CONTAB Contabilidade para o Sector da Educação Versão Março de 2011 MUITO IMPORTANTE

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1 CONTAB Contabilidade para o Sector da Educação Versão Março de 2011 MUITO IMPORTANTE - Faça uma cópia de segurança para guardar em arquivo; - Leia atentamente este documento, facultando-o a todos os utilizadores do programa e outros responsáveis pela coordenação e supervisão da contabilidade; - NUNCA restaure cópias de segurança de versões anteriores sem contactar os nossos serviços de apoio técnico. - A criação/ exportação do ficheiro XML com a requisição de fundos referente ao mês Março, apenas deverá ocorrer após a instalação desta nova versão. Atenção: - Com a garantia de que a aplicação se encontra encerrada em todos os computadores, actualize o programa para a versão agora disponibilizada. A instalação deve ser executada por um utilizador com direitos de administrador no sistema operativo (Windows); - Após a actualização execute os procedimentos mencionados neste documento. Só depois deverá criar o ficheiro XML com a requisição de fundos de Março. Dando cumprimento a orientações do Gabinete de Gestão Financeira que nos foram remetidas pela MISI, foram efectuadas as seguintes alterações no programa: 1. Plano de Contas Orçamental Foram introduzidas novas contas para registo das despesas com pessoal imputadas à Fonte de Financiamento 242. Pessoal Além dos Quadros - Docente A0A0 Pessoal a Termo - Docente A0A0 Pessoal a Termo - Não Docente A0B0 Subsídio de Refeição - Docente A0A0 Subsídio de Refeição - Não Docente A0B0 Subsídio de Férias e Natal - Docente A0A0 Subsídio de Férias e Natal - Não Docente A0B0 Horas Extraordinárias - Não Docente B000 ADSE Ent. Patronal - Docente A0A0 ADSE Ent. Patronal - Não Docente A0B0 Seg. Social Ent. Patronal - Docente A0BA Seg. Social Ent. Patronal - Não Docente A0BB CGA Ent. Patronal - Docente A0AA Nota: Estas rubricas foram desdobradas por actividade e deram origem a uma nova secção no plano de contas orçamental, estando localizada imediatamente antes das contas para despesas de capital. As contas para registo das despesas com Horas Extraordinárias na FF242 já existiam no plano de contas, enquadradas na secção de despesas correntes de material.

2 Despesas correntes de material ( todas as fontes de financiamento ) Ao nível das rubricas para registo das despesas correntes de material foram introduzidas novas classificações e desdobradas algumas que já existiam, designadamente: Ajudas de Custo Ajudas de Custo (Exames) Transportes Visitas de Estudo Transportes Outras Despesas Transportes Exames Comunicações Acessos à Internet Comunicações Fixas de Voz Comunicações Móveis Outros Serviços de Comunicações Prémios, Condecorações e ofertas 2. Balancetes e alterações orçamentais O balancete e o mapa de alterações orçamentais foram reajustados para contemplar as alterações referidas no ponto anterior. Para as despesas com pessoal na fonte de financiamento 242 foi criado o Bloco P e relativamente às despesas correntes de material foram transferidas de bloco algumas classificações. Nota: Depois de actualizar o programa para esta nova versão e para uma análise detalhada das alterações, aceda à opção Mapas Escrituração Alteração Orçamentas da despesa e consulte o novo formato do mapa com todas as classificações actualizadas. 3. Despesas com pessoal Fonte de Financiamento 242 O desdobramento das despesas com pessoal na fonte de financiamento 242 apenas se vai reflectir ao nível do registo da despesa nas classificações económicas acima mencionadas. As verbas continuam a ser requisitadas na classificação e no que respeita à receita também são mantidos os procedimentos anteriormente em vigor. 4. Procedimentos a executar após a instalação da versão (Muito Importante) Considerando a obrigatoriedade da criação/exportação do ficheiro XML relativo à requisição de fundos do presente mês de Março, já com a nova versão instalada, tenha em especial atenção aos seguintes procedimentos: 4.1 No Plano de Contas Financeiro crie as seguintes contas, a utilizar nos registos das despesas com pessoal na fonte de financiamento IRS - Categ. A - Doc IRS - Categ. A - Não Doc ADSE - Doc ADSE - Não Doc CGA - Docentes S.Social - Docentes S.Social - Não Doc ADM - Docentes ADM - Não Docentes SAD - Docentes SAD - Não Docentes Sindicatos - Docentes - 242

3 26314 Sindicatos - Não Doc Assoc. funcionários - Doc Assoc. funcionários - NDoc Tribunais - Docentes Tribunais - Não Docentes CPMF - Docentes CPMF - Não Docentes CPME - Docentes CPME - Não Docentes Seguros - Docentes Seguros - Não Docentes Outros descontos - Docentes Outros descontos Não Docentes Corrija o lançamento dos orçamentos iniciais para atribuir dotações às novas rubricas de despesas correntes de material de acordo com o novo plano de contas. Quanto às dotações para as despesas com pessoal na Fonte de Financiamento 242, desdobrada pelas classificações indicadas no ponto 1 deste documento, poderá introduzir uma estimativa anual sem prejuízo de a qualquer momento efectuar alterações orçamentais. A correcção deverá ser feita na mesma opção em que foram lançados os orçamentos iniciais, pois não se trata para já de uma alteração orçamental. 4.3 Com a instalação desta nova versão, todos os movimentos de despesa efectuados na rubrica de Comunicações são convertidos para a nova conta de Comunicações fixas de voz. O utilizador, caso assim o pretenda, poderá eliminar estes lançamentos e efectuar novos lançamentos de acordo com o desdobramento das novas rubricas para comunicações. Quanto aos lançamentos efectuados na rubrica dos transportes e dado o desdobramento implementado no plano, aceda aos movimentos já lançados e corrija as contas de lançamento de acordo com os novos códigos de conta. 4.4 Todos os lançamentos relativos a despesas com pessoal na fonte de financiamento 242 já efectuados na classificação Outros Serviços, terão de ser eliminados. Mantendo as mesmas datas de lançamento e os mesmos números de documento na contabilidade, deverão efectuar novos lançamentos desdobrados pelas contas criadas para o efeito. Considerando que ainda não foi possível implementar no programa a importação directa do GPV, tal como acontece na FF111, foi criado para já um mecanismo auxiliar de lançamento na contabilidade orçamental, cujo objectivo é facilitar o utilizador no lançamento das despesas com pessoal na FF242. O ícone assinalado na figura anterior permite editar uma tabela para auxiliar os lançamentos na contabilidade orçamental. Nessa tabela indique a Data de Lançamento, o Nº Documento na contabilidade e preencha apenas o valor nas rubricas onde pretende imputar despesas. Na parte final da tabela indique a fase (Cabimento/Compromisso e/ou Obrigação/pagamento) que pretende registar na contabilidade orçamental. O programa não impede que sejam indicadas em simultâneo as duas fases, para que na mesma data sejam registados a totalidade dos movimentos na contabilidade orçamental. Ao aceder a esta tabela e com o objectivo de facilitar o lançamento das fases de cabimento e pagamento em momentos diferentes, são sempre apresentados os últimos valores digitados. Quando muda de mês para efectuar lançamentos com novos valores, tem disponível o botão Limpar valores.

4 Depois de introduzidos na tabela todos os valores orçamentais a considerar em cada uma das rubricas, valores estes que podem ser obtidos nas Folhas de Vencimento da FF242, basta usar a opção Importar para que sejam automaticamente efectuados todos os movimentos na contabilidade orçamental. Após o registo na contabilidade orçamental da fase Obrigação/Pagamento, deverá o utilizador efectuar manualmente os registos na contabilidade patrimonial. Para o efeito, basta orientar-se pelo esquema que a seguir se transcreve, utilizando apenas as linhas onde existem valores a digitar. Neste esquema (exemplo) foi usada a data de 24/01/2011, o Nº de documento 222 e o valor de 0,01. Data Nº Doc Conta_Débito Conta_Crédito Valor Descrição ,01 Termo Docentes ,01 Termo Não Docentes ,01 Além Quadro - Docentes ,01 HE Não Docentes ,01 S. Ref. - Docentes ,01 S. Ref. Não Docentes ,01 S. Férias - Docentes ,01 S. Férias Não Docentes ,01 S. Natal - Docentes ,01 S. Natal Não Docentes ,01 ADSE EP - Docentes ,01 ADSE EP Não Docentes ,01 CGA EP Docentes ,01 S.Social EP - Docentes ,01 S.Social EP Não Docentes ,01 IRS Cat. A - Docentes ,01 IRS Cat. A - Não Docentes ,01 ADSE Docentes ,01 ADSE Não Docentes ,01 CGA - Docentes ,01 S. Social - Docentes ,01 S. Social Não Docentes ,01 ADM - Docentes ,01 ADM Não Docentes ,01 SAD - Docentes ,01 SAD Não Docentes ,01 Sindicatos - Docnetes ,01 Sindicatos Não Docentes ,01 Assoc. Funcionários - Doc ,01 Assoc. Funcionários - NDoc ,01 Tribunais - Docentes ,01 Tribunais Não Docentes ,01 CPMF - Docentes ,01 CPMF Não Docentes ,01 CPME - Docentes ,01 CPME Não Docentes ,01 Seguros - Docentes ,01 Seguros Não Docentes ,01 Outros descontos - Docentes ,01 Outros descontos Não Doc ,01 Líquido abonado Docentes ,01 Líquido abonado N docentes

5 Na data em que efectuarem os pagamentos ao pessoal e às diversas entidades, deverão efectuar também na contabilidade patrimonial os lançamentos correspondentes, debitando as contas da classe 2 que foram creditadas anteriormente (ver tabela anterior) e creditando a conta bancária usada nos pagamentos. Exemplo: Data Nº Doc Conta_Débito Conta_Crédito Valor Descrição ,01 Pag. Sindicatos - Docentes 5. Criação e exportação do ficheiro XML Março de 2011 Sem prejuízo da reimpressão dos mapas e listagens que a escola entenda necessários, a criação e exportação do ficheiro XML com a requisição de fundos de Março, APENAS deverá ocorrer depois de efectuados os procedimentos referidos no ponto 4 desta adenda. Antes de criar o ficheiro XML, volte a recalcular os balancetes de Janeiro e Fevereiro para que os valores acumulados fiquem correctamente imputados às diversas classificações. Consulte regularmente e mantenha o software actualizado