Friso Estrutura. nos. outros. trutor. fáceis de o fazer: FCA Editora de Informática

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1 Access 2007 Depressa & Bem Friso Estrutura Quando temos uma consulta na vista de estrutura, aparece, automaticamente, este friso contextual com grupos de comandos que descrevemos sumariamente a seguir. Pontualmente, veremos o seu uso em situações práticas. a b c d Fig. 4.8 Friso Estrutura duma consulta Legenda: a. Grupo Resultados Comandoo Vista paraa activar, na seta de lista pendente situada por baixo do comando, os diferentes tipos de vistas disponíveis da consulta. As mais habi- nos tuais são a Vista de Estrutura que mostra a consulta num esquema que permite alterar as suass configurações, e a vista de Folha de Dados que mos- mas sem incorporar as alterações que entretanto se tenham produzido; Comandoo Executar para passar da vista de estrutura para a vista de folha de tra a consulta com os seus dados, depois de fazer alterações na sua estrutura, dados para testar as alterações efectuadas. b. Grupo Tipo de consulta para mostrar o tipo de consulta que está activo e criar outros. c. Grupo Configuração da consulta para acrescentar/eliminar linhas de critérios, criar e eliminar colunas, adicionar tabelas e consultass no comandoo Mostrar tabe- las, fazer triagens no comando Devolver e criar fórmulas pelo comando Cons- trutor. d. Grupo Mostrar/Ocultar os comandos principais servem para activar e desacti- var a linha dos Totais e ver as propriedades da consulta e dos campos. Ver os resultados de uma consulta Durante o processo de estruturação de uma consulta é, frequentemente, necessário alternar entre a vista de estrutura e a vista de folha de dados, para ver e testar a evolução do nosso trabalho de alterações de estrutura. Há as seguintes formas fáceis de o fazer: 86 FCA Editora de Informática

2 Consultas A partir da vista de estrutura, temos duas opções: Clicar no botão Executar do friso Estrutura; Clicar na seta de lista pendente do comando Vistas + Vista de folha de dados para ver e testar as alterações da consulta, na vista de folha de dados. Estando na vista de folha de dados (ver figura seguinte), a partirr do friso Base, clicar na seta de lista pendente do comando Vistas + opção [a] Vista de estru- tura ou menu de contexto sobre a barra de título da consulta [b] + Vista de estrutura; a b Fig. 4.9 Tipo de vistas numa consulta Estando na vista de estrutura, se clicar no botão Vistas do friso Estrutura em sequência (e sem abrir o menu pendente) alterna entre as vistas de folha de dados e de estrutura. Sempre que façamos alterações à estrutura duma consulta, esta só incorporará as alterações, ao fecharmos a mesma pelo seu botão de controlo do canto superior direito ou, no menu de contexto sobre a sua barra de título + Fechar. Aqui, abre-se (ver figura seguinte). uma janela a perguntar se queremos incorporar as alterações efectuadas Fig Janela avisadora FCA Editora de Informática 87

3 Access 2007 Depressa & Bem Fechar esta consulta, pois está terminada, por agora. Iremos regressar à mesma para criar campos calculados de informação importante para a empresa e para os seus potenciais clientes. Criar uma consulta em vista de estrutura Vamos exemplificar a criação duma consulta na vista de estrutura, usando a mesma Tabela de Imóveis que usámos para o exemplo anterior mas, agora, o seu nome será Consulta proprietários, cujos campos não foram contemplados na consulta anterior. EXERCÍCIO Nº 12 Objectivos: Criação da consulta Proprietários pela Vista de Estrutura. Enunciado: A partir da base de dados Imóveis Simples, criar uma consulta pela vista de estrutura com o nome Proprietários, a partir de alguns cam- pos da tabela de Imóveis. Resultado: Ficar com uma consulta com os campos constantes do exemplo seguinte, o qual fica praticamente igual à imagem da respectiva tabela. 1. Fig Dados da consulta Proprietários Se tiver objectos abertos tabelas, consultas, fechar estes, fazendo menu de contexto sobre a barra de título dum destes + Fechar tudo. 88 FCA Editora de Informática

4 Consultas 2. No friso Criar, clicar no comando Estrutura da consulta do grupo Outro. 3. Surge a caixa de diálogo Mostrar tabela sobre a estrutura em branco duma consulta (ver figura seguinte) onde deve seleccionar qual(is) a(s) tabela(s) e/ou consulta(s) a utilizar na elaboração desta nova consulta. Neste caso, só temos a Tabela de Imóveis. Fazer duplo clique neste nome ou clicar uma vez + botão Adicionar. Se, eventualmente, nos esquecermos de indicar um objecto tabela ou consulta, podemos fazê-lo mais tarde, a partir do interior da área de cria- ção da consulta. Passo 1 clicar para seleccionar Passo 2 clicar para adicionar o objecto seleccionado Fig Criar consultass pela vista de estrutura 4. Após terminar a selecção dos objectos, fazer clique no botão Fechar. Surge, no ecrã, a área de criação da consulta designada por modo Vista de estrutura, já nossa conhecida do exemplo anterior de construção em modo Assistente. 5. Para adicionar os campos à grelha de consulta (ver figura seguinte): Duplo clique no campo Código [a] para que o mesmo apareça na respectiva célula na coluna da grelha de consulta [a ]; Clicar num campo e arrastá-lo para a coluna em branco da área de trabalho grelha de consulta; Clicar na janela da linha de Tabela + escolher esta na seta de lista pendente + escolher o campo desejado na seta de lista pendente da janela de Campo [b]; FCA Editora de Informática 89

5 Access 2007 Depressa & Bem c Clicar e arras- tar o campo e soltá-lo na coluna b Linhas de Campo e Tabela Fig Criar campos numa consulta Se precisássemos de todos os campos da tabela, bastava fazer duplo clique no asterisco [c]. Embora apareça só uma coluna preenchida em baixo, todos os campos estão representados na vista de dados. Neste caso, se precisasse de acrescentar critérios, bastava adicionar esse campo à grelha de estrutura que ficaria em duplicado + definir os critérios e desactivar a caixa de veri- ficação Mostrar, paraa que o campo não aparecesse duas vezes; Duplo clique aqui para seleccionar os campos Clicar e arrastar os campos + soltá-los em baixo Fig Criar campos numa consulta com uma única acção 90 FCA Editora de Informática

6 Consultas Quando queremos inserir todos os campos dum objecto, podemos fazê-ltabela/consulta para que todos os campos fiquem seleccionados. Depois, clicar em cima dos mesmos + arrastar e soltar o ponteiro do rato na área da primeira coluna da duma só vez. Fazer duplo clique no cabeçalho da janela da grelha de estrutura da consulta (ver figura anterior). 6. Adicionar/Cr riar os campos respeitantes ao proprietário. Depois, visualizar os resultados, executando a consulta para folha de dados e sair da mesma atribuin- do-lhe o nome atrás referido. Aplicar critérios e filtros de selecção Uma das funções mais importantes nas consultas é a possibilidade de criar resulta- dos, a partir dum conjunto filtrado de dados, tendo por base condições. Essas condições podem ser simples ou múltiplas, consoante impliquem uma ou mais restrições aos dados que a consulta vai pesquisar na(s) tabela(s) ), como iremos mostrar nos pontos seguintes. Consulta com condição simples EXERCÍCIO Nº 13 Objectivos: Criar uma consulta que mostre todos os imóveis de tipo Apartamen- to, com origem na Consulta Geral da base de dados Imóveis Sim- ples. Enunciado: Criar a consulta Apartament os, a partir da Consulta geral da base de dados Imóveis Simples. Resultado: Ver o mapa seguinte. Consulta geral Linha Critério Escrever o critério Fig Definir critério numa consulta FCA Editora de Informática 91

7 Access 2007 Depressa & Bem Abrir a Consulta Geral da base de dados Imóveis simples, atrás criada. Na sua vista de estrutura e na linha Critério da coluna do Tipo, escreverr o que queremos ver, isto é, apartamento (ver figura anterior). Executando a consulta pelo respectivo comando do friso Estrutura, vemos o seguinte resultado cinco imóveis no nosso caso nesta consulta de selecção com condição simples Fig Registos filtrados duma consulta Fechar esta consulta, aceitando as alterações produzidas. Clicar em Consulta Geral no Painel de navegação para a sua selecção + comando Copiar do friso Base ou do menu de contexto. Comando Colar do friso Base. Abre-se a seguinte janela para atribuição do nome à nova consulta Escrever o nome Apartamentos nesta janela + OK. Aparece a nova consulta na respectiva área do Painel de avegação. FCA Editora de Informática Fig Copiar uma consulta

8 Consultas Abrir a Consulta geral na vista de estrutura e remover-lhe o critério Aparta- mento + fechar a mesma, aceitando as alterações para que esta consulta volte a mostrar todos os registos de imóveis. Ficámos, assim, com uma consulta autónoma só com os registos de apartamen- tos. Consultas com condições múltiplas Vamos activar a vista de estrutura da Consulta geral com que estamos a trabalhar paraa lhe adicionar os seguintes critérios: Em simultâneo o E; Em alternativa o Ou; ; Os dois ao mesmo tempo. 9. Filtro E, isto é, em simultâneo. Se quisermos saber quantos apartamentos de 3 assoalhadas temos em Setúbal, com um preço inferior a , escrevemos os critérios que vemos na figura seguinte mas só na linha Critério (ver figura seguinte). Isto é, temos que ter em simultâneo como critério, os registos de apartamento, e de 3 assoalhadas, e em Setúbal, e de preço inferior a Só os que reúnem estas 4 condições é que são mostrados. O filtro E define-se só na linha Critério Os números não podem ter símbolos (, $, ). Só caracteres reconhecidos pelo Access 10. Fig Critério E numa consulta Executando a consulta, vemos que só há um imóvel que reúne as 4 condições. Por opção, fazer uma cópia desta consulta e atribuir-lhe um nome relevante. Depois, voltar à Consulta geral e remover-lhe os critérios. Fig Resultado da filtragem numa consulta FCA Editora de Informática 93

9 Access 2007 Depressa & Bem 11. Filtro Ou, isto é, alternativo na Consulta Geral, queremos ver todos os registos de tipo apartamento, bem como todos os registos de imóveis situados em Lisboa. As condições a definir são as seguintes, nas linhas do Critério e do Ou, na vista de estrutura daquela consulta: Fig Aplicar o critério Ou numa consulta 12. Os resultados são os seguintes: Fig Registos filtrados pelo critério Ou 13. Remover estes critérios ou copiar a consulta com outro nome e, depois, remo- ou ver os critérios na Consulta Geral. 14. Dois critérios E e Ou em simultâneo. Na consulta geral, queremos ver filtrar todos os registos tipo apartamento em Setúbal de 3 assoalhadas e de pre- Os critérios podem ser vistos na figura ço inferior a , bem como todos registos tipo apartamento em Lisboa. seguinte. 94 FCA Editora de Informática

10 Consultas Fig Critérios E e Ou Sendo o resultado, na vista de folha de dados, o seguinte que registos. mostra só dois Fig Registos filtrados pelos critérios E e Ou 15. Critério de valores Entre e Se quiséssemos um extracto dos imóveis de 4 assoalhadas em Setúbal com preço entre e , os critérios seriam os seguintes. Números sem separadores de milhares ou símbolos monetários Fig Aplicar o critério Entre E 16. E os resultados serão obtidos clicando no botão Executar [ ] (ver figura seguinte). Olhando para os resultados, vemos que todos os registos respeitam o critério indicado, que é o intervalo de preço entree e em Setúbal e de 4 assoalhadas. Embora houvesse mais registos na consulta, estes não apareceram por não obedecerem ao critério. FCA Editora de Informática 95