Conta de Gerência em formato eletrónico

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1 CONTAB Contabilidade para o Setor da Educação Versão FEVEREIRO de 2012 MUITO IMPORTANTE - Faça uma cópia de segurança para guardar em arquivo; - Leia atentamente este documento, facultando-o a todos os utilizadores do programa e outros responsáveis pela coordenação e supervisão da contabilidade; - NUNCA restaure cópias de segurança de versões anteriores sem contactar os nossos serviços de apoio técnico. Atenção: - Com a garantia de que a aplicação se encontra encerrada em todos os computadores, atualize o programa para a versão agora disponibilizada. A instalação deve ser executada por um utilizador com direitos de administrador no sistema operativo (Windows); Conta de Gerência em formato eletrónico Na área de MAPAS foi reajustada a opção que permite dar resposta à remessa para o Tribunal de Contas da conta de gerência em formato eletrónico, dispensando desta forma o envio em formato de papel. Para além dos ficheiros produzidos nesta opção do programa, outros elementos e listagens são carregados diretamente no portal do Tribunal de Contas. Dando cumprimento a orientações emanadas do TC, foram efetuadas as seguintes alterações: - Alterado o mapa de Controlo Orçamental da Receita, passando a ser identificado pela referência m ; - Criado um novo mapa designada por Unidade de Tesouraria ; - O mapa da Contratação Administrativa passa a ser carregado diretamente no portal do TC. Os requisitos técnicos sobre esta nova funcionalidade podem ser consultados na página na Internet do TC, em Depois de carregada no portal do TC toda a informação relativa à conta de gerência eletrónica, poderão os utilizadores efetuar correções diretamente no portal, bem como proceder à impressão de todos os mapas e listagens submetidos. Embora se mantenham em vigor a maior parte das informações divulgadas na adenda da versão ABRIL de 2011, transcreve-se de seguida um conjunto de orientações a observar na utilização desta opção. A conta de gerência é sempre elaborada no ano a que se reporta. Por exemplo, para elaborar a conta de gerência de 2011 deverá previamente proceder à abertura desse ano.

2 Mapas que integram a Conta de Gerência Eletrónica elaborados a partir do programa: Controlo Orçamental Despesa ( m3110 ) Controlo Orçamental Receita ( m ) Fluxo de Caixa Recebimentos ( m3105 ) Fluxo de Caixa Pagamentos ( m3106 ) Reconciliações Bancárias ( m3113 ) Unidade de Tesouraria ( m ) Nestes mapas os valores agrupam-se pela classificação económica de base, ou seja, não é utilizado o desdobramento por alínea e subalínea. As tabelas das classificações económicas da despesa e receita a usar obrigatoriamente na conta de gerência em formato eletrónico, foram-nos facultadas pelo Tribunal de Contas. As escolas que apenas utilizam o CONTAB para a exportação de dados para o ME, têm também a possibilidade de elaborar a conta de gerência eletrónica recorrendo à introdução manual dos valores directamente em todos os mapas. Controlo Orçamental de Despesa e Receita Mapas m3110 e m Tanto no mapa de execução orçamental da despesa como da receita, o recurso ao botão CALCULAR permite apresentar os valores com base nos registos efetuados na contabilidade orçamental. Os valores apresentados nestes mapas são os mesmos que podem ser obtidos nos mapas com o mesmo nome que são impressos na área de Mapas Execução Orçamental. Qualquer valor que seja incorretamente apresentado poderá ter origem em erros de lançamento, mas não impede a correcção manual diretamente nesta tabela. As classificações estão associadas a uma tabela integrada no programa. Para seleccionar a classificação, faça duplo clique nas células da coluna Classificação. ATENÇÃO: Sempre que usar o botão CALCULAR, todas as alterações manuais que tenha efetuado são eliminadas.

3 Depois de conferir, actualizar ou preencher os dados da tabela, indique o local onde guardar o ficheiro XML e pressione o botão Criar Ficheiro. Será criado um ficheiro em formato XML com a identificação da referência do mapa. Este procedimento é adotado na criação dos ficheiros para os restantes mapas. Fluxo de Caixa Recebimentos ( m3105 ) Fluxo de Caixa Pagamentos ( m3106 ) Estes mapas são preenchidos diretamente pelo utilizador, não estando ainda disponível para este ano a função de CALCULAR. O preenchimento destes formulários seguem as mesmas regras que o já conhecido mapa de conta. No parte inferior do mapa deverão ser criadas as linhas correspondentes a todas as classificações económicas onde a escola obteve receita e efectuou despesa, fazendo duplo clique nas células da coluna Classificação.

4 Reconciliações Bancárias ( m3113 ) Neste mapa deverá ser criado um registo para cada conta bancária usada pela escola, sendo os valores reportados a 31 de Dezembro. Unidade de Tesouraria ( m ) Na parte superior deste mapa deverão ser digitados os saldos de abertura e encerramento de Caixa. Na parte inferior deverão ser criados os registos correspondentes às contas bancárias usadas pela escola e/ou a conta de referência no IGCP quando os pagamentos são efetuados diretamente pelo Tesouro. Ao fazer duplo clique em cada célula da coluna Banco/IGCP permite seleccionar a opção correspondente. O mesmo duplo clique na coluna Abertura/Encerramento apresenta também a opção para seleção. A informação dos restantes campos é digitada pelo utilizador, não sendo preenchida a última coluna nos registos relativos ao IGCP.

5 Notas Finais: As escolas que pretendam submeter eletronicamente este conjunto de ficheiros, deverão obter junto do Tribunal de Contas a senha de acesso ao portal de submissão dos ficheiros, caso ainda não o tenham feito. Depois de submetidos os ficheiros, a impressão dos mapas e eventuais alterações podem ser efectuadas diretamente no portal do Tribunal de Contas. As escolas que já elaboraram estes mapas na versão anterior, deverão atualizar o programa para a nova versão, tendo em especial atenção: - O novo mapa de Unidade de Tesouraria deverá ser preenchido e criado o correspondente ficheiro para submissão no portal do TC; - O mapa de controlo orçamental da Receita mantém a mesma estrutura que já existia na versão anterior, mas o nome do mapa foi alterado. Assim, caso já tenham criado o ficheiro deste mapa na versão anterior, apenas necessitam de voltar a criar novo ficheiro para submeter no portal do TC. Considerando que o CONTAB é uma aplicação que articula algumas normas do POCE com as regras de escrituração oficialmente em uso nas escolas, a JPM & ABREU, Lda disponibiliza estes mapas com a informação possível e de acordo com a estrutura que nos foi comunicada pelo Tribunal de Contas. Qualquer esclarecimento adicional sobre a elaboração da conta de gerência eletrónica deverá ser dirigida aos competentes serviços do Tribunal de Contas. Consulte regularmente e mantenha o software atualizado

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