AULA TEÓRICA 10. Tema 7. Introdução ao Microsoft Access Ø. conceitos

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Jonathan Bugalho Marques
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1 AULA TEÓRICA 10 Tema 7. Introdução ao Microsoft Access Ø conceitos 1

2 Introdução ao Microsoft Access Microsoft Access é uma aplicação que permite criar bases de dados e ter acesso a informação com a simplicidade habitual de uma aplicação que se serve dos recursos gráficos do Windows. Com o Access temos também a possibilidade de importar ou exportar dados de bases de dados de outras aplicações, nomeadamente Dbase, Foxpro, Excel, ASCII, Paradox e outras. 2

3 Noção de base de dados A base de dados é uma colecção organizada de dados. Com uma base de dados podem manipularse grandes quantidades de informação e gerir essa mesma informação. Esta gestão da informação permite fazer um conjunto de actividades tais como: ØDefinir quais os dados que vão ser guardados, a estrutura de base de dados ØReceber e armazenar informação ØActualizar a informação a qualquer momento ØConsultar a informação sempre que se desejar ØDefinir medidas de segurança. 3

4 Uma base de dados, na sua forma mais simples, não passa de uma tabela com informação cruzada. Tecnicamente as colunas são denominadas de campos e a cada uma das linhas é denominada de registo. 4

5 Normalmente, uma BD é constituída por inúmeras tabelas com objectivo de armazenar um grupo específico de informação, podendo depois criar-se uma relação entre essas tabelas. No que concerne à consulta de dados esta será tanto mais eficiente quanto melhor ordenadas estiverem as tabelas. Para este efeito existem os índices que contém referências às tabelas segundo uma ordenação. Assim uma mesma tabela pode ter vários índices. 5

6 As BD actuais não são apenas compostas por tabelas, mas também por vários outros tipos de ferramentas auxiliares como são os casos dos Relatórios (Reports), dos Formulários (Forms) e das Consultas (Queries). Com estes auxiliares podem-se obter relatórios de parte ou da totalidade de informação, facilitar a introdução de dados através de um formulário tipo, consultar a informação desejada utilizando para o efeito determinados critérios de selecção e até mesmo efectuar cálculos. 6

7 O processo de criação de uma BD A construção de uma base de dados deve ser um processo cuidadosamente planeado, de forma a que a sua utilização seja clara, rápida e objectiva. Existem alguns aspectos fundamentais e importantes a considerar: Determinar o objecto concreto da base de dados auxilia a decisão sobre os dados a armazenar Elaborar as tabelas necessárias "dividir" a informação em grupos distintos Determinar os campos Definir as categorias de informação para cada tabela Considerar relações futuras entre tabelas Tentar determinar logo no início quais são campos que irão relacionar diferentes tabelas. 7

8 Tabelas É na tabela que toda a informação relativa a um grupo de informação será guardada. E por esta razão vai servir de base a todos os outros objectos que constituem o Access. A tabela está organizada por linhas e colunas, onde as linhas representam os registos e as colunas representam os campos. Na mesma base de dados poderemos ter várias tabelas. De início para que uma tabela possa receber informação terá de ser preparada. 8

9 Tipos de Dados Texto (Text) - alfanumérico, pode conter até 255 caracteres. Memo - alfanumérico, pode armazenar até caracteres sendo utilizado para comentários, observações, etc. Número (Number) - para dados numéricos. Podem ter vários formatos: Byte 0 a 255 Integer a Long Integer a Single E38 a E38 (6 dígitos de precisão) Double E308 a E308 Replication ID código de replicação, utilizado na criação de uma réplica, em cópias sincronizadas de uma base de dados 9

10 Data/Hora (Date/Time) - data e hora em diferentes formatos. Moeda (Currency) - formato monetário, que permite até 15 dígitos à esquerda e 4 dígitos à direita da casa decimal. Numeração automática (AutoNumber) por cada novo registo. O valor atribuído pode ser sequencial (increment) ou aleatório (random) Sim/Não (Yes/No) - valor booleano. Muito útil para campos em que só pode existir uma de duas opções. Objecto OLE (OLE Object) - campo para armazenar um objecto OLE (Object Linking and Embedding). Por exemplo, um gráfico criado em outra aplicação, a fotografia, um som, etc. Hiperligação (Hiperlink) - para armazenar um endereço que permita o acesso a um ficheiro ou a uma página HTML na World Wide Web ou numa Intranet e poderá ainda ser utilizado para endereços de outros serviços Internet, como FTP e Telnet. Assistente de Pesquisa (Lookup Wizard) - cria um campo que permite a criação de uma lista de valores, digitada ou obtida através de uma tabela ou query, através de uma combo box. 10

11 Propriedades do Campo Propriedade do Campo (Field Properties) zona de definição das propriedades do campo. Exemplosde Propriedades: Tamanho do Campo (Field Size) número máximo de caracteres possíveis de introduzir no campo texto ou número (Por defeito é 50 para o texto e duplo para o número). Formato (Format) formato do campo, directamente relacionado com o seu tipo. Casas Decimais (Decimal Places) número de dígitos depois do símbolo decimal. Máscara de Introdução (Input Mask) definição de uma máscara de regras de inserção de dados. Legenda (Caption) nome do campo quando o utilizador criar um Formulário (Form). Valor Predefinido (Default Value) valor predefinido para o campo, quando o utilizador cria um novo registo. 11

12 Regra de Validação (Validation Rule) expressão que determina os conteúdos admitidos por esse campo. Texto de Validação (Validation Text) mensagem que surge no ecrã quando a regra de validação é infringida. Necessário (Required) indica (ou não) que é obrigatória a introdução de dados neste campo. Permitir Comprimento Zero (Allow Zero Length) permite (ou não) que o conteúdo de um campo texto ou memo seja zero (sem quaisquer caracteres). Indexado (Indexed) determina se este campo está ou não indexado. A indexação permite que as pesquisas efectuadas ao conteúdo desse campo sejam mais rápidas. 12

Definição dos Campos e Chaves Primárias O exemplo é uma tabela que armazena os registos correspondentes aos dados pessoais dos portadores do Bilhete de Identidade: Depois de

13 Definição dos Campos e Chaves Primárias O exemplo é uma tabela que armazena os registos correspondentes aos dados pessoais dos portadores do Bilhete de Identidade: Depois de determinar os campos e suas propriedades, torna-se necessário decidir se existirá um campo que servirá de Chave primária (Primary key). No nosso exemplo o campo NºBI será a chave primária. 13

14 Se não fosse indicada nenhuma chave primária, da primeira vez que fosse gravada a tabela, o Access iria questionar se não o pretendíamos fazer. Perante uma resposta afirmativa iria ser criado um campo Código ( ID ) do tipo Numeração Automática (AutoNumber). A tabela está pronta para edição de dados. 14

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