Cópia Controlada. Manual de Processos Portal de Cotações Online

Transcrição

1 2012 Manual de Processos Portal de Cotações Online

2 Sobre o manual Portal de Cotações Online Este manual visa descrever os principais processos do sistema Portal de Cotações Online, um software desenvolvido em ASP.NET, criado para possibilitar: Histórico do Portal de Cotações Online Realização de cotações através de um portal na web, onde fornecedores podem acessar e efetuar lances para as cotações que estão disponíveis a qualquer momento; Acompanhamento das cotações em tempo real pela empresa, mostrando qual fornecedor efetuou a proposta mais vantajosa até o momento da consulta. A busca persistente de alternativas que promovam maior transparência e agilidade aos processos de aquisição de bens e serviços foi o norteador das ações para a criação do website de cotação eletrônica do GRUPO CRELUZ. Tem como objetivo os principais conceitos envolvendo a gestão de compra, seus controles e melhores práticas, permitindo ao colaborador a aplicação dos conhecimentos de forma a capacitá-los a enfrentar os desafios propostos na atividade de gestão de compras, cumprindo seu papel de adoção das melhores práticas de controles e gestão contribuição para os resultados da organização. A Cotação Eletrônica de Preços permite a aquisição de bens por intermédio de processo eletrônico na Internet. Com essa facilidade, caberá aos colaboradores responsáveis pelas compras efetuarem o cadastramento do pedido de cotação com a indicação dos bens a serem adquiridos, que o sistema se incumbirá de fazer o encaminhamento dos pedidos, a todos os fornecedores cadastrados e homologados na empresa. No período estabelecido para recebimento de propostas, no Portal de Compras, website da CRELUZ-D, os fornecedores poderão encaminhar suas

3 propostas e competir oferecendo novos lances de menor valor. Ao término do período estabelecido, automaticamente, o sistema efetuará o encerramento da sessão, as propostas serão importadas e posterior será feita a analise pelo comprador e emitido o pedido de compra. A cotação eletrônica se caracteriza como uma sessão pública virtual, que transcorrerá sem interferência dos colaboradores responsáveis pelas compras. A sessão pública poderá ser aberta, diariamente ou semanalmente, no início ou final do expediente com a divulgação dos Pedidos de Cotação, os quais permanecerão abertos por um determinado tempo, encerrando no horário estabelecido para fechamento. Além de propiciar maior agilidade, produtividade e transparência ao processo de compra, com a implantação deste sistema estima-se que trará os seguintes benefícios: alinhar os resultados obtidos pela área de compras ao plano estratégico da empresa; melhorar o relacionamento e os resultados das compras com as demais áreas da empresa, buscando melhoria contínua de desempenho; facilitar o alcance dos objetivos propostos através da aplicação de técnicas de negociação e avaliação, seleção e definição de fornecedores parceiros; reduzir custos e prazos envolvidos na entrega de produtos/materiais pela aplicação de planos de valorização e reconhecimento de fornecedores com base em indicadores de desempenho; potencializar melhoria na gestão de compras com demais áreas da empresa; estimular a capacitação e aplicação das melhores práticas em uso no mercado na área de compras. Regras da Cotação Eletrônica 1. Poderão participar da cotação eletrônica os fornecedores que estiverem homologados na CRELUZ-D em caráter de convite ou sessão pública. 1.1 Cotação eletrônica por convite: poderão participar da cotação os fornecedores selecionados que possuem os produtos/materiais específicos de acordo com a necessidade da CRELUZ-D; 1.2 Cotação eletrônica por sessão pública: poderão participar todos os fornecedores homologados na CRELUZ-D.

4 2. A CRELUZ-D reserva-se o direito de adquirir ou não os produtos/materiais previstos, não gerando obrigatoriedade de compra ou qualquer direito da empresa participante, podendo revogar a presente cotação de preços a qualquer momento. 3. A proposta financeira deverá ser inserida no website e a mesma ter validade mínima de oito dias. 4. O julgamento será realizado tomando como critério: 4.1 Menor preço; 4.2 Frete CIF/FOB; 4.3 Diferencial de alíquota; 4.4 Impostos e taxas; 4.5 Prazo de entrega; 4.6 Condição de pagamento. 5. Havendo empate, será aceito o 1º lance. Não serão aceitos preços abusivos e incompatíveis com os preços praticados no mercado. 6. Poderá a critério da CRELUZ-D ser celebrado contrato para fornecimento do produto/material e atendimento das condições previstas, ficando obrigada a empresa participante em firmá-lo se assim for exigido. 7. Qualquer duvida deverão ser dirigidas para o setor de compras da CRELUZ-D através dos e- mails compras@creluz.com.br ou compras1@creluz.com.br e/ou pelo telefone (55) A empresa que participar da concorrência declara aceitar as condições estabelecidas pela CRELUZ-D. 1 Usuários Fornecedor e Representante Ao cadastrar um fornecedor no ERP, as informações são encaminhadas ao Portal, através de um Webservice. Este, por sua vez, gera um usuário e envia uma mensagem contendo os dados de acesso ao cadastrado. Esta é a única maneira de cadastrar um fornecedor no Portal. Caso o fornecedor já tenha sido cadastrado por outra empresa, um é enviado, informando que agora ele poderá participar das cotações da nova empresa.

5 Observação: Para identificar se o fornecedor já está cadastrado, o Portal realiza uma pesquisa por CNPJ. Atualmente, usuários do tipo Representante possuem as mesmas permissões que o Fornecedor, ambos serão tratados como Fornecedor nas seções seguintes. 1.1 Meus dados A tela Meus dados exibe os clientes para os quais o fornecedor está liberado e dados cadastrais do fornecedor. Além disso, apresenta opções para alteração de senha e gerenciamento de logins. O Portal trabalha com apenas uma empresa por vez. A empresa é definida através da URL de acesso ao site no momento em que você é redirecionado ao site da empresa para o sistema, envia-se uma instrução com o CNPJ da empresa que deve ser utilizada. Contudo, para trocar de empresa não é necessário que o fornecedor seja redirecionado novamente basta clicar em Selecionar, link que está ao lado de cada cliente listado. Opções da tela

6 Gerenciar logins: Novo login: Editar login: Alterar senha: Cotações pendentes Cotações encerradas Detalhes da cotação Através desta opção, é possível gerenciar os usuários do sistema. Usuários do tipo Fornecedor só podem inserir usuários dos tipos Fornecedor e Representante. A inativação de usuários é feita através desta tela. Insere um novo usuário no sistema. Não é possível modificar o CNPJ do fornecedor ao qual ele pertence. Edição dos dados do usuário. Não é possível modificar o usuário e o CNPJ do fornecedor ao qual ele pertence. Trata-se de um formulário simples para alteração de senha do usuário (Figura 6). São as cotações da empresa corrente que estão agendadas ou em andamento. Quando o usuário logado é do tipo Fornecedor, são exibidas as cotações que são públicas ou que o fornecedor participa. São as cotações encerradas da empresa, ou seja, cotações que atingiram a data final ou foram canceladas no ERP. Se o usuário for do tipo Fornecedor, são mostradas as cotações que o fornecedor participou ou que eram públicas. A tela de detalhes da cotação está disponível apenas para os fornecedores. Nela, é possível ver informações dos lances efetuados.

7 1.2 Lançar preços Dependendo da modalidade que a empresa define para a cotação, é possível que o fornecedor possa ver o menor lance de cada item. Esta página também está disponível apenas para fornecedores. Ela é basicamente a mesma tela que a de detalhes, mas possui campos para informar o valor unitário e o percentual de IPI. Para confirmar um lance, defina os valores desejados nos campos Meu lance e % IPI. Após esta ação, basta pressionar o botão OK do respectivo item e as definições serão atualizadas. A página executa uma atualização automática de tempo em tempo para verificar o menor lance. Se o usuário corrente estiver vencendo, o valor será exibido com um fundo verde. Contudo, se outro fornecedor submeteu um lance menor do que o primeiro, o fundo ficará vermelho ele permanecerá assim até a próxima atualização (manual) página. É possível, também, alterar definições gerais da cotação, como o frete, prazo de entrega e condição de pagamento. Para isto, clique no link Alterar, que se encontra no cabeçalho da página. O site lhe redirecionará para um formulário onde é possível editar estes dados. Ao submeter, ocorrerá novamente um redirecionamento, mas desta vez para a página de lançamento de preços da cotação que está sendo editada. Neste momento, as definições devem estar atualizadas.