Importação de Worksheets de Excel

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1 Importação de Worksheets de Excel ÍNDICE INTRODUÇÂO 2 PREPARAÇÃO DO TRABALHO CANDY PARA RECEBER OS DADOS 2 DEFINIÇÃO DAS ESPECIALIDADES E DAS VARIAVEIS GLOBAIS 2 CRIAÇÃO DOS CÓDIGOS DE PREÇO 3 IMPORTACÃO DOS RECURSOS 6 IMPORTAÇÃO DAS WORKSHEETS 9 DEFINIÇÃO DA FORMATAÇÃO NUMÉRICA 11 ERROS E APAGAR AS WORKSHEETS PARA IMPORTAR DE NOVO 11 Notas: Nesta nota-técnica é demonstrado o processo de importação de Worksheets de uma serie de preços cuja composição está num ficheiro de Excel. O ficheiro de Excel utilizado no pode ser descarregado através da hiperligação: O exemplo descrito funciona com o Excel, mas qualquer outro programa que permite a introdução e manuseamento de dados, e que cria um ficheiro em formatos.csv ou.txt pode ser utilizado.

2 INTRODUÇÂO INTRODUÇÂO CRIAÇÃO DE WORKSHEETS EM CANDY IMPORTANDO AS FOLHAS DE CÁLCULO DE OUTROS PROGRAMAS, UTILIZANDO EXCEL PARA PREPARAR OS DADOS A IMPORTAR Quem tiver dados de composição de preços noutros programas de orçamentação pode ter necessidade de introduzir esses dados em Candy. Se os preços necessários forem poucos, não é aconselhável tentar o processo que é elaborado nesta nota técnica porque o processo de criação de worksheets directamente em Candy é muito fácil e rápido. As bases de dados muito grandes só devem ser importadas se estiverem muito bem estruturadas e não contém elementos desactualizados e pouco utilizados. PREPARAÇÃO DO TRABALHO CANDY PARA RECEBER OS DADOS Em Candy, deve ser criado um trabalho novo e deve-se ligar logo a um mestre, para que as definições deste sejam copiadas para o trabalho novo automaticamente. Se a empresa não tiver já um trabalho que sirva de mestre, pode ser utilizado o Trabalho de Demonstração que pode ser descarregado através da hiperligação: TN_0065_PT.01_Master_de_Definicoes_PT.CCS DEFINIÇÃO DAS ESPECIALIDADES E DAS VARIAVEIS GLOBAIS O trabalho novo deve ter as especialidades definidas, e se existirem na worksheets a importar, as variáveis globais também. INTRODUÇÂO - Pág. 2

3 CRIAÇÃO DOS CÓDIGOS DE PREÇO CRIAÇÃO DOS CÓDIGOS DE PREÇO Para a importação das Worksheets, é necessário que existem Códigos de Preço na trabalho para cada worksheet a importar. Para tal, é necessário criar, em Excel, uma lista dos Códigos de Preços (Price Code) a importar. Como não existe um importador para uma lista de Códigos de Preços, a lista de Excel deve estar no formato de um articulado com Códigos de Preço para ser importada. Sugere se, como mínimo, as colunas seguintes: Número do artigo Código de Preço Descrição Unidade Outras colunas podem ser importadas, para permitir melhor controlo sobre o processo de importação (coluna da referência, do comentário, dos preço unitários de custo e de venda, etc.). O Código do Preço (Coluna B) deve estar conforme os critérios da sua utilização em Candy, nomeadamente: Deve iniciar com uma letra, a letra da especialidade (o Trade), Não pode ter mais do que 8 caracteres. Segue a imagem do exemplo a utilizar: CRIAÇÃO DOS CÓDIGOS DE PREÇO - Pág. 3

4 CRIAÇÃO DOS CÓDIGOS DE PREÇO Esta informação é introduzida em Candy recorrendo ao documento Bill Importing, disponível no menu Bill Prep e mapeando as colunas da pré-visualização: Aparece o relatório do resultado da importação, e a seguir o Import Code deve ser copiado para o Price Code recorrendo à função Copy Price Code from Import Code disponível no menu do botão direito do rato na coluna Price Code (esta função só existe neste documento). CRIAÇÃO DOS CÓDIGOS DE PREÇO - Pág. 4

5 CRIAÇÃO DOS CÓDIGOS DE PREÇO Concluído este passo, deve aparecer uma lista dos Códigos de Preço no documento 1.1 Price Code Listing. O objectivo é importar as folhas de composição destes preços. CRIAÇÃO DOS CÓDIGOS DE PREÇO - Pág. 5

6 IMPORTACÃO DOS RECURSOS IMPORTACÃO DOS RECURSOS Todos os recursos que estão presente nas composições dos preços (as worksheets) devem ser identificados, isolados e preparados para importação para o Candy. Uma folha de Excel deve ser preparada com uma tabela dos recursos e as suas características, tendo em conta a parametrização seguinte (a ordem das colunas não tem importância): Coluna (informação sobre o recurso) Caracteres Titulo 1 Recursos Simples 2 Recursos Complexo 3 Tipo (conforme tabela 1.2 Tipo de recurso, em Definitions & Settings) 1 Carácter de Tipo Número de Nível Código 8 Descrição 40 Unidade 6 Preço Unitário (pode ser o preço final ou base) 18 0 Observações 40 Opcional Código de Grupo 8 Opcional Código de Custo (código de natureza de despesa 8 Opcional / contabilidade analítica) Nível 1 Código de Produto (código de aprovisionamento) 20 Opcional Segue uma imagem de informação preparada em Excel, pronta para importar: IMPORTACÃO DOS RECURSOS - Pág. 6

7 IMPORTACÃO DOS RECURSOS A função de importação dos recursos (Import resources from file 3 ) encontra-se em qualquer lista de recursos 1, através do menu das Ferramentas (Tools 2 ). Para este processo, as opções indicadas são as que aparecem por omissão. Selecciona-se o ficheiro com os dados e depois de cliquecar no Start Import, selecciona-se a folha do ficheiro Excel com os Recursos. Aparece um quadro que permite a pré-visualizar os dados a importar 3 (por colunas) e para mapear 4 as suas equivalências em Candy 5. A pontuação numérica a utilizar no processo de importação deve ser configurada 2 para estar em sintonia com a pontuação numérica utilizado nos dados a importar 1. Concluído este processo de importação, irá aparecer uma mensagem com informação sobre os recursos que foram (ou não) importados, e poderá ser impresso um relatório dos erros para aqueles que não foram importados. IMPORTACÃO DOS RECURSOS - Pág. 7

8 IMPORTACÃO DOS RECURSOS Os recursos complexos aparecem com Sem Preço (Unpriced) no valor unitário, porque este terá de ser calculado através da sua worksheet, ainda por importar. IMPORTACÃO DOS RECURSOS - Pág. 8

9 IMPORTAÇÃO DAS WORKSHEETS IMPORTAÇÃO DAS WORKSHEETS No Excel, a informação contida nas fichas de composição dos preços (as worksheets) deve ser identificada, isolada e processada, reduzindo a apenas três colunas conforme a tabela abaixo. A primeira coluna tem de ter uma chave que identifica a operação que será efectuada ao importar a informação nas outras duas colunas, e deve ter uma das letras seguintes: O - Price Code (Código de Preço) C Complex Resource Code (Código do Recurso Complexo) G Gang start (equivalente ao # no Candy, determina o inicio de um conjunto de recursos) R - Resource Code (Código de Recurso) E - Applied Factor (o factor a aplicar) B - Blank Line (linha em branco ou de intervalo) N - Comment Line (um comentário) V Variável A segunda coluna e terceira coluna devem ser preenchidas com dados consoante a chave na primeira coluna: 1ª Coluna Chave 2ª Coluna 3ª Coluna (Máximo 40 Caracteres) Só terá informação para o consumo de recursos e para a definição dos valores das variáveis LOCAIS O O código da worksheet, objecto da importação Sem dado permanece em branco C O código do Recurso Complexo, objecto da Sem dado permanece em branco importação G Sem dado permanece em branco Sem dado permanece em branco R O código do Recurso, utilizado na worksheet a importar A utilização (rendimento ou consumo do recurso por unidade do preço), no formato *2,345 E O factor a aplicar, no formato =*2,345ABCD onde Sem dado permanece em branco o número indica o factor a aplicar e as letras qualquer texto B Sem dado permanece em branco Sem dado permanece em branco N O comentário a importar. Os comentários têm de começar com, pelo menos, um espaço. Sem dado permanece em branco V A variável LOCAL a definir, no formato [ABCDEFGH] onde as letras indicam qualquer conjunto de caracteres alfanuméricos com (máximo de 8 caracteres). O valor a atribuir à variável definida, no formato =2,345 ABCDE onde os números indicam o valor e as letras indicam qualquer comentário alfanumérico que aparece depois do valor atribuído. Pode ainda ser uma expressão matemática que utiliza outras variáveis previamente definidas. Utilizado também para as variáveis GLOBAIS, mas para estas não deve aparecer nenhuma informação na terceira coluna GLOBAIS sem dado na terceira coluna. Notas: A folha com os dados somente pode ter três colunas Os valores numéricos utilizados nesta folha devem ter o formato numérico Americano, ou seja 1,000, e não ,00 para representar um milhão A chave C só é utilizada para indicar o início da importação de dados para uma worksheet de um recurso complexo; quando está a ser utilizado um recurso complexo na composição de outra worksheet, é sempre referenciada pelo R Os comentários a importar (chave N ) devem ter, pelo menos, um espaço no início. IMPORTAÇÃO DAS WORKSHEETS - Pág. 9

10 IMPORTAÇÃO DAS WORKSHEETS As worksheets dos Recursos Complexos e as worksheets dos Códigos de Preços podem ser importadas na mesma tabela (como no exemplo), mas é mais habitual estarem em tabelas distintas o que leve a efectuar duas importações. Para importar composições de preços para as worksheets, é sempre necessário que essa worksheet exista no trabalho, ou seja é necessário que o Código de Preço ou o Recurso Complexo já fora introduzido antes, e que essa esteja vazia. O exemplo: O utilitário de importação de worksheets (o Worksheet Importer) encontra-se no meu Advanced, Miscellaneous: IMPORTAÇÃO DAS WORKSHEETS - Pág. 10

11 DEFINIÇÃO DA FORMATAÇÃO NUMÉRICA DEFINIÇÃO DA FORMATAÇÃO NUMÉRICA ANTES de proceder com a importação, deve-se certificar qual a configuração do Candy no que diz respeito à formatação numérica: ERROS E APAGAR AS WORKSHEETS PARA IMPORTAR DE NOVO É frequente existirem erros na folha de Excel que foi preparada, e estes são relatados no relatório de erros de importação. Será apresentado um relatório com uma lista dos erros, e este têm de ser resolvidos antes da repetição do processo de importação. Nestes caso, é necessário apagar o conteúdo das worksheets antes de voltar a efectuar a importação, pois a importação não permite importar qualquer informação para as worksheets que não estão vazias. Para apagar as worksheets dos Recursos Complexos utiliza-se a função Delete complex Worksheets disponível no menu do botão direito do rato que aparece da coluna do Preço Final dos Recursos. DEFINIÇÃO DA FORMATAÇÃO NUMÉRICA - Pág. 11

12 ERROS E APAGAR AS WORKSHEETS PARA IMPORTAR DE NOVO Para apagar as worksheets dos Códigos de Preços, utilizamos a função Delete Net and Cost Worksheets disponível no menu do botão direito do rato que aparece da coluna do Net Rate do Código de Preço. ERROS E APAGAR AS WORKSHEETS PARA IMPORTAR DE NOVO - Pág. 12