Tarefa Orientada 3 Criação de tabelas

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1 Tarefa Orientada 3 Criação de tabelas Objectivos: Criação de Tabelas. Definição de chave primária. Definição de índices. Definição de propriedades (restrições) de campos. O Sistema de Gestão de Bases de Dados MS Access Criação de tabelas Todos os dados que são armazenados de forma permanente pelo Access, são guardados em tabelas. Cada tabela armazena dados sobre um tipo de entidade, pessoa ou relação entre entidades/pessoas. Numa tabela pode, por exemplo, guardar-se informação sobre clientes, encomendas ou produtos. As tabelas estão organizadas em linhas e colunas. Em cada linha guardam-se dados sobre um item, isto é, sobre um cliente, encomenda ou produto. Cada coluna representa uma determinada característica que está associada a todos os itens do tipo que a tabela representa. Por exemplo, numa tabela de clientes deverá existir uma coluna para o nome e outra para a morada. Em terminologia de bases de dados, uma linha é um registo (record) e uma coluna é um campo (field). É possível ter um número potencialmente ilimitado de registos em cada tabela, mas o número de campos é fixo e limitado. Cada campo de uma tabela tem um tipo associado que limita o tipo de dados que lá podem ser guardados. O campo "nome" da tabela de clientes será do tipo texto. Assim, no campo "nome" poderão ser introduzidos caracteres alfanuméricos. Ao conjunto de campos que compõem uma tabela, chama-se a estrutura da tabela. O tipo determina também as operações que podem ser efectuadas com os valores do campo. Por exemplo, não é possível fazer uma soma que envolva um campo do tipo texto. A informação inserida numa tabela é persistente. Isto é, cada registo criado numa tabela é imediatamente guardado no ficheiro da base de dados. No MS Access existem três modos de criar uma tabela: Criar tabela na vista de estrutura permite a definição explícita da estrutura da tabela. Criar tabela utilizando o assistente - o assistente disponibiliza um conjunto de campos pré-definidos e divididos em categorias, com os quais o utilizador pode constituir a sua tabela. Criar tabela introduzindo dados permite ao utilizador introduzir os dados numa matriz semelhante a uma folha de cálculo e o MS Access procura inferir os tipos dos campos.

2 1. Inicie o programa Microsoft Access através do menu INICIAR. 2. Seleccione a opção abrir um ficheiro para abrir a base de dados criada na tarefa orientada n.º2 3. Seleccione o separador tabelas e faça duplo clique sobre a opção criar tabela na vista de estrutura. Depois de escolher a opção vista de estrutura, é apresentada a janela ilustrada na figura seguinte. Nesta janela define-se a estrutura da tabela (i.e. os seus campos e os respectivos tipos de dados e propriedades/restrições) e a sua chave primária. Nome da tabela Campos Propriedades do campo Ajuda Definição de Campos Um campo é definido por um nome e um tipo de dados. O Access possibilita ainda a introdução de uma pequena descrição do conteúdo do campo. O nome identifica o campo e possibilita aceder aos dados nele contidos. Embora tal possa não ser evidente à partida, a escolha dos nomes dos campos é muito importante para facilitar a utilização das tabelas. Será mais difícil perceber a que se refere o conteúdo de um campo com o nome DN, relativamente a um campo com o nome Data de Nascimento.

3 A escolha do tipo de dados é feita utilizando o menu: O tipo de dados determina quer os dados que pode armazenar, quer o espaço (em bytes) que os dados ocupam. Os tipos de dados disponíveis no MS Access são: Texto - alfanumérico (até 255 caracteres alfanuméricos). Memo - alfanumérico (até caracteres alfanuméricos). Normalmente utilizado para comentários ou anotações. Número - valores numéricos. Data/Hora - datas e horas. Moeda - valores monetários. Numeração Automática - valores inteiros atribuídos automaticamente pelo Access. O valor atribuído pode ser sequencial ou aleatório. Sim/Não - valores lógicos (Booleanos). Objecto OLE - inclusão ou ligação de desenhos, imagens e gráficos (até 128 MB). Hiperligação - apontador para outro ficheiro ou URL (Uniform Resource Locator), por exemplo o endereço de uma página World Wide Web. A opção Assistente de Pesquisa não representa um tipo. Na realidade, possibilita a definição de um campo que permite a criação de uma lista de valores, digitada ou obtida a partir de uma tabela ou consulta, através de uma caixa de listagem ou de uma caixa de combinação. Uma vantagem de atribuir tipos de dados aos campos é limitar os erros que os utilizadores podem fazer ao introduzir dados. Por exemplo, se um campo estiver definido como sendo do tipo Número não é possível introduzir letras. Voltaremos a este assunto mais à frente. A escolha do tipo de dados está relacionada com as operações que se pretende efectuar nesse campo. Quando for necessário efectuar operações aritméticas com os valores de um campo, então será melhor utilizar o tipo Número ou Moeda (este último no caso de se estar a lidar com valores monetários). Por exemplo, para que seja possível calcular médias, o campo que guardar notas dos alunos deverá ser do tipo Número. Por outro lado, para guardar informação sobre nomes de pessoas convém usar o tipo Texto. Nalguns casos a escolha poderá não ser tão imediata. Um exemplo comum refere-se a campos onde se guardam números de telefone. Dado que não faz sentido efectuar operações aritméticas com esse tipo de informação, podemos usar o tipo Texto. Com este tipo de dados é possível efectuar a operação de concatenação, por exemplo, para acrescentar o indicativo da rede ao início do número. Por outro lado, se for usado o tipo Número, evita-se que o utilizador possa introduzir letras, dado que em Portugal os números de telefone são constituídos apenas por algarismos.

4 4. De acordo com a figura seguinte, defina os campos e respectivos tipos de dados da tabela. Definição da Chave Primária Uma chave primária é constituída por um ou mais campos e permite identificar, de forma unívoca, todos os registos de uma tabela. Recomenda-se a definição de chaves primárias para todas as tabelas da base de dados. As chaves primárias vão ter um papel importante na definição de relacionamentos entre as tabelas. É preferível não usar como chave primária campos de texto com espaço para muitos caracteres, como, por exemplo, campos que guardam nomes, pois é frequente os utilizadores introduzirem erros de difícil detecção neste tipo de campos (espaços a mais ou a menos, falta de acentuação ou maiúsculas em vez de minúsculas e vice-versa). No caso de não haver nenhuma boa alternativa, será melhor criar um campo código do tipo Numeração Automática. Para definir a chave primária de uma tabela deve seleccionar o(s) campo(s) que a constituem e depois pressionar o botão da barra de ferramentas. 5. Defina o campo Código como chave primária.

5 Definição das Propriedades dos Campos No MS Access existe um conjunto de propriedades associado a cada campo. Essas propriedades permitem refinar as características desse campo. Para cada tipo de dados as propriedades variam. Uma utilização adequada destas propriedades diminui a possibilidade de introdução de dados errados e facilita a utilização da base de dados de modo significativo. Para definir uma propriedade/restrição para um determinado campo, seleccione o campo e depois proceda à definição da propriedade. Em seguida são descritas as propriedades mais importantes, todas referentes ao separador Geral, indicando os tipos de dados a que dizem respeito: Tamanho de Campo Texto: Número máximo de caracteres possíveis de introduzir no campo. O tamanho definido pelo Access quando se cria um campo tipo texto é geralmente demasiado grande (50) para as necessidades do utilizador. Exemplo: O tamanho dos campos Nome e Localidade da tabela Clientes será, respectivamente 30 e 20, enquanto o do campo Morada pode ficar nos 50 que o Access preenche automaticamente. Número: Byte, Inteiro, Inteiro Longo, ID de replicação para números inteiros, e Decimal, Simples ou Duplo para números reais. O tamanho de um número permite definir a gama de valores que são representáveis. Por exemplo, Inteiro permite a introdução de valores numéricos entre e 32767, enquanto que Inteiro Longo permite a introdução de valores numéricos entre e Numeração Automática: equivalente ao mesmo tamanho para Número. 6. Defina a propriedade tamanho de campo do atributo Nome da tabela criada com o valor 30.

6 Formatar Esta propriedade aplica-se a todos os tipos de dados, excepto Objecto OLE. Os formatos permitem definir o modo como o valor do campo vai ser visualizado e imprimido. O utilizador pode definir os seus próprios formatos ou usar formatos predefinidos quando disponíveis: Número: Número Geral, Moeda, Fixo, Padrão, Percentagem e Científico. O formato Fixo permite representar valores com um número predeterminado de casas decimais. O formato Científico permite representar números reais. Exemplo: O número 1200 no formato Científico é representado por 1.2E+3 (isto é, o número 1.2 x 10 3 ). Data/Hora: Os formatos para datas são Data geral, Data por extenso, Data normal e Data abreviada. Os formatos para tempo são Hora completa, Hora normal e Hora abreviada. Exemplo: A data "26 de Junho 1996" no formato Data normal aparece como 26-Jun-96. Se for utilizado o formato Data abreviada, a data terá a forma 26/06/96. Exemplo: no o formato Hora abreviada, a hora "17h30" seria apresentada como 17:30. Máscara de Introdução Esta propriedade aplica-se a todos os tipos de dados, excepto Memo, Numeração Automática, Sim/Não e Objecto OLE. As máscaras de edição formatam o campo no momento da introdução ou alteração de dados de modo a tornar esse processo mais simples para o utilizador. Assim, esta propriedade permite definir regras a respeitar na introdução/alteração de dados de um campo. Exemplo: A propriedade Máscara de Introdução de um campo com o tipo de dados Data/Hora associado deve corresponder ao formato definido na propriedade Formatar. Tal pode ser feito facilmente usando o assistente. 7. Defina a propriedade Máscara de Introdução do campo CódigoPostal da tabela. Para tal, seleccione o campo CódigoPostal e no separador Geral escolha a propriedade Máscara de Introdução. Depois, pressione com o botão esquerdo do rato no botão. Aparece a janela do assistente de máscaras de introdução.

7 8. Seleccione na secção máscara de introdução o valor Código Postal e pressione o botão seguinte para aceder ao passo seguinte do assistente. 9. Seleccione na caixa de combinação Carácter marcador de posição o carácter _. 10. Pressione o botão seguinte para poder definir o modo como deseja armazenar os dados do campo CódigoPostal. 11. Na secção Como deseja armazenar os dados, seleccione a opção Com os símbolos na máscara, assim:.

8 12. Pressione o botão Seguinte para aceder ao último passo do assistente. 13. Pressione o botão Concluir. Na figura seguinte repare no valor gerado, pelo assistente de máscaras de introdução, para a propriedade Máscara de introdução do separador Geral do campo CódigoPostal. Recorra à ajuda para perceber melhor o significado da máscara de introdução criada.

9 Valor predefinido Esta propriedade aplica-se a todos os tipos de dados, excepto Numeração Automática e Objecto OLE. Permite a definição de um valor predefinido para o campo quando o utilizador cria um registo novo. Exemplo: Assumindo que a maior parte dos clientes são do Porto, a propriedade Valor predefinido do campo Localidade seria "Porto". Regra de Validação e Texto de Validação Estas propriedades aplicam-se a todos os tipos de dados, excepto Numeração Automática e Objecto OLE. Estas propriedades permitem, respectivamente, definir uma expressão que tem que ser verificada pelos valores introduzidos no campo e o texto a mostrar na caixa de diálogo apresentada ao utilizador no caso da regra não se verificar. Exemplo: Regra de Validação Texto de validação >=0 Digite um Número Positivo >=0 AND =<20 Nota compreendida entre 0 e 20 0 OR >=100 Valor tem que ser zero ou maior que 100 Like "K???" Digite 4 caracteres, começando por K <=#1/1/95# Digite data anterior a 1995 >=Data() Digite data não anterior à de hoje Alguns comentários relativos ao exemplo anterior: Os textos são representados entre aspas. É possível utilizar caracteres de substituição (wild cards) nas regras de validação de campos de texto. O carácter de substituição? representa um carácter qualquer nessa posição e carácter de substituição * representa qualquer conjunto de caracteres nessa posição. As datas são representadas entre sinal de cardinalidade (#). Podem-se usar funções. Por exemplo, a função Data devolve a data de hoje.

10 Não é permitido fazer referência a outros campos nas expressões usadas na propriedade Regra de Validação de um campo. Para criar regras de validação que envolvam mais do que um campo é necessário recorrer à propriedade Regra de Validação da tabela: Para aceder a esta caixa de diálogo pressione o botão direito do rato sobre a barra de título da janela de criação da tabela em vista de estrutura e seleccione a opção propriedades.

11 Necessário Esta propriedade aplica-se a todos os tipos de dados, excepto Numeração Automática e permite definir que é obrigatório preencher o campo a que se refere. Exemplo: Na tabela Clientes é necessário que o campo nome seja preenchido. Por isso, esse campo deve ter a propriedade Necessário activada. 14. Defina a propriedade Necessário do campo nome da tabela, de modo a que seja obrigatória a introdução de um valor para este campo, sempre que se insere um novo registo na tabela. Indexado Esta propriedade aplica-se a todos os tipos de dados, excepto Memo, Objecto OLE e Hiperligação. Permite definir um índice para aumentar a velocidade de procura de registos por valores do respectivo campo. Este aumento de velocidade de acesso tem custos, nomeadamente em termos de espaço ocupado pelos índices e da velocidade na criação de registos, por causa da necessidade de actualizar todos os índices para cada novo registo. Por isto, a escolha dos campos a indexar tem que ser criteriosa, seleccionando apenas aqueles pelos quais se pretende efectuar procuras. Há três valores possíveis para a propriedade Indexado: Não - não cria índice; Sim (duplicação autorizada) - cria um índice e permite duplicados, isto é, que dois registos tenham o mesmo valor para o campo em questão; Sim (duplicação não autorizada) - cria um índice mas não permite valores duplicados. Exemplo: Numa tabela de Clientes seria eventualmente necessário, por exemplo, procurar registos por Nome e por Localidade. A propriedade Indexado poderia ser activada nestes campos usando o valor Sim (duplicação autorizada) já que é possível que vários alunos tenham o mesmo nome ou que vivam na mesma localidade. Por vezes existem tabelas em que são frequentes procuras com critérios que envolvem mais do que um campo. Para construir um índice com vários campos é preciso abrir a janela de índices. Para tal, pressione o botão direito do rato sobre a barra de título da janela de criação da tabela em vista de estrutura e seleccione a opção Índices.

12 15. Crie um índice para o campo Nome. A figura seguinte ilustra a janela de índices para a tabela criada. Pode ver os índices, criados através da propriedade Indexado, para os campos Nome e Código (chave primária da tabela). Todos os índices têm um nome que, no caso de envolver apenas um campo, é o nome desse campo. É também possível definir ordem crescente ou decrescente na coluna Sequência de ordenação. Criar um índice com vários campos é semelhante a criar vários índices seguidos só com um campo, apenas com a diferença de que o nome do índice é definido na primeira linha e deixado em branco nas linhas dos outros campos. 16. Feche a janela correspondente à figura acima ilustrada. 17. Guarde a tabela com o nome Clientes. Para tal, pressione o botão da barra de ferramentas.