Manual do Script Infarmed Exportação de documentos de vendas

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1 Manual do Script Infarmed Exportação de documentos de vendas Junho de 2008

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3 ÍNDICE O MANUAL DO SCRIPT INFARMED... 1 Introdução... 1 Objectivos... 1 Condições de Utilização... 1 SCRIPTS... 2 O que são... 2 Os scripts no GesPOS... 2 Antes de executar um script... 2 Cópia de segurança da base de dados... 2 Executar um script... 3 No Recovery... 3 Na Gestão Comercial... 4 INFARMED - EXPORTAÇÃO DE DOCUMENTOS DE VENDAS... 7 Interface do script... 7 Estrutura do ficheiro exportado... 8

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5 O manual do script Infarmed Introdução Face ao novo contexto nacional e internacional em que operam as organizações portuguesas, contexto esse que obriga a uma permanente adaptação e modernização, cada vez mais é necessário apostar na aquisição de novos equipamentos e novas tecnologias, uma vez que a capacidade de resistir e competir reside cada vez mais na potencialidade dos recursos informáticos. Deste modo, a actualização desses recursos deverá sempre ser pensada tendo em consideração qual o seu contributo para uma maior produtividade, consequência directa da eficácia na implementação e utilização dos mesmos. As aplicações informáticas só terão interesse se estiverem inseridas na estratégia da organização e em pleno funcionamento, contribuindo de forma inequívoca para o seu desenvolvimento. Objectivos O presente manual foi elaborado com o objectivo de detalhar o script Infarmed para criação do ficheiro XML para a comunicação à Autoridade Nacional do Medicamento e Produtos de Saúde I.P. (Infarmed) das quantidades de medicamentos não sujeitos a receita médica vendidos, guiando o utilizador na primeira vez que o utiliza, quando necessita de esclarecer dúvidas que possam surgir no processo de execução ou auxiliar na resolução de situações especiais ou anomalias. Na concepção deste manual existiu a preocupação de não o tornar demasiado exaustivo, de modo que a sua leitura seja o mais agradável possível. Toda a estrutura foi elaborada tendo sempre presente a figura do utilizador, por se considerar que é este último aquele que irá retirar o máximo proveito da sua leitura, de modo a que todos os procedimentos possam ser explorados. Condições de Utilização Para maior comodidade e para obter melhores resultados na exploração da aplicação, concebemos este manual para ser consultado pelos operadores em geral e pelos administradores do sistema informático. Ao longo do manual os exemplos dados têm como base a empresa de demonstração, cujo objectivo é mostrar as funcionalidades do sistema. Convenções usadas no manual Texto a verde ou negrito Indica ficheiros, tabelas, opções de menu ou outras secções do manual, cuja leitura deve fazer de forma a completar a informação; Texto a verde em itálico Refere botões, campos ou zonas das tabelas ou dos ecrãs; Texto a verde com o símbolo ou sublinhado Notas e chamadas de atenção; Texto em itálico Exemplos das funcionalidades documentadas. 1

6 Scripts O que são Um script pode ser definido como um conjunto de comandos, escritos em qualquer linguagem de programação e que podem ser executados sem interacção do utilizador. Um script não é compilado para gerar um programa executável, ao invés disso, cada linha do script é interpretado e executada. Em suma, um script contém todos os passos, devidamente estruturados, que efectuam determinado procedimento. No caso do GesPOS a linguagem de programação utilizada na criação de scripts é Visual Basic, usando para isso o Script Engine (Interpretador de scripts) da Microsoft. Os scripts no GesPOS A utilização dos scripts no GesPOS é possível a partir da versão 3.8 do GesPOS. Todas as funcionalidades implementadas em cada aplicação GesPOS, são previamente analisadas para que cada uma dessas opções consiga responder às necessidades do maior número de clientes possível. No entanto, existem opções específicas quer para determinado negócio quer para um cliente particular que não fariam sentido serem incluídas no GesPOS pela sua especificidade. Assim, ao invés de implementar uma opção dentro da aplicação que apenas será usada por um cliente ou um grupo restrito de clientes, a partir da versão 3.8, o departamento Research & Development da Sage Portugal tem vido a desenvolver scripts específicos para responder às necessidades especiais, garantindo que a informação se mantém coerente e não é posta em causa a integridade da base de dados. Antes de executar um script Tratando-se de uma operação crítica, aconselha-se a execução de uma cópia de segurança da base de dados antes de executar qualquer script. Cópia de segurança da base de dados Antes de fazer a cópia de segurança, certifique-se que todos os utilizadores fecharam a aplicação. Para efectuar uma cópia de segurança, entre no GesPOS Gestão Comercial, aceda ao menu Sistema e de seguida na opção Seguranças, seleccione a localização onde pretende guardar a informação e os dados a incluir na cópia de segurança e clique no botão Arquivar. No caso de ter mais de um posto, a cópia de segurança deverá ser efectuada no servidor (computador que contém a base de dados). O computador servidor é o único computador que contém, na directoria de instalação do GesPOS, o ficheiro server.ini. 2

7 Local no disco onde será efectuada a cópia de segurança. Caso pretenda alterar esta localização, deverá clicar no botão Actualizar lista Dados a incluir na cópia de segurança Executar um script No Recovery O Recovery foi concebido para executar rotinas de intervenção técnica a nível das bases de dados. Só um técnico especializado (Parceiro Sage GesPOS com formação Recovery ) deverá utilizar este aplicativo). Para ter acesso ao Recovery, deverá executar o download deste executável no site de parceiros, garantindo que a versão do Recovery é igual à versão da aplicação instalada. Este ficheiro encontra-se compactado com a password 88gespos88 e, após a sua descompactação, deverá ser copiado para a pasta onde se encontra instalado a aplicação GesPOS. Ao executar este ficheiro, será solicitada uma primeira password: a do utilizador administrador do GesPOS. Após a leitura e aceitação do texto informativo, será solicitada nova password (Partner.log). Esta última password terá de ser gerada pelo parceiro Sage GesPOS com o executável REVLOG.exe, usando a password 88gespos88 para descompactar o ficheiro. Poderá encontrar o executável em: Para mais informações acerca da geração da password do parceiro, por favor consulte o manual do Recovery. A opção Executar scripts encontra-se disponível no menu Migração de Dados do Recovery. Ao aceder à opção, deverá efectuar uma leitura atenta do texto informativo do próprio Recovery, seguidamente Ler e Aceitar os termos e condições de uso e por fim inserir a password técnica (Partner.log) para que possa executar um script. Esta última password terá de ser gerada pelo parceiro Sage GesPOS com o executável REVLOG.exe, usando a password 88gespos88 para descompactar o ficheiro. Poderá encontrar o executável em: Para mais informações acerca da geração da password do parceiro, por favor consulte o manual do Recovery. Seguidamente será mostrada a seguinte janela: 3

8 Botão que permite Editar o script Botão que permite Executar o script Caminho onde se encontra o ficheiro com o script Designação do script Aqui poderá: Alterar o caminho onde se encontra o script, usando para isso o campo Caminho; Neste campo deverá também indicar o nome do script, por exemplo: C:\Programas\GesPos3\Scripts\Fashion Portugal.vb$ No campo Script, por defeito preenchido com o nome do ficheiro do script, poderá alterar a designação do script (por exemplo, alterar para Importação factura). Editar o script no bloco de notas, usando o botão Editar. Caso o script se encontre encriptado, ao editar o ficheiro, a primeira linha contém a menção ENCRYPTED indicando que o ficheiro se encontra codificado e por isso o código do script não pode ser visualizado. Executar o script, clicando para isso no botão Executar. Na Gestão Comercial Também na Gestão Comercial GesPOS poderá executar scripts. Para tal, aceda a Diversos Configurações Parâmetros e posicione-se na pasta Integração de Dados. 4

9 Nesta pasta deverá definir a informação necessária para a correcta execução do script, nomeadamente: Directoria de Exportação: Caso o script exporte algum ficheiro, deverá definir neste campo a directoria de criação do mesmo. Se este campo não se encontrar preenchido, o ficheiro exportado será criado na directoria GesPOS presente nos Meus Documentos. Directoria de Importação: Neste campo deverá definir a localização do ficheiro a importar. Usando o botão irá aceder a uma janela que lhe permitirá, mais facilmente, escolher a directoria que contém o ficheiro. Scripts a executar: Neste campo, deverá digitar o nome do ficheiro script tal como está gravado na subdirectoria Scripts da directoria de instalação do GesPOS. Venda / Compra / Promo / Stock: Para o script definido no campo anterior, deverá seleccionar o ecrã onde o mesmo estará disponível via botão Executar Scripts: ecrã de compras, vendas, planeamento de descontos ou stocks. Este é o botão que estará disponível nos ecrãs de Compras, Vendas, Planeamento de descontos e Stocks caso exista algum script configurado para o ecrã em questão. No exemplo dado, o botão Executar Scripts estará apenas visível no ecrã de compras uma vez que apenas a opção Compra se encontra seleccionada para o script Fashion Portugal.vb$. Descrição: Aqui poderá digitar uma descrição que o ajudará a identificar mais facilmente o script que irá ser executado. Notifica: Esta opção, caso se encontre marcada, define que, ao clicar no botão Executar Scripts, é apresentada a mensagem abaixo a confirmar a execução do script. 5

10 Designação do script definida no campo Descrição Depois de introduzir toda a parametrização, clique no botão para adicionar o script à grelha de scripts a executar. Poderá definir vários scripts para o mesmo ecrã, tendo em atenção, que os scripts serão executados no ecrã específico pela ordem em que estão colocados nesta janela. Existindo os seguintes scripts: Descrição do script Ecrã Notas Exportação factura formato 1 Venda Exporta a factura de venda num formato específico Importação factura Fornecedor XPTO Compra Importa facturas de um ficheiro de texto com um formato facultado pelo fornecedor XPTO Importação factura Fornecedor ABC Compra Importa facturas de um ficheiro de texto com um formato facultado pelo fornecedor ABC No ecrã de vendas, uma vez que só existe um script, será executado o script Exportação factura formato 1. No ecrã de Compras, ao clicar no botão Executar Scripts, primeiramente será executado o script Importação factura Fornecedor XPTO e depois o Importação factura Fornecedor ABC, já que esta é a ordem pela qual estão configurados na janela Integração de dados. 6

11 Infarmed - Exportação de documentos de vendas Segundo a Infarmed (Autoridade Nacional do Medicamento e Produtos de Saúde I. P., as Parafarmácias devem comunicar, mensalmente e em formato electrónico, os dados referentes às quantidades de medicamentos não sujeitos a receita médica vendidos, cumprindo assim uma das cláusulas para a adesão ao sistema de exercício da actividade de venda de medicamentos não sujeitos a receita médica. Para mais informações acerca das restantes cláusulas e outras assuntos relacionados com este assunto, consulte o site da Infarmed em Assim, e para que as Parafarmácias que utilizam o GesPOS possam cumprir esta obrigatoriedade, antes de mais devem criar todas as referências dos produtos em conformidade com a lista de medicamentos não sujeitos a receita médica presente no site da Infarmed, utilizar o script descrito neste documento para gerar um ficheiro em XML com os dados dos documentos de vendas efectuados para o período e família de produtos seleccionados e para finalizar enviar o ficheiro. O ficheiro deverá ser criado contendo todos os produtos vendidos, nomeadamente: o ano, o mês, o código, a quantidade e o preço de venda com impostos. Interface do script Nesta janela, lançada aquando da execução do script, deverá seleccionar, o ano e os meses inicial e final que contêm as vendas, bem como a família a que pertencem os medicamento não sujeitos a receita médica. Poderá usar o botão Seleccionar todos para marcar todas as famílias e o botão Limpar selecção para desmarcar todas as famílias eventualmente seleccionadas. 7

12 Para terminar, deverá indicar nome do ficheiro a gerar e clicar no botão OK. O ficheiro XML será criado na directoria definida como Directoria de Exportação presente na pasta Integração de Dados dos Parâmetros da aplicação. Se a Directoria de Exportação não se encontrar preenchida, o ficheiro exportado será criado na directoria GesPOS presente nos Meus Documentos. Estrutura do ficheiro exportado O ficheiro criado deverá conter apenas um registo delimitado pelos tags 1 <medicamentos> e </medicamentos> por cada conjunto de dados Ano/Mês/Código de produto/preço de venda com imposto incluído. <medicamentos>: Indicação do início do registo. <ano>2008</ano>: Ano a que dizem respeito os movimentos de venda e que deverá ser do tipo AAAA. <mes>5</mes>: Mês a que dizem respeito os movimentos de venda e que deverá ser do tipo MM. <nregisto> </nregisto>: Esta linha identifica o código do produto que deverá constar na Lista de MNSRM 2 existente no site da Infarmed. O script não valida se a referência do produto consta da lista de medicamentos não sujeitos a receita médica fornecida pela Infarmed, pelo que é da responsabilidade do utilizador a correcta criação desta informação. <numvendas>2</numvendas>: Quantidade vendida do produto. <pvp>6.33<pvp>: Preço de venda com impostos do produto referido no registo. Este campo não deverá conter separadores de milhares e o separador de decimais deve ser o ponto. </medicamentos>: Indicação do fim do registo. 1 Estruturas de linguagem de marcação que consistem em breves instruções, tendo uma marca de início e outra de fim. 2 Medicamentos Não Sujeitos a Receita Médica. 8

13 No caso de terem sido praticados preços diferentes para uma mesma embalagem num determinado mês, deverão existir no ficheiro tantas entradas quantos os diferentes preços aos quais essa embalagem foi vendida. Caso tenham sido efectuadas os seguintes documentos durante o mês de Maio de 2008: Documento Data Produto Quantidade VB Preço de venda unitário com impostos VB VB Na geração do documento existirão 2 registos para o produto (um com 3 unidades e preço de venda com impostos 12,10 e outro com 2 unidades e preço de venda com impostos 12,16) e um registo para o produto uma vez que foi usado o mesmo preço para o registo dos dois documentos. Registo que identifica o total das vendas do produto ao preço de 12,10. Registo que identifica o total das vendas do produto ao preço de 12,16. Registo que identifica o total das vendas do produto ao preço de 14,80. 9