Inventários no Sistema Lasernet 2000

Transcrição

1 1 Inventários no Sistema Lasernet 2000 A opção Inventário de Fim do Ano (em Utilitários II) é usada para, no final do ano fiscal (ou em qualquer outra altura que o cliente pretenda fazer um inventário), para se entrarem dados referentes à contagem física do stock. Esta opção permite criar automaticamente transacções de ajustamento que acertam as quantidades em stock de forma a reflectirem o que a contagem física indica. O sistema está disponível tanto através da versão 7 como da versão 8. As opções são fundamentalmente as mesmas. Só o aspecto gráfico é diferente. Os ficheiros são como é óbvio os mesmos. Quando se escolhe a opção INVENTÁRIO DE FIM DO ANO o seguinte ecrã é mostrado ao operador: O critério de utilização destas áreas de trabalho é completamente à escolha do cliente. Pode, por exemplo, usar o Inventário 1 para um determinado ano e o Inventário 2 para outro ano, etc. Ou então fazer inventários para o mesmo ano por local ou por tipo de produto em cada área de trabalho. Os dados que são introduzidos nestas áreas de trabalho, uma vez utilizados para gerarem ajustamentos, podem ser apagados e a área de trabalho reutilizada para outro inventário. Quando se selecciona uma área de trabalho o sistema apresenta o seguinte menu:

2 2 As opções deste menu são as seguintes: LISTA DE ITENS DE INVENTÁRIO Esta opção dá acesso a um ecrã que mostra as transacções correntemente no ficheiro de Inventário. Este ecrã tem os mecanismos necessários à entrada de novas transacções bem como à alteração e eliminação das já existentes. MAPAS DE INVENTÁRIO Esta opção é usada para imprimir vários relatórios relacionados com o inventário. PROCESSA INVENTÁRIO Esta opção deve ser usada quando todos os itens de inventário tiverem sido entrados; permite a geração dos ajustamentos que vão acertar o stock. Opcionalmente esta opção executa todo o processamento mas sem criar ajustamentos (lista apenas). ELIMINA AJUSTAMENTOS No caso de se terem criado transacções de ajustamento que depois se verifica estarem erradas ou incompletas, esta opção permite desfazer o que já havia sido lançado em stocks, isto é, repor uma situação igual aquela que existia antes das transacções de ajustamento terem sido criadas. ZAP DE UM INVENTÁRIO Limpa total e irreversivelmente, os dados do último Inventário. Aconselha-se fazer uma cópia de segurança deste ficheiro (PCFINV.DBF), antes de executar esta operação.

3 3 LISTA DE ITEMS DE INVENTÁRIO Quando esta opção é escolhida pelo operador, o seguinte ecrã é mostrado pelo Lasernet 2000: Inicialmente esta lista estará vazia. Depois de carregada com itens de inventário esta lista pode ter o seguinte aspecto: Carregando na tecla / (barra) faz aparecer a lista de opções disponíveis que são as seguintes. ADICIONA - Adiciona uma nova entrada ao ficheiro de inventário

4 4 Note que o campo Produto aceita indiferentemente o código interno usado pela empresa ou o código de barras que é afixado na embalagem (desde que esse código tenha previamente sido introduzido no campo Código de Barras da ficha de Produto). A forma como o campo Produto é apresentado depende do que for indicado no Perfil do Operador: Produto de comprimento Fixo abre o campo para o número de caracteres usado internamente pela empresa, Variável abre o campo até um máximo de 30 caracteres. Neste caso o sistema acomoda sem problemas a grande maioria dos códigos de barra afixados em embalagens. Não esquecer que para que um código de barras do fornecedor seja reconhecido, ele tem de ser introduzido na Ficha de Produto no campo Código de Barras. Uma vez introduzido um código que seja reconhecido pelo sistema (interno ou de barras), os campos Nome do Produto e Preço Unitário são automaticamente colocados no ecrã. O operador limita-se a entrar a Quantidade em stock e fazer Page Down. Como é óbvio estes campos podem ser alterados pelo operador. Os restantes campos têm o seguinte significado: Data: o campo data é importante: deve conter a data em que a contagem foi feita. Referência: é uma descrição livre e opcional introduzida pelo operador. Localização: um código que identifique a localização deste item do inventário. Estes códigos são opcionais e caso sejam usados são atribuídos pelo utilizador, não sofrendo qualquer espécie de validação. Se forem usados de forma consistente permitem imprimir mapas com os itens do inventário agrupados por Localização. Sugestão: pode ser introduzido um código de Armazém A a J. Tipo: um código que permita agrupar os itens do inventário em classes genéricas, como por exemplo M para monos, I para imobilizado, etc. Estes códigos são opcionais e caso sejam usados são atribuídos pelo utilizador, não sofrendo qualquer espécie de validação. Se forem usados de forma consistente permitem imprimir mapas com os itens do inventário agrupados por Tipo. BOBINE - - Adiciona uma nova entrada, tipo Bobine / Cabo, ao ficheiro de inventário (para quem utiliza a Gestão de Bobines)

5 5 Este ecrã é ligeiramente diferente do ecrã usado para introduzir um item de produto standard usando a opção A. Inclui campos para indicar se se trata de cabo em Bobine, Peças ou Rolo e a matricula da bobine. No campo Acção pode ser introduzido um A (adiciona esta Bobine), M (modifica a quantidade na Bobine) ou E (Elimina esta Bobine). Sequência indica a sequência em que estas acções devem ser executadas para esta Bobine. MODIFICA - Altera uma das entradas no ecrã. VISUALIZA Visualiza uma das entradas no ecrã (útil para operadores com autorização RO (Read Only) que não podem usar a opção Modifica. ELIMINA - Remove do ficheiro uma das transacções no ecrã. LIMPA Elimina uma família de Produtos do Inventário. PESQUISA - Encontra um item do inventário com base no código de produto ou na matricula da Bobine. GERA -Esta opção cria entradas do Ficheiro de Inventário a partir do Ficheiro de Produtos (pode ser seleccionado apenas um grupo de Famílias) ou a partir do ficheiro de Bobines. O sistema carrega os stocks numa determinada data indicada pelo Operador. Atenção: devido à natureza e extensão dos cálculos que são executados, esta opção poderá ser um pouco demorada. Como é natural, durante estes cálculos o sistema tem de ser usado em modo Exclusivo. ZMEMORIZA Memoriza um dos códigos no ecrã. Esse código pode depois ser descarregado num campo de entrada de dados usando a tecla F2. RECALCULA Esta opção calcula os Preços Médios de Custo de todas as entradas no ficheiro de Inventário numa determinada data e actualiza o campo Preço Unitário com esses valores.

6 6 CARREGA Esta opção é equivalente à opção Gera. Em vez de se basear no ficheiro de Produtos usa o ficheiro de Bobines para carregar o Inventário: STOCK Esta opção carrega o campo Quantidade com o stock calculado pelo sistema numa determinada data. PROCESSA INVENTÁRIO Esta opção calcula as diferenças entre as quantidades indicadas no inventário contado pelo cliente (introduzido nos ecrãs anteriores) e as quantidades que o Lasernet 2000 mantém no ficheiro de stocks (visíveis através do F7). Com base nestas diferenças (se existirem), o Lasernet 2000 dá ao operador a opção de imprimir um relatório das diferenças ou então criar automaticamente ajustamentos do tipo 0 (entradas) e do tipo 3 (saídas) que alinhem o stock mantido pelo Lasernet 2000 com o que é indicado no inventário físico. O sistema começa por apresentar este o ecrã acima ao operador. Armazém A a J deve ser usado apenas se se pretende limitar a geração de Ajustamentos a um único Armazém (A, B, até J). T indica para processar Todos os Armazéns. O sistema passa então por uma fase de limpeza de acumuladores internos usados por esta opção e depois mostra o seguinte ecrã:

7 7 O preenchimento dos campos deste ecrã é EXTREMAMENTE IMPORTANTE preste o máximo de atenção antes de avançar com a criação de Ajustamentos ao Stock. Período com início em Aqui é entrada a data de início do processamento, que é quase sempre a data do último Fecho. O Lasernet 2000 não considera as transacções que se encontrem ainda na base de dados, com datas anteriores à data que é aqui indicada. Inventário feito em As transacções com data posterior à que é aqui indicada não são consideradas. Por exemplo, pode estar a usar-se esta opção no dia 12 de Janeiro de 2009 (já com algumas transacções do ano de 2009 na base de dados), e pretende fazer-se a geração de ajustamentos relativamente ao inventário que foi feito em 31 de Dezembro de Nesse caso deveria entrar-se neste campo 31/12/2008 para não serem consideradas as transacções entre 1/1/2009 e 12/1/2009. Gera Ajustamentos Este campo é usado para indicar se se pretende só uma lista das diferenças ou se, adicionalmente, se quer também gerar os ajustamentos que anulam estas diferenças. Identificação dos Ajustamentos Neste campo deve ser entrada uma identificação (que ainda não tenha sido previamente usada), e que irá identificar globalmente todos os ajustamentos que são criados. Mais tarde é possível eliminar todos estes ajustamentos, com base nesta identificação, no caso de se chegar à conclusão que eles estão incorrectos. Descrição dos Ajustamentos Este campo é opcional e, caso seja utilizado, coloca esta descrição na terceira linha da descrição dos itens que são criados, ajudando a identificá-los mais facilmente (cada item do ficheiro de Movimentos tem quatro linhas de descrição). Processa só a Família No caso de se pretender corre esta opção apenas para uma família de Produtos. Normalmente usado na fase de teste (só impressão) para acelerar o processamento. Processa Cabos Por vezes é necessário excluir os Produtos tipo Cabo desta opção. Estes produtos podem estar no Inventário, no entanto, devido à especificidade dos stocks em Bobines, Peças e Rolos o cliente poderá desejar não incluir estes produtos no processamento do Inventário. Geração Limitada ou Total Se se indicar Geração Limitada, este programa só analisa os produtos que constam do Inventário. Se se indicar Geração Total o Lasernet 2000 considera todos os produtos que constam do Ficheiro de Produtos. Por exemplo, de acordo com os dados do ficheiro de Produtos (F7) existe um produto em que deveriam existir três unidades em stock, mas na realidade não existe nenhuma unidade em stock para esse produto. Quando se adicionam os itens do inventário, duas situações podem ocorrer: 1. É introduzida uma entrada no Inventário indicando que, para esse produto, a quantidade em stock é zero. 2. Não é introduzida nenhuma entrada no Inventário, pretendendo o Operador significar o mesmo (o stock é zero). Quando se indica que a geração é Total, o Lasernet 2000 gera ajustamentos (para produtos na situação acima descrita), mesmo que não tenham sido introduzidos itens específicos para indicar que o stock é zero. Se se indicar Geração Limitada, o Lasernet 2000 só gera ajustamentos se especificamente se tiver introduzido um item a indicar que o stock é zero.

8 8 MAPAS DE INVENTÁRIO Esta opção serve para produzir Mapas do Inventário. Através do Critério de Selecção é possível limitar a impressão do Mapa apenas a um Produto, apenas aos itens inventariados numa determinada data, ou aos itens que estão localizados num determinado «local». Como a cada item do Inventário é possível atribuir um «tipo», pode também executar-se este mapa apenas para itens de um determinado tipo. Método no caso de se pretender valorizar os mapas de Inventário é possível calcular os valores de cada item de acordo com um determinado método: PMC PUC MAN Usar o Preço Médio de Custo actual de cada produto Usar o Preço da Última Compra Usar o Preço que foi Manualmente introduzido pelo Operador quando adicionou o item ao Ficheiro. Desvalorização Serve para ajustar os Preços Unitários da lista de Inventário para baixo ou para cima (desvalorização negativa) Após se introduzir o Critério de Selecção, o sistema permite ao operador escolher a sequência em que os dados devem ser listados. A escolha desta sequência é importante, na medida em que, a cada sequência corresponde o tipo de sub totais que são apresentados (Família, Local ou Tipo).

9 9 ELIMINA AJUSTAMENTOS Esta opção permite eliminar ajustamentos de inventário (isto é ajustamentos gerados pela opção anterior), no caso de se chegar à conclusão que esses ajustamentos não deveriam ter sido criados. O operador deve indicar a identificação que foi atribuída aos ajustamentos, na altura em que estes foram criados. O Lasernet 2000 elimina da base de dados todos os ajustamentos que tenham uma identificação igual à que é aqui introduzida. No caso de não se lembrar da identificação que foi atribuída aos ajustamentos, basta visualizar um destes ajustamentos na opção Ficheiro de Transacções do módulo de Facturação de Fornecedores. ZAP DE UM INVENTÁRIO Esta opção limpa todas as entradas do Inventário correntemente seleccionado. Note que eliminar os itens de um Inventário não tem qualquer consequência em termos de stocks (para além de se perderem os dados que haviam sido introduzidos nesse inventário). Um Inventário consiste simplesmente de uma lista que corresponde a uma contagem física de stocks. Esta lista pode ou não ser usada par gerar Ajustamentos ao stock que é mostrado através do F7. Mas esta lista é TOTALMENTE independente dos stocks do Lasernet 2000: os stocks são sempre calculados de forma interactiva através das transacções de entrada (compras e ajustamentos para fazer subir o stock) e das transacções de saída (vendas e ajustamentos para diminuir o stock). INVENTÁRIOS NA VERSÃO 8 As funcionalidades implementadas na versão 7 e descritas acima estão a ser implementadas na versão 8 com extensões para o sistema Windows Mobile e unidades móveis Psion Workabout. Inventários estão disponíveis no programa Utilitários e Manutenção da versão de Windows:

10 10 Na versão 8 estão disponíveis a quase totalidade das opções da versão 7 Para além disso está disponível um programa para fazer a captura de inventário com base em códigos de barra através de unidades móveis Psion Workabout. Atenção: esta solução com software (Servidor de FTP + Cliente Servidor de Comunicações L2000) e equipamento (1 unidade Psion Teklogix Workabout Pro + base de ligações e todos os cabos) ronda os 3,000 + IVA.

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