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1 O QUE É O ACCESS? É um sistema gestor de base de dados relacional. É um programa que permite a criação de Sistemas Gestores de Informação sofisticados sem conhecer linguagem de programação. SISTEMA DE INFORMAÇÃO Programa ou Aplicação SGBD Bases de SGDB - ACCESS Uma base de dados, é uma colecção de dados relacionados entre si. Agenda de telefones (nome, morada e telefone) Gestão de contas bancárias,... O ACCESS utiliza a estrutura de tabelas para armazenar a informação CAMPOS NOME RUA LOCAL TELEFONE Jorge Ricardo R. Almeida Silva, 4 Porto Clara Gomes R. das Camélias, 23 Dto Porto REGISTO Ao conjunto total de tabelas, chamamos de Base de Dados. Na criação do nosso sistema de informação temos de ter em conta alguns factores fundamentais Paulo Borges

2 1. QUE ENTIDADES ENTRAM NO SISTEMA DE INFORMAÇÃO? 2. QUE RELAÇÃO TEM CADA ENTIDADE (TABELA) ENTRE SI? 3. COMO RELACIONO AS ENTIDADES? A informação a armazenar na tabela é guardada em campos, campos estes que em conjunto fazem um registo. OS CAMPOS DIVIDEM-SE EM DOIS TIPOS : - IDENTIFICADOR Campo que identifica unívocamente o registo, sem permitir repetições. normalmente é designado por campo CHAVE. - DESCRITIVOS Estes não identificam o registo, mas descrevem as restantes características da entidade. Para a definição dos campos de cada entidade podemos colocar as seguintes questões : 1. QUE INFORMAÇÃO NECESSITAMOS ARMAZENAR EM CADA TABELA? 2. QUE CAMPO UTILIZAR PARA IDENTIFICAR CADA OCORRÊNCIA? 3. OS CAMPOS DEFINIDOS ESTÃO RELACIONADOS ENTRE SI? É importante que as tabelas sejam bem criadas para evitar situações desagradáveis, como incoerência e duplicação da informação, Paulo Borges

3 EXEMPLO : TABELA DE EMPREGADO E DEPENDENTES: 1º ESTRUTURA Nº EMP. NOME MORADA NOME DEP. 1 PEDRO PORTO JOÃO 1 PEDRO PORTO CARLA 1 PEDRO PORTO ANTÓNIO 2 CARLA V.N.GAIA MARGARIDA 3 DIOGO MATOSINHOS GUILHERME 2º ESTRUTURA Nº EMP. NOME MORADA Nº EMP. NOME DEP. 1 PEDRO PORTO 1 JOÃO 2 CARLA V.N.GAIA 1 CARLA 3 DIOGO MATOSINHOS 1 ANTÓNIO 2 MARGARIDA 3 GUILHERME A 2º estrutura está correcta ou melhor, porque evita a duplicação de informação. PERGUNTA? Se o pai e a mãe da margarida, são ambos funcionários desta empresa. NESSE CASO TEMOS UMA RELAÇÃO DE N OCORRÊNCIAS PARA M OCORRÊNCIAS. O caso é resolvido com a criação de uma nova tabela com os campos CHAVE das tabelas relacionadas Paulo Borges

4 A estrutura de uma base de dados, é o ponto fulcral para o funcionamento eficiente e correcto da mesma. É através da estrutura definida que é possível (ou não) articular os vários tipos de informação necessária. Se a base de dados apresentar uma estrutura correcta a manipulação (inserção, pesquisa,...) da informação é mais rápida e eficiente. EXEMPLO : A EMPRESA XYZ PRETENDE CONTROLAR O PERÍODO DE FÉRIAS DOS SEUS FUNCIONÁRIOS. - OS FUNCIONÁRIOS TEM FÉRIAS TODOS OS ANOS? - OS FUNCIONÁRIOS TEM FÉRIAS REPARTIDAS? Então temos duas tabelas FUNCIONÁRIOS Nº FUNCIONÁRIO NOME CATEGORIA DEPARTAMENTO DATA DE ADMISSÃO OBSERVAÇÕES 1 FÉRIAS Nº FUNCIONÁRIO ANO Nº DE DIAS DATA DE INÍCIO DATA DE FIM CONCLUI-SE QUE : ESTA É UMA BASE DE DADOS RELACIONAL É imprescindível efectuar de forma correcta o desenho da base de dados. Assim, é importante a existência da análise e concepção do sistema de informação. Permite maior rapidez, evita incoerência e redundãncia de informação Paulo Borges

5 OBJECTOS EM ACCESS Um objecto é algo que se pode manipular como uma unidade. O Microsoft Access permite a criação e manipulação dos seguintes objectos : - TABELAS - QUERIES OU CONSULTAS - FORMS OU FORMULÁRIOS - REPORTS OU RELATÓRIOS - MACROS - MÓDULOS (PROGRAMAÇÃO) TABELA Conjunto de informação relativo a uma entidade. a informação é armazenada de uma forma tabular, que consiste num conjunto de colunas (campos ou atributos) e linhas (registos ou ocorrências) QUERY OU CONSULTA É uma ferramenta que permite a elaboração de questões acerca da informação. O tipo de consulta mais usual é a consulta de selecção select query, perante a qual é possivel visualizar informação de várias ou uma tabela, analisá-la e alterá-la. FORM OU FORMULÁRIO Após a criação das tabelas e queries, podemos criar um interface para manipulação da informação. Está é a forma mais simples de um utilizador final manipular a informação. É normalmente utilizado para entrada e alteração da informação. REPORT OU RELATÓRIO Este consiste num modelo utilizado para representar a informação de diversa forma, normalmente na forma de documento impresso. Pode basear-se em dados específicos e representar totais relativos a um conjunto de registos. O report é considerado como um layout de saídas do sistema podendo ter como destino a impressora ou o ecrã Paulo Borges

6 MACROS Uma macro consiste num grupo de opções definidas pelo programador e que são automaticamente executadas pelo Access. O Access permite criar macros associadas a : - Formulários - Relatórios - Combinação de teclas - Comandos de menus MÓDULOS O módulo consiste num objecto do access que contém procedimentos programados em ACCESS BASIC Paulo Borges

7 MICROSOFT ACCESS Para iniciar a criação da nossa base de dados em Access podemos optar por utilizar o Botão iniciar, programas e access. Surge a janela abaixo que nos permite escolher o seguinte : - Criar uma base de dados vazia. - Criar uma base de dados utilizando o assistente. - Abrir uma base de dados já existente. Depois de definido que queremos uma base de dados vazia temos de lhe atribuir um nome e o local onde queremos que ela fique gravada Paulo Borges

8 Surge então o ecrã inicial do access com o seguinte aspecto. Aqui podemos escolher que objectos desejamos criar, tabelas, consultas, formulários Paulo Borges

9 IMPORTANTE : Nomes de campos, controlos e objectos do Microsoft Access: - Pode ter até 64 caracteres. - Pode incluir uma combinação de letras, números, espaços e caracteres especiais, excepto um ponto final (.), um ponto de exclamação (!), um acento grave (`) e parênteses rectos ([ ]). - Não é possível começar com espaços em branco. Tabelas: o que são e como funcionam Uma tabela é uma colecção de dados sobre um determinado tópico como, por exemplo, produtos ou fornecedores. Utilizar uma tabela separada para cada tópico significa que esses dados são guardados apenas uma vez, o que torna mais eficiente a base de dados e reduz erros na entrada de dados. As tabelas organizam os dados em colunas (denominadas campos) e linhas (denominadas registos) Paulo Borges

10 Em 'Vista de estrutura' da tabela, pode criar uma tabela inteira a partir do zero ou adicionar, eliminar ou personalizar os campos numa tabela existente. Na Vista de folha de dados da tabela, pode adicionar, editar, visualizar ou pelo contrário trabalhar com os dados numa tabela. Pode também apresentar registos a partir de tabelas relacionadas com a tabela actual, apresentando folhas de dados secundárias na folha de dados principal. Com algumas restrições, pode trabalhar com os dados em folhas de dados secundárias de várias das mesmas formas em que trabalha com dados na folha de dados principal Paulo Borges

11 Tabelas: Como criar? Vamos criar uma tabela de amigos : Esta poderá ser criada utilizando o Assistente de Tabelas ou em Vista de estrutura ou ainda como importação de outra tabela já criada em Access, Excel, Paradox, Dbase... Se escolhermos pela Vista de Estrutura teremos um maior poder de decisão quanto a construção da referida tabela. O ecrã que nos surge é o seguinte Paulo Borges

12 1º coluna - nome dos campos Local onde se cria cada campo. O nome de cada campo pode ter até 64 caracteres incluindo espaços. 2º coluna - tipo de campo 3º coluna - Ajuda para a barra de estados Propriedades dos campos As propriedades podem variar consoante o tipo de campo indicado, texto, número,... Tamanho do campo Formatar Máscara de introdução Legenda Valor Predefinido Regra de validação Texto de Validação Necessário Permitir comprimento zero Indexado Determina o comprimento de um campo de texto ou o tipo de número Determina como os dados são visualizados - o Access tem formatos predefinidos e pode também criar os seus formatos personalizados. Determina a matriz que os dados devem combinar quando são introduzidos num campo ou visualizados num formulário ou relatório Determina a legenda do campo, descrição, por defeito, a usar em forms, report s ou tabelas Valor a ser guardado num campo de um novo registo se não for introduzido um valor diferente. Fórmula ou regra que tem de ser cumprida antes do valor ser guardado no campo O texto que é visualizado no ecrã, se a regra de validação não for satisfeita. Especifica se o campo deve ou não ter um valor Determina se o campo texto pode ou não te o tamanho zero Determina se um campo é ou não usado como campo indexado. Os índices aceleram as buscas e as ordenações Paulo Borges

13 Atribuir tamanho do campo Os campos do tipo texto, tem por defeito o tamanho de 50 espaços, podem no entanto ser alterados para valores entre 1 e 255. Para os campos números, a propriedade determina o comprimento do número assim como o seu valor máximo e mínimo. byte Todos os números entre 0 e 255, só valores inteiros. Inteiro Todos os valores entre e 32767, só inteiros Inteiro longo Todos os valores entre e , só inteiros Simples Números (incluindo partes fraccionárias) de -3,4 x1038 a 3,4 x 1038 Duplo Números entre -1,79 x e 1,79 x Formatos Formatos para números Personalização de formatos É possível personalizar formatos, usando os caracteres abaixo descriminados: Campo tipo número * formato quando valor positivo * formato quando valor negativo * formato quando valor zero * formato quando valor nulo #.##0; (#.##0); Zero ; Sem valor Paulo Borges

14 No exemplo anterior se o valor for positivo este surge com separador, se negativo surge entre parênteses, se 0 surge a palavra Zero se não introduzido surge as palavras Sem valor. Pode ainda utilizar o caracter $ para formatar o valor em escudos, por exemplo. Campo tipo texto * formato quando introduzido * formato quando não introduzido >; Não existe está informação Supondo está formatação aplicada ao campo RUA. Se escrever no campo algum valor este será mostrado em maiúsculas, se não escrever nada, surge a frase Não existe esta informação Máscara de entrada Ao criar uma máscara de entrada, os códigos utilizados devem ser um para cada espaço, isto é, se criar uma máscara para o campo local de tamanho 15, tem que criar uma máscara com os 15 caracteres. Ex: LLL???????????? - Obrigatoriamente o Local tem que começar por três letras de A-Z depois pode ou não ter mais caracteres Paulo Borges

15 Caracteres de Código para máscara de entrada 0 Só dígitos de 0-9 Obrigatório # 0-9, espaços brancos, + e - Opcional 9 0-9, espaços brancos Opcional L Letras de A-Z, espaços não permitidos Obrigatório? Letras de A-Z, espaços não permitidos Opcional A Letras ou dígitos Obrigatório a Letras ou dígitos Opcional & Qualquer caracter ou espaço Obrigatório C Qualquer caracter ou espaço Opcional.,:;-/ Estes caracteres especificam o lugar das casas decimais, separadores dos milhares, data e hora. < Todos os caracteres que seguem este serão alterados para minúsculas > Todos os caracteres que seguem este serão alterados para maiúsculas! Preenche o campo da direita para a esquerda por defeito é da esquerda para a direita \ O caracter que segue esta barra é visualizado com o próprio valor, por exemplo \A é visualizado como A Paulo Borges

16 Formulários: o que são e como funcionam Pode utilizar os formulários para vários fins. A maioria das informações de um formulário são provenientes de uma origem de registos subjacente (tabela ou consulta). As outras informações do formulário são armazenadas na própria estrutura do formulário. Pode criar a ligação entre um formulário e a respectiva origem de registos (tabela ou consulta) através de objectos gráficos chamados controlos. O tipo de controlo mais comum para mostrar e introduzir dados é a caixa de texto Paulo Borges

17 Consultas: o que são e como funcionam Utiliza consultas para visualizar, alterar e analisar dados de diferentes formas. Também pode utilizá-las como a origem de registos para formulários, relatórios e páginas de acesso a dados. O que é uma consulta selecção e quando deve ser utilizada? Uma consulta selecção é o tipo mais comum de consulta. Esta consulta obtém dados de uma ou mais tabelas e mostra os resultados numa folha de dados, onde é possível actualizar os registos (com algumas restrições). Também pode utilizar uma consulta selecção para agrupar registos e calcular somas, totais, médias e outros tipos de totais. O que é uma consulta acção e quando deve ser utilizada? Uma consulta acção é uma consulta que efectua alterações a muitos registos, apenas numa operação. Existem quatro tipos de consultas acção: criar tabela, eliminação, acrescentar e actualização. Consulta eliminação Consulta actualizar Consulta acrescentar Consulta criar tabela Paulo Borges

18 Consulta eliminar Elimina um grupo de registos de uma ou mais tabelas. Por exemplo, pode utilizar uma consulta Eliminar para remover produtos descontinuados ou para os quais não existem encomendas. Com as consultas Eliminar, elimina sempre registos inteiros e não apenas campos seleccionados dentro dos registos. Consulta Actualizar Efectua alterações globais a um grupo de registos em uma ou mais tabelas. Por exemplo, pode aumentar os preços 10 por cento para todos os lacticínios ou aumentar os salários em 5 por cento para as pessoas de uma determinada categoria profissional. Com uma consulta Actualização, pode alterar dados nas tabelas existentes. Consulta Acrescentar Acrescenta um grupo de registos de uma ou mais tabelas ao fim de uma ou mais tabelas. Por exemplo, suponha que obtém alguns clientes novos e uma base de dados que contém uma tabela de informações sobre esses clientes. Para evitar ter de introduzir todas estas informações, gostaria de acrescentá-la à tabela Clientes. As consultas Acrescentar também são úteis para: Acrescentar campos com base em critérios. Por exemplo, pode querer acrescentar apenas os nomes e os endereços de clientes com encomendas pendentes. Acrescentar registos se alguns dos campos numa tabela não existirem noutra tabela. Por exemplo, na base de dados de exemplo Adamastor, a tabela Clientes tem 11 campos. Suponha que quer acrescentar registos de outra tabela que tem campos que correspondam a 9 dos 11 campos da tabela Clientes. Uma consulta Acrescentar acrescenta os dados nos campos correspondentes e ignora os outros Paulo Borges

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