Criar sequências/sucessões/progressões com alça de arrastamento

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1 Inserir linhas e colunas O Excel trabalha à esquerda da coluna selecionada e acima da linha selecionada. Depois de selecionares uma linha ou uma coluna, coloca o cursor do rato sobre a mesma, clica no botão do lado direito e escolhe Inserir. Se quiseres inserir, por exemplo, 3 linhas, em vez de selecionares só 1 linha, seleciona logo 3 e faz só depois Inserir. Irão surgir 3 novas linhas acima das que selecionaste. Inserir colunas: Repetir uma célula com alça de arrastamento Repara que, quando selecionas uma célula, o canto inferior direito tem uma pequena cruz a que chamamos alça de arrastamento. Se clicares em cima dessa pequena cruz (sem largar o botão do rato) e deslocares o rato para baixo, o Excel irá repetir o conteúdo e a formatação dessa célula. Em alternativa: Podes selecionar primeiro as células onde queres que se repitam os teus dados, introduzes esse dado numa das células, pressionas a tecla CTRL e, só depois, simultaneamente, fazes ENTER (ou clicas em ). Utilizar a alça de arrastamento: A alça de arrastamento funciona nos 4 sentidos:,, e. Criar sequências/sucessões/progressões com alça de arrastamento Se, em vez de selecionares apenas uma célula, selecionares duas contíguas e usares a alça de arrastamento, o Excel tentará preencher as células seguintes com a lógica matemática com a qual foi programado. Por exemplo: Se selecionares duas células onde estão os algarismos 1 e 2, o Excel irá completar as restantes com a sucessão de números naturais: 3, 4, 5, 6 Se selecionares 1 e 4, o Excel irá completar com 7, 10, 13, ou seja, adiciona 3 à célula anterior. Se, inversamente, selecionares 4 e 1, o Excel irá completar com -2, -5, -8, -11 O Excel só cria sequências a partir de valores numéricos. As únicas exceções são as que vêm referidas a seguir ou as que cria a partir de listas personalizadas. Ficha 2 Página 1

2 Criar listas personalizadas INICIAÇÃO AO EXCEL O Excel possui algumas listas predefinidas (listas incorporadas) com os dias da semana e os nomes dos meses. É possível criar a nossa própria lista, de acordo com as nossas necessidades. Para isso: Clica no botão do Office (canto superior esquerdo), seleciona Opções do Excel, Popular e Editar Listas Personalizadas. Escreve os elementos da lista separados por vírgulas. Nalgumas versões do Excel será preciso fazer Ficheiro, Opções do Excel, Avançadas, Editar Listas Personalizadas (ao fundo da página) e Importar. Em alternativa (mais fácil), faz a lista no Excel, preenchendo células contíguas. Seleciona as células que contêm a lista, clica no botão do Office, seleciona Opções do Excel, Popular, Editar Listas Personalizadas e Importar. Já está. Unir células Se necessitares de unir células tens um ícone para isso no separador base: ícone. Para desfazer, basta selecionar a célula unida e voltar a clicar no mesmo Ficha 2 Página 2

3 Executar operações simples INICIAÇÃO AO EXCEL Os operadores das 4 operações básicas utilizados no Excel são os normais para a adição ( + ) e para a subtração ( - ). Para a multiplicação, utiliza-se o asterisco ( * ) e para a divisão a barra ( / ). Sempre que pretenderes que o Excel execute uma operação qualquer, quer sejam as quatro operações básicas, quer seja uma fórmula elaboradíssima, tens de iniciar sempre essa operação com o sinal de =. Para obteres o resultado terás de fazer ENTER (ou clicas em ). Por exemplo: para multiplicares 3 por 4 terias de escrever, na célula ou na barra de fórmulas, =3*4. Como neste programa trabalhamos muitas vezes com valores numéricos, será mais fácil se usarmos o conjunto de teclas do lado direito do teclado. Verifica se a função NUM LOCK está ligada (em princípio o computador liga esta função automaticamente quando é iniciado): nos teclados da escola o led por baixo do número 1 (na parte superior do lado direito do teclado) está ligado. Maiúsculas/minúsculas Para o Excel é indiferente que escrevas as fórmulas e os endereços em maiúsculas e/ou em minúsculas. Tanto podes escrever a célula B4 como b4 ; o intervalo pode ser C4:E6 ou C4:e6. Também o nome das fórmulas pode ser SOMA ou soma ou SoMa : depois de fazeres ENTER tudo irá aparecer em maiúsculas. Se quiseres converter texto do Excel de maiúsculas para minúsculas e vice-versa lê este artigo que contém um suplemento que instala essa função. Referências relativas, absolutas e mistas A grande vantagem do Excel é que não nos obriga a repetir os cálculos se algum dado se alterar. Esta vantagem só se verifica se, em vez de escrevermos manualmente os valores que entram no cálculo, indicarmos a referência onde eles se encontram (o endereço). Assim, se na célula B2 introduzirmos 3; se na B3 introduzirmos 4; e na B4 introduzirmos a operação =b2*b3, quando fizermos ENTER obteremos o valor 12. B2 e B3 são referências relativas, isto é, o Excel está a multiplicar o valor que estiver 2 células acima pela que estiver imediatamente acima. Se arrastarmos (na alça de arrastamento) o resultado, o programa continuará sempre a repetir a operação com os valores que ocuparem essas posições relativas. Na célula C3 escreve o algarismo 1, em C4, o algarismo 2 Arrasta até obteres o algarismo 20 em C22. em D2 escreve 1; em D3 manda multiplicar C3 por D2. Arrasta o resultado até D22. Observa o que aconteceu. Ficha 2 Página 3

4 Por vezes não podemos utilizar referências relativas. Para que o resultado dê certo é preciso fixar a célula, o que se faz com o sinal de cifrão (dólar): $. Para fixar a linha, o cifrão é colocado antes do número (C$3); para fixar a coluna, colocamos o cifrão antes da letra ($C3). Ficamos, assim, com referências mistas. Às vezes necessitamos de fixar quer a coluna, quer a linha, ou seja, obter uma referência absoluta. Neste caso, é colocado um cifrão antes da coluna e outro antes da linha ($C$3). Formatação condicional 1/ Podemos definir a formatação do que aparece na(s) célula(s) selecionada(s) de acordo com determinados critérios prévios por nós definidos. Esta função é útil se quisermos que, por exemplo, as negativas surjam a vermelho. O ícone da Formatação Condicional surge na barra de ferramentas. Ao abrir esse menu, seleciona Nova Regra Escreve na célula C3 o valor do IVA (23%) e nas células B4, B5 os valores 100, 120, 140, 160, 180 e 200. Em C4 multiplica C3 por B4. Fixa a linha 3. Arrasta até B9. Formatação condicional (1): Exercício 1A: constrói uma tabela com a tabuada de 1 a 20. 2/ Em Nova Regra seleciona Formatar apenas células que contenham e, em baixo, indica as condições que queres que a célula contenha: é maior que, é menor que, é diferente de, é maior ou igual a, etc. Depois de definida a condição, define em Formatar o que queres que o programa faça à(s) célula(s) selecionada(s), ou seja, qual o aspeto que essa(s) célula(s) vai(vão) assumir. Formatação condicional (2): Ficha 2 Página 4

5 3/ A formatação escolhida pode ser variada: tipo de letra, estilo (negrito, itálico ), tamanho, limites da célula, preenchimento das células com cores ou padrões, etc. Depois de fazer OK nas várias janelas abertas, a condição definida irá estar ativa, isto é, cada vez que acontecer a condição definida (por exemplo, menor que 50 ) a célula irá ficar como escolheste (por exemplo, com o valor escrito a vermelho). Formatação condicional (3): Por vezes, queremos ter a certeza de que não nos esquecemos de preencher uma grelha de um teste com todas as respostas de todos os alunos. A formatação condicional pode ajudar-nos se, por exemplo, definirmos que todas as células que têm de ser preenchidas, ficam de uma determinada cor e que a mesma desaparece quando for preenchida. Consegue-se fazer isto se no passo 2/ atrás referido escolheres uma formatação de preenchimento (escolhe uma cor clara), se no valor da célula escreveres igual a e se no campo da direita escreves = (igual, aspas, aspas): este código (aspas, aspas) indica ao programa que deverá colocar a cor escolhida se a célula estiver vazia. Quando introduzires qualquer valor, a célula voltará a ficar com o fundo normal (branco). Uma célula vazia não pode conter valores nem fórmulas. Quando arrastas uma célula, com a alça de arrastamento, estás também a arrastar a respetiva formatação condicional para as novas células. Para apagares as regras da formatação condicional vais de novo ao ícone de Formatação Condicional, seleciona Limpar regras e uma das 2 hipóteses que surgem: Limpar Regras das Células Selecionada ou Limpar Regras da Folha Inteira. Exercício 1B - define as seguintes formatações condicionais: =400, preencher a azul-escuro com letras brancas; entre 399 e 300, idem mas com um azul menos escuro; entre 299 e 200, preencher com um azul ainda menos escuro, sem alterar a cor dos algarismos; entre 199 e 100, idem, ainda menos escuro; menos de 100, verde claro. Ficha 2 Página 5