MOLONI DEALS Plataforma de Leilões e Pedidos de Cotação

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1 MOLONI DEALS Plataforma de Leilões e Pedidos de Cotação MOLONI DEALS - Plataforma de Leilões e Pedidos de Cotação 1

2 INDÍCE Enquadramento... 3 O que é a plataforma?... 4 Finalidade... 5 Objectivos específicos... 5 Como se faz um processo de compra?... 6 Funcionalidades... 7 Vantagens para os Agentes do Terceiro Setor Quanto custa o Moloni Deals MOLONI DEALS - Plataforma de Leilões e Pedidos de Cotação 2

3 Enquadramento Numa conjuntura de forte contracção da economia é essencial procurar racionalizar custos e rentabilizar, de forma mais eficiente, todos os recursos postos à disposição de uma qualquer organização. Este software facilita a escolha de mercadorias e serviços já que regula todas as vertentes de relacionamento com fornecedores. Paralelamente, aborda-se o processo de fornecimento de bens e serviços numa óptica de unificação e simplificação de processos ao mesmo tempo que se torna o processo de compras mais transparente e célere, respeitando as formas de organização de cada instituição. Assim, é exigido que o ato de seleção de fornecimentos se faça com processos melhor definidos e que adicionem valor aos serviços entregues. A utilização de tecnologias baseadas na Internet é uma tendência que marca este novo paradigma de compras organizacionais já que desmaterializa grande parte do processo de compra pelo acompanhamento online dos responsáveis da organização e o contacto direto, através de , com os fornecedores concorrentes fazem das ferramentas digitais grandes aliados de instituições e colaboradores. MOLONI DEALS - Plataforma de Leilões e Pedidos de Cotação 3

4 O que é a plataforma? O produto que aqui apresentamos é aplicação on-line inovadora, disponível 24h por dia e acessível a partir de qualquer dispositivo que tenha acesso à internet, a partir da qual é possível lançar pedidos de cotação à rede de fornecedores registados para os mais diversos produtos e/ou serviços. É uma plataforma totalmente autónoma e dinâmica, com a qual é possível colocar em leilão todos os fornecedores de qualquer produto/serviço para o qual seja pedida uma cotação. Fig 1. Ecrã de acesso à plataforma MOLONI DEALS - Plataforma de Leilões e Pedidos de Cotação 4

5 Finalidade Obter o preço mais baixo do mercado para os produtos e serviços, através de uma consulta pública aos fornecedores da rede, tornando todo o processo de lançamento do pedido, período de leilão, abertura e fecho dos mesmos totalmente automático e com um reduzido tempo gasto em todo o processo por parte dos utilizadores gestores da plataforma. Objectivos específicos a) Centralizar todos os pedidos, fornecedores e instituições numa plataforma On-line e fazendo com que os fornecedores disputem entre si até conseguirem apresentar o preço mais baixo durante o prazo definido para a finalização da consulta/leilão; b) Simplificar o processo administrativo inerente à selecção de fornecedores automatizando o processo produzindo resultados compostos que facilitem a análise dos supervisores de plataforma/decisores da organização; c) Diminuir os custos do próprio processo de compra já que as comunicações com os fornecedores, independentemente do número destes ou do número de contactos efetuados, são realizadas de forma automática através de . MOLONI DEALS - Plataforma de Leilões e Pedidos de Cotação 5

6 Como se faz um processo de compra? Os administradores da plataforma lançam um pedido à rede de fornecedores registados numa determinada categoria de produtos; Todos os fornecedores que estejam ligados à categoria à qual pertencem os produtos pedidos (Exemplo: Fruta), são notificados por ; Os fornecedores fazem login na plataforma e dão cotações a cada um dos produtos em que estejam interessados, sendo que não é obrigatório dar cotação para todos os produtos pedidos; Nos detalhes do leilão do Pedido, é sempre apresentado o preço mais baixo (sendo ocultado o nome do vencedor momentâneo), para que o fornecedor possa sempre apresentar uma cotação mais baixa; O período de leilão dura até ao fim da data e hora definida pelos administradores da plataforma, sendo que até lá, o fornecedor pode apresentar quantos preços entender para continuar sempre com o preço mais baixo; Sempre que um fornecedor com o preço mais baixo for ultrapassado por outro, ele irá ser notificado em tempo real por com o preço da nova proposta, para que possa apresentar um novo preço; Este ciclo só termina na data e hora de fecho do Pedido e que foi determinado pelo administrador da plataforma; Quando o período termina, aos administradores da plataforma cabe escolher as propostas vencedoras (Por defeito a plataforma sugere sempre a proposta mais baixa), e notificar todos os intervenientes no leilão; Os vencedores de cada produto são notificados por , informando-os que a sua proposta venceu; No final do processo será possível gerar relatórios e mapas por Pedido, com todos os detalhes do mesmo, participantes, propostas apresentadas e quais os vencedores; MOLONI DEALS - Plataforma de Leilões e Pedidos de Cotação 6

7 Fig 2. Ecrã de configuração de consultas de mercados Funcionalidades Aos administradores da plataforma é permitido gerir as seguintes variáveis: PRODUTOS Criar categorias de produtos e respectivos produtos (Sem limite); Cada produto pode ter descrições, imagens, unidades de medida e tipo de embalagem por defeito; Administrar Tipos de Embalagem e Unidades de Medida a usar nos pedidos e produto; MOLONI DEALS - Plataforma de Leilões e Pedidos de Cotação 7

8 FORNECEDORES Administrar (Criar, alterar, eliminar, autorizar e bloquear) os fornecedores da plataforma, e consultar toda a informação actualizada (Contactos, certificados e autorizações) que os mesmos tenham inserido e obrigatória (DHCP, Cartão de Contribuinte, entre outros) para determinadas áreas de negócio; Catalogar os fornecedores por categorias de produtos/artigos; Exportar as fichas em formato PDF de cada fornecedor; PEDIDOS DE COTAÇÃO À REDE Criar Pedidos, definindo o estado, data de início e de fim, título, resumo e qual a categoria e respectivos produtos solicitados no pedido; Colocar observações em cada pedido, bem como em qualquer um dos produtos da proposta; Enviar o Pedido a todos os fornecedores da categoria no qual se insere o Pedido via e- mail; Poder alterar e cancelar um Pedido a qualquer altura, enviando notificações por a todos os participantes, com as alterações ou causa do cancelamento; Poder acompanhar em tempo real as propostas apresentadas para cada produto; MOLONI DEALS - Plataforma de Leilões e Pedidos de Cotação 8

9 Fig 3. Ecrã de exemplo de um pedido de cotação Poder escolher no final do período do Pedido, qual a proposta vencedora produto a produto. Por defeito a plataforma escolhe a proposta mais baixa, no entanto, o administrador pode escolher outra proposta que seja mais vantajosa. Enviar notificações por aos vencedores de cada proposta por produto/pedido; Gerar Mapas com os detalhes de cada Pedido de Cotação, com todos os detalhes da mesma, data de lançamento, empresas contactadas, e empresas que responderam, bem como a lista de todos produtos e respectivas propostas, criando ainda um resumo das propostas vencedoras; MOLONI DEALS - Plataforma de Leilões e Pedidos de Cotação 9

10 Fig 4. Ecrã exemplo de histórico de pedidos de cotação MAPAS É possível gerar mapas em formato XLS com os valores envolvidos nos Pedidos por empresa, categoria de produtos, produto específico e entre 2 datas. O sistema é totalmente flexível, permitindo fazer as combinações necessárias para satisfazer todas as necessidades de análise; AOS FORNECEDORES É POSSÍVEL: Registarem-se na plataforma preenchendo um formulário com vários passos, onde será solicitada vária informação sobre a empresa (Contactos, Categorias para as quais poderá fornecer produtos, Fichas técnicas de produtos, Informação sobre e respectivos certificados do Sistema de Qualidade, Informação sobre prazos de entrega entre outros); MOLONI DEALS - Plataforma de Leilões e Pedidos de Cotação 10

11 Após a autorização do administrador da plataforma, será possível efectuar o login e consultar todos os Pedidos de Cotação dos produtos com os quais a empresa está relacionada como sendo fornecedora; Por cada Pedido de Cotação lançado on-line, o fornecedor será notificado por , indicando a data de início, fim e quais os produtos para os quais é solicitada a cotação; Ao fornecedor é dada a possibilidade de dar uma cotação produto a produto, sendo que é mostrada sempre a cotação mais baixa actual do produto; Ao fornecedor só é possível dar uma cotação mais baixa ou igual a que está naquele momento em vigor; Cada vez que a sua cotação para um determinado produto for ultrapassada, o fornecedor será notificado por em tempo real, para que possa entrar de novo na plataforma e reformular a sua oferta dando um novo preço; O fornecedor pode dar quantos preços/cotações quiser para cada produto até à data/hora de fecho do Pedido de Cotação; No final do período de cada Pedido de Cotação, o fornecedor irá receber um com a confirmação dos produtos em que participou e em que eventualmente tenha ganho. MOLONI DEALS - Plataforma de Leilões e Pedidos de Cotação 11

12 Fig 5. Ecrã de exemplo de de convite a fornecedores registados Vantagens para os Agentes do Terceiro Setor Desmaterialização dos processos de Compra Redução de Custos Operacionais com contactos (correspondência e telefone) Redução de tempos de resposta Diminuição de recursos alocados a processos administrativos de aquisição Processos de compra num Mercado Alargado Aumento da Concorrência entre Fornecedores Decisões de Compra suportadas por Modelos de Avaliação dos decisores organizacionais MOLONI DEALS - Plataforma de Leilões e Pedidos de Cotação 12

13 Qual investimento para ter o Moloni Deals? O Moloni tem um programa de formação de 8 horas dividido por dois períodos de 4 horas para grupos de 5 representantes/colaboradores de associadas que decorrerá em local a combinar, e que terá o investimento, por cada participante, de IVA. Ao contrário do valor recorrente da subscrição, este valor apenas é cobrado uma vez e a formação tem como principal objetivo dotar os utilizadores das competências necessárias para a exploração de todas as potencialidades que o Moloni Deals tem para gerir os fornecimentos das respetivas instituições. Na modalidade de SaaS, os investimentos de desenvolvimento nunca são imputados aos clientes/utilizadores na medida em que o software servirá um conjunto alargado de utilizadores. Assim, o Moloni Deals tem um investimento muito reduzido, de apenas 19,90 + IVA (Valor Mensal), para as associadas da UIPSS que o subscrevam o serviço nos primeiros 30 dias consecutivos após a reunião plenária de apresentação. Este investimento aumenta para 24,90 + IVA (Valor mensal) para todos quantos subscrevam depois deste período inicial. MOLONI DEALS - Plataforma de Leilões e Pedidos de Cotação 13