Alterações ao sistema de contabilidade

Transcrição

1 Os sistemas de contabilidade têm sido muitas vezes encarados como apenas uma forma de satisfazer os requisitos legais de prestar contas. No entanto com a constante exigencia de disponibilização de informação os sistemas de contabilidade são cada vez mais encarados como uma preciosa ferramenta de analise e disponibilização dessa informação. A necessidade de obter informação cada vez mais rapidamente tem obrigado ao desenvolvimento de mecanismos de otimização e rentabilização de tarefas, obrigando à eliminação de tarefas redundantes. Por isso a Cigest e a MTC têm investido significativamente na melhoria do sistema de contabilidade, não só na capacidade de disponibilizar a informação mas também na otimização de tarefas. Já referimos alguns desses aspetos em comunicações anteriores, mas voltamos agora a reforçar essa informação e divulgamos também as alterações implementadas e previstas nesta nova versão. Consideramos que a versão 3.8 representa o maior investimento na melhoria do software de Contabilidade NetBusiness e a nossa ambição passa por colocar ao vosso serviço um programa que responda às crescentes exigências que o mercado e a legislação obriga, mas também que permita rentabilizar ao máximo as tarefas no domínio dos lançamentos, controle, verificação e conciliação de valores e contas, assim como a produção de out puts do sistema Estão de imediato disponíveis várias funcionalidades que vão incorporar a nova versão 3.8, de que destacamos: - Modelo 22 actualizado, por forma a cumprir atempadamente as obrigações fiscais relativas ao envio deste modelo até 31 de Maio - Add-in do Excel, para importação dinâmica de valores das contas da Contabilidade por forma a rapidamente se obterem e serem trabalhados no Excel os mapas e análises que cada empresa necessita. A MTC já desenvolveu e vai continuar a desenvolver mapas oficiais com base nesta ferramenta e os mesmos serão disponibilizados para todos os clientes

2 NOVO - Mapas Oficiais Versão 2016 Os modelos dos mapas oficiais foram ajustados de forma a facilitar a sua edição. Foi criado um índice com as diferentes páginas que permite de uma muito mais rápida navegar no mapa. O mapa foi também reestruturado de acordo com a legislação em vigor. Foram criados novos quadros para digitação de valores. Foi também alterada a estrutura interna do mapa para poder responder ao novo formato lançado pela Autoridade Tributária.

3 NOVO Add-In Excel Uma das valiosas ferramentas de analise tem sido deste há alguns anos a esta parte o Microsoft Excel. Por isso foi criado um Add-In (suplemento) para integrar no Microsoft Excel de forma a que facilmente se possam extrair valores da contabilidade para folhas de calculo. Criamos algumas funções básicas para que cada entidade crie os seus próprios mapas. No entanto disponibilizamos também alguns mapas base para servirem de guia à elaboração de mapas mais personalizados.

4 Próximas Implementações A versão 3.8 irá contemplar, entre outras, também as seguintes alterações: - Controlo da aplicação dos prejuízos ano a ano (para o Modelo 22). - Alteração do ecrã de lançamentos para simplificar a navegação documento a documento. - Criação de mecanismo de navegação entre diários e extratos de uma forma mais fácil. - Criação de mecanismo de transferências automáticas de contas para permitir o apuramento dos custos de mercadoria mês a mês para efeitos de apuramento de valores mensais para a conta 32. Também o apuramento de resultados vai ficar muito mais fácil, rápido e flexível - Criação de mecanismo para efetuar lançamentos com base nos ficheiros de fornecedores recolhidos do portal e-fatura. - Melhoria dos mapas existentes na IES e alteração do modelo de exportação para contemplar as novas regras definidas pela Autoridade Tributária - Add-in do Excel para importação dinâmica de valores das contas da Contabilidade por forma a rapidamente se obterem e serem trabalhados no Excel os mapas e análises que cada empresa necessita. A MTC já desenvolveu e vai continuar a desenvolver mapas oficiais com base nesta ferramenta e os mesmos serão disponibilizados para todos os clientes - Ficheiro de lembretes e anotações de tarefas, por empresa, com registo de datas que em caso de preenchimento deve aparecer um pop-up sempre que o operador entra nessa empresa, controle de registos, arquivados e pendentes - Fecho mensal para bloquear meses já lançados e sem necessidade de o operador ter privilégios especiais - Resumo estatístico por empresa processada, com informação do nº de lançamentos automáticos, manuais e totais de cada empresa processada e listagem/gráfico de comparação dos últimos 5 anos

5 Últimas Implementações As implementações que descrevemos agora já existem na V3.7 e, nalguns casos, desde a v3.0, mas podem ter passado despercebidas a alguns clientes, por isso voltamos a relembrá-las. - Mecanismo de Importação de Ficheiros SAFT da faturação para criação automática dos lançamentos de vendas na contabilidade.

6 - Tabela de Naturezas por Defeito para minimizar os erros de lançamento. Se ativar nos parâmetros da contabilidade esta opção e tentar por exemplo lançar a conta 7111 a débito receberá um aviso de que está a lançar a conta numa natureza diferente da que é habitual. Além disso ao lançar a por exemplo a conta 7111, por defeito, o sistema define esse lançamento como crédito. Controlo de Pendentes por Conta. Esta opção permite definir que os lançamentos de uma conta ficarão pendentes até que seja lançada a respetiva contrapartida. Um das aplicações mais correntes desta funcionalidade será controlar os documentos pendentes de clientes, fornecedores e outros devedores e credores diversos dentro da Contabilidade, mas pode também ser usado para lançar o débito de impostos e contribuições que serão depois fechados pelo lançamento do pagamento, ou qualquer outra conta em que haja utilidade num controle deste tipo.

7 - Definição de Códigos de lançamento Automáticos. Esta opção permite utilização de modelos de documentos prépreparados. Pode por exemplo definir um código de lançamento automático para as faturas da eletricidade em que o sistema digita a conta de custos, a conta do IVA e a conta do terceiro tendo o operador de preencher apenas o valor a lançar nas contas. - Emitir etiquetas de classificação do documento, ao finalizar o lançamento do mesmo, podendo a mesma ser utilizada para colar no próprio documento. Aconselhamos, neste caso, a utilização de uma impressora tipo POS com pill-off para a etiqueta sair já levantada e descolada e assim ser rápida a colagem no documento

8 - Otimização da geração da declaração do IVA fazendo o controlo do apuramento de períodos anteriores. - Utilização de conciliações bancárias para controlo dos extratos do banco.

9 - Rotina de criação de relatórios aos quais se podem juntar mapas oficiais, permitindo por exemplo a geração do Anexo ao balanço e demonstração de resultados.

10 - Possibilidade de definir se uma conta é uma Conta de Retenção de Imposto sendo nesse caso feito o controlo dos respetivos valores. - Possibilidade de lançar o imposto do selo por rúbrica para elaboração do respetivo mapa. - Alteração do mecanismo de lançamento para permitir gerar de forma automática os anexos de clientes e fornecedores para envio da declaração do IVA quando há pedidos de reembolso.