Utilizamos a tecnologia para simplificar a sua vida! Certificação de Software - Criação de Documentos

Transcrição

1 Utilizamos a tecnologia para simplificar a sua vida! Certificação de Software - Criação de Documentos

2 Documentos Certificados Que documentos devem ser assinados? Faturas, Faturas-Recibo, Faturas Simplificadas Documentos Retificativos: Notas de Crédito e de Débito Documentos de Transporte Quaisquer outros documentos. Independentemente da sua designação, que possam ser apresentados ao cliente para conferência de entrega de mercadorias ou da prestação de serviços. (Nota: Exceto Recibo)

3 O que significa assinar documentos? Assinar os documentos significa gerar uma assinatura através de um algoritmo com base na informação relativa ao documento. Esta assinatura é gravada na base de dados do programa de faturação com uma associação direta ao documento. Para cada documento existirá uma assinatura.

4 Menções Específicas Documento emitido para fins de formação No caso de utilização do programa em modo de formação, os documentos assim emitidos deverão, em série especifica, indicar sempre no cabeçalho, os dados identificativos da empresa de software ao invés do da empresa cliente e terão ainda de ter a expressão: Documento emitido para fins de formação

5 Outros Requisitos Identificação dos documentos Emissão de forma cronológica, datados e numerados de forma progressiva e continua, dentro de cada série, por período não inferior a um ano fiscal Referência entre documentos I As faturas, documentos de movimentação de mercadorias, documentos de conferência de entrega de mercadorias ou de prestação de serviços apresentados ao cliente, que tiveram origem noutros documentos emitidos devem conter a identificação desse documentos EXEMPLO: Guia de Remessa Fatura

6 Outros Requisitos Referência entre documentos II Os documentos retificativos de faturas devem conter a identificação do documento retificado. EXEMPLO: Fatura Nota de Crédito

7 Outros Requisitos Código identificador da série O código identificador da série deve ser especifico e não pode ser repetido no mesmo contribuinte, para o mesmo tipo de documento, de modo a identificar univocamente cada documento emitido.

8 Outros Requisitos Série Descontinuada Se a utilização de uma série for descontinuada, a aplicação deve inibir a sua utilização, não podendo de forma alguma, apagar qualquer informação relativa à mesma.

9 Outros Requisitos Impressão de documentos antes da sua finalização Nenhum documento em estado de preparação ou pré-visualização poderá ser impresso em momento anterior à sua finalização e assinatura. No ERP PRIMAVERA a impressão do documento é sempre precedida de gravação na base dados. Alteração de dados fiscalmente relevantes A aplicação não pode permitir que num documento já assinado seja alterada qualquer informação fiscalmente relevante.

10 Utilizamos a tecnologia para simplificar a sua vida! Certificação de Software - Identificação de Documentos

11 Documento Originários de outra aplicações Em que cenários se pode aplicar? A integração de documentos originários de outras aplicações tem aplicação, essencialmente, nos casos de: Faturação em sistemas descentralizados Faturação em sistemas móveis

12 Documento Originários de outra aplicações Quais são os principais requisitos aplicáveis a este cenário? Os principais requisitos aplicáveis a este cenário são: Assinatura dos documentos: é da responsabilidade das soluções originais Série/Tipo de documentos: não pode conter documentos com diferentes origens (exemplo: conter documentos criados no sistema e importados de um sistema externo numa mesma série/tipo de documento de faturação) Série de documentos: distinta e autónoma

13 Documento Emitidos Manualmente O que são documentos emitidos manualmente? São documentos processados manualmente em impressos emitidos em tipografias autorizadas. Que documentos são considerados? Faturas Documentos Retificativos (NC, ND) Documentos de Transporte

14 Documento Emitidos Manualmente Que requisitos devem ser observados? Integração em série especifica criada para o efeito Série com periocidade anual ou superior Numeração sequencial própria NOTA: Na impressão surgirá a menção Cópia de Documento Original

15 Documentos que não integram Backups Quais os cenários em que isto acontece? Em cenários de inoperacionalidade de sistema Quais os principais requisitos a observar? Encerramento das séries em utilização e criada nova Integração dos documentos em série especifica anual e com numeração sequencial própria

16 Documentos que não integram Backups O que são documentos que não integram backups? São documentos que embora impressos e eventualmente entregues a clientes não constam da ultima cópia de segurança Nesse caso quais os passos a seguir? Confirmar a existência de documentos emitidos mas que não constam da cópia de segurança Repor a base de dados Inativar a série ou séries anteriores e criar novas Criar uma série nova de recuperação de documentos

17 Utilizamos a tecnologia para simplificar a sua vida! Certificação de Software - Outros Requisitos de Certificação

18 Segurança Eventos de Sistema Histórico das notificações criticas ou importantes que o utilizador pode consultar e que não podem ser removidas: Mecanismos de notificações Criticas, devem ser justificadas e fechadas Importantes, podem ser lidas e arquivadas O Super administrador é notificado: Imediatamente por É obrigatória a configuração do servidor de Na abertura do administrador de forma recorrente, ou seja, sempre que tenha notificações novas por resolver

19 Segurança Eventos de Sistema Para consultar os eventos do sistema: Aceder a Administrador Utilitários Selecionar Eventos de Sistema

20 Segurança Segurança de Passwords De forma a garantir a qualidade das passwords e melhorar segurança da aplicação foram implementadas as seguintes melhorias: Indicação da qualidade da password Cinzenta Muito fraca (exemplo : password vazia) Vermelha Fraca (exemplo: arentia ) Laranja Aceitável (exemplo: arentia*2015 ) Verde Forte (exemplo: *#arentia2015#* ) NOTA: A nova password não poderá ser igual à anterior

21 Segurança Plano de Manutenção Para assegurar o processo de recuperação de dados é necessário a definição de uma política de cópias de segurança para empresas produtivas e priempre, de periodicidade obrigatória: Obrigatório para priempre e empresas produtivas Validado durante a migração: Caso não exista é lançado alerta para o Super Administrador Não é permitida a remoção do ultimo plano existente Execução a cargo de um processo autónomo, independente da versão do ERP.

22 Segurança Validação dos Mapas (Layouts de Impressão), o que é validado? Regras Gerais de validação: É usada uma fonte de caracteres adequada Os campos não estão ocultos ou sobrepostos por elementos gráficos ou outros campos Os campos não ultrapassam os limites físicos da área de impressão As fórmulas e expressões que alimentam estes campos são originalmente distribuídas pela PRIMAVERA

23 Segurança Validação dos Mapas (Layouts de Impressão), o que é validado? Regras Especificas por tipo de documento, exemplos: NIF do Emissor Morada do Emissor Código Postal do Emissor Data dos documentos Texto de Certificação AT

24 Segurança Validação dos Mapas (Layouts de Impressão), como serão validados? De forma a que na impressão seja garantido que o mapa é válido de acordo com os requisitos legais: Mecanismo de validação: Na impressão do mapa Na janela de configuração da categoria

25 Arentia, S.A. Sede: Rua da escola, nº439, Loja A lote 3 Marinheiros Marinheiros LRA Telef. / Fax: Filial: Rua Carlos Santos, Nº 8, Loja J Lisboa Telef: Fax: arentia@arentia.pt