IMPORTAÇÃO/EXPORTAÇÃO AVANÇADA DE MAPAS DE QUANTIDADES, de EXCEL para CANDY e de CANDY para EXCEL

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1 IMPORTAÇÃO/EXPORTAÇÃO AVANÇADA DE MAPAS DE QUANTIDADES, de EXCEL para CANDY e de CANDY para EXCEL 1. ANTES DE IMPORTAR IMPORTAÇÃO DE MAPA DE QUANTIDADES SIMPLES IMPORTAR COM PREÇOS UNITÁRIOS (SECOS OU VENDA) IMPORTAR COM PREÇOS UNITÁRIOS PARCIAIS (Decompostos por Tipos de Recursos) IMPORTAR COM CÓDIGOS DE PREÇOS IMPORTAR/EXPORTAR COM LIGAÇÃO EXTERNA A importação de uma lista de Excel para o Candy é simples e funciona através da área de transferência (clipboard) do Windows, mas por vezes é necessário importar alguma informação além do articulado simples (por exemplo preços secos ou de venda) ou é necessário preparar os dados antes da importação para depois no fim do processo poder exportar os preços de venda directamente para o articulado do dono de obra. 1. ANTES DE IMPORTAR Caso seja um processo novo, antes de colar os dados do clipboard do Windows no Candy, deve entrar-se no trabalho, definir-se o Master e abrir o documento de importação do articulado. Quando é um processo já existente, deve entrar-se no trabalho, abrir o documento de importação do articulado e colocar o cursor na linha onde a informação vai ser inserida. Qualquer documento do articulado pode ser utilizado para efectuar a importação, mas é aconselhável utilizar o documento 5.2 Bill Importing Codes and Rates (Importação de articulado com códigos e preços). Este documento pode ser acrescentado aos documentos que estão disponíveis por defeito, conforme se indica na figura seguinte. 1/25

2 O documento aparece na lista dos documentos de orçamentação e pode ser configurado através do botão Customize para mostrar as colunas que nos são mais úteis. 2/25

3 2. IMPORTAÇÃO DE MAPA DE QUANTIDADES SIMPLES Os passos a seguir, na preparação do mapa de quantidades em Excel, são difíceis de descrever, pois não existe uma norma para a apresentação da informação que é disponibilizada pelo Dono de Obra. Os dados devem estar apresentados em colunas separadas, com o número do item, a descrição do artigo, a unidade e a quantidade (uma quantidade total por artigo). Considerando um Mapa de Quantidades básico: a) Seleccionar apenas a informação que pretende copiar para o Candy e escolher Copy, para fazer uma cópia da informação no clipboard do Windows. 3/25

4 b) Abrir o documento 5.2 Bill Importing Codes and Rates conforme indicado na figura abaixo. c) Com o documento aberto, fazer Ctrl+V (ou clicar com o botão direito do rato sobre o documento de trabalho e depois em Paste). 4/25

5 d) No quadro que aparece, pode visualizar-se o texto que vai ser importado. É necessário definir o destino de cada uma das colunas que estamos a importar. Clicar no cabeçalho da coluna para escolher a coluna que vai ser processada e, depois, escolher a coluna de destino no quadro do lado esquerdo (Available Columns) que corresponde aos dados na coluna. Para corrigir uma coluna cuja atribuição foi incorrecta basta repetir o passo com a atribuição correcta, ou escolher a opção <none> se não se quiser atribuir nenhuma coluna. A opção Automatic detection aparece seleccionada por defeito, mas se tivermos a certeza que a descrição de todos os artigos se encontra numa única célula, a opção One line per item pode ser activada, para que o sistema considere que cada linha no Excel seja importada como sendo um artigo novo. NOTA: As casas decimais DEVEM estar separadas pelo mesmo tipo de carácter que estiver a ser usado no Excel vírgula se o Excel estiver em Formato Europeu ou ponto se o Excel estiver a ser usado em Formato Americano (US Format). A separação dos milhares NÃO PODE ser assinalada por um espaço em branco. Após as colunas que se pretendem importar estarem codificadas, confirma-se clicando no botão Continue. 5/25

6 e) Aparece um documento que indica o resultado da importação. NOTA IMPORTANTE: Aconselha-se a determinar sempre o Total das Quantidades no documento Excel e compará-lo com o Total transferido para o Candy, para o caso de alguns números poderem estar em formato de texto e, por isso, não terem sido transferidos correctamente. Se existirem artigos com quantidade e sem unidade, aqueles serão listados abaixo e podem ser localizados com um clique duplo sobre a linha em questão, ou com o botão Goto. (Neste exemplo, o artigo B.1.2 Betão de Classe C20/25, em fundações não tinha unidade no ficheiro de Excel, e por esta razão aparece neste documento). f) Na coluna L definem-se os níveis de cada artigo, de forma a hierarquizar o orçamento (existe uma nota técnica onde está explicado este processo passo a passo). 6/25

7 g) Na coluna T define-se a especialidade (trade) de cada artigo. No primeiro artigo de cada capítulo, coloca-se a letra correspondente à Especialidade (trade), conforme se indica na imagem abaixo. 7/25

8 h) Clicar com o botão direito do rato sobre Code e escolher a opção Make unique Price codes for uncoded items, para que os códigos sejam criados e que todos os restantes artigos fiquem, automaticamente, com a mesma especialidade que foi definida para o artigo anterior. Clique em Yes para confirmar a alteração. i) O articulado está introduzido no Candy e pronto para ser estimado. 8/25

9 3. IMPORTAR COM PREÇOS UNITÁRIOS (SECOS OU VENDA) Realizar o procedimento descrito no passo 2.a) mas, ao seleccionar os dados, seleccionar também a coluna dos preços unitários: Realizar os procedimentos descritos nos passos 2.b) e 2.c)" e, ao colar no Mapa de Quantidades, escolher Import Rate na coluna dos preços unitários. 9/25

10 Realizar os procedimentos descritos nos passos 2.d), 2.e), 2.f), 2.g) e 2.h). Clicar com o botão direito do rato na coluna do Nett Rate (coloque o cursor em cima do nome da coluna, para seleccionar a coluna toda) e escolher a opção Copy Nett rates from imported rates, para copiar os valores dos preços importados, para os preços secos. Carregue no YES e aparece um relatório. No relatório de transferência poderá verificar o que foi alterado ou criado. Através do botão poderá ver no Bill onde estão as alterações. 10/25

11 No caso de não aparecer preenchida a descrição do código de preço, será necessário copiar a descrição do artigo para a descrição do código de preço, através da função Copy Pricing description from bill (copiar a descrição do artigo para a descrição do preço), disponível no menu do botão direito do rato, ao seleccionar a coluna do Pricing Description (descrição do preço): Para importar preços de venda o processo é idêntico, mas em vez de clicar na coluna do Nett Rates clica sobre a coluna do Selling Rates e escolhe Copy Selling Rates from imported rates. 11/25

12 NOTA IMPORTANTE Atenção, que ao proceder à transferência, o preço de venda dos artigos preçados não é substituído se este já existir. O programa atribui um preço de venda, apenas aos artigos sem preço. Pressione OK, e voltará a ter um relatório onde poderá ver as alterações efectuadas. 12/25

13 4. IMPORTAR COM PREÇOS UNITÁRIOS PARCIAIS (Decompostos por Tipos de Recursos) Realizar o procedimento descrito no passo 2.a), mas ao seleccionar os dados seleccionar também as colunas com preços parciais (decompostos por tipo de recurso): NOTA: Para importar os preços unitários decompostos, não é necessário importar, também, o código de preço do artigo, tal como é descrito neste exemplo - se este não existir, serão criados os códigos de preços, automaticamente, de acordo com as especialidades que foram atribuídas aos artigos pelo utilizador. Se não foram definidas as especialidades dos artigos, então, serão criados códigos com a primeira especialidade da Lista de Especialidades (Trades). Para proceder à importação destes dados, convém preparar o documento de importação, com as colunas dos preços unitários decompostos visíveis. Para acrescentar estas colunas, seleccionamos o conjunto de colunas 4.5 Nett Split Rates através do menu View > Column Layout (atalho de teclado Ctrl & F1). 13/25

14 Realizar os procedimentos descritos nos passos 2.b) e 2.c)" e, ao colar no Mapa de Quantidades, indexar as colunas dos preços unitários dos dados a importar, com as respectivas colunas de Candy: Realizar os procedimentos descritos nos passos 2.d), 2.e), 2.f). 14/25

15 Neste exemplo, os passos 2.g) e 2.h) não são necessários, pois a Especialidade do Artigo será de acordo com o código de preço importado do Excel (ver nota na página 14). Para que tal aconteça, devem copiar-se os códigos de preços importados (Import Code) para os códigos de preços (Price Code). Seleccionar a coluna do código do preço e utilizar a função Copy Price Codes from Import Code. Os preços unitários decompostos, importados do Excel, aparecem no conjunto de colunas Import Split Rates. Para passar estes valores, para as colunas dos preços decompostos unitários secos (Nett Split Rates), deve primeiro disponibilizar-se essas colunas neste documento. 15/25

16 Em seguida, clica-se com o botão direito do rato no cabeçalho de qualquer uma das colunas do conjunto Nett Split Rate e, depois, seleccionar a opção Copy Nett Split rates from Imported Splits. 16/25

17 Aparece uma mensagem de aviso (que deve ser entendida) e depois carrega-se no YES para confirmar. Tradução da mensagem acima: Transferir Preços Unitários Parciais para Preços Unitários Parciais Secos As regras seguintes serão aplicadas a cada Item da selecção: 1. Os Preços Importados irão substituir os Preços Parciais Secos existentes 2. O Código importado irá substituir o Price Code existente 3. Quaisquer das worksheets existentes ficarão suspensas (em memória). Aparece um relatório onde se pode verificar o que foi alterado ou criado. Através do botão poderá ver no Bill onde estão as alterações. 17/25

18 5. IMPORTAR COM CÓDIGOS DE PREÇOS Os passos 2.f) e 2.g) descrevem como se atribui o Código de Especialidade aos artigos. Este código serve de base do Price Code (código do preço). Por vezes o Price Code já existe no documento Excel, e é necessário importar este código com o articulado. Realizar o procedimento descrito no passo 2.a) mas, ao seleccionar os dados, seleccionar também a coluna do Código da Especialidade: Realizar os procedimentos descritos nos passos 2.b) e 2.c)" e, ao colar no Mapa de Quantidades, escolher Import Code (importação de código) na coluna dos preços unitários. 18/25

19 Realizar os passos 2.d) e 2.e). Clicar com o botão direito do rato no cabeçalho da coluna do Pricing Code, para escolher a coluna do código do preço e seleccionar a opção Copy Price Code from Import Code, para copiar os dados na coluna Import Code para a coluna Price Code. Carregue no YES para avançar. 19/25

20 Aparece um relatório que indica os resultados do processo. 20/25

21 6. IMPORTAR/EXPORTAR COM LIGAÇÃO EXTERNA Por vezes o processo indica que o ficheiro original do Dono de Obra deve ser entregue com o orçamento, obrigando a que se faça a exportação do preço de venda do Candy para o ficheiro original. Criar uma coluna e numerar, sequencialmente, de acordo com as linhas do Excel, desde a primeira até à última célula que conste no documento enviado pelo cliente. NOTAS: Se não quiser usar o original, ou se este estiver protegido com palavra passe, pode criar uma cópia e fazer a importação a partir desta. Não é necessário que esta coluna seja na coluna A pode estar no lado direito do articulado. Não é necessário guardar o ficheiro com esta coluna é uma coluna temporária só para efeitos de transferência de dados para o Candy. Realizar o procedimento descrito no passo 2.a, mas ao seleccionar os dados seleccionar também a coluna de ligação externa (External Link). 21/25

22 Realizar os procedimentos descritos nos passos 2.b) e 2.c)" e, ao colar no Mapa de Quantidades, escolher External Link na coluna de ligação externa. 22/25

23 NOTA: É aconselhável testar a integridade das ligações externas existentes logo após da sua importação. Para isso, podemos recorrer ao processo de exportação dos Preços Selling (ver abaixo), mas seleccionando a quantidade Bill quantities, que vamos exportar para a coluna do preço unitário do Excel. Assim, temos a possibilidade de verificar se a soma das quantidades (originais) corresponde à soma encontrada na coluna do preço unitário que contém, agora, as quantidades reexportadas do Candy. Realizar os procedimentos descritos nos passos 2.d), 2.e), 2.f), 2.g) e 2.h). Depois de calculados, os Preços Selling, podem ser exportados para o ficheiro Excel original do cliente, seleccionando Tools no canto superior esquerdo do Mapa de Quantidades e seguindo os comandos indicados à direita na figura. 23/25

24 Na caixa de diálogo que aparece, indica-se o que se pretende exportar (Selling Rates) e para que coluna do ficheiro Excel (neste caso, para a coluna E). No separador Excel sheet deve indicar-se qual a folha para onde se vão exportar os preços. Indicar qual o ficheiro de Excel para onde se pretende exportar os valores e cllicar em Abrir Aparece um quadro que indica o número de linhas actualizadas. 24/25

25 NOTAS: Confirmar se toda a informação foi transferida correctamente, verificando se o Valor Total obtido no Excel coincide com o Valor de Venda (Selling Amount) no Candy. Se o ficheiro do Dono de Obra têm várias folhas a preencher (ex. uma folha para as demolições e outras para a estrutura, acabamentos, electricidade, etc.) estas devem ser compiladas numa única folha para a importação com ligação externa. As outras folhas podem ser ligadas a esta folha e serão preenchidas automaticamente ao completar a folha principal. O preço de venda pode ser exportado, decomposto por valores parciais (ex. mão-deobra, materiais, equipamento), de acordo com as solicitações do Dono de Obra. Ver a nota técnica sobre este assunto. 25/25