ANTES DE ATUALIZAR O PROGRAMA PARA ESTA NOVA VERSÃO

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1 GPV Gestão de Pessoal e Vencimentos Versão janeiro de 2013 Este documento refere as principais alterações implementadas na versão e passa a fazer parte integrante do manual do programa. ANTES DE ATUALIZAR O PROGRAMA PARA ESTA NOVA VERSÃO - Faça uma cópia de segurança para guardar em arquivo; - NUNCA restaure cópias de segurança de versões anteriores sem contactar os nossos serviços de apoio técnico. - Leia atentamente este documento, facultando-o a todos os utilizadores do programa e outros responsáveis pela coordenação e supervisão das áreas de pessoal e vencimentos. Atenção: Com a garantia de que a aplicação se encontra encerrada em todos os computadores, atualize o programa para a versão agora disponibilizada. A instalação deve ser executada por um utilizador com direitos de administrador no sistema operativo (Windows). Muito Importante: A preparação e o processamento dos vencimentos de fevereiro de 2013 devem obrigatoriamente ocorrer após a atualização do programa para esta nova versão. No caso de já ter efetuado a preparação na versão anterior, ELIMINE a preparação em todas as folhas e, após a instalação da versão , volte a preparar todas as folhas necessárias ao processamento de fevereiro. 1. Tabelas de IRS Foram introduzidas na aplicação as novas tabelas de IRS a aplicar aos trabalhadores da Administração Pública, aprovadas pelo Despacho nº 796-B/2013, de 14 de janeiro. Informam-se os utilizadores que não é possível automatizar os acertos a que se refere o número 9 do citado Despacho. Estes acertos, a verificarem-se, terão de ser previamente calculados pelo utilizador e adotados os seguintes procedimentos no processamento de fevereiro: O valor do acerto relativo à retenção mensal normal deverá ser introduzido no campo Acerto IRS na fase da preparação, sendo digitado a negativo quando a diferença é a favor do Estado ou a positivo quando a recuperar pelo trabalhador. 1.2 Dado o aumento da retenção mensal normal face às novas tabelas de IRS e aplicando-se as regras para apuramento da sobretaxa, em regra o acerto da sobretaxa é a favor do trabalhador. Também aqui o utilizador deverá apurar a diferença da sobretaxa e após o processamento do mês de fevereiro, antes de calcular o Mod. RF3, aceder à opção Consultar/Alterar e editar o registo de cada trabalhador/folha onde pretendam efetuar acertos na sobretaxa. Ao valor apresentado na linha correspondente ao IRS (SBtaxa), deverão abater o acerto da sobretaxa relativo ao mês de janeiro até ao limite do valor 0 (zero), NUNCA podendo o valor da sobretaxa ficar a positivo. 1.3 Como procedimento auxiliar para apurarem os valores de eventuais acertos de IRS, poderão instalar a versão atual do programa (v5.3.78) num computador fora da rede e restaurar uma cópia de segurança que contenha o processamento de janeiro. De seguida eliminam o Mod. RF3 e o processamento de janeiro para todas as folhas. Regressando à fase da Preparação voltam novamente a processar todas as folhas, obtendo desta forma os descontos de IRS calculados com base nas novas tabelas. A comparação destes valores com os descontos efetuados no processamento efetivo de janeiro vai permitir encontrar o valor dos eventuais acertos. 1

2 2. Declaração Mensal de Remunerações Na área de Mapas Mensais foi incluída uma nova opção para elaborar a relação mensal de remunerações prevista na Portaria nº 6/2013, de 10 de janeiro. Após o cálculo mensal da relação, adotando os mesmos procedimentos em uso na relação anual de IRS, poderá o utilizador acrescentar linhas ou reajustar os valores apresentados, face ao cumprimento das disposições legais em vigor. Na primeira vez que calcular a relação (declaração de janeiro) e antes de criar o ficheiro, deve preencher os campos apresentados na secção Dados da Recolha. Nos meses seguintes estes campos são automaticamente transitados para a declaração do mês seguinte, sem prejuízo da sua alteração quando necessário. (1) O campo relativo ao NIF do TOC apenas deve ser preenchido quando a escola está obrigada a ter Técnico Oficial de Contas. (2) O NIF das entidades credoras de contribuições (CGA, Seg. Social, ADSE, etc.) apenas é de preenchimento obrigatório nas entidades para as quais a escola está obrigada a efetuar descontos para posterior entrega a essas entidades. Atenção: - A utilização desta nova opção pressupõe que o utilizador conheça as normas de preenchimento previstas na Portaria nº 6/2013; - Após o cálculo da relação mensal de remunerações e no que respeita aos trabalhadores abrangidos pela Portaria nº 128/2009, o programa não os considera na relação devido ao facto dos valores indicados no campo Abonos (Portaria 128/2009) da fase da Preparação, poderem contemplar não apenas o valor da BOLSA mas também abonos relativos a alimentação e transportes. Para estes trabalhadores deverão criar manualmente uma linha reportada ao tipo A apenas com o valor da bolsa e outra linha reportada ao tipo A21 para as despesas com alimentação. - Quando o trabalhador está abrangido por acordos de cooperação que lhe concedem isenção de IRS, o valor dos rendimentos processados é considerado pelo programa no código A. Nestas situações deverá o código ser alterado para A15 ou A16, atentos ao normativo legal aplicável; - Na declaração mensal devem também ser declarados os rendimentos abonados em ajudas de custos e deslocações em viatura do próprio, sendo estes declarados numa linha correspondente ao código A22. Dado que o programa não apresenta este tipo de rendimentos na relação, deve o utilizador criar manualmente a linha quando em cada mês são abonados este tipo de rendimentos. Muito Importante: Dado que até ao momento não foi disponibilizado pela Autoridade Tributária qualquer aplicativo que nos permita validar a estrutura da relação mensal de remunerações, não excluímos a possibilidade de a qualquer momento haver a necessidade de disponibilizar uma nova atualização para retificar algum procedimento técnico que seja necessário. O Despacho Normativo nº 1-A/2013, de 10 de janeiro, determina que a Declaração Mensal de Remunerações serve simultaneamente para comunicar os rendimentos à AT e à Segurança Social. Até ao momento não conseguimos obter da Seg. Social qualquer esclarecimento adicional sobre este assunto, mantendo-se paralelamente no programa o cálculo da relação de descontos para a segurança Social nos mesmos moldes que funcionou no ano anterior. 2

3 3. Declaração Anual de IRS ( Modelo 10) Dado que até ao momento não foi divulgada qualquer alteração ao Modelo 10 IRS, o programa mantém a mesma estrutura do ano anterior, sem prejuízo de a qualquer momento ocorrer a necessidade de efetuar alterações que venham a ser divulgadas pela Autoridade Tributária. Relembramos que na elaboração da declaração Mod.10, nomeadamente no que se refere aos agrupamentos que foram objeto de fusão, o NIF da entidade pode ser alterado diretamente no separador Dados da Recolha. Relembrando o que foi divulgado na Adenda da versão , de março de 2011, na declaração anual deverão ser manualmente incluídos os trabalhadores contratados ao abrigo da Portaria nº 128/2009, indicando apenas o valor auferido correspondente à BOLSA. 4. Tabela de Faltas RPSC De acordo com os esclarecimentos obtidos junto da CGA, quando o subscritor se encontra a faltar por doença, independentemente se o desconto na remuneração é parcial ou pela totalidade, os descontos para a CGA devem incidir sobre a remuneração que lhe era devida se estivesse em exercício de funções. De acordo com a informação da Caixa Geral de Aposentações, esta é atualmente a norma que está em vigor para que o tempo seja contado para efeitos de aposentação. Face ao referido esclarecimento que se aguardava, o programa foi objeto de reajustamento para dar resposta a esta situação. Tenha em especial atenção: - Na tabela de Faltas do RPSC, o desconto das siglas G4 e M6 passaram a ser consideradas na condição de Desconto de Vencimento (Faltas G4 + M6 + Greve). Neste tipo de ausências, a perda de vencimento ocorre pela totalidade, mas os descontos para a CGA e ADSE são calculados como se o trabalhador tivesse recebido, sendo o mesmo procedimento que no ano anterior acontecia para as faltas com desconto do vencimento de exercício (1/6) e para as faltas por motivo de greve. 5. Preparação de vencimentos Faltas Após a preparação da folha principal e desde que previamente marcadas as faltas nas siglas adequadas, as faltas por doença com perda total de remuneração ( G4 + M6 ) e as faltas por Greve, passam a ser apresentadas no seguinte campo (1) : Na coluna Dias Venc. (2) passam a ser apresentadas apenas as restantes faltas com perda total de remuneração não sujeitas a descontos, designadamente as faltas de licença parental que são substituídas por abonos de prestações sociais. 6. Relação de descontos para a CGA Em complemento das informações divulgadas nas adendas anteriores e de acordo com a nova versão do Manual de Instruções sobre o Preenchimento e Validação da RCi versão 2.6 de janeiro de 2013, as Férias Não Gozadas passam também a ser objeto de descontos para a CGA, sendo enquadradas no Código 31 da relação. 3

4 7. Docentes do RPSC + Contrato AEC s no RGSS Tendo-nos sido reportadas algumas situações pontuais de docentes com horário parcial, abrangidos pelo RPSC, que formalizam com a mesma escola um segundo contrato abrangido pelo RGSS para desenvolverem AEC s, a resposta possível de imediato para estas situações passa pelos seguintes procedimentos: a) No Ficheiro de Pessoal o trabalhador deve ter criada a sua ficha de acordo com o enquadramento e horário abrangido pelo RPSC; b) Relativamente ao segundo contrato no âmbito do RGSS para o desenvolvimento das AEC s, deverá ser criada no ficheiro de pessoal uma segunda ficha para o trabalhador com os dados reportados ao segundo enquadramento. O programa vai alertar que já existe uma ficha com o mesmo NIF, mas sendo esse o procedimento pretendido deverá confirmar. c) O processamento passa a ser autónomo como se tratasse de dois trabalhadores, efetuando o programa os descontos separados para cada sistema de proteção social. No caso da retenção mensal de IRS e sobretaxa, atentos à globalidade dos rendimentos auferidos mensalmente no conjunto das duas fichas, poderá haver a necessidade de reajustamento manual por parte do utilizador. 8. Nota de Abonos e Descontos (Recibos) A partir desta versão o programa passa a emitir apenas três recibos. Um recibo com a totalidade do processamento agrupado para a Folha Principal, Adicional e Horas Extraordinárias, independentemente da fonte de financiamento. Recibos autónomos para o processamento dos Subsídios de Natal e Férias, agrupando também em cada recibo as duas fontes de financiamento. O formato dos recibos continua a ser em A5, podendo verificar-se pontualmente a impressão em formato A4 quando o número de linhas a reproduzir no recibo exceda a capacidade do formato A5. 9. Tempo de Serviço ( Fecho de Ano ) Nos agrupamentos / escolas que foram objeto de fusão, devem ter em atenção que as faltas registadas nas escolas extintas não transitam para a nova base de dados em uso na sede do agrupamento, sendo necessária a intervenção manual do utilizador no controlo destas situações para eventual acerto do tempo de serviço calculado no fecho do ano. 10. Listagem de IRS ( Consultar / Alterar ) A listagem de IRS disponível para cada folha na opção Consultar / Alterar passou a contemplar duas colunas, sendo apresentada numa a informação da retenção do IRS mensal normal e na outra a retenção da Sobretaxa. O reajustamento desta listagem tem como principal objetivo auxiliar os utilizadores na obtenção de valores separados para a retenção mensal normal e para a Sobretaxa, pressupondo a separação de valores para enquadramento em códigos diferentes na elaboração da guia de entrega do IRS. O programa permite a separação dos valores retidos, devendo os utilizadores obter informações junto da Autoridade Tributária sobre os procedimentos a observar na elaboração das guias de entrega. 11. Horários Mistos Com a criação de uma nova opção introduzida no ficheiro de pessoal para identificar os trabalhadores com horário misto (disponibilizada na versão anterior), no processamento de janeiro e apenas para os trabalhadores com horário misto (111/242), alguns abonos complementares préprogramados foram processados em duplicado, designadamente abono de família, outras prestações familiares, prestações sociais, etc. Na versão a anomalia foi corrigida, sendo que a imputação destes abonos no processamento dos horários mistos será apenas considerada pela totalidade na FF111, sem prejuízo das alterações manuais que o utilizador pretenda efetuar na fase da preparação. 4

5 12. Artigo 78º da Lei do OE2013 Dedução da CES Com a publicação da Lei do OE para 2013, colocaram-se algumas dúvidas sobre a operacionalização da dedução da contribuição prevista no artigo 78º (CES) sobre o processamento da pensão provisória, face ao que a seguir é referido e considerando que o processamento ocorre nos primeiros dias de cada mês. A Nota Técnica sobre a implementação das medidas previstas na Lei do OE para 2013, disponível para consulta na página da internet da DGAEP, refere no ponto 5 que o valor da CES será comunicado aos serviços pela CGA. A Nota Informativa disponível na página na Internet da CGA, referente ao citado artigo 78º, refere textualmente: Para apuramento da CES devida, todas as entidades que paguem pensões e prestações pecuniárias vitalícias estão obrigadas a comunicar à CGA, até ao dia 20 de cada mês, os montantes abonados por beneficiário nesse mês, independentemente de os mesmos atingirem ou não, isoladamente o supra referido valor mínimo de incidência da CES. Com base naquela informação e por indicação da CGA, as referidas entidades deduzem a CES às pensões e prestações que abonem, entregando as importâncias retidas àquele título à Caixa até ao dia 15 do mês seguinte ao do pagamento daquelas pensões e prestações. Dando resposta ao cumprimento das orientações que as escolas possam vir a receber da CGA e pressupondo a dedução da CES no processamento da pensão provisória, sem prejuízo de outras alterações que futuramente venham a ser introduzidas no programa, para já divulgamos as seguintes orientações técnicas: a) Calcular o valor da CES sobre a pensão provisória ( ver regras previstas no artigo 78º ); b) Na fase da preparação dos vencimentos, introduza o valor da pensão já deduzido CES; c) Antes de calcular a requisição de Fundos, aceda à opção Alterações RF3 e registe uma alteração para mais (+) na rubrica de forma a requisitar também o valor da CES que deduziu na pensão do trabalhador; d) O valor a que se refere a alínea anterior vai ficar em saldo na conta da escola para posterior entrega à CGA. e) Se pretender regularizar também no processamento de fevereiro a dedução da CES que não efetuou em janeiro, aplique os procedimentos referidos nas alíneas anteriores com o valor global da CES de janeiro + fevereiro. Para as escolas que utilizam o CONTAB As escolas que utilizam a importação de despesas com pessoal através do CONTAB, deverão também observar os seguintes procedimentos: f) Na fase de importação do cabimento/compromisso são importados tosos os valores que constam no Modelo RF3; g) Quando importar a fase da obrigação/pagamento, o valor da CES requisitado também no Mod. RF3 não será considerado porque não está associado ao processamento do trabalhador (relembramos que o valor da pensão introduzido na fase da preparação foi deduzido da CES). h) Na data em que entregar este valor à CGA, atribuindo o mesmo Nº de DOC usado na importação dos vencimentos, pela via manual registe o ciclo da despesa a partir da obrigação (orçamental + patrimonial) pelo valor da CES. Relembramos que o valor da CES nas fases do cabimento e compromisso já foi considerado na 1ª fase da importação dos vencimentos. 5

6 13. Outras situações a) Relembramos que para uma análise correta da Declaração Mensal de Remunerações, pressupõe que o utilizador conheça as normas de preenchimento previstas na Portaria nº 6/2013; A declaração mensal de remunerações (ver Portaria) apenas considera os rendimentos de trabalho dependente (Categoria A) e os descontos obrigatórios. Esclarece-se mais uma vez que os descontos para a ADSE efetuados por trabalhadores abrangidos pelo regime da Segurança Social, face a uma informação vinculativa da Autoridade Tributária, são considerados descontos facultativos, logo afastados da declaração mensal de remunerações. b) Considerando que na área de Mapas Mensais foi acrescentada uma nova opção Declaração Mensal, pode ser necessário reajustar os acessos dos utilizadores. Verifique a situação na opção Ficheiros Utilizadores / Acessos. c) Ainda na declaração mensal de remunerações e APENAS para as entidades cujo código do serviço de finanças seja composto apenas por 3 dígitos, o programa está a obrigar à introdução de 4 dígitos. Embora neste momento ainda não seja possível submeter o ficheiro no portal das finanças, de qualquer das maneiras foi ontem (30/01/2012) corrigido o problema e substituído o ficheiro de instalação, mantendo-se no entanto a mesma versão do programa. APENAS as escolas onde o código da repartição é composto por 3 dígitos necessitam de recolher e instalar novamente a atualização, ou aguardar até a opção para submeter o ficheiro esteja disponível no portal das finanças, pois como foi anteriormente referido não está afastada a necessidade de disponibilizar nova versão do programa depois de nos ser possível efetuar testes de submissão e validação da estrutura do ficheiro. d) Relativamente à atualização do programa e face às muitas questões que sobre este assunto nos têm sido colocadas, relembramos o que é referido no ínicio das adendas: Com a garantia de que a aplicação se encontra encerrada em todos os computadores, atualize o programa para a versão agora disponibilizada. A instalação deve ser executada por um utilizador com direitos de administrador no sistema operativo (Windows). 6