Manual da Aplicação. REVVASE Refeitórios Escolares

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1 Data do Manual: 04/03/2016 Atualizado em: 13/10/2016 Verifique a sua versão Manual da Aplicação REVVASE Refeitórios Escolares O Registo de Verbas e Valores da Ação Social Escolar (REVVASE) é uma plataforma de aplicações, que tem como objetivo a recolha e o tratamento de informação, em tempo real, das operações associadas à gestão da Ação Social Escolar. Este manual informa sobre o funcionamento da aplicação REVVASE Refeitórios Escolares (REVVASE-RE) e indica procedimentos necessários ao registo e submissão da informação nesta aplicação. Embora a aplicação seja intuitiva, recomenda-se a leitura do manual. A aplicação tem como objetivos: Inserir/atualizar/disponibilizar informação relativa aos refeitórios escolares da UO. Disponibilizar informação sobre os custos e as receitas dos refeitórios; Calcular os valores, relativos a Refeitórios Adjudicados, pela DGEstE, e a Refeitórios de Gestão das Autarquias, das verbas recebidas, que têm de ser transferidos para a DGESTE (Conforme fatura emitida); Indicar as transferências de receitas dos refeitórios adjudicados para a DGEstE e obter confirmação da receção dos referidos pagamentos. Permitir um funcionamento eficiente às Direções de Serviço Regionais (DSRs) da DGEstE, facilitando a obtenção de informação essencial para o financiamento das UOs quanto a verba necessária para refeitórios de Gestão Direta; Após leitura deste manual e restante informação, caso necessite entrar em contacto com a Direção de Serviços Regional da sua área geográfica, poderá utilizar o respetivo que consta da tabela infra: DSR Norte Centro Lisboa e Vale do Tejo Alentejo Algarve Contacto ase.dsrn@dgeste.mec.pt dsrc.ase@dgeste.mec.pt dsrlvt.ase@dgeste.mec.pt atendimento.dsrale@dgeste.mec.pt dsral_ase@dgeste.mec.pt Direção-Geral dos Estabelecimentos Escolares 1

2 1- Acesso à Aplicação A aplicação encontra-se no endereço: Os códigos de acesso à aplicação (Utilizador e Palavra-Chave) são definidos pelo Diretor da UO / Escola. As alterações no acesso à aplicação, que se verifiquem necessárias, também devem ser solicitadas à Direção da UO. Cada módulo da aplicação REVVASE pode ter utilizadores diferentes, definidos pela Direção, que tem de criar os utilizadores da REVVASE e dar-lhes permissão de utilização dos módulos existentes. No momento em que a Direção regista um utilizador, a aplicação envia ao mesmo, automaticamente, um , com os códigos de acesso necessários. Quando entra na aplicação REVVASE-RE, a página inicial contém: Tabela com a informação introduzida de caracterização do serviço de refeições Painel de navegação - (do lado esquerdo) permite o acesso às paginas da aplicação, com funções descritas na tabela 1. Painel de navegação Página Inicial Refeitórios da UO Refeições (Mensal) Dados apurados Indicação de dados para Faturação Tabela 1 Funções das páginas da aplicação Função da página Contém a informação já referida, permitindo acesso às restantes páginas através do painel de navegação Permite aceder à Caracterização do Serviço de Refeições, nomeadamente registar, para cada um dos refeitórios da UO, informação sobre as soluções de fornecimento de refeições, as instalações e a capacidade dos refeitórios, bem como, aceder a Inserir Documentos permitindo agregar informação considerada importante para cada refeitório. Permite registar e/ou consultar informação sobre o número de refeições, mensal, considerando os escalões da ASE e os ciclos de ensino indicados. Permite calcular informação, mensal, de cada refeitório (receita e custo estimados). Permite indicar os dados necessários para a DGEstE emitir as faturas, relativas à receita, de Refeitórios de Gestão Adjudicada ou Refeitórios de Gestão da Autarquia, a transferir para a DGEstE, (indicação dos n.ºs de cabimento e compromisso). Faturas Permite visualizar e imprimir a fatura emitida pela DGEstE Declarações de Débito Permite visualizar e imprimir declarações mensais com os valores a transferir para a DGEstE Transferências Permite registar os valores transferidos da escola para a DGEstE Saldo de Pg. confirmados Permite consultar os valores mensais de dívidas e pagamentos confirmados, bem como o saldo existente Dados Bancários Permite consultar o IBAN e, caso não esteja correto, alterá-lo. Manual/Notícias/Informações Página que permite ter acesso a este manual. Direção-Geral dos Estabelecimentos Escolares 2

3 2 Páginas/Funções da aplicação REVVASE - RE 2.1 Página Inicial A página inicial contém a tabela Caracterização do serviço de refeições inerente às escolas, da UO, com alunos dos 2º e 3º ciclos do Ensino Básico, ou, do Ensino Secundário, nas quais, compete ao ME assegurar o fornecimento das refeições escolares. É caracterizado o tipo de refeitório e respetivas instalações, sendo também solicitada informação, somente nos refeitórios de Gestão Direta, sobre os Recursos Humanos que lhe estão afetos. Indica, também, o número de documentos inseridos, inerentes a cada refeitório. A inserção / atualização de dados, nesta tabela, efetua-se conforme descrito no ponto 2.2 deste manual. Direção-Geral dos Estabelecimentos Escolares 3

4 2.2 Refeitórios da UO A inserção de dados a colocar pela UO, neste item, efetua-se no momento inicial, sendo atualizado sempre que necessário Caracterização do Serviço de Refeições Para inserir as informações que são apresentadas na Página Inicial, deve selecionar cada uma das escolas da UO, que estão listadas, e proceder ao preenchimento dos campos solicitados. Efetuam-se as notas seguintes: Caso a escola não tenha refeitório, deve especificar como são fornecidas as refeições. Caso a tipologia em causa seja Gestão Adjudicada ou Gestão Autárquica não são colocados os Recursos Humanos afetos ao refeitório. A identificação do responsável pelas instalações pode ser importante, para a assunção de responsabilidades, na manutenção dos equipamentos/instalações do refeitório. A capacidade do refeitório, por turno, respeita ao número de lugares sentados em simultâneo Inserir Documentos Para inserir documentos respeitantes aos refeitórios, de cada uma das escolas, deve selecionar uma escola da UO, identificar o documento e carregá-lo na aplicação. Os documentos a colocar devem permitir a caraterização do refeitório, podendo respeitar a Relatórios de Inspeções, que sejam efetuados por entidades externas, Análises, ou outra informação que se considere relevante. A tabela Documentos inseridos no sistema permite consultar / apagar os documentos relacionados com cada Refeitório. Direção-Geral dos Estabelecimentos Escolares 4

5 2.3 Refeições (Mensal) Neste item efetua-se, mensalmente, o registo do número de Refeições, para as escolas de Gestão Direta ou com Gestão Autárquica, podendo, também, ser consultado o registo mensal dos refeitórios de Gestão Adjudicada, que é feito na aplicação RECORRA. Para inserir os dados mensais deve clicar em cima da imagem relativo ao mês cujos dados pretende inserir. Para alterar/visualizar os dados já introduzidos deve clicar em cima da imagem relativa ao mês cujos dados deseja visualizar. Quando a informação mensal da escola já está preenchida surge o visto (verde) no mês em causa. A indicação do número de refeições efetua-se, por tipologia de utentes, conforme solicitado nos campos. O registo do n.º de taxas cobradas inerentes a Adultos deve efetuar-se em conjunto com os alunos de 2º e 3º ciclos. É também solicitada a indicação do preço das refeições no caso dos alunos do POCH e de outros alunos. Os valores indicados devem corresponder aos praticados, em conformidade com as indicações que tenham sido veiculadas. Nos refeitórios de Gestão Direta é solicitada, informação sobre o custo médio das refeições (CMR), Variação de Mercadorias em Armazém (VMA) e, valor de Perdas e Danos. Caso o CMR seja calculado trimestralmente, devem manter o valor apurado, ao longo do trimestre seguinte. O custo médio de refeição tem como valor máximo o estabelecido no Despacho Anual da ASE (1,68 ). A VMA corresponde à diferença entre o valor das mercadorias em armazém, à data do final do mês, e, à data do final do mês anterior. Nos refeitórios da responsabilidade das autarquias é solicitada informação sobre o CMR, informação que a Direção da Escola poderá solicitar à autarquia, e que permitirá justificar os custos desse refeitório. A informação relativa a este tipo de refeitórios será disponibilizada às respetivas autarquias, através do REVVASE, logo que possível. Nos refeitórios de Gestão Adjudicada, pela DGEstE, os valores, que foram anteriormente colocados no RECORRA, podem ser consultados. Direção-Geral dos Estabelecimentos Escolares 5

6 Caso se verifique que há valores cobrados nos refeitórios que não são justificados por refeições, correspondendo à implementação, por exemplo de medidas pedagógicas, o valor da verba total cobrada no mês deve ser colocado no campo Outros Valores Recebidos, bem como a justificação desse valor no campo seguinte. Todos os campos de preenchimento são obrigatórios. Assim, quando num dos campos não tiver valores para inserir, deve preencher o campo com o valor zero e, clicar em Gravar dados, verificando se surgem avisos de ajuda ao preenchimento. 2.4 Dados apurados A aplicação efetua o apuramento, em cada refeitório (de Gestão Direta, Adjudicada ou de Gestão Autárquica), de receitas e despesas, referentes às refeições consumidas no mês, depois da introdução de dados, referidos no ponto 2.3, quando se clica na imagem da calculadora (à direita) e apresenta esses valores na tabela. A tabela, denominada Dados apurados para o Refeitório da Escola apresenta a informação seguinte, para cada mês: Itens em Coluna Descrição Nº de refeições Respeita ao total de refeições do mês Receita Estimada Corresponde ao valor, estimado, da totalidade das refeições do mês, considerando os preços estipulados e registados. Custo Estimado Corresponde ao valor, estimado, da totalidade das refeições do mês, considerando o valor do seu custo unitário. Nos Refeitórios de Gestão Direta e, nos Refeitórios de Gestão da Autarquia, este valor é indicado no registo mensal de refeições. Nos refeitórios adjudicados, pela DGEstE, o custo unitário decorre do valor contratualizado, em cada lote. Saldo do Refeitório É a diferença entre Receita Estimada e o Custo Estimado. Quando esta diferença, tem resultado negativo, indica um défice que é financiado pelo Orçamento de Estado. Índice de Autonomia É o coeficiente entre Receita Estimada e o Custo Estimado. A título de exemplo, se o índice é 1 o refeitório, nesse mês, é auto-suficiente. Nos casos em que esteja acordado, com a Autarquia, o consumo regular de refeições, por crianças da educação pré-escolar ou por alunos do 1º Ciclo, cuja responsabilidade financeira Direção-Geral dos Estabelecimentos Escolares 6

7 é assumida pelos Municípios, surge uma segunda tabela que apresenta os cálculos inerentes a estas refeições. A tabela, intitulada Dados Apurados para o Pré-Escolar e 1º Ciclo do refeitório da Escola, apresenta a informação seguinte, para cada mês: Itens em Coluna Nº de refeições do Pré-escolar Nº de refeições do 1º ciclo Nº de Refeições onde foram cobradas Taxas adicionais (Pré- Escolar e 1º Ciclo) Recebe verbas do Pré-escolar? Recebe verbas do 1º Ciclo? A UO emite faturas/recibo? Acordo estabelecido prevê envio de verba para a CM Cálculo do valor recebido, no mês, pela UO Cálculo do custo das Refeições Valor a transferir para a autarquia, pela UO Descrição Dados introduzidos no registo mensal que respeitam ao total de refeições das crianças do pré-escolar, por escalões, da ASE. Respeita ao total de refeições, dos alunos do 1º ciclo, por escalões da ASE. Dados introduzidos no registo mensal que respeita ao número de refeições de crianças da educação pré-escolar, e de alunos do 1º ciclo, em que foi cobrada a taxa estabelecida no despacho anual da ASE para as refeições compradas no próprio dia (0,30 ). s/n - conforme dados introduzidos no registo mensal. s/n - conforme dados introduzidos no registo mensal. s/n - conforme dados introduzidos no registo mensal. s/n - conforme dados introduzidos no registo mensal. Corresponde ao valor recebido, estimado, da totalidade das refeições de crianças da educação pré-escolar e de alunos do 1º ciclo, considerando os preços estipulados e registados. Corresponde ao valor do custo, estimado, das refeições de crianças da educação pré-escolar e de alunos do 1º ciclo, considerando o valor do seu custo unitário. Corresponde ao valor, estimado, da verba que pode ser enviada para a autarquia. (extraorçamental) Valor em Dívida da Corresponde ao valor, cujo pagamento cabe à autarquia. Assim, Autarquia as verbas recebidas, pela UO, que sejam enviadas diretamente à (considerando a autarquia, estão incluídas neste valor. transferência da UO) Nos Refeitórios Adjudicados pela DGEstE, este valor será faturado à autarquia, pelos serviços da DGEstE, considerando a totalidade dos refeitórios do concelho. Nos refeitórios de gestão direta, o pagamento deste valor deve ser efetuado, pela CM, diretamente, à UO. Direção-Geral dos Estabelecimentos Escolares 7

8 Nos casos em que esta tabela, se refira a um refeitório com Gestão da Autarquia, a última coluna tem um título diferente Custo Assumido pela Autarquia, indicando o Custo assumido pela Autarquia, das refeições de crianças do Pré-escolar e de alunos do 1º ciclo, que inclui a transferência da UO, caso se verifique. Nos casos em que a UO recebe verbas de refeições de crianças do Pré-escolar e de alunos do 1º ciclo, a possibilidade de transferência dos mesmos para a autarquia, está condicionada, desde janeiro de 2016 momento a partir do qual a contabilidade da ASE foi incluída no POCE - pela inexistência no plano de contas, de uma conta de registo de transferências da UO para a autarquia. Em consequência, só podem ser remetidas verbas, diretamente, das UOs para as autarquias se os valores recebidos não tiverem que ser registados como receita e consequentemente, não forem obrigados a efetuar o ciclo da receita. Nas situações em que seja passado recibo, pela UO, a crianças do pré-escolar ou a alunos do 1º ciclo, as verbas correspondentes têm que ser entregues ao tesouro e requisitadas (ciclo da receita). Em termos práticos, sempre que a UO emite um documento de venda da refeição a estes utentes, pelas verbas recebidas, essa UO terá que transferir a verba para a DGEstE, após ciclo da receita. As UOs só podem transferir para as autarquias, os valores registados como extra-orçamentais e caso assim esteja acordado. Podem estar nesta situação os valores recebidos de refeições escolares de crianças do pré-escolar e de alunos do 1º ciclo, desde que seja a autarquia a emitir um documento de venda da refeição. Posteriormente, será apurada a componente, do custo da refeição, em falta, cuja responsabilidade é imputada à autarquia. Esta alteração poderá condicionar o que foi estabelecido em acordos celebrados entre a DGEstE e algumas autarquias, que devem ser revistos, para que o envio das verbas se enquadre no estipulado pelas regras contabilísticas. Verifica-se, no entanto, que há casos de agrupamentos que estão a receber verbas que respeitam a refeições cuja responsabilidade de fornecimento incumbe à autarquia, respetiva, que efetuou a contratualização, tendo que responder pela despesa gerada. Nestes casos em que as escolas recebem valores e emitem o recibo, comunicando esses valores à Autoridade Tributária para efeitos de despesas de educação, não podem, de acordo com a indicação supra, remeter a verba à autarquia através de um mecanismo extra-orçamental. Assim, sendo necessário remeter a verba em causa, diretamente para a autarquia e sendo inevitável o seu registo orçamental foi necessário encontrar uma solução de recurso. Neste caso, até indicação em contrário, o circuito das verbas deverá respeitar os seguintes procedimentos: a) Registo do ciclo da receita pela venda das refeições aos alunos e outros utentes, utilizando-se na contabilidade orçamental a classificação (Serviçosalimentação e alojamento); b) Entrega nos cofres do tesouro da receita arrecadada e consequente requisição; c) Quando a verba for disponibilizada após requisição, procede-se à sua transferência para a autarquia, utilizando-se na contabilidade orçamental a classificação (Outras despesas correntes) e na contabilidade financeira a conta 6314 (Transferências correntes Autarquia). O enquadramento contabilístico nos termos apresentados nas alíneas anteriores é uma solução transitória, a qual deverá vigorar até final de Para efeitos de justificar a saída da verba para a autarquia entende-se que os agrupamentos e essas autarquias, podem formalizar um acordo escrito que estabeleça os termos e as atribuições inerentes às tarefas que são desempenhados pelas partes. Direção-Geral dos Estabelecimentos Escolares 8

9 2.5 Indicação de dados para Emissão de Faturas A UO, após ter preenchido todos os dados solicitados, pode obter, nesta página, informação sobre os valores a partir dos quais são emitidos, pela DGEstE, as Faturas relativas às receitas dos refeitórios de Gestão Adjudicada. 1) Os valores das faturas, a emitir pelos serviços da DGESTE, para as UOs com refeitório de gestão adjudicada, são calculados com base no valor da receita estimada, os quais devem ser confirmados. Os valores apurados respeitam à totalidade das refeições do mês, que foram inseridos pela UO. A UO deve conferir se os valores calculados coincidem com a verba recebida, tendo em conta todos os Refeitórios de Gestão Adjudicada da UO. Na sequência de ter obtido a informação sobre os valores apurados e, depois da confirmação do valor a ser faturado, assume o encargo, como é normal para qualquer outro fornecedor, e deve preencher, na nossa aplicação (clicar na imagem da coluna Validar Receita ), os campos referentes ao nºs de cabimento e compromisso. Deste modo, estes números constarão da fatura a emitir pelos serviços da DGEstE. A tarefa de disponibilização da informação, do nº de cabimento e do nº de compromisso, deve efetuar-se até ao dia 8 de cada mês, para os valores apurados do mês anterior. Nas UOs em que há consumo de refeições, por alunos de cursos financiados pelo POCH, como o seu custo é alocado a este financiamento, a faturação dessas refeições é feita à parte, para facilitar a imputação do valor adequado. Neste sentido, a aplicação calcula este valor e apresenta-o noutro quadro. Após a indicação do n.º de cabimento e do n.º de compromisso, a UO deixa de ter acesso à possibilidade de alterar os dados (quer no registo diário, quer no registo mensal do RECORRA). As alterações que sejam necessárias terão de ser informadas para o do REVVASE Apoios Técnico (revvase_apoio_tecnico@dgeste.mec.pt). Só poderá verificar-se o desbloqueio dos dados ou a alteração dos números de cabimento e compromisso, antes de iniciar o processo de emissão das faturas, com os dados disponibilizados. Importa que se verifique um escrupuloso cumprimento das datas de preenchimento de todos os registos (diário, mensal e do cálculo de valores para emissão de faturas) para que o desenvolvimento dos trabalhos necessários não fique pendente devido a UOs que se atrasem. Só podem ser disponibilizadas as faturas após indicação do n.º de cabimento e do n.º de compromisso. Podem ser inseridas observações relativas aos valores do mês, caso se verifique necessário. Direção-Geral dos Estabelecimentos Escolares 9

10 2) Os valores das Faturas, a emitir pelos serviços da DGESTE, para as Autarquias, respeitantes às refeições escolares consumidas por crianças da educação pré-escolar ou alunos do 1º ciclo do ensino básico, nos refeitórios adjudicados pela DGESTE, são calculados com base no registo do número de refeições consumidas por estes alunos, considerando o seu escalão da ASE e tendo em conta a competência da autarquia. As faturas emitidas para as autarquias ser-lhes-ão disponibilizadas através de um módulo da aplicação. 2.6 Faturas Neste item, a UO pode obter as faturas, depois de emitidas, ao clicar na imagem da coluna Fatura Emitida. Depois de serem emitidas as faturas, a partir dos dados do REVVASE, estas ficam disponíveis na aplicação para que a UO proceda à sua impressão e registo contabilístico. Se, após a emissão das faturas, for necessário proceder a alterações do número de refeições, será necessário proceder à emissão de novos documentos para regularização da despesa. Assim, têm de ser emitidas novas faturas para as novas refeições e, caso diminua o número de refeições, serão emitidas notas de crédito. Se forem necessárias alterações, devem ser solicitadas, via , para o endereço revvase_apoio_tecnico@dgeste.mec.pt Caso seja necessária a emissão de notas de crédito ou de novas faturas, também ficarão disponíveis, no mesmo local, com a indicação do mês a que respeitam. Para imprimir deve clicar na imagem que surge na coluna Fatura Emitida. Direção-Geral dos Estabelecimentos Escolares 10

11 Alerta-se, no entanto, que depois de emitidas as faturas não será possível alterar os valores dos registos mensais ou diários. 2.7 Declarações de Débito Permite visualizar e imprimir declarações mensais com os valores a transferir para a DGEstE, entre os meses de janeiro e agosto. Assim, caso não sejam disponibilizadas faturas, devem ser utilizadas estas declarações para os devidos efeitos. A declaração pode ser obtida ao clicar na imagem da coluna 0bter Declaração. A declaração só fica disponível depois de apurado o valor para emissão das faturas e de o mesmo ser validado, no item Ind. Dados para faturação, preenchendo o número de cabimento e o número de compromisso. Na última coluna surge informação dos valores transferidos para a DGEstE que estejam validados, ou seja, cuja transferência bancária foi indicada pela UO e confirmada pela DGEstE. 2.8 Pagamentos/Transferências Neste item, a UO, deve indicar os valores e as datas em que efetuaram as transferências bancárias para a DGESTE, inerentes aos valores faturados, nos respetivos campos. Solicita-se que cada uma das indicações corresponda a uma transferência bancária, para que cada movimento possa ser identificado, de forma automática, evitando a necessidade de contactos entre a DSR e a UO para identificação dos valores enviados. A indicação dos valores transferidos deve ser efetuada com inico em janeiro de No caso das transferências que já foram efetuadas e que reportam a vários meses, em conjunto, o seu registo deve ser feito mês a mês, devendo o seu total corresponder ao valor da transferência conjunta. As transferências devem ser efetuadas mensalmente, correspondendo aos registos indicados, para que a sua validação possa ser realizada mais facilmente. Direção-Geral dos Estabelecimentos Escolares 11

12 2.9 Saldo de Pagamentos confirmados Neste item, a UO, pode consultar os valores mensais de dívidas e pagamentos confirmados, pela DGEstE. A confirmação dos pagamentos efetua-se após validação, pela DSR. A validação dos valores é realizada, pela aplicação, de forma automática, sempre que as referências bancárias não oferecem dúvidas na identificação das entidades que efetuaram o depósito e se os valores indicados como transferidos, pela OU, coincidem com os que são depositados na respetiva conta bancária. Caso contrário a DSR procede a uma validação manual, que poderá implicar esclarecimentos da Unidade Orgânica sobre as transferências efetuadas. Caso o valor das transferências confirmadas (B) não contemple uma transferência já efetuada pela UO e indicada no item Pagamentos/Transferências, deverá contactar a sua DSR para que essa transferência seja devidamente validada Dados Bancários Neste item apenas é necessário efetuar alterações caso detetem algum erro no IBAN, situação em que importa corrigir este número para que a validação das transferências efetuadas se possa processar de modo automático Manual/Notícias/Informações Esta página contém informação sobre a aplicação (Manual) e documentos de ajuda à execução do programa, nomeadamente uma folha de cálculo de apuramento de valores. Direção-Geral dos Estabelecimentos Escolares 12