ANTES DE ATUALIZAR O PROGRAMA PARA ESTA NOVA VERSÃO

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1 GPV Gestão de Pessoal e Vencimentos Versão janeiro de 2013 Este documento refere as principais alterações implementadas na versão e passa a fazer parte integrante do manual do programa. ANTES DE ATUALIZAR O PROGRAMA PARA ESTA NOVA VERSÃO - Faça uma cópia de segurança para guardar em arquivo; - NUNCA restaure cópias de segurança de versões anteriores sem contactar os nossos serviços de apoio técnico. - Leia atentamente este documento, facultando-o a todos os utilizadores do programa e outros responsáveis pela coordenação e supervisão das áreas de pessoal e vencimentos. Atenção: Com a garantia de que a aplicação se encontra encerrada em todos os computadores, atualize o programa para a versão agora disponibilizada. A instalação deve ser executada por um utilizador com direitos de administrador no sistema operativo (Windows). Muito Importante: A preparação e o processamento dos vencimentos de fevereiro de 2013 devem obrigatoriamente ocorrer após a atualização do programa para esta nova versão. No caso de já ter efetuado a preparação na versão anterior, ELIMINE a preparação em todas as folhas e, após a instalação da versão , volte a preparar todas as folhas necessárias ao processamento de fevereiro. 1. Tabelas de IRS Foram introduzidas na aplicação as novas tabelas de IRS a aplicar aos trabalhadores da Administração Pública, aprovadas pelo Despacho nº 796-B/2013, de 14 de janeiro. Informam-se os utilizadores que não é possível automatizar os acertos a que se refere o número 9 do citado Despacho. Estes acertos, a verificarem-se, terão de ser previamente calculados pelo utilizador e adotados os seguintes procedimentos no processamento de fevereiro: O valor do acerto relativo à retenção mensal normal deverá ser introduzido no campo Acerto IRS na fase da preparação, sendo digitado a negativo quando a diferença é a favor do Estado ou a positivo quando a recuperar pelo trabalhador. 1.2 Dado o aumento da retenção mensal normal face às novas tabelas de IRS e aplicando-se as regras para apuramento da sobretaxa, em regra o acerto da sobretaxa é a favor do trabalhador. Também aqui o utilizador deverá apurar a diferença da sobretaxa e após o processamento do mês de fevereiro, antes de calcular o Mod. RF3, aceder à opção Consultar/Alterar e editar o registo de cada trabalhador/folha onde pretendam efetuar acertos na sobretaxa. Ao valor apresentado na linha correspondente ao IRS (SBtaxa), deverão abater o acerto da sobretaxa relativo ao mês de janeiro até ao limite do valor 0 (zero), NUNCA podendo o valor da sobretaxa ficar a positivo. 1.3 Como procedimento auxiliar para apurarem os valores de eventuais acertos de IRS, poderão instalar a versão atual do programa (v5.3.78) num computador fora da rede e restaurar uma cópia de segurança que contenha o processamento de janeiro. De seguida eliminam o Mod. RF3 e o processamento de janeiro para todas as folhas. Regressando à fase da Preparação voltam novamente a processar todas as folhas, obtendo desta forma os descontos de IRS calculados com base nas novas tabelas. A comparação destes valores com os descontos efetuados no processamento efetivo de janeiro vai permitir encontrar o valor dos eventuais acertos. 1

2 2. Declaração Mensal de Remunerações Na área de Mapas Mensais foi incluída uma nova opção para elaborar a relação mensal de remunerações prevista na Portaria nº 6/2013, de 10 de janeiro. Após o cálculo mensal da relação, adotando os mesmos procedimentos em uso na relação anual de IRS, poderá o utilizador acrescentar linhas ou reajustar os valores apresentados, face ao cumprimento das disposições legais em vigor. Na primeira vez que calcular a relação (declaração de janeiro) e antes de criar o ficheiro, deve preencher os campos apresentados na secção Dados da Recolha. Nos meses seguintes estes campos são automaticamente transitados para a declaração do mês seguinte, sem prejuízo da sua alteração quando necessário. (1) O campo relativo ao NIF do TOC apenas deve ser preenchido quando a escola está obrigada a ter Técnico Oficial de Contas. (2) O NIF das entidades credoras de contribuições (CGA, Seg. Social, ADSE, etc.) apenas é de preenchimento obrigatório nas entidades para as quais a escola está obrigada a efetuar descontos para posterior entrega a essas entidades. Atenção: - A utilização desta nova opção pressupõe que o utilizador conheça as normas de preenchimento previstas na Portaria nº 6/2013; - Após o cálculo da relação mensal de remunerações e no que respeita aos trabalhadores abrangidos pela Portaria nº 128/2009, o programa não os considera na relação devido ao facto dos valores indicados no campo Abonos (Portaria 128/2009) da fase da Preparação, poderem contemplar não apenas o valor da BOLSA mas também abonos relativos a alimentação e transportes. Para estes trabalhadores deverão criar manualmente uma linha reportada ao tipo A apenas com o valor da bolsa e outra linha reportada ao tipo A21 para as despesas com alimentação. - Quando o trabalhador está abrangido por acordos de cooperação que lhe concedem isenção de IRS, o valor dos rendimentos processados é considerado pelo programa no código A. Nestas situações deverá o código ser alterado para A15 ou A16, atentos ao normativo legal aplicável; - Na declaração mensal devem também ser declarados os rendimentos abonados em ajudas de custos e deslocações em viatura do próprio, sendo estes declarados numa linha correspondente ao código A22. Dado que o programa não apresenta este tipo de rendimentos na relação, deve o utilizador criar manualmente a linha quando em cada mês são abonados este tipo de rendimentos. Muito Importante: Dado que até ao momento não foi disponibilizado pela Autoridade Tributária qualquer aplicativo que nos permita validar a estrutura da relação mensal de remunerações, não excluímos a possibilidade de a qualquer momento haver a necessidade de disponibilizar uma nova atualização para retificar algum procedimento técnico que seja necessário. O Despacho Normativo nº 1-A/2013, de 10 de janeiro, determina que a Declaração Mensal de Remunerações serve simultaneamente para comunicar os rendimentos à AT e à Segurança Social. Até ao momento não conseguimos obter da Seg. Social qualquer esclarecimento adicional sobre este assunto, mantendo-se paralelamente no programa o cálculo da relação de descontos para a segurança Social nos mesmos moldes que funcionou no ano anterior. 2

3 3. Declaração Anual de IRS ( Modelo 10) Dado que até ao momento não foi divulgada qualquer alteração ao Modelo 10 IRS, o programa mantém a mesma estrutura do ano anterior, sem prejuízo de a qualquer momento ocorrer a necessidade de efetuar alterações que venham a ser divulgadas pela Autoridade Tributária. Relembramos que na elaboração da declaração Mod.10, nomeadamente no que se refere aos agrupamentos que foram objeto de fusão, o NIF da entidade pode ser alterado diretamente no separador Dados da Recolha. Relembrando o que foi divulgado na Adenda da versão , de março de 2011, na declaração anual deverão ser manualmente incluídos os trabalhadores contratados ao abrigo da Portaria nº 128/2009, indicando apenas o valor auferido correspondente à BOLSA. 4. Tabela de Faltas RPSC De acordo com os esclarecimentos obtidos junto da CGA, quando o subscritor se encontra a faltar por doença, independentemente se o desconto na remuneração é parcial ou pela totalidade, os descontos para a CGA devem incidir sobre a remuneração que lhe era devida se estivesse em exercício de funções. De acordo com a informação da Caixa Geral de Aposentações, esta é atualmente a norma que está em vigor para que o tempo seja contado para efeitos de aposentação. Face ao referido esclarecimento que se aguardava, o programa foi objeto de reajustamento para dar resposta a esta situação. Tenha em especial atenção: - Na tabela de Faltas do RPSC, o desconto das siglas G4 e M6 passaram a ser consideradas na condição de Desconto de Vencimento (Faltas G4 + M6 + Greve). Neste tipo de ausências, a perda de vencimento ocorre pela totalidade, mas os descontos para a CGA e ADSE são calculados como se o trabalhador tivesse recebido, sendo o mesmo procedimento que no ano anterior acontecia para as faltas com desconto do vencimento de exercício (1/6) e para as faltas por motivo de greve. 5. Preparação de vencimentos Faltas Após a preparação da folha principal e desde que previamente marcadas as faltas nas siglas adequadas, as faltas por doença com perda total de remuneração ( G4 + M6 ) e as faltas por Greve, passam a ser apresentadas no seguinte campo (1) : Na coluna Dias Venc. (2) passam a ser apresentadas apenas as restantes faltas com perda total de remuneração não sujeitas a descontos, designadamente as faltas de licença parental que são substituídas por abonos de prestações sociais. 6. Relação de descontos para a CGA Em complemento das informações divulgadas nas adendas anteriores e de acordo com a nova versão do Manual de Instruções sobre o Preenchimento e Validação da RCi versão 2.6 de janeiro de 2013, as Férias Não Gozadas passam também a ser objeto de descontos para a CGA, sendo enquadradas no Código 31 da relação. 3

4 7. Docentes do RPSC + Contrato AEC s no RGSS Tendo-nos sido reportadas algumas situações pontuais de docentes com horário parcial, abrangidos pelo RPSC, que formalizam com a mesma escola um segundo contrato abrangido pelo RGSS para desenvolverem AEC s, a resposta possível de imediato para estas situações passa pelos seguintes procedimentos: a) No Ficheiro de Pessoal o trabalhador deve ter criada a sua ficha de acordo com o enquadramento e horário abrangido pelo RPSC; b) Relativamente ao segundo contrato no âmbito do RGSS para o desenvolvimento das AEC s, deverá ser criada no ficheiro de pessoal uma segunda ficha para o trabalhador com os dados reportados ao segundo enquadramento. O programa vai alertar que já existe uma ficha com o mesmo NIF, mas sendo esse o procedimento pretendido deverá confirmar. c) O processamento passa a ser autónomo como se tratasse de dois trabalhadores, efetuando o programa os descontos separados para cada sistema de proteção social. No caso da retenção mensal de IRS e sobretaxa, atentos à globalidade dos rendimentos auferidos mensalmente no conjunto das duas fichas, poderá haver a necessidade de reajustamento manual por parte do utilizador. 8. Nota de Abonos e Descontos (Recibos) A partir desta versão o programa passa a emitir apenas três recibos. Um recibo com a totalidade do processamento agrupado para a Folha Principal, Adicional e Horas Extraordinárias, independentemente da fonte de financiamento. Recibos autónomos para o processamento dos Subsídios de Natal e Férias, agrupando também em cada recibo as duas fontes de financiamento. O formato dos recibos continua a ser em A5, podendo verificar-se pontualmente a impressão em formato A4 quando o número de linhas a reproduzir no recibo exceda a capacidade do formato A5. 9. Tempo de Serviço ( Fecho de Ano ) Nos agrupamentos / escolas que foram objeto de fusão, devem ter em atenção que as faltas registadas nas escolas extintas não transitam para a nova base de dados em uso na sede do agrupamento, sendo necessária a intervenção manual do utilizador no controlo destas situações para eventual acerto do tempo de serviço calculado no fecho do ano. 10. Listagem de IRS ( Consultar / Alterar ) A listagem de IRS disponível para cada folha na opção Consultar / Alterar passou a contemplar duas colunas, sendo apresentada numa a informação da retenção do IRS mensal normal e na outra a retenção da Sobretaxa. O reajustamento desta listagem tem como principal objetivo auxiliar os utilizadores na obtenção de valores separados para a retenção mensal normal e para a Sobretaxa, pressupondo a separação de valores para enquadramento em códigos diferentes na elaboração da guia de entrega do IRS. O programa permite a separação dos valores retidos, devendo os utilizadores obter informações junto da Autoridade Tributária sobre os procedimentos a observar na elaboração das guias de entrega. 11. Horários Mistos Com a criação de uma nova opção introduzida no ficheiro de pessoal para identificar os trabalhadores com horário misto (disponibilizada na versão anterior), no processamento de janeiro e apenas para os trabalhadores com horário misto (111/242), alguns abonos complementares préprogramados foram processados em duplicado, designadamente abono de família, outras prestações familiares, prestações sociais, etc. Na versão a anomalia foi corrigida, sendo que a imputação destes abonos no processamento dos horários mistos será apenas considerada pela totalidade na FF111, sem prejuízo das alterações manuais que o utilizador pretenda efetuar na fase da preparação. 4

5 12. Artigo 78º da Lei do OE2013 Dedução da CES Com a publicação da Lei do OE para 2013, colocaram-se algumas dúvidas sobre a operacionalização da dedução da contribuição prevista no artigo 78º (CES) sobre o processamento da pensão provisória, face ao que a seguir é referido e considerando que o processamento ocorre nos primeiros dias de cada mês. A Nota Técnica sobre a implementação das medidas previstas na Lei do OE para 2013, disponível para consulta na página da internet da DGAEP, refere no ponto 5 que o valor da CES será comunicado aos serviços pela CGA. A Nota Informativa disponível na página na Internet da CGA, referente ao citado artigo 78º, refere textualmente: Para apuramento da CES devida, todas as entidades que paguem pensões e prestações pecuniárias vitalícias estão obrigadas a comunicar à CGA, até ao dia 20 de cada mês, os montantes abonados por beneficiário nesse mês, independentemente de os mesmos atingirem ou não, isoladamente o supra referido valor mínimo de incidência da CES. Com base naquela informação e por indicação da CGA, as referidas entidades deduzem a CES às pensões e prestações que abonem, entregando as importâncias retidas àquele título à Caixa até ao dia 15 do mês seguinte ao do pagamento daquelas pensões e prestações. Dando resposta ao cumprimento das orientações que as escolas possam vir a receber da CGA e pressupondo a dedução da CES no processamento da pensão provisória, sem prejuízo de outras alterações que futuramente venham a ser introduzidas no programa, para já divulgamos as seguintes orientações técnicas: a) Calcular o valor da CES sobre a pensão provisória ( ver regras previstas no artigo 78º ); b) Na fase da preparação dos vencimentos, introduza o valor da pensão já deduzido CES; c) Antes de calcular a requisição de Fundos, aceda à opção Alterações RF3 e registe uma alteração para mais (+) na rubrica de forma a requisitar também o valor da CES que deduziu na pensão do trabalhador; d) O valor a que se refere a alínea anterior vai ficar em saldo na conta da escola para posterior entrega à CGA. e) Se pretender regularizar também no processamento de fevereiro a dedução da CES que não efetuou em janeiro, aplique os procedimentos referidos nas alíneas anteriores com o valor global da CES de janeiro + fevereiro. Para as escolas que utilizam o CONTAB As escolas que utilizam a importação de despesas com pessoal através do CONTAB, deverão também observar os seguintes procedimentos: f) Na fase de importação do cabimento/compromisso são importados tosos os valores que constam no Modelo RF3; g) Quando importar a fase da obrigação/pagamento, o valor da CES requisitado também no Mod. RF3 não será considerado porque não está associado ao processamento do trabalhador (relembramos que o valor da pensão introduzido na fase da preparação foi deduzido da CES). h) Na data em que entregar este valor à CGA, atribuindo o mesmo Nº de DOC usado na importação dos vencimentos, pela via manual registe o ciclo da despesa a partir da obrigação (orçamental + patrimonial) pelo valor da CES. Relembramos que o valor da CES nas fases do cabimento e compromisso já foi considerado na 1ª fase da importação dos vencimentos. 5