ANTES DE ATUALIZAR O PROGRAMA PARA ESTA NOVA VERSÃO

Transcrição

1 GPV Gestão de Pessoal e Vencimentos Versão janeiro de 2014 Este documento refere as principais alterações implementadas na versão e passa a fazer parte integrante do manual do programa. ANTES DE ATUALIZAR O PROGRAMA PARA ESTA NOVA VERSÃO - Faça uma cópia de segurança de uso interno do ano atual (2014) e guarde-a em arquivo. -Faca uma segunda cópia de segurança englobando todos os anos e guarde-a também em arquivo. - NUNCA restaure cópias de segurança de versões anteriores sem contactar os nossos serviços de apoio técnico. - Leia atentamente este documento, facultando-o a todos os utilizadores do programa e outros responsáveis pela coordenação e supervisão das áreas de pessoal e vencimentos. Atenção: Com a garantia de que a aplicação se encontra encerrada em todos os computadores, atualize o programa para a versão agora disponibilizada. A instalação deve ser executada por um utilizador com direitos de administrador no sistema operativo (Windows). 1. Nota Inicial Considerando que após atualização do programa para a versão agora disponibilizada é necessário complementar, alterar e verificar alguma da informação registada em diversas opções do programa, chamamos a especial atenção dos utilizadores para o rigoroso cumprimento das orientações transmitidas neste documento. 2. Principais alterações efetuadas ( analise em detalhe nos pontos seguintes ): a) Adicionada a atividade 957; b) Disponibilizada a nova estrutura (SEPA) na conceção dos ficheiros a remeter ao banco para crédito em conta dos vencimentos; c) Alteração de várias tabelas associadas à exportação de dados para o MEC; d) Adicionados novos campos no ficheiro de pessoal para recolha de informação das horas letivas associadas à modalidade de ensino; e) Reajustado o modelo 10 e novo formato das declaração anuais de IRS. 3. Atividade 957 Foi adicionada ao programa a atividade 957 para requisição de valores abonados aos trabalhadores que rescindem contrato por mútuo acordo, nos termos e condições previstos nos respetivos programas em vigor na Administração Pública. Nesta atividade APENAS devem ser considerados os valores a requisitar nas rubricas de indemnização e férias não gozadas, classificação Relativamente a valores de Subsídio de Férias a abonar a estes trabalhadores, devem ser considerados na atividade base do trabalhador usada enquanto este exercia funções. Tenha em atenção aos procedimentos seguintes a observar no processamento das remunerações para estes trabalhadores ( rescisão de contrato por mútuo acordo ): 1

2 a) Havendo lugar ao processamento de subsídio de férias para estes trabalhadores, prepare e processe em primeiro lugar a Folha de Subsídio de Férias, mantendo no ficheiro de pessoal a atividade de base do(s) trabalhador(es). b) Posteriormente e antes de efetuar a preparação do trabalhador na Folha Principal, aceda ao ficheiro de pessoal e no separador Profissional 1 altere a atividade para 957. De seguida prepare a Folha Principal. c) No caso de ter efetuado a preparação das folhas em ordem diferente da indicada nas alíneas anteriores, bastará ELIMINAR a preparação para estes trabalhadores em todas as folhas e voltar a prepará-los pela ordem indicada. d) No mês em que pretender processar o valor da indemnização, apenas pode paralelemente (no mesmo mês) processar para esse trabalhador valores referentes a férias não gozadas, subsídios de férias. Qualquer outro tipo de abonos NÃO PODE ser processado nesse mês, restando como alternativa o processamento desses valores no mês seguinte.. e) Imediatamente após o cálculo do Modelo RF3 e antes de sair da opção, mude de coluna os valores apresentados na atividade 957 onde a classificação seja diferente de Por exemplo, tendo como referência os valores apresentados na figura anterior e considerando que a atividade base do trabalhador é a 192, ao montante apresentado na coluna da atividade 192 vamos adicionar os valores que constam na coluna da atividade 957 onde as classificações sejam diferentes de Neste exemplo, para as classificações e , vamos adicionar os valores da coluna 957 aos que se encontram na coluna da atividade 192. De seguida eliminam-se esses mesmos valores da coluna

3 4. Nova estrutura do Ficheiro para o Banco Conforme é do V/ conhecimento e amplamente divulgado por todos os bancos aos seus clientes, a partir de 1 de fevereiro de 2014 os ficheiros para crédito em conta de remunerações, pagamentos a fornecedores, etc, passam a adotar uma nova estrutura identificada como SEPA. Deixam pois de ser utilizados os ficheiros no formato PS2 e passam a ser usados ficheiros no formato XML. A estrutura e informações técnicas sobre a estrutura dos ficheiros SEPA podem ser consultadas na página na Internet do Banco de Portugal ou nos bancos que também disponibilizaram essa informação aos seus clientes. Para dar resposta a esta nova realidade foram efetuadas as alterações que a seguir se identificam: a) Com a atualização para esta nova versão (v5.3.87) o campo NIB do ficheiro de pessoal é reajustado para introdução do IBAN, sendo automaticamente acrescentada ao NIB a referência PT50. Ao editar a ficha de cada trabalhador, verifique se a atualização decorreu sem problemas na atualização deste campo e, caso a conta do trabalhador esteja sediada em outro País, atualize o respetivo IBAN. ( exemplo com dados não reais ) b) Um dos elementos necessários para a conceção da estrutura do novo ficheiro é a informação sobre o BIC/SWIFT correspondente ao Banco/Agência onde a conta do trabalhador está localizada. Deverá solicitar essa informação a todos os trabalhadores para posterior introdução neste campo. Nota: As escolas com conta aberta no IGCP-Direção Geral do Tesouro, para já não necessitam de preencher este campo. Das informações que nos foi possível obter, a estrutura do ficheiro a submeter para a DGT não sofreu qualquer alteração, mantendo-se neste caso inalterados os procedimentos anteriormente adotados. c) Com o objetivo de facilitar o preenchimento deste campo, foi-lhe associada uma tabela que pode ser previamente preenchida pelo utilizador, onde constem os registos relativos ao BIC/SWIFT correspondentes às entidades bancárias onde os trabalhadores têm conta aberta. O IBAN e o código BIC/SWIFT registados no ficheiro de pessoal são dados utilizados exclusivamente para a criação de ficheiros / relações para o BANCO. 3

4 Ao pressionar o ícone assinalado na figura anterior, é apresentada uma tabela onde deverão ser criados os registos com os BIC/SWIFT. Para criar ou alterar registos nesta tabela, proceda da seguinte forma: - Desbloquear a tabela no botão disponível para o efeito. Use + para criar novos registos, - para eliminar registos e para confirmar a gravação dos registos. Após criação dos registos e antes de sair da opção, volte a bloquear a tabela. - Sem prejuízo da introdução manual do BIC/SWIFT diretamente no campo, quando pretender introduzir o BIC/SWIFT pressione o ícone registo pretendido com duplo clique. para editar a tabela e selecionar o d) A criação do ficheiro para o Banco ou impressão de listagens, passaram a adotar os seguintes procedimentos. - Ao entrar na opção selecione o mês pretendido, assinale com as folhas que pretende incluir no ficheiro ou na listagem e indique a conta da escola onde os valores serão debitados; - No caso de pretender proceder à criação do ficheiro a remeter ao banco, indique a data efeito da transferência e o local (destino) onde guardar o ficheiro; - Ao pressionar o botão Preparar Dados será apresentada a listagem dos abonos a creditar, tendo por base o mês e folhas indicados; - Marque TODOS os funcionários ou apenas os que pretende considerar no ficheiro/listagem. Para a criação do ficheiro basta pressionar o botão do formato pretendido. O programa para já vai manter os dois formatos, sendo que a informação publicamente divulgada vai no sentido de a partir de 1 de fevereiro de 2014 passar a adotar-se o formato SEPA em substituição do formato PS2. ATENÇÃO: Embora o novo formato de ficheiro SEPA tenha sido por nós testado com a colaboração de uma das entidades bancárias com quem trabalhamos, RECOMENDAMOS que após a instalação desta nova versão procedam à criação de um ficheiro SEPA com dois ou três registos e, exclusivamente para efeitos de TESTE, obtenham a sua validação técnica junto da entidade bancária com quem a escola trabalha. Trata-se de um procedimento prévio de validação para que na primeira criação do ficheiro em contexto real não surja nenhuma incompatibilidade. Poderão criar este ficheiro de testes com base nos vencimentos dde janeiro já processados. 4

5 5. Ficheiro de Serviço / Organismo e ficheiro de BANCO No Ficheiro de Serviço, em virtude da atualização da tabela de freguesias na sequência da nova organização administrativa do País, caso seja necessário atualize a freguesia onde se localiza a sede do agrupamento ou escola não agrupada. Considerando ainda que foi também atualizada a tabela geral de escolas/agrupamentos que é disponibilizada pelo MEC, ao GRAVAR e SAIR desta opção é atualizada a informação que consta na opção Tabelas Serviços (Escolas). Aceda a esta opção e verifique se os registos apresentados correspondem às escolas que integram a unidade orgânica (agrupamento ou escola não agrupada). Se necessário poderá corrigir manualmente os dados desta opção, sendo que a cada registo deve corresponder o código oficial do estabelecimento de ensino. Em Ficheiros Banco registe o BIC/ SWIFT associado a cada conta bancária criada nesta opção. 6. Ficheiro de Pessoal As alterações mais significativas implementadas nesta versão ocorrem no ficheiro de pessoal, com particular destaque para a atualização de diversas tabelas e implementação de novos campos a considerar na exportação de dados para o MEC, dando assim cumprimento às orientações técnicas que nos foram comunicadas pela DGEEC (MISI). Assim, após atualização para esta nova versão (v5.3.87), edite a ficha de cada trabalhador que se encontre no ativo e, com base nas orientações que constam nesta adenda, verifique e atualize se necessário, os dados em cada ficha. Separador CIVIL a) Em virtude da atualização da tabela de freguesias decorrente da nova organização administrativa do País, verifique se o campo freguesia se encontra preenchido. Com a instalação da nova versão, este campo é LIMPO para as freguesias que foram extintas, devendo o utilizador indicar a nova freguesia de residência do trabalhador. Separador PROFISSIONAL (1) b) Para o pessoal docente deixou de utilizar-se o índice 999, cuja utilização era exclusiva para os docentes a aguardar aposentação. Dado que na exportação de dados este campo é de preenchimento obrigatório, salvo outras orientações que vos sejam comunicadas pelos competentes serviços do MEC, nos docentes a aguardar aposentação recomendamos manter o índice pelo qual este era abonado. Paralelamente altere também para ZERO o campos Horas Semanais (Venc.) Total e o número de horas associado à respetiva fonte de financiamento. O valor da Pensão Provisória continua a ser processado com base no montante programado no separador Abonos/Descontos. 5

6 c) Exlusivamente para utilização das escolas com ensino vocacional da música e dança (escolas artísticas onde é ministrado este tipo de ensino), estão disponíveis dois campos para indicação de GRUPOS de docência no âmbito da Música e Dança, permitindo indicar o grupo de música ou dança em que o docente está integrado. d) Sem prejuízo de outras orientações que superiormente possam vir a ser adotadas, já a partir da exportação de FEVEREIRO passa a ser necessário prestar informação sobre o número de horas lecionadas pelos docentes por modalidade de ensino. Para o efeito, na secção Profissional 1 do Ficheiro de Pessoal, foram criados os campos necessários para dar resposta a esta situação, cuja informação deve ser previamente recolhida para posterior introdução na nova versão da aplicação: Os novos campos assinalados na figura anterior devem ser preenchidos com o número de horas lecionadas pelo docente em cada modalidade de ensino. O campo tem o formato inteiro e aceita números, sendo que o total (SOMA) das horas indicadas nestes novos campos NÃO PODE ser superior ao total de horas indicado no quadro referente ao Total da Compon. Letiva. ATENÇÃO: Para que seja possível a criação do ficheiro XML, no caso da componente letiva distribuída ao docente não se enquadrar em nenhum dos campos apresentados, TODOS os campos devem ser preenchidos com o valor 0 (ZERO). Igualmente devem ser também preenchidos com 0 (ZERO) os campos onde não for indicada qualquer distribuição de componente letiva. Na parte final desta adenda transcrevemos as informações disponibilizadas no Manual Técnico que suporta a conceção do ficheiro XML, relativamente ao preenchimento destes novos campos. e) Exclusivamente para pessoal não docente e em consequência das alterações introduzidas na tabela de vínculos que suporta a criação do ficheiro XML, foram adicionados dois novos campos no ficheiro de pessoal. Campos disponíveis apenas para pessoal não docente 6

7 ( A ) Sempre que o vínculo indicado é Outros > Situações Diversas passa a ser obrigatório complementar a informação com o preenchimento deste novo campo, enquadrando o trabalhador numa das situações apresentadas. ( B ) Este novo campo é de preenchimento obrigatório para TODOS os funcionários não docentes, indicando a entidade a que o trabalhador está vinculado contratualmente. f) Contrariamente ao que acontecia nas exportações anteriores, após instalação desta nova versão, passam também a ser exportados os funcionários com ficha ativa que se enquadrem nos vínculos Limpeza e Outras > Situações Diversas. Face a esta alteração e no que respeita ao preenchimento do ficheiro de pessoal, tenha em atenção também aos seguintes procedimentos: Vínculo Limpeza Necessário indicar o Vencimento Base, Horário Completo, Nº Horas Semanais para efeitos de vencimento e respetiva associação à fonte de financiamento por onde é abonado. Neste caso, o cálculo da remuneração mensal será automaticamente apresentada na fase da preparação, tal como acontece para os restantes trabalhadores. Nas situações em que o trabalhador é abonado apenas pelas horas de serviço efetivamente prestadas, os campos vencimento base, horas semanais para vencimento e respetiva associação à fonte de financiamento, deverão ficar a ZERO. Mensalmente na fase da preparação deverão indicar manualmente o número de horas a abonar, sendo o valor processado com base no Valor Hora indicado na tabela de Abonos e Descontos. Vínculo Outras > Situações Diversas Deverá ser adotado o procedimento referido para o vínculo Limpeza, sempre que ao trabalhador seja processado valor na remuneração base. Para qualquer trabalhador enquadrado num destes dois vínculos, passa a ser necessário indicar também o ESCALÃO e Data de Ingresso no Escalão. Tal como acontece para os restantes trabalhadores não docentes ainda não integrados na carreira, coloque ZERO no escalão e a data deve corresponder ao inicio de funções como trabalhador na Administração Pública. Separadores PROFISSIONAL (2) e (3) g) Atendendo ao reajustamento das tabelas facultadas pela DGEEC, designadamente a tabela geral de agrupamentos/escolas, quadros de zona pedagógica, cargos e reduções da componente letiva, grau de habilitações académicas, tipo de profissionalização, etc, verifique e atualize se necessário a informação registada nestes dois separadores. Com a atualização do programa para a versão , serão LIMPOS os campos cujos códigos introduzidos não estejam compatíveis com as novas tabelas agora atualizadas. No caso concreto dos quadros de zona pedagógica será efetuada automaticamente uma correspondência dos códigos antigos para os novos, salvaguardando sempre a necessidade de verificação por parte do utilizador. 7

8 7. Modelo 10 e declaração anual de IRS Relativamente á elaboração do Modelo 10 e impressão das declarações anuais a entregar aos trabalhadores, tenha em atenção aos seguintes procedimentos. a) De acordo com as disposições legais previstas na Portaria nº 363/2013, de 20 de dezembro, a declaração Modelo 10 relativa aos rendimentos auferidos em 2013, passa a incluir apenas os sujeitos passivos cujos rendimentos não foram comunicados nas declarações mensais de remunerações. No caso concreto das escolas que utilizaram o GPV durante o ano de 2013, os rendimentos da Categoria A já foram mensalmente declarados, passando apenas a ser considerados no modelo 10 os rendimentos da categoria H processados ao pessoal a aguardar aposentação. Paralelamente e relativo à eventual possibilidade de incluir manualmente no modelo 10 rendimentos da categoria B, mantém-se essa possibilidade desde que o contribuinte tenha ficha aberta no ficheiro de pessoal do GPV, tal como já acontecia em versões anteriores. Face ao que acima é referido e para evitar ERROS na elaboração do Modelo 10, com a atualização para esta nova versão será ELIMINADO o Modelo 10 no caso de já se encontrar calculado. Volte a calcular o Mod. 10 após instalação da versão ATENÇÃO: O ficheiro criado pelo programa relativo à declaração modelo 10 foi validado com base na estrutura atual disponível no Portal das Finanças. Salvaguardando no entanto a possibilidade da Autoridade Tributária poder ainda vir a efetuar alterações à estrutura do ficheiro, recomendamos que ANTES de submeterem o ficheiro consultem o Portal das Finanças e na nossa página na Internet. No caso de vir a ocorrer alguma alteração à estrutura do ficheiro, a informação será divulgada na nossa página. b) Relativamente à impressão das Declarações Anuais de IRS a entregar aos trabalhadores, na área de Mapas Anuais foi criada uma nova opção para esse efeito IRS declaração individual. Ao aceder a esta opção (no ano de trabalho 2014) é apresentada uma listagem dos trabalhadores com rendimentos declarados na Declaração Mensal de Remunerações elaboradas em 2013 e/ou rendimentos já registados no modelo 10. Verifique a DATA para impressão e marque com os trabalhadores para os quais pretende proceder à impressão da declaração anual. Destina-se à impressão das declarações anuais dos trabalhadores assinalados com na listagem. Destina-se à impressão de uma listagem geral com todos os elementos que constam das declarações individuais, apresentando apenas os registos dos trabalhadores assinalados com na listagem. Os valores apresentados na declaração anual de IRS são obtidos da seguinte forma: Categoria A Valores que constam das declarações mensais de remunerações entregues no ano anterior. Categoria H e Outras Valores registados no modelo 10. 8

9 No caso de pretender obter um Extrato Anual Individualizado por trabalhador dos rendimentos declarados na relação mensal de remunerações, foi para o efeito criada essa possibilidade na opção. Por exemplo: Um trabalhador tem dúvidas sobre os rendimentos que constam na sua declaração anual. Com o objetivo de cruzar a informação declarada nas relações mensais de remunerações apresentadas em 2013 com os valores apresentados na declaração, poderá ABRIR o ANO de 2013 e aceder à opção Mapas Mensais Declaração Mensal de Remunerações. Aí vai encontrar uma nova opção que lhe permite a impressão de um extrato anual dos valores declarados para o Nº de Funcionário indicado. 8. Outras informações No sentido de prevenir eventuais ERROS no manuseamento do programa, articulando as orientações divulgadas pela DGPGF e os procedimentos técnicos por nós divulgados, relembramos aqui algumas situações a observar: a) Todos os valores a requisitar em cada fonte de financiamento (111, 153 ou 242 ) devem ser obrigatoriamente processados nas folhas correspondentes. De acordo com as orientações superiormente divulgadas, APENAS podem ser requisitados valores na FF242 quando a entidade tem dotação aprovada e disponível nessa fonte de financiamento. Não havendo essa disponibilidade, deverão solicitar previamente autorização à DGPGF para requisitarem as verbas necessárias na FF111/153, devendo obrigatoriamente essas remunerações serem processadas nas folhas da fonte de financiamento onde vai ocorrer a requisição das verbas. b) Tendo sido detetado que na versão anterior, para os trabalhadores com base tributável no montante de 675,00, o programa estava a enquadrá-los no escalão seguinte da tabela de IRS, situação esta que ocorria dado o valor em questão coincidir exatamente com o limite do escalão. Esta anomalia foi corrigida na versão agora disponibilizada. c) O ficheiro e pessoal e outras tabelas do programa devem estar permanentemente atualizadas, nomeadamente antes de efetuarem a fase da preparação dos vencimentos. d) As orientações divulgadas superiormente e as informações técnicas disponibilizadas pela empresa, devem obrigatoriamente ser facultadas a todos os utilizadores das aplicações, devendo estes analisar detalhadamente essas infomações. Dos contactos estabelecidos pelos utilizadores constatamos que nem sempre isso acontece, o que pode originar ERROS nos procedimentos efetuados e consequente trabalho adicional, por vezes mais complexo, na correção desses erros e anomalias. 9

10 ANEXO Transcrevemos de seguida as informações que sobre o preenchimento dos novos campos referidos na alínea d) do ponto 6 desta adenda, constam do Manual Técnico de suporte à criação do ficheiro XML [disponibilizado pela DGEEC (MISI) aos fornecedores das aplicações]:.. HorasAEC campo com o formato integer para indicar o nº de horas semanais da componente letiva do docente afetas às AEC. O valor a colocar neste campo não soma com os da componente letiva, mas é um subconjunto das horas da componente letiva, podendo no máximo serem iguais quando o docente tem o horário completo em AEC. HorasCoadjuvacao campo com o formato integer para indicar o nº de horas semanais da componente letiva do docente afetas a coadjuvações. O valor a colocar neste campo não soma com os da componente letiva, mas é um subconjunto das horas da componente letiva. HorasCEF campo com o formato integer para indicar o nº de horas semanais da componente letiva do docente afetas à lecionação de cursos CEF. O valor a colocar neste campo não soma com os da componente letiva, mas é um subconjunto das horas da componente letiva, podendo no máximo serem iguais quando o docente tem o horário completo a leccionar cursos CEF. HorasEFA campo com o formato integer para indicar o nº de horas semanais da componente letiva do docente afetas à lecionação de cursos EFA. O valor a colocar neste campo não soma com os da componente letiva, mas é um subconjunto das horas da componente letiva, podendo no máximo serem iguais quando o docente tem o horário completo a leccionar cursos EFA. HorasProfissional campo com o formato integer para indicar o nº de horas semanais da componente letiva do docente afetas à lecionação de cursos profissionais. O valor a colocar neste campo não soma com os da componente letiva, mas é um subconjunto das horas da componente letiva, podendo no máximo serem iguais quando o docente tem o horário completo a leccionar cursos profissionais. HorasVocacional campo com o formato integer para indicar o nº de horas semanais da componente letiva do docente afetas à lecionação de cursos vocacionais. O valor a colocar neste campo não soma com os da componente letiva, mas é um subconjunto das horas da componente letiva, podendo no máximo serem iguais quando o docente tem o horário completo a leccionar cursos vocacionais. HorasCQEP campo com o formato integer para indicar o nº de horas semanais da componente letiva do docente afetas às actividades nos CQEP. O valor a colocar neste campo não soma com os da componente letiva, mas é um subconjunto das horas da componente letiva. HorasPIEF campo com o formato integer para indicar o nº de horas semanais da componente letiva do docente afetas aos PIEF. O valor a colocar neste campo não soma com os da componente letiva, mas é um subconjunto das horas da componente letiva, podendo no máximo serem iguais quando o docente tem horário completo em PIEF. Nota: Qualquer esclarecimento adicional sobre o preenchimento destes novos campos, deverá ser colocado à Divisão de Sistemas de Informação da Educação ( DGEEC ), entidade para onde foram transferidas as competências do ex-misi. 10