CIBE _ Cadastro e Inventário dos Bens do Estado Versão março de 2016 MUITO IMPORTANTE

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1 CIBE _ Cadastro e Inventário dos Bens do Estado Versão março de 2016 MUITO IMPORTANTE - Faça uma cópia de segurança para guardar em arquivo; - Leia atentamente este documento, facultando-o a todos os utilizadores do programa e outros responsáveis pela coordenação e supervisão da área do Cadastro e Inventário; - NUNCA restaure cópias de segurança de versões anteriores sem contactar os nossos serviços de apoio técnico. Atenção: Com a garantia de que as aplicações CIBE, CONTAB-POCE e OFICIAR se encontram encerradas em todos os computadores, atualize o programa para a versão agora disponibilizada. A instalação deve ser executada por um utilizador com direitos de administrador no sistema operativo (Windows). Se já estiver a utilizar a versão ou superior, basta proceder à atualização do programa APENAS no Servidor. Os terminais serão automaticamente atualizados quando voltar a executar o programa. Se tal não acontecer, deverá então atualizar também os terminais com o ficheiro de instalação do cliente. Esta versão tem como principal objetivo disponibilizar uma nova opção que vai permitir a importação de dados a partir de um ficheiro em formato CSV. As escolas que pretendam recorrer a esta nova funcionalidade, deverão ter em especial atenção as orientações que a seguir se transmitem: a) A estrutura do ficheiro CSV, bem como as indicações técnicas a observar na sua elaboração, encontram-se disponíveis na parte final desta adenda, devendo ser integralmente respeitados os requisitos referidos. b) Depois de corretamente elaborado ficheiro CSV, aceda à área do CIME Utilitários - Importar Dados. c) Localize o ficheiro a importar, pressionando depois o botão Importar Dados. d) Antes de iniciar a importação de dados para a aplicação, serão efetuados diversos testes para verificar a integridade dos dados e a sua compatibilidade com as tabelas existentes na aplicação. Caso do ficheiro não esteja em conformidade com os requisitos divulgados, são apresentadas em relatório as anomalias detetadas, as quais devem ser corrigidas pelo utilizador. A importação não será possível enquanto não forem corrigidas todas as anomalias detetadas.

2 e) A opção agora criada está preparada para efetuar a importação de vários ficheiros em diferentes momentos, desde que o número de inventário dos bens não se repita. Por exemplo, poderá importar um ficheiro onde constem os registos dos bens nº 1 a 300 e posteriormente importar um novo ficheiro com o registo dos bens 301 a 500. Os bens que se repitam no segundo ficheiro não serão importados (já existem no CIBE), sendo no entanto efetuada a importação dos restantes bens. f) Não é possível importar dados para anos que já se encontrem encerrados na aplicação. Por exemplo: No ficheiro CSV consta um registo cuja Data de Aquisição é de ; Pressupondo que o ANO de 2013 já se encontra encerrado na aplicação, este registo será ignorado no processo de importação, sendo no entanto o utilizador informado através de uma mensagem no relatório. g) Depois de importados os registos, qualquer alteração ou correção terá de ser efetuada diretamente na aplicação (CIBE). h) Tenham em especial atenção que a elaboração do ficheiro no formato CSV e a sua articulação na importação de dados para a aplicação CIBE, pressupõem que o utilizador tenha conhecimento das normas e regras previstas na Portaria nº 671/2000, do funcionamento da aplicação e experiência no tratamento de ficheiros no formato indicado. Nota Final: O programa deve ser atualizado no SERVIDOR através da instalação do ficheiro instalar_poce_servidor. Em condições normais, os terminais são automaticamente atualizados quando o utilizador aceder pela primeira vez ao programa, após a instalação da nova versão no servidor. No caso de ocorrer alguma falha ou constrangimento técnico neste automatismo, tem sempre a possibilidade de atualizar os terminais com recurso à instalação do ficheiro instalar_poce_cliente. Faça regularmente cópias de segurança para salvaguardar os dados em caso de ocorrer alguma anomalia técnica ou avaria do servidor.

3 Nome Tamanho Máximo Tipo Obrigatório Condições Nº de Inventário 9 Numérico Sim Único. Campo chave Atividade 3 Numérico Não Tipo de Aquisição 2 Condicional Sim Preencher com os códigos que constam na tabela Tipos de Aquisição Classe 3 Condicional Sim Tipo 2 Condicional Sim Preencher com os códigos que constam no Classificador Geral anexo à Portaria nº 671/2000. Bem 2 Condicional Sim Descrição 60 Alfanumérico Sim Vida Útil Estimada 2 Numérico Sim Apenas aceita valores superiores a zero. Valor Unitário 12 Moeda Sim Usar o formato ##########,##. Sem separador dos milhares e com a vírgula como separador decimal. Utilizar apenas duas casas decimais. Corresponde ao valor de aquisição, produção ou justo valor, acrescido de eventuais despesas de compra ou instalação. Conta POCE 10 Condicional Sim Preencher com os códigos de contas que constam na tabela Contas POCE integrada na aplicação. Data de Aquisição 10 Data Sim Data no formato dd-mm-aaaa. Sala/Local 5 Condicional Sim Preencher com os códigos da tabela de Salas/Locais Responsável 5 Condicional Não Preencher com os códigos que constam na tabela Responsáveis Controlo. Aplicar nº3 do Artigo 34 3 Sim/Não Não Preencher com SIM nas situações previstas no nº 3, artigo 34º da Portaria nº 671/2000. Fornecedor 10 Condicional Não Preencher com os códigos que constam na tabela Fornecedores integrada na aplicação Data da Requisição 10 Data Não Data no formato dd-mm-aaaa. Data Entrada Funcionamento 10 Data Não Data no formato dd-mm-aaaa. Nº da Fatura 10 Alfanumérico Não Data da Fatura 10 Data Não Data no formato dd-mm-aaaa. Requisição Oficial 10 Alfanumérico Não Comprimento 10 Alfanumérico Não Largura 10 Alfanumérico Não Altura 10 Alfanumérico Não Marca 9 Condicional Não Preencher com os códigos que constam na tabela Marcas. Modelo 9 Condicional Não Preencher com os códigos que constam na tabela Modelos. Cor 9 Condicional Não Preencher com os códigos que constam na tabela Cores. Custo de Aquisição 12 Moeda Sim Moeda no formato ##########,##. Apenas um destes campos deve ser preenchido com o valor Custo de Produção 12 Moeda Sim indicado no campo Valor Unitário. Os restantes campos devem ser preenchidos com 0,00. Justo Valor 12 Moeda Sim 1

4 Nome Tamanho Tipo Obrigatório Condições Máximo Despesas de Compras Incluídas 12 Moeda Não Moeda no formato ##########,##. Caso se aplique, indicar o montante das despesas de compra ou instalação já incluídas no campo Valor Unitário. Valor do Contrato 12 Moeda Não Moeda no formato ##########,##. Número de Rendas 3 Numérico Não Início contrato de Locação 10 Data Não Data no formato dd-mm-aaaa. Termo do contrato 10 Data Não Data no formato dd-mm-aaaa. Valor Residual 12 Moeda Não Moeda no formato ##########,##. Valor da Renda 12 Moeda Não Moeda no formato ##########,##. Opção de compra 3 Sim/Não Não Classificação Económica 5 Condicional Não Classificação Patrimonial 5 Condicional Não Preencher com as classificações previamente registadas na correspondente tabela da aplicação. Classificação Funcional 5 Condicional Não Observações 120 Texto Não Notas Adicionais Texto Não Notas adicionais: 1. A estrutura do ficheiro deve incluir todos os campos/colunas que constam na tabela anterior (42 colunas), sendo o ficheiro obrigatoriamente criado no formato CSV. 2. A opção do programa que vai importar o ficheiro ignora a primeira linha, pelo que esta deve ser utilizada para indicar os nomes dos campos que o utilizador entenda atribuir a cada coluna, tendo como objetivo auxiliar o seu preenchimento. 3. No ficheiro devem constar TODOS os campos (colunas) que integram a sua estrutura, respeitando a ordem das colunas que constam na tabela anterior. Quando num campo não obrigatório não existem valores para preencher, esse campo deve ficar vazio. 4. Cada linha do ficheiro deve ser preenchida com o registo individual de cada bem, ao qual corresponde por defeito a quantidade 1. O registo de 30 bens, onde toda a informação se repita, implica a criação no ficheiro de 30 linhas, onde o único campo que muda é o Número de Inventário. 2

5 5. Após a conclusão do ficheiro em formato CSV, ao importar os dados para a aplicação CIBE, o programa irá validar a informação que consta no ficheiro, alertando o utilizador para eventuais correções a efetuar. A importação apenas ocorre quando a validação do ficheiro seja total. 6. No caso de existirem no ficheiro registos com indicação de Números de Inventário que já se encontram registados na base de dados (CIBE), a importação desses registos não será efetuada e o utilizador alertado para esse facto. 7. A importação dos dados para a aplicação CIBE com base num ficheiro CSV pode ser efetuada as vezes que forem necessárias, pois o programa aplica sempre as regras de validação acima mencionadas. A importação poderá ocorrer com vários ficheiros elaborados em momentos diferentes, desde que os números de inventário não se encontrem já registados na base de dados da aplicação. 8. A conceção do ficheiro CSV e a sua articulação na importação de dados para a aplicação CIBE, pressupõem que o utilizador tenha conhecimento das normas e regras previstas na Portaria nº 671/2000, bem como do funcionamento da aplicação. 9. As colunas Sala/Local, Responsável, Fornecedor, Marca, Modelo e Cor, devem ser preenchidas com o código que é gerado na aplicação JPM-CIBE quando são criados os registos nas correspondentes tabelas. Desta forma, antes da construção do ficheiro ou em paralelo com a sua construção, deverá no programa criar esses registos nas tabelas Salas/Locais, Responsáveis de Controlo, Fornecedores, Marcas, Modelos e Cores, utilizando nas colunas acima mencionadas o código gerado em cada registo e não a designação em texto. Tal procedimento deve ser também utilizado para as colunas relativas às Classificações, no caso preencher esses campos. Na importação do ficheiro CSV o programa vai validar os dados dessas colunas com a informação registadas nas correspondentes tabelas do programa, não permitindo a importação se encontrar divergências. 10. Na elaboração do ficheiro CSV o delimitador a utilizar deverá ser o ; (ponto e vírgula), não podendo este caracter ser usado no conteúdo dos campos alfanuméricos. 11. Este processo de importação de dados apenas será disponibilizado para a área do CIME, pois a reduzida quantidade de eventuais registos nas áreas do CIVE ou do CIIDE, não justifica a sua implementação. 3