Constituição do ficheiro SAF-T (PT) Entregas Mensais

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1 Constituição do ficheiro SAF-T (PT) Entregas Mensais Data da última alteração: 19/02/2013 O objetivo deste documento é dar a conhecer aos clientes situações já vividas e que aqui se transmitem. Este documento poderá sofrer alterações sem aviso prévio. Sempre que tal acontecer a data indicada em cabeçalho será atualizada. No final deste documento encontrará um conjunto de perguntas e respostas. Atualizar o LogiWin é uma opção do utilizador; Estamos em admitir que todos os dias são acrescentadas novas funcionalidades ao Logiwin. Uma das inovações é a validação dos n.º de contribuinte conforme relataremos mais adiante, pese o facto do portal da Autoridade Tributária (A.T.) também fazer essa verificação. Conforme se pode ver na figura seguinte, há 1 único programa para constituir os ficheiros SAFT, quer seja para as Comunicações Mensais de Faturação quer seja para as chamadas Comunicações Anuais. Esta última só será executada pontualmente quando solicitada diretamente ao Agente Económico (leia-se empresa) pela A.T. Aquilo que se pretende destacar neste documento é a opção Comunicação Mensal por ser aquela que doravante terá de utilizar todos os meses, até ao dia 25 do mês seguinte, com o conteúdo da faturação do mês precedente. Qualquer que seja a opção a utilizar, o objetivo é sempre obter um ficheiro no LogiWin que por sua vez o terá de entregar ou validar a outrem. Trata-se da constituição de um ficheiro em formato XML, em que a maioria dos utilizadores não entenderá o seu conteúdo. Pese o facto de poder ser aberto por um editor de texto, desaconselha-se a sua edição dada a correlação de valores existentes no seu conjunto. Utilizando como termo de comparação os procedimentos utilizados para as entregas mensais à Segurança Social, também aqui para a opção de Comunicações Mensais de Faturação, constitui-se um ficheiro e só depois o submeterá no portal da A.T. ou o facultará a alguém para o fazer, nomeadamente, ao seu Gabinete de Contabilidade.

2 Como posso gerar o ficheiro SAF-T (comunicação mensal)? O programa que se ilustra a seguir, figura no software LogiWin em Facturação/Utilitários/Ficheiro SAF-T. O programa está repartido por 2 separadores; Por defeito o software assume a opção de Comunicação Mensal Faturação. No campo Mês, selecione o mês do qual pretende extrair os dados de Faturação. Pasta/Ficheiro a obter: Se der enter, quer a localização quer o nome do ficheiro é automaticamente guardado na diretoria que lhe é apresentada, sendo que o nome do ficheiro corresponde ao NIF da empresa, ano e mês conforme se vê no exemplo seguinte. Neste exemplo, o ficheiro vai ser guardado no servidor na pasta LogiWin e o nome do ficheiro é _2013_01.xml. Caso pretenda alterar a localização onde vai guardar o ficheiro, clique na lupa que se encontra do lado direito. Para constituir o ficheiro, basta clicar no botão Executar. À medida que vai sendo constituído o ficheiro, podem aparecer possíveis anomalias que são indicadas ao utilizador no quadro do lado direito. Os descritivos são sintomáticos daquilo que está incorreto/incompleto. Caso ocorram anomalias ao constituir o ficheiro, terá de as corrigir antes de submeter o ficheiro no portal da A.T. Mesmo que não apareçam anomalias nesta fase, é de admitir que no portal da A.T. possam ocorrer outras mensagens de erro que só são possíveis de validar pelo Fisco.

3 Relativamente à localização do Ficheiro: Versões recentes do LogiWin já dão a possibilidade de cada utilizador poder definir a localização do ficheiro; Desta forma ultrapassam-se as dificuldades para aqueles a quem lhes tenham sido impostas restrições de acesso a algumas pastas do Servidor. A seguir relatamos algumas anomalias já verificadas com alguns dos nossos clientes, pelo que deverá verificar: Tabela de Países Siglas dos Países No LogiWin existe uma tabela de Países, que por sua vez, são associados às Entidades. Reveja Entidades/Tabelas/Países. Nesta tabela, além do código do país, consta a sigla do país que é obrigatória para o SAF-T para os clientes que tenham tido movimento no mês em apreço. Confirme se essas parametrizações estão de acordo com a Norma ISSO 3166 Cod. Alf 2. Avalie tais Siglas através deste link. Confirme também os seguintes elementos na Identificação da empresa (F3-Gestor): Conservatória: Obrigatório indicar o nome da conservatória. O fisco não permite espaços quando o nome da Conservatória for composto por 2 nomes. Recentemente alteramos o LogiWin para que neutralize automaticamente os espaços e evite que o utilizador tenha de juntar coisas do género: Ex: VILAREAL. N.º Registo: Indicar o NIF da empresa em detrimento de qualquer outro. Constatamos que ainda há muitas empresas no LogiWin com o n.º de Registo desatualizado: Há vários anos que o N.º de Registo passou a ser o próprio NIF. Código Postal: Confirme se o Código Postal, tem a seguinte estrutura. Ex: Perguntas / Respostas mais frequentes: P1. Não faço Faturas no LogiWin: Mesmo assim devo enviar o ficheiro SAF-T (comunicação mensal)? Só executam o ficheiro SAF-T (comunicação mensal) aqueles que no mês em apreço tenham movimentado documentos de Venda ou Créditos como sejam FAC, VDI, DCL, etc. Caso contrário, não há nada a selecionar nem qualquer comunicação a fazer à A.T. P2. Que problemas têm surgido com as DCL? Quando é anulado o documento DCL, conhecido em 2013 como Nota de Credito a cliente, é solicitado ao utilizador que escreva o motivo pela qual está a proceder à emissão de Créditos. É obrigatório indicar entre 10 e 50 dígitos. Em versões antigas foi permitido indicar mais de 50 dígitos, o que não é aceite pela A.T. Versões recentes do LogiWin neutralizam automaticamente a informação que ultrapasse os 50 dígitos.

4 P3. As DFR s também constam no ficheiro SAF-T? Não. Apenas documentos de Clientes e processados na área Comercial. Por isso, a contabilidade ou mesmos as Contas Correntes de Clientes não são consideradas para este ficheiro. P4. O que inclui o ficheiro SAF-T (comunicação mensal)? Essencialmente os documentos citados. Mas para além disso vai a tabela de Clientes e os Locais de Descarga, quando utilizados na faturação. Os Locais de Descarga pertencem à tabela de Outras Entidades: é obrigatório que a morada esteja completa. P5. É obrigatório que todos os clientes que tenham tido movimento no mês em apreço contenham n.º de contribuinte? Sim. Também os clientes ocasionais, quando não tenham n.º de contribuinte, deverão ter o NIF genérico de Na constituição do ficheiro são validados os n.º de contribuinte. Constatamos que há uma percentagem muito significativa de clientes com n.º de contribuintes errados. P6. O meu ficheiro foi parcialmente aceite no site do e-fatura. O que devo fazer? A LogiDados não sabe responder a esta questão. Deve contactar a AT. P7. Posso juntar num único ficheiro SAF-T a facturação de softwares distintos? Não. Cada fornecedor disponibilizará um SAF-T com a informação do seu próprio software. Implicitamente haverá entregas distintas de SAF-T. P8. Posso fazer várias entregas ao longo do Mês? A lei prevê essa situação, não havendo qualquer restrição sobre esse facto ou mesmo no reenvio de documentos. Atenda-se que quando se executa a opção de Mensal é sempre constituída a informação de todo o mês em apreço. Por isso seremos levados a concluir que o sistema assumirá sempre a última comunicação é um critério que a A.T. também está a levar em conta com outros tipos de informação. P9. Como proceder, se inadvertidamente, continuar a introduzir Documentos num mês já enviado? Julgamos que se aplique a situação do parágrafo anterior. P10. Como posso enviar o ficheiro SAF-T (comunicação mensal) no site da AT? Trata-se de uma pergunta frequente assim como tem sido frequentes as versões disponibilizadas pela A.T. Por conseguinte e conforme bem se entenderá, isso é matéria que ultrapassa o âmbito da LogiDados, e por conseguinte, devem ser esclarecidas junto da A.T., de modo muito particular nas mensagens lacónicas que ninguém entende. Temos constatado 2 procedimentos errados relativamente à entrega do SAF-T no portal da A.T.: - Há quem constitua o ficheiro com a chamada versão Anual em detrimento da versão Mensal; - Há quem esteja a utilizar o validador do portal da A.T. em detrimento do chamado <<Enviar Ficheiros SAF-T (PT)>> Junto remetemos imagens do portal da A.T. que na data presente apresentavam o seguinte aspeto.

5 É este o programa do portal da AT onde deve submeter o ficheiro mensal! Este é um validador para quando constitui o chamado SAF-T (PT) Anual mas que não é aplicável aos ficheiros mensais. Atentamente, LogiDados, Lda.