ConvertConta Versão 1.1

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1 ConvertConta 2012 Versão 1.1 Dezembro 2011

2 Índice Índice... 2 Introdução... 3 Conversão do Plano de Contas... 4 Criação do documento de abertura Empresas com movimentos no exercício Pg 2

3 Introdução O utilitário de conversão de planos de contas, que já vai na terceira edição, permite a conversão das contas da empresa entre exercícios fiscais. No caso particular de Portugal, foi aprovada na Portaria n.º 106/2011, de 14 de Março, o Código de Contas Específico para as Entidades do Sector não Lucrativo (ESNL). A aplicação era facultativa em 2011, mas passou a ter carácter obrigatório para o exercício de Este documento apresenta os passos necessários para realizar a actualização de contas para o novo sistema. A PRIMAVERA garante compatibilidade do utilitário com a v7.55 SR5 ou superior do ERP PRIMAVERA. PKB ConvertConta Pg 3

4 Conversão do Plano de Contas Antes de se efectuar esta operação, aconselha-se a realização de cópias de segurança das empresas que serão alvo de actualização do plano de contas. Para realizar a conversão, efectuar os passos seguintes: 1. No Administrador, em Gestão de Exercícios, criar o exercício 2012; 2. Preparar o ficheiro para a criação das novas contas em 2012 e indicar desde já a equivalência de contas para a transição de 2011 para Este ficheiro pode ser criado em formato Excel (.xls) ou em CSV (Comma Delimited file). O mais recente formato de Excel (.xlsx) não é suportado. O ficheiro deve ser composto pelas seguintes colunas: Coluna Operacao Antiga Nova Descricao Descrição Tipo de operação de conversão: D Elimina a conta. Código da conta no plano anterior. Código da nova conta, no novo plano. Descrição da nova conta. Com esta simples estrutura, indica-se as três situações possíveis: A conta é nova e exclusiva do novo plano (não está preenchida a conta antiga); Pg 4

5 A conta do novo plano tem equivalência para o POC (conta nova e antiga não estão preenchidas); A conta POC não tem sequência no novo plano. O saldo desta conta não é transitado para o novo plano. Para a versão de 2012 do ConvertConta, não são sugeridas quaisquer conversões. Para o caso particular das ESNL esta decisão prende-se com o facto de que a origem pode ser variada, SNC, POC, POCIPSS, etc. O utilizador deve ter em atenção os seguintes casos que devem ser evitados: Recursividade: Antiga Nova A conta de origem não existe; 2. Conta de origem repetida: Antiga Nova As contas que existirem em 2011 que não sejam indicadas no ficheiro serão também criadas no exercício seguinte. Quando o utilizador indica (no ficheiro) uma conversão para uma conta antiga e essa conta não existe no plano de contas de 2011, então o sistema irá ignorar essa entrada na tabela de conversão e continuar com a operação. Se o utilizador não indicar nenhuma conversão para uma conta que exista em 2011, o sistema vai criá-la com o mesmo código no exercício seguinte realizando uma equivalência automática entre as duas. O utilitário apenas valida a primeira folha ( sheet ) do ficheiro, ignorando todas as restantes folhas que o utilizador criar. Pg 5

6 Devido a uma limitação do MS Excel, para contas superiores a dez dígitos é necessário delimitá-las com aspas. Por exemplo, uma conta deve estar representada por As contas de ordem também devem ser delimitadas por aspas. Ao editar ficheiros.csv em MS Excel, este último tem um comportamento, por omissão, de colocar o número sob o exponencial quando estes têm mais do que 10 dígitos. Isto é, se o utilizador edita um ficheiro.csv em MS Excel, deve-se ter em atenção a formatação das células superiores a 10 dígitos para não perder essa informação. 3. Aceder ao utilitário ConvertConta para criar o novo plano de contas; 4. Iniciar o assistente clicando em "Próximo"; 5. Seleccionar a versão do produto na qual se pretende efectuar a conversão. Geralmente, o sistema já detecta a versão instalada. Indicar ainda os dados da conta de um utilizador com perfil de Administrador de Sistema. Seguinte; Pg 6

7 6. Seleccionar as empresas às quais se efectuará a conversão de contas. Deverá seleccionar apenas empresas com Contabilidade Organizada. Seguinte; O estado da conversão é determinado pela existência de uma conta específica no exercício de Para empresas portuguesas é testada a existência da conta 2117 (conta de utentes, exclusiva das ESNL) e para empresas de Moçambique é testada a conta Indicar a localização do ficheiro.xls/.csv criado no passo 2 que contém os dados para a conversão de contas para a empresa em causa. Seguinte; Pg 7

8 8. Seguinte; 9. No passo seguinte são apresentados dois ficheiros que foram gerados automaticamente. O ficheiro [Empresa]_Plano.csv contém as contas a converter/remover no novo plano e o ficheiro [Empresa]_Ligacoes.csv contém as configurações de ligação à Contabilidade que serão actualizadas. Pg 8

9 O utilizador poderá actualizar cada um dos ficheiros, seleccionando em "Editar" e gravando o respectivo ficheiro. A conversão terá em conta as alterações realizadas aos ficheiros. Desta forma, aconselha-se a realização de uma cópia de segurança antes de efectuar esta operação. A opção "Editar" não se encontra disponível caso esteja a executar a conversão para mais do que uma empresa. No entanto, o utilizador poderá editar os ficheiros que se encontrarão disponíveis na pasta "ConvertData". [Empresa]_Plano.csv Coluna Operacao Descrição Igual a 'D' quando a conta em 2011 não tem sequência no plano de ContaAntiga Conta de DescritivoAntigo Descrição da conta em Esta coluna é apenas informativa, logo não será tida em conta na conversão. ContaNova Nova conta do plano de DescritivoNovo Descrição da nova conta do plano em Saldo2011 Obs Saldo da conta a utilizar na abertura da nova conta do plano em Esta coluna é apenas informativa, logo não será tida em conta na conversão. Descrição de apoio ao utilizador, isto é, são alertas que o Pg 9

10 utilizador deverá ter em atenção. [Empresa]_LigacoesCBL.csv Coluna Descrição Igual a 'U' quando existe diferenças entre os planos. Poderá Operacao ser igual a 'D' se for uma configuração a eliminar. Módulo de integração com a Contabilidade: B - Bancos (Documentos de Tesouraria) C - Compras E - Equipamentos e Activos Modulo G - Produção M - Contas Correntes P - Recursos Humanos S - Stocks V - Vendas Tipo de documento ao qual se refere a ligação à Documento Contabilidade (ex. 'FA' - Factura). Número da linha referente à configuração da integração à Linha Contabilidade. ContaAntiga Conta a movimentar no plano anterior (2011). ContaNova Conta a movimentar relativamente ao novo plano em Não se recomenda a alteração das colunas Modulo, Documento e Linha, pois são a chave para a ligação à tabela a ser convertida. 10. Seguinte; 11. Ler o aviso e activar a opção Compreendi o aviso e pretendo continuar. Seleccionar Executar ; Pg 10

11 12. As contas são convertidas para o novo sistema. Se se pretende visualizar o relatório de processamento, seleccionar a opção respectiva ( Mostrar o relatório de processamento ), caso contrário desactivar a opção antes de sair do relatório; Nesta fase também são criados dois planos alternativos: P11: este plano alternativo permite consultar o balancete de 2011 segundo a matriz das novas contas com base na equivalência de contas. P12: este plano alternativo permite consultar o balancete de 2012 segundo a matriz das contas no plano anterior contas com base na equivalência de contas. A funcionalidade dos planos alternativos encontra-se implementada quer no Extracto de Contas, no Balancete, ou também nos Mapas Legais de Gestão (em Contabilidade Exploração). Desta forma, o utilizador pode começar desde já a adaptar-se ao novo plano de contas, bem como facilitar a comparabilidade entre os diversos anos. A conversão do plano de contas não viola a integridade da base de dados. Desta forma, pode ser necessário alterar as configurações já existentes, senão é possível ter situações em que a conversão não tem sucesso. Por exemplo, se se marcar uma conta para eliminação (operação = D ), e esta conta existia no plano de IVA, então a conversão vai falhar porque a chave estrangeira não pode ser violada. Se desejar manter esta regra, deverá alterar a classe de IVA correspondente. As tabelas de ligação à Contabilidade, no Administrador, não são convertidas. Pg 11

12 Criação do documento de abertura A criação do documento de abertura passa a ser feita usando o utilitário de passagem de ano do administrador. Para tal é necessário activar a busca da conta em 2012 pela indicada na conta alternativa. Empresas com movimentos no exercício 2012 Se a empresa tiver documentos contabilísticos no exercício 2012, então estes serão actualizados para a nova estrutura de contas. Se a empresa tiver movimentos no exercício de 2012, num qualquer módulo do ERP, então esta apenas poderá ser convertida uma vez. Neste caso sugere-se que a conversão seja preparada numa cópia de segurança dessa empresa, pois não será possível eliminar o exercício de PRIMAVERA Business Software Solutions S. A. Todos os direitos reservados. Pg 12