Microsoft Access. Nível I. Pedro Fernandes

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1 Microsoft Access Nível I

2 Introdução Objectivos Introdução; Criar tabelas; Fazer consultas; Elaborar formulários; Executar relatórios. 2

3 Introdução aos Sistemas de Gestão de Bases de Dados (SGBD) Desde sempre o homem guardou de forma ordenada em armários, gavetas, pastas, papel, etc., os dados importantes relativos às suas diversas actividades com um qualquer tipo de organização. 3

4 Introdução aos Sistemas de Gestão de Bases de Dados (SGBD) Também no nosso quotidiano, recorremos frequentemente a bases de dados não informáticas, no entanto de uma forma inconsciente. Uma simples agenda telefónica, uma colecção de cromos ou uma lista de livros, filmes ou CD s, sendo colecções de dados organizados, constituem-se como bases de dados. 4

5 Introdução aos Sistemas de Gestão de Bases de Dados (SGBD) O conceito de Base de Dados em suporte informático consolidou-se no início da década de 60. Numa primeira fase surgem os Sistema de Ficheiros e só posteriormente são desenvolvidos os Sistemas de Base de Dados. 5

6 Introdução aos Sistemas de Gestão de Bases de Dados (SGBD) Com ambos, a informação é armazenada em ficheiros o que proporciona maior rapidez de acesso à mesma, maior segurança, introdução de dados muito mais versátil e economia no espaço de armazenamento. Por exemplo, um CD-ROM substitui vários armários de informação em papel. 6

7 Introdução aos Sistemas de Gestão de Bases de Dados (SGBD) OS SGBD dividem-se em 2 grandes grupos: SGBD de grande porte (ex: Oracle, Informix, Microsoft SQL Server) SGBD de uso pessoal (ex: FoxPro, MYSQL, Dbase, Microsoft Access) De uma forma genérica pode dizer-se que uma base de dados é uma colecção organizada de dados relacionados entre si e relativos ao mesmo assunto. Essa organização permite que o conteúdo possa facilmente ser consultado, organizado e actualizado. 7

8 Introdução aos Sistemas de Gestão de Bases de Dados (SGBD) Exemplos de utilização de SGBD: O funcionário da caixa de um hipermercado passa o produto pelo leitor do código de barras para determinar o preço do produto, que se encontra na Base de Dados de Produtos. Depois de registada a saída (venda) de um produto é actualizado o respectivo stock na Base de Dados de Produtos. Numa farmácia, o funcionário digita o código do medicamento para verificar a quantidade existente em stock na Base de Dados de Medicamentos. 8

9 Introdução aos Sistemas de Gestão de Bases de Dados (SGBD) Exemplos de utilização de SGBD (Cont.): Quando efectuamos um pagamento utilizando um cartão de crédito, uma base de dados vai ser consultada para verificar a existência de dinheiro. Numa escola, o funcionário, ao digitar o número do processo de um aluno, pode visualizar todo o histórico de notas do mesmo. 9

10 Características específicas do Microsoft Access A aplicação permite manipular bases de dados de diversos tipos. Permite a interactividade com outros produtos do Microsoft Office. Pode trabalhar em rede (ambiente multi-utilizador). Os ficheiros criados pelo Access possuem a extensão MDB (Microsoft DataBase ex.: BD_carros.mdb; BDLivros.mdb) 10

11 Microsoft Access No Microsoft Access podem-se criar os seguintes objectos: Tabelas: São os armazéns dos dados. Trata-se de listas de registos. O desenho de tabelas consiste na definição dos campos necessários para armazenar correctamente a informação da base de dados. 11

12 Microsoft Access Consultas: São utilizadas para filtrar a informação existente nas tabelas. Nas consultas também é possível realizar cálculos e utilizar funções (soma, média, etc.); 12

13 Microsoft Access Formulários: São janelas que se apresentam aos utilizadores de uma base de dados para que tenham um acesso amigável aos dados e operações. Permitem visualizar a informação de outra forma e, também, adicionar, remover ou alterar informações da Base de Dados; 13

14 Microsoft Access Relatórios: São formatos de apresentação dos dados para gerar cópias impressas da informação registrada na base de dados. Mas também podem ser utilizados para construir gráficos, etiquetas ou envelopes em série. 14

15 Microsoft Access Páginas: utiliza-se para aceder a páginas Web que, a partir de um browser, permitem a visualização, edição e manipulação dos dados armazenados numa base de dados; Macros: ferramentas para automatizar a realização das tarefas que pretendemos a realizar; Módulos: conjunto de declarações, instruções e procedimentos do Visual Basic guardados em conjunto e que nos permitem efectuar alguns procedimentos específicos (validações, cálculos, etc.). 15

16 Microsoft Access Noção de dado É o resultado da recolha de informações, um acontecimento ou facto sobre um determinado assunto, sem nenhum tratamento adicional. Um dado, quando isolado, não tem significado Num SGBD podemos utilizar vários tipos de dados, nomeadamente: Numéricos, Data/Hora, Alfanuméricos e Lógicos. Ex.: 16, Miguel Jerónimo, 5, F, 10 16

17 Microsoft Access Noção de campo Os dados inserem-se nos campos. Elemento constituinte de uma tabela. É utilizado para especificar os diversos tipos de dados, ou categorias, em que dividimos a informação que pretendemos utilizar. Ex.: Número, Nome, Ano, Turma, Idade 17

18 Microsoft Access Noção de registo Conjunto de campos relacionados. Cada linha de uma tabela corresponde a um registo. 18

19 Microsoft Access Noção de tabela Parte integrante de uma base de dados, é utilizada para guardar informação relativa a um assunto específico, como, por exemplo, alunos, livros, autores, países, códigos postais, etc. A informação guardada numa tabela deve ser coerente com os critérios utilizados para a sua criação conter apenas os dados que digam respeito ao assunto, a que se dá o nome de entidade. Ex.: A tabela Alunos deve conter unicamente dados relativos aos alunos. A entidade é Alunos. 19

20 Microsoft Access Exemplo: Na tabela de Alunos: existem os campos Número, Nome, Ano, Turma e Idade existe um registo relativo ao aluno Número 16, de Nome Miguel Jerónimo, do 5 Ano, Turma F e que tem 10 anos de Idade. Campo Dado Registo Alunos Número Nome Ano Turma Idade 16 Miguel Jerónimo 5 F 10 20

21 Microsoft Access Noção de relação Associação estabelecida entre campos comuns (colunas) de duas tabelas, permitindo que a consistência da informação seja garantida. O relacionamento entre os campos comuns das tabelas permite garantir que a consistência da informação não seja colocada em causa e também associar os dados de duas ou mais tabelas para a visualização, edição ou impressão da informação. 21

22 Microsoft Access Noção de chave A chave de uma tabela é constituída por um ou mais campos que possam ser utilizados como identificadores de cada registo. Os campos-chave devem permitir identificar um registo de forma unívoca. O campo ou o conjunto de campos seleccionados para chave de uma tabela não pode conter informação repetida. 22

23 Microsoft Access Barra de título Barra de menus Barra de ferramentas Base de Dados Janela da Base de Dados Barra de estado 23

24 Tipos de dados do MS Access Texto Este tipo de campo permite uma sequência de caracteres de tamanho limitado. O limite máximo é de 255 caracteres e define-se nas propriedades do campo. Por predefinição o tamanho de um campo de texto é de 50 caracteres. 24

25 Tipos de dados do MS Access Memo Este campo permite uma sequência de caracteres de tamanho Uma das vantagens é a de se poder utilizar este tipo campo de dados para ir armazenando informações pertinentes ou importantes. Tem como desvantagem no que diz respeito aos dados do tipo Texto não permitir algumas operações, como por exemplo (ordenação, agrupamento...). 25

26 Tipos de dados do MS Access Número Este campo permite um número inteiro ou real. Usado normalmente para cálculos matemáticos. Por predefinição este campo é do tipo Número inteiro longo. Existem diversos tamanhos e precisões: Byte, Inteiro, Inteiro longo, Simples, Duplo, ID de replicação e Decimal. São definidos nas Propriedades do campo, opção Formatar. 26

27 Tipos de dados do MS Access Data/Hora Este campo permite introduzir uma Data, Hora ou ambos. Existem diversos formatos de data e hora que podem ser definidos como atributo. São definidos nas Propriedades do campo, opção Formatar. 27

28 Tipos de dados do MS Access Moeda Este campo permite um número com formato monetário. Trata-se de um valor numérico real com formato especializado para a manipulação de valores monetários. Utiliza o separador de milhares; mostra os números negativos entre parênteses; o valor predefinido da propriedade é de 2 casas decimais e ( ). O formato desejado é definido nas Propriedades do campo, opção Formatar. 28

29 Tipos de dados do MS Access Numeração Automática Este tipo de campo é um contador automático sequencial (com incremento de uma unidade). Trata-se de um valor numérico que o sistema gera automaticamente para cada registo de maneira que nunca existirão dois registos na mesma tabela com o mesmo valor num campo deste tipo. 29

30 Tipos de dados do MS Access Sim/Não Neste tipo de campo valida-se um valor lógico. O campo pode ter um de dois valores: Sim/Não; Verdadeiro/Falso; Ligado/Desligado. A expressão de validação é definida nas Propriedades do campo, opção Formatar. 30

31 Tipos de dados do MS Access Objecto OLE (Object Linked Embebed) Este campo permite um objecto de outra aplicação. Esta relação pode existir através de uma ligação a: um ficheiro ou pode mesmo ser inserida na tabela. Um ficheiro de áudio, uma imagem, um vídeo, um gráfico, um documento de texto, uma folha de Excel, etc... 31

32 Tipos de dados do MS Access Hiperligação Este tipo de campo permite por exemplo, uma ligação a um documento da Internet. Isto é, um caminho para um destino, tal como um objecto, um documento, ou página Web. Um endereço para este tipo de campo, Hiperligação, pode ser um caminho de rede, um endereço para um ficheiro localizado numa rede local, ou um URL (endereço para um site da Internet ou da intranet). 32

33 Tipos de dados do MS Access Assistente de pesquisa Este tipo de campo permite ir buscar dados a outro campo de outra tabela ou construir uma listagem. Ex.: Ao definir o campo Estado Civil permite construir uma lista com os estados possíveis: solteiro, casado, viúvo e divorciado. 33

34 Propriedades dos Campos no Access Exibe-se em seguida o aspecto do separador e respectivos itens das propriedades de cada campo. O aspecto deste separador modifica-se em função do tipo de campo escolhido (texto, número, memo, etc.) 34

35 Formatar Formato Numérico Opção Descrição Número introduzido Número exibido Número Geral Exibe o número sem alteração 1234, ,567 Moeda Utiliza o separador de milhares. Exibe números negativos entre parênteses -1234,567 (1234,567) Euro Igual a moeda mas com o símbolo 123,45 123,45 Fixo Exibe pelo menos um dígito 1234, Padrão Utiliza o separador de milhares 1234, ,56 Percentagem Multiplica o valor por 100 e anexa o símbolo % 0,123 12,30% Científico Utiliza a notação científica padrão 1234,5 123E+03 35

36 Formatar Formato de campos Texto e Memo & Descrição Obriga à introdução de, pelo menos, 1 carácter Não exige a introdução de caracteres > Transforma as letras do campo em maiúsculas < Transforma as letras do campo em minúsculas 36

37 Formatar Formato de Data/Hora Opção Descrição Data Geral 26/11/05 15:30:01 Data por Extenso Domingo, 26 de Novembro de 2005 Data Normal 26/Nov/05 Data Abreviada 26/11/2005 Hora Completa 15:30:01 Hora Normal 3:30 PM Hora abreviada 15:30 37

38 Máscaras de Introdução As máscaras de introdução destinam-se a facilitar e a controlar a entrada de dados nos campos através de predefinições. 38

39 Propriedades dos Campos Máscaras de Introdução Caracteres possíveis de utilizar nas máscaras: 39

40 Propriedades dos Campos Legenda A legenda corresponde ao título que o campo assume. Por predefinição assume como legenda o nome definido para o campo. Exemplo: O campo Num_Aluno pode ter como legenda Nº de Aluno: 40

41 Propriedades dos Campos Valor predefinido Valor introduzido automaticamente ao inserirse um novo registo. Exemplo: O campo Ano_corrente pode ter como valor predefinido

42 Propriedades dos Campos Regra de validação A definição deste item estabelece uma condição que tem de ser respeitada. Pode servir, por exemplo, para apenas aceitar valores superiores a 0. 42

43 Propriedades dos Campos Texto de validação Exibem-se, em seguida, alguns exemplos de regras e também de possíveis textos de validação que acompanhem a regra de validação. Regra de validação Texto exibido se o utilizador não respeitar a regra <>0 Inserir um valor diferente de 0 0 ou >100 Aceita o valor 0 ou valores maiores de 100 Entre 0 e 20 Valores entre 0 e 20 >Data() Inserir datas posteriores à data de hoje <#1/1/99 Inserir datas anteriores a 1 de Janeiro de 1999 >#1/1/99# e <#1/1/05# Como L??? Como ### Aceita datas entre 1999 e 2005 Aceita expressões com 4 caracteres iniciadas por L Aceita números com 3 dígitos 43

44 Propriedades dos Campos Necessário Este campo se estiver com a expressão Não é um campo de introdução facultativa. Caso contrário é um campo de introdução obrigatória. Permitir Comprimento Zero Se este campo estiver com a indicação de Sim pode ficar vazio. Indexado A indexação permite a pesquisa mais rápida dos registos dentro da base de dados Compressão Unicode A compressão unicode corresponde a um padrão internacional de codificação adoptado no Microsoft Office. No caso da compressão estar activa o conteúdo dos campos de tipo Memo e Texto podem ser comprimidos ocupando menos espaço mas garantindo a correcta apresentação do respectivo conteúdo. 44

45 Propriedades dos Campos Modo IME Um IME (Input Method Editor) é um editor que permite introduzir texto asiático em programas, através da conversão dos batimentos de teclas em caracteres asiáticos. O IME interpreta os batimentos de teclas como caracteres e, a seguir, dá-lhe a oportunidade de inserir a interpretação correcta no programa no qual está a trabalhar. Etiquetas inteligentes A Microsoft fornece um conjunto de etiquetas inteligentes prontas a utilizar com o Microsoft Office Access Nesta aplicação estão disponíveis acções relacionadas com Datas e Nomes e respectiva associação ao Microsoft Outlook 45

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