ANTES DE ACTUALIZAR O PROGRAMA PARA ESTA NOVA VERSÃO

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1 GPV Gestão de Pessoal e Vencimentos Versão Fevereiro de 2011 Este documento refere as principais alterações implementadas na versão e passa a fazer parte integrante do manual do programa. ANTES DE ACTUALIZAR O PROGRAMA PARA ESTA NOVA VERSÃO - Faça uma cópia de segurança para guardar em arquivo; - Imprima, confirme e arquive todos os mapas e listagens referentes ao mês de Janeiro de 2011; - Leia atentamente este documento, facultando-o a todos os utilizadores do programa e outros responsáveis pela coordenação e supervisão da área de vencimentos; Tenha também em atenção as orientações que acompanharam as versões e NUNCA restaure cópias de segurança de versões anteriores sem contactar os nossos serviços de apoio técnico. - A instalação desta nova versão deve ocorrer antes da PREPARAÇÂO dos vencimentos de Fevereiro de Atenção: - Com a garantia de que a aplicação se encontra encerrada em todos os computadores, actualize o programa para a versão agora disponibilizada. A instalação deve ser executada por um utilizador com direitos de administrador no sistema operativo (Windows); - Após a actualização execute o programa e faça a manutenção de dados. Se tudo estiver correcto, volte a efectuar uma nova cópia de segurança ( programa já actualizado) e guarde-a também em arquivo. - Proceda à abertura do ano anterior para que as bases de dados sejam actualizadas com as alterações agora introduzidas. Mais tarde, logo que tenha disponibilidade, deverá proceder à abertura dos restantes anos anteriores. 1. Ficheiro de Serviços Nesta opção foi incluído um novo campo para indicar o código que identifica o serviço perante a ADSE. Este campo é numérico e deve ser preenchido com 6 algarismos, digitando-se zeros à esquerda quando necessário. 1

2 2. Preparação dos Vencimentos Dando cumprimento a orientações divulgadas na página da Internet da DGO e também referidas no Ofício Circular nº 3/GGF/2011, na fase da preparação foram efectuadas as seguintes alterações: 2.1 Os retroactivos, do próprio ano ou de anos anteriores, passam a ser considerados para apuramento da taxa de redução remuneratória prevista nos número 1 e 2 do artigo 19º da Lei 55- A/2010 ( Lei do OE para 2011 ), sendo para esse efeito considerado o valor dos retroactivos abonados a dividir pelo número de meses a que respeitam. Na fase da preparação, secções de retroactivos e retroactivos de anos anteriores, foi introduzida logo no início uma nova coluna designada por Nº Meses. Sempre que forem abonados retroactivos, deverá o utilizador indicar obrigatoriamente na primeira coluna o número de meses a que correspondem a totalidade dos retroactivos indicados em cada uma destes secções. 2.2 Ainda na preparação, na parte final da secção de Abonos, foi acrescentado um novo campo designado por Outras Entidades. Sempre que o trabalhador for abonado no mesmo mês por mais do que uma entidade pública, estão essas entidades e o trabalhador obrigados ao cumprimento das disposições previstas nos números 2 e 3 do artigo 19º da Lei nº 55-A/2010 (Lei do OE para 2011). Exemplo: O José Carlos exerce funções em duas entidades públicas. Na entidade X recebe o valor mensal de 1.200,00 euros sujeito a redução remuneratória. Na entidade Y recebe o valor mensal de 800,00 euros também sujeito a redução remuneratória. Considerando que o valor processado em cada entidade fica abaixo dos 1.500,00 euros, individualmente nenhuma dessas entidades efectuou qualquer redução nas remunerações processadas. Acontece porém que no conjunto das duas entidades foi processado ao José Carlos o valor total de 2.000,00 euros, valor esse que está sujeito a redução remuneratória. Assim, dando cumprimento às disposições previstas no artigo 19º e com base nas informações prestadas a cada entidade pelo José Carlos ( nº 3 do artigo 19º ), deverá cada entidade adoptar os seguintes procedimentos: Entidade X digita neste novo campo o valor de 800,00 euros. Entidade Y digita neste novo campo o valor de 1.200,00 euros. 2

3 Os valores digitados neste campo vão ser considerados apenas para apuramento da taxa de redução remuneratória, originando a que no exemplo em apreço cada uma das entidades aplique a taxa de 3,5% sobre os valores efectivamente abonados e sujeitos a redução. 3. Processamento de Horas Extraordinárias Dando cumprimento às orientações divulgadas pelo Ofício Circular Nº B G, emitido pela DGRHE / DSGRHE, de 19/01/2011 e orientações também recebidas pelo GGF e MISI, foi o programa reajustado no processamento das horas extraordinárias. Assim, - Os campos para indicar horas nocturnas foram bloqueados. A totalidade das horas a processar em cada mês devem ser indicadas nos campos 1ª Horas ou Rest. Horas. 1ª Horas corresponde às primeiras horas extraordinárias cumpridas em cada dia; Rest. Horas corresponde às restantes horas extraordinárias cumpridas em cada dia. - Sobre a primeira hora de cada dia é aplicado o acréscimo de 50%. Sobre as restantes horas cumpridas em cada dia é aplicado o acréscimo de 75%. - A base de cálculo a utilizar no apuramento do valor normal da hora para pessoal docente, deixa de ser 22 ou 25 e passa a ser 35. Muita atenção: Relembrando o que já foi referido em adendas anteriores, as horas extraordinárias deverão ser processadas mensalmente e não deixar acumular vários meses para processar. Isto para evitar o aumento da taxa de redução remuneratória. 4. Cálculo dos descontos para CGA, Segurança Social e ADSE Uma das questões que estavam pendentes de clarificação e paras as quais estávamos a aguardar mais informações, prendem-se com a aplicação do nº 6 do artigo 19ª da Lei nº 55-A/2010 (Lei do OE para 2011). Com base nas informações recolhidas na página da DGO, informações obtidas juntos dos serviços da ADSE e outras orientações do Gabinete de Gestão Financeira, apresentamos no final deste documento uma tabela com a base de incidência a considerar nos descontos para a CGA, Segurança Social e ADSE. Desde já informamos: ADSE O desconto da entidade patronal e trabalhador incide sobre a totalidade dos abonos sujeitos a descontos para a CGA ou para a Segurança Social, consoante o regime de protecção social aplicado ao trabalhador. Segurança Social Aplica-se a base de incidência prevista na Lei nº 110/2009 (Código Contributivo) com as alterações introduzidas pela Lei do OE para CGA Mantém-se em vigor a base de incidência que vigorou em Atenção: De acordo com a interpretação que é dada ao citado nº 6 do artigo 19º, no apuramento da base de incidência de descontos para estas três entidades, apenas deverão ser considerados os abonos sujeitos e calculada nova taxa de redução. Para melhor compreenderem a fórmula de cálculo, poderão os utilizadores consultar a página na Internet da DGO, área de RAFE, documentos do ponto 4, com particular destaque para o anexo 1 do Aviso publicado em 16/12/2010 e posteriormente actualizado ( ponto 4.3 da área RAFE na página da DGO). 3

4 No processamento do mês de Janeiro de 2011, os descontos para estas entidades tiveram como base de incidência os valores efectivamente abonados aos trabalhadores depois de afectados pela taxa de redução remuneratória. Face aos esclarecimentos agora obtidos, o programa foi reajustado para o processamento do mês de Fevereiro. Com excepção do mês de Janeiro e a partir do processamento de Fevereiro, na opção Consultar/Alterar, os utilizadores passam a ter disponível um mapa (Descontos CGA / SS / ADSE) onde constam por folha de processamento as informações que permitem identificar os cálculos para a base de incidência dos descontos para essas entidades. (1) (2) (3) (4) (5) (6) (1) Rubrica dos Abonos processados (2) Valor inicial antes de qualquer redução (3) Valor após aplicação da % de redução (4) Taxa de redução calculada nos termos do nº 1, artigo 19º, apenas sobre os abonos que integram a base de incidência (5) Sistema de protecção social em que se enquadra o trabalhador (6) Nº de meses a que se reportam os retroactivos, no caso de terem sido abonados 5. Relação de descontos para a ADSE Sobre os novos procedimentos de entrega de descontos para a ADSE e o envio da correspondente relação de descontos, deverão os utilizadores consultar as informações disponíveis na página na Internet da ADSE, bem como as orientações do Ofício Circular nº 4/GGF/2011. Depois de concluído o processamento do mês e antes de elaborarem o Modelo RF3, deverão aceder à área de Mapas Mensais e calcular a relação de descontos para a ADSE. Os procedimentos adoptados são semelhantes aos da relação da CGA, a saber: Coluna M O dígito 0 corresponde a descontos a entregar. O dígito 9 deve ser utilizado para estornar movimentos de relações anteriores. Data Efeito Primeiro dia do mês a que referem os abonos e descontos indicados. Remuneração Base de incidência dos descontos para a ADSE. Desconto Desconto efectuado ao trabalhador. Desc. Entidade Patronal Valor do desconto da entidade patronal Transf. NIPC A preencher com o NIF da entidade para onde o funcionário foi transferido, quando tal situação ocorrer e for do conhecimento da escola. No caso de falecimento registar neste campo o valor Data Transf. A data a que se reposta a situação registada no campo anterior, quando preenchido. 4

5 Depois de calculada a listagem poderão ser apresentadas linhas a vermelho, dadas as seguintes situações que destacamos: - Divergência entre os descontos calculados e o valor do desconto registado no programa; - Abono de retroactivos, devendo o utilizador desdobrar as linhas por mês efeito e preencher a respectiva data; - Ausência de nº de subscritor. As linhas a vermelho devem ser objecto de análise por parte do utilizador, identificando e corrigindo o problema. No caso dos trabalhadores a aguardar aposentação cuja pensão provisória seja superior a 1,5 vezes a RMMG, o valor do desconto para a ADSE deve ser introduzido manualmente pelo utilizador na fase do processamento. Considerando que a percentagem é diferente de 1,5%, a linha fica sempre a vermelho mesmo com a informação correcta. Tendo por base o esclarecimento que nos foi prestado pela ADSE, os retroactivos de anos anteriores não estão sujeitos a desconto por parte da entidade patronal. Nestas situações a coluna do Desconto da Entidade Patronal não deve ser prenchida. Depois da relação verificada e correctamente elaborada, para criar o ficheiro de exportação indique o local onde pretende guardar o ficheiro, a referência do DUC que esteve na base do pagamento e a data da receita ( por defeito poderá aceitar o primeiro dia do mês a que respeita o processamento). O programa vai criar um ficheiro XML que deverá ser carregado e validado na página da ADSE. As linhas a vermelho são um alerta para o utilizador e não impedem a criação do ficheiro. Muito importante: As informações que a JPM & ABREU, Lda obteve para desenvolver este ficheiro, são as mesmas que estão publicamente divulgadas na página da ADSE. A estrutura do ficheiro foi elaborada no rigoroso cumprimento das normas técnicas divulgadas, mas desconhecemos qualquer outro tipo de testes que sejam efectuados no momento da submissão do ficheiro. Qualquer dúvida que vá para além das informações publicamente divulgadas, deverá ser colocada aos serviços da ADSE pelos utilizadores. 6. Relações de descontos para a ADSE e CGA Janeiro de 2011 Relação de descontos para ADSE - Os descontos para a ADSE no processamento de Janeiro não foram efectuados de acordo com os novos procedimentos referidos no ponto 4 deste documento. Assim, ao calcular a relação de Janeiro, compare os valores apresentados na relação com as listagens obtidas no final da impressão das folhas de vencimentos (Janeiro de 2011) e os descontos efectuados as trabalhadores. Proceda às necessárias alterações de forma a que o valor final da relação corresponda ao valor efectivamente entregue através do DUC. Relação de descontos para a CGA Também os descontos para a CGA no processamento de Janeiro de 2011 não foram efectuados de acordo com os novos procedimentos referidos no ponto 4 deste documento. Oportunamente e depois de esclarecermos algumas dúvidas com a CGA, informaremos as escolas de como proceder para regularizar a relação de descontos de Janeiro. Modelo RF3 Antes de calcular o modelo RF3, estas duas relações têm de estar devidamente elaboradas. O valor da contribuição da entidade patronal a requisitar no modelo RF3 para a CGA e ADSE corresponde aos valores que estejam registados nestas duas relações. 5

6 7. Outras Situações 7.1 Depois de processados os vencimentos, recomendamos que não sejam efectuadas alterações manuais nos valores apresentados na opção Consultar/Alterar. O procedimento mais adequado será eliminar o processamento (para um ou vários trabalhadores) e voltar a repetir a preparação e o processamento. As alterações manuais nesta opção poderão ter implicações nos cálculos da taxa de redução remuneratória, descontos para CGA, Segurança Social e ADSE. 7.2 Considerando as disposições previstas na Lei nº 119/2009, de 30 de Dezembro, passou-nos despercebido que o desconto para a segurança social sobre o excedente a 5% a aplicar em 2011 é o que está previsto no Código Contributivo para 2010, ou seja, 33% e não 66%. A correcção foi efectuada nesta versão. 7.3 Voltamos a relembrar que o programa, desde 2010, está preparado para efectuar o processamento em folhas separadas ( principal + adicional ) dos horários mistos nas fontes de financiamento 111 e 242. Sobre este assunto consulte as informações divulgadas em adendas anteriores. 7.4 Os descontos da entidade patronal para a CGA e ADSE relativos aos valores processados na Fonte de Financiamento 242, estão a ser requisitados no Modelo RF3 Fonte de Financiamento 111. Esta é uma questão de natureza técnica que não conseguimos ainda ultrapassar. Transitoriamente e até a situação ser resolvida, as escolas poderão efectuar o pagamento destas verbas pela FF 242 e o saldo originado na FF 111 poderá sempre ser abatido na requisição do mês seguinte. 7.5 Relativamente aos docentes integrados no regime de protecção social convergente que tenham horário exclusivamente na FF 242 e para os quais a escola pretenda requisitar na FF 111 (com a devida autorização) verbas não elegiveis pelo POPH, deverão para o efeito desdobrar o processamento nas folhas principal e adicional. 7.6 No caso de alguma escola ter docentes do quadro abrangidos pelo regime da Segurança Social e que não se enquadrem nos termos previstos no nº 3, artigo 114º da Lei nº 110/2009, deverão ter em atenção que o programa ainda não responde de forma automatizada a estas situações específicas. 7.7 Muito importante: Temos vindo a constatar que alguns antivirus residentes em memória, por vezes bloqueiam temporariamente as tabelas em uso nos programas, podendo originar a apresentação de mensagens de erro e consequente erro na gravação de dados. Dado que no caso do GPV o procedimento mais complexo e que requer maiores cuidados é quando se pressiona o botão PROCESSAR (operação que demora 2 a 3 minutos ), recomendamos a todos os utilizadores que desactivem temporariamente o antivirus antes de iniciarem o processamento final e o voltem a activar após conclusão do processamento. Nota Final: Nesta versão voltaram a ser efectuadas alterações com alguma complexidade técnica, pelo que mais uma vez solicitamos a V/ especial atenção na verificação de mapas e listagens. Continuam a persistir dúvidas em alguns procedimentos para as quais aguardamos esclarecimentos, não sendo de excluír a necessidade de a qualquer momento serem disponibilizadas novas actualizações. Consulte regularmente e mantenha o software actualizado. 6

7 Base de Incidência para Descontos CGA Segurança Social - ADSE Tipo de Remuneração CGA SS Vencimento Base Rem. Doença Suplementos Abono para Falhas ( a ) Grat. Certas e Perm. Outras Gratificações Feriados / Dias Desc. Serv. N. Nocturno Exames Acumulação Recup. Vencimento Férias NG Indemnizações ( b ) Subsídio de Férias Subsídio de Natal Horas Extraordinárias Os retroactivos relativos aos abonos acima mencionados são também considerados na base de incidência para cálculo dos descontos. São abatidos à base de incidência os valores correspondentes ao desconto de faltas que afectem os abonos acima mencionados. ( a ) Em 2011 apenas é considerado 33% do excedente a 5% do Vencimento Base ( b ) Isento por força da nova redacção dada pela Lei do OE para 2001 à alínea h) do artigo 48º da Lei nº 110/2009 ( Código Contributivo ). 7