) nestes casos. 6.2 Proceda ao preenchimento da grelha dos Fundos Disponíveis, indicando valores a partir do mês de abril. No caso de estar a aguardar a liquidação de valores por parte do QREN referentes a meses a anteriores a Abril, poderá optar por registar o valor acumulado no mês de abril ou registálos individualmente em cada um dos meses anteriores em que se verificou a receita não cobrada e que se encontra ainda por receber até final de abril. 6.3 Depois de dar cumprimento ao procedimento referido no ponto anterior e registados todos os encargos e receitas referentes ao mês de Abril, antes de iniciar qualquer lançamento em maio está em condições de imprimir o Mapa de Fundos de MAIO para ficar em arquivo na escola. Tenha em atenção que o mapa de Fundos Disponíveis apresenta os valores globais para a totalidade dos setores da ASE, continuando a ter tratamento autónomo por setor a consulta das verbas disponíveis através da opção Movimentos Financeiros Saldo por Setor. 6.4 Embora o programa não impeça a elaboração das Requisições/Notas de Encomenda para encargos já registados e até pagos, procedimento que julgamos não ser necessário, o importante e necessário é a elaboração da requisição/nota de encomenda para todos os compromissos assumidos a partir da instalação desta nova versão, associando-a posteriormente no registo do encargo. 6.5 Na segunda semana de MAIO e dirigida às escolas que utilizam o GIAE, vai ser disponibilizada uma nova versão do programa SASE onde foi implementada uma funcionalidade que permite a articulação entre estas duas aplicações no que respeita ao registo dos encargos do Bufete e Papelaria com base no lançamento das mercadorias previamente registadas no GIAE. Consulte regularmente e mantenha o software atualizado 8